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1、公司视频会议管理办法1范围本办法规定了视频会议准备管理、视频会议会场管理、视频会议系统故障管理、会议室设施管理的基本要求。本办法适用于公司所属单位。2 管理职责2.1行政办公室负责公司视频会议系统的运行管理。2.2生产技术部负责公司视频会议系统的技术支撑与维护管理。2.3开通视频会议的主办单位必须确定专人负责其单位的视频会议系统，并将其名单上报行政办公室备案管理。3管理流程3.1视频会议的召开本着精简、高效、注重效果的原则进行。3.2视频会议准备管理3.2.1视频会议应由使用部门按照公司会议安排要求，提前向行政办公室申报使用视频会议系统，同时注明使用的时间、人数、参加单位、主会场、需用设备、是
2、否需要双流等。3.2.2与会单位务必配合生产技术部提前做好各类设备调试准备工作，保证会议所需的网络设备及网络传输运行正常，并确保会议正常召开。3.3视频会议会场管理3.3.1所有与会人员均应将随身通讯工具置于关机或静音状态，不得在镜头前走动，不得随意离开会场。3.3.2作为分会场，在召开会议期间不需要发言时，将麦克风置于静音状态。在主会场呼叫时应迅速回应，不得与其他分会场互相呼叫。3.4 视频会议管理3.4.1 会议召开期间，使用单位要安排专人负责其会场摄像头的方位调校，及时将画面转播镜头对准发言人，各分会场参会人员尽量坐到摄像头范围之内。3.5视频会议系统故障管理3.5.1会议召开期间，会议主办单位、生产技术部、各分会场单位须确定有专人值机。3.5.2在视频会议期间如发生系统故障，由值机人员迅速排除，禁止其他人员擅自拆卸和维修视频会议系统设备。3.6会议室设施管理3.6.1使用部门使用会议室时，其设施不得随意搬动或挪作它用，参会人员应爱护会议室的公共设备。3.6.2与会人员若造成会议室设施损坏的，使用部门应及时向行政办公室报告，分析原因，落实赔偿责任。4 本制度自下发之日起执行。