管理与专案管理一专案管理概述课件.ppt

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1、管理与专案管理一专案管理概述,1,管理與專案管理,管理与专案管理一专案管理概述,2,一、專案管理概述,照顧自己，對人公平，會造就做好事的好人；好人就有好的生意。這是Tires Plus總裁湯姆吉噶克斯先生（Tom Gegax）簡單的管理哲學。他在短短的9個月內，克服了離婚、癌症和100萬美元生意上損失這三大難關，因此今天能和沃爾瑪（Walmart）等通路業平起平坐。其實一個大公司的老闆和你我一樣，1天也是只有24小時；不同的是，他是個大老闆，面臨今天21世紀技術問題和挑戰，他手下所管理的人才，從18歲到80歲不等，這些人當中可能不全是他所想要的（柏拉圖80/20規則），因此員工必須再進步、成長

2、；湯姆先生會帶領他們往哪裡發展呢？今天不論是大公司或小公司，各行各業、各種團體，甚至地球各個角落，在財星雜誌之五百大企業中，僅有15.7%的高階主管是女性，至於總裁則更少，只占7.9%。但是，不論你是哪種性別，擔任哪種角色，管理都是一項令人振奮，富有挑戰的工作。（Robbins 2004）,管理与专案管理一专案管理概述,3,一、專案管理概述,何謂管理 簡單地說，管理者的工作就是管理，但這樣的定義似乎不夠，說了等於白說。在此，我們將管理定義為：協調他人之業務，有效率及有效能地完成工作的過程或程序。上述定義中，所謂的程序是指管理者所執行的功能或活動。定義之中，所談到的協調他人，就是管理者與非管理者

3、最大的區別。除此之外，管理還包括有效率及有效能地完成組織的工作。,管理与专案管理一专案管理概述,4,一、專案管理概述,效率與效能的比較 效率（efficiency）是指以最小的投入，得到最大的產出。由於管理者所擁有的人力、財力與設備並非無限，因此，他必須注意資源使用的效率。效率，常被認為是把事情做好（do things right），也就是不浪費資源。然而，單有效率是不夠的，管理還必須要考慮到效能（effectiveness），亦即組織的目標之達成與否。效能，是指做對的事情（do the right things），亦即這些工作必須能幫助組織達成目標。兩者之差別在於，效率是著重把事情做好，效能

4、則著重於結果，或組織目標的達成。,管理与专案管理一专案管理概述,5,一、專案管理概述,管理的功能與程序 20世紀初，法國工業家亨利費堯（Henri Fayol）認為，所有的管理者都要執行規劃、組織、命令、協調與控制五項管理功能（Fayol 1916）。1950年代中期，有一本以規劃、組織、用人、指導與控制五項功能為架構的書出版。而後，管理的功能雖被濃縮為規劃、組織、領導與控制四項，但大部分的管理書籍仍以管理功能為綱目來編排。,管理与专案管理一专案管理概述,6,一、專案管理概述,組織是為了特定目標而設立的 如果你心中沒有特定的目的地，你就可以隨意選擇任何一條路來走。但是，如果你要去某一特定地點，

5、你就必須規劃到那裡的最佳方式。由於組織的存在是為了達成某些特定的目標，因此，必須有人訂定目標與達成目標的方法，而管理者就是這個訂定目標的人。規劃是訂定目標、建立達成目標之策略，以及發展一套有系統的計畫，來整合與協調組織的各項活動。管理者也需要安排工作來達成組織目標；而此項功能則稱為組織。它包括了決定哪些是必須完成的工作、執行的人選、任務的編組、誰該向誰報告，以及於由誰來做決策等。,管理与专案管理一专案管理概述,7,一、專案管理概述,管理者透過雇員達成組織的目標 每一個組織都是由人所組成，管理者的工作就是透過這些人，來達成組織的目標，這就是領導的功能。管理者所需負責的最後一項管理功能就是控制。在

6、設定目標、形成計畫（規劃）、決定組織的安排（組織），以及聘用人員、訓練與激勵（領導）後，仍可能有一些預料不到的事情會發生。為了確保工作能依照預定的計畫進行，管理者必須監督與評估組織績效，並將實際績效與預設的目標相比較，如果發現有任何明顯的偏差，就須藉由管理使工作重回正軌。此種監督、評估與修正的過程，即是管理功能中的控制功能。,管理与专案管理一专案管理概述,8,一、專案管理概述,瞭解專案管理 今日管理者所面臨的挑戰，是在動態且複雜的環境中進行規劃。有兩項規劃技術很適合這樣的環境專案管理（project management）與情境規劃（scenario planning）。情境（scenario

7、）是對未來可能狀況所擁有的一致性觀點。情境規劃對於可能發生事件的預測很有幫助，但它卻很難預測隨機事件的發生。情境規劃可以幫助管理者，讓他在面對未來時更有信心，但它只是工具而已。情境規劃與專案管理最大的不同在於，專案管理是使專案的作業能根據工作說明書（statement of work, SOW）的要求，並在有限的時間與預算內完成所有作業的工作。現今有愈來愈多的組織使用專案管理，因為這種方法符合彈性的需求，並能快速地回應新發現的市場機會。,管理与专案管理一专案管理概述,9,一、專案管理概述,專案的定義 為了瞭解專案管理，首先必須定義何謂專案。專案是具有下列特徵的一系列活動和任務： 做出調整。有一

8、個依據某個計畫書來完成的特定目標； 有經費限制（如果專案可以實施的話）； 有經費限制（如果專案可以實施的話）； 所需消耗的人力和非人力資源（如資金、人員、設備）； 多職能的特色（例如：同時橫跨幾條職能線）。,管理与专案管理一专案管理概述,10,一、專案管理概述,專案規劃和專案控制 另外，專案管理包括專案規劃和專案控制。 專案規劃 確定工作質量和數量； 確定所需資源。 專案控制 追蹤進程； 比較實際產出與計畫產出之不同； 分析影響； 做出調整。,管理与专案管理一专案管理概述,11,一、專案管理概述,成功專案管理的定義 成功的專案管理，可定義為在下列條件下實現了專案的目標： 在一定的時間內； 在一

9、定的成本內； 在要求的性能或技術水準下； 高效率地運用分配的資源； 專案的執行結果為客戶所認同。,管理与专案管理一专案管理概述,12,一、專案管理概述,專案管理是管理的一個分支 到此，我們可以說：專案管理是管理的一個分支。管理的功能所包含的規劃、組織、領導與控制四項之中，專案管理則是比較注重於規劃與控制，最後達到專案的成功。 專案成功的定義 早期我們將專案的成功定義為，在一定的時間、成本和績效約束下完成一次活動。這種定義已經沿用了20年。今天，專案成功的定義已經改變，它包括在以下條件內完成專案： 在一定的時間內； 一定的預算成本內； 在適當的性能和規格下； 得到客戶或使用者認同； 能將此專案列

10、入你的專案成功表內； 使專案範圍變化最少或雙方就專案範圍變化達成一致協議； 不影響組織的主要工作流程； 不改變企業文化。,管理与专案管理一专案管理概述,13,一、專案管理概述,專案經理和職能經理的關係 我們已經提到專案經理必須在一定的時間、成本、方法下控制公司資源。大多數的公司所擁有的資源可分為下列六大項：資金；人力資源；設備；設施；材料；資訊與技術。 資源是由職能經理控制的 事實上，也許除去資金外，專案經理並不直接控制這些資源。資源是由職能經理、直線經理或通常稱資源經理控制的。所以，專案經理必須與職能經理就所有的專案資源進行商談。當我們說專案經理控制專案資源時，實際上，是說他透過職能經理來控

11、制這些資源。因此，一個成功的專案管理其必要條件是，一方面依賴專案經理與職能經理保持良好的日常工作關係；另一方面，職能雇員在向其垂直的職能經理報告的同時，又水平地向一個或多個專案經理報告。,管理与专案管理一专案管理概述,14,一、專案管理概述,專案管理的侷限 專案經理有權要求特定資源的協助，但最終決定使用什麼資源卻取決於職能經理。專案經理在什麼情況下會提出對資源的需求？我們先看圖1.1專案管理概觀。這張圖是專案管理開宗明義的第一張圖，我們在往後的章節之中，還會經常提到它。這張圖的目的在表明，專案管理是在一定的時間、成本、績效下，針對給定的活動管理或控制公司資源。時間、成本、績效是專案的三個侷限。

12、假如專案是為了外在的客戶而完成的，然後專案的第四個侷限，就是良好的客戶關係。研究管理客戶關係的學問，就是客戶關係管理（customer relation management, CRM），也是管理學的另一個分支。,管理与专案管理一专案管理概述,15,一、專案管理概述,圖1.1專案管理概觀,管理与专案管理一专案管理概述,16,一、專案管理概述,專案管理角色的定義 那什麼是專案管理人員的角色？專案管理大師哈洛德科茲納博士（Harold Kerzner）在他第八版專案管理經典著作的第一章緒論中，定義了18項專案管理人員的角色（Kerzner 2003）。他們的角色分別是： 磋商資源； 舉行專案啟動會

13、議； 建立專案政策與步驟； 部署專案工作流程與計畫； 建立成效目標； 獲得財力； 執行計畫；,管理与专案管理一专案管理概述,17,一、專案管理概述,扮演統籌指揮的角色； 解決危機； 提供組員諮商與協助； 提醒團隊注意任務的截止日期； 使用舖平道路（pounding the pavement）的方式來監督專案的進度； 評估績效； 發展替代方案； 向專案發起人提出簡報； 向專案小組提出簡報； 向客戶提出簡報； 結案。,管理与专案管理一专案管理概述,18,一、專案管理概述,職能經理角色的定義 什麼是職能經理的角色？他的責任首先是，規定任務如何完成，以及在哪裡完成；其次是，在專案限定範圍內提供充足的資

14、源來完成目標；最後是，對專案的可交付性負責。也就是說，確定技術的標準也是職能經理的責任之一。 職能雇員角色的定義 一旦職能經理認可的可交付物，由他所任命的職能雇員就有責任完成任務。雇員通常與專案只是暫時的關係，而其職能卻是長期固定的。職能雇員應在專案中完成以下的活動： 在專案的約束下完成指定的目標； 盡其可能地盡早完成工作； 定期向專案經理和職能經理會報專案進展情況； 提出問題，尋求快速解決方案； 在專案團隊中與其他成員分享資訊。,管理与专案管理一专案管理概述,19,一、專案管理概述,高層管理者角色的定義 高層管理者應在專案中發揮以下的作用： 進行專案計畫和目標設定； 解決衝突； 確定任務的優

15、先順序； 做為專案發起人。 高層管理者應該在專案開始和計劃時與專案密切接觸，但在專案執行過程中，除非需要確定任務的優先順序和解決衝突時，否則應與專案保持一定的距離。,管理与专案管理一专案管理概述,20,一、專案管理概述,與高層管理者一起工作 成功的專案管理，就像是一把有三隻腳的凳子，如圖1.2所示。第一隻腳是專案經理，第二隻腳是職能經理（或稱直線經理），第三隻腳是高層管理者。如果三隻腳中的任何一隻失敗，那無論有多麼微妙的平衡，都不可能避免凳子被推翻。專案管理的關鍵是，專案經理和職能經理的接觸。在這種接觸中，專案經理和職能經理必須彼此平等相待，並樂於分享權力、義務和責任。由於，專案經理和職能經理

16、之地位是平等的，高層管理者的參與就更是不可缺少的了。他們要為專案經理提供建議和指導，同時鼓勵職能經理履行諾言。這三隻腳缺一不可。每隻腳各司其職，盡心盡力，用心完成每一件事，這就是成功的專案管理。,管理与专案管理一专案管理概述,21,一、專案管理概述,專案經理 專案發起人 職能經理 圖1.2專案經理、職能經理與專案發起人之關係,管理与专案管理一专案管理概述,22,一、專案管理概述,專案經理做為計畫制定者 依如前述，專案經理的主要職責是制定計畫。如果專案計畫合理，那麼實施時，專案經理就可以置身其外，因為合理的專案計畫讓專案能夠正常運行。當然，這是極為理想的情況，很少專案可以在不需要專案經理解決任何

17、衝突或進行權衡的情況下完成。就此，在大多數情況下，必須由專案經理制定須完成的專案總體框架，再由職能經理來制定詳細的計畫。儘管專案經理不能直接控制或分配資源，但他們必須確保資源充足，且能按進度計畫滿足專案的需要。,管理与专案管理一专案管理概述,23,一、專案管理概述,專案經理制定的事情 專案經理要對專案的管理負責，所以他們有權制定自己的政策、程序、規則、方針和指令。這些當然要合乎整個公司的政策。一個成熟的專案管理公司，通常有相當寬鬆的公司指導方針，如此，專案經理在控制專案上才有較大的靈活性。但是，也有專案經理不能制定的事情，例如，專案經理無權向職能雇員承諾以下的事情：晉升；職等；薪資；獎金；加班

18、費；職責；未來的工作安排等等。,管理与专案管理一专案管理概述,24,一、專案管理概述,專案冠軍 到此，想必大家一定會有個疑問：到底什麼樣的人可以成為專案經理？是職能經理，還是一般的管理者？有趣的是，其實很多專案經理是工程師出身的。專案冠軍，是一家公司用物資或非物資的方式來鼓勵員工的方法之一。很遺憾的是，這些專案冠軍將來總是變成專案經理。這有什麼缺點呢？主要的原因是，專案經理要對專案的管理負責，專案冠軍出身的專案經理，由於太過於接近、瞭解技術，例如：傾向於獨立工作、對技術負責、對專業負責、尋求目標以外的東西、不喜歡冒險、追求完美、考慮長期的事情、管理事物、承諾並追求精神價值，卻忽略了管理的責任。

19、這一切並不是說工程師就不能勝任專案經理的工作，但是，首先他必須要改變自己，例如：傾向於團隊工作、對其管理和技術職責負責、對公司負責、尋求達成目標、樂於冒險、尋找可能性、考慮短期的事、管理人員、承諾並追求物資價值。請參照表1.1專案經理與專案冠軍的比較表。,管理与专案管理一专案管理概述,25,一、專案管理概述,表1.1專案經理與專案冠軍的比較表,管理与专案管理一专案管理概述,26,一、專案管理概述,專案管理的風險 由於專案經理被過分地視為高報酬、高挑戰的工作，因此專案經理總是在一般管理中接受最好的培訓。讓我們聆聽一位資深專案經理的心聲。專案經理給人的印象，首先是由一大袋金子起家，接著管理專案，給

20、股東帶來巨大利潤。如果專案經理幹得好，預期中的結果是榮華富貴。但遺憾的是，專案經理要經歷健康的變化，尤其是他如果深深地愛上了他的專案。因此，有效的專案管理是要達成沒有壓力，並且同時兼顧良好的家庭生活、結識新朋友、有限度地控制出差的次數與時間。你覺得以上這一切，有可能嗎？,管理与专案管理一专案管理概述,27,一、專案管理概述,專案驅動型組織與非專案驅動型組織 一般來說，組織可以分成專案驅動型組織與非專案驅動型組織兩種。在專案驅動型組織中，所有的工作都以專案為特徵，而每一個專案做為一個獨立成本核算的單元，有其自己的盈虧報告，公司的總利潤就是所有專案利潤的總合。在專案驅動型組織中，一切都與專案有關。

21、相對地，專案管理在非專案驅動型組織中，通常難以實施。理由很簡單，主要是行政主管不願意放下權力，或是對專案管理缺乏認識。但是，非專案驅動型組織不是不能夠改變，當有一天客戶要求、行政主管願意放下權力，或是對專案管理有更深一層認識的時候，公司也可以轉變為專案驅動型組織。,管理与专案管理一专案管理概述,28,一、專案管理概述,專案經理的定位 專案經理的成功仰賴於組織內專案經理的定位。有兩個問題我們必須要先瞭解： 專案經理的合理薪資為多少？ 專案經理應向誰匯報？ 第一個問題的答案是，專案經理和職能經理的收入大約相等；過多或較少，通常都會引起衝突。第二個問題的答案是，專案經理應向高層管理者匯報。,管理与专

22、案管理一专案管理概述,29,二、專案管理的發展：概念和定義,在過去的40年中，專案管理發展得很快，逐漸為人們所接受，並且它的發展在21世紀仍將持續下去，尤其是在跨國專案管理領域。 專案管理的發展可從不同的角度來追尋，如角色和責任、組織結構、權力委派的決策，尤其是企業效率。20年前，企業有權選擇是否採用專案管理的方法，但今天還有少數人愚蠢地認為他們仍有這樣的選擇權，其實事實再清楚不過了，企業的生存有很大部分是取決於，以多好和多快的速度來實施專案管理。,管理与专案管理一专案管理概述,30,二、專案管理的發展：概念和定義,一般系統管理 隨著專案管理方法的出現，組織理論和管理哲學在近幾年經歷了戲劇性的

23、變革。由於專案管理是系統管理的自然產物，因此它只適合一般系統理論所描述的根本原則。簡單地說，一般系統理論可歸類為一種管理方法，它試圖跨越眾多知識領域去整合科學資訊，並試圖透過把握全局，而不是對個體的分析來解決問題。 一般系統理論已經存在了40多年，經歷多年的研究和分析。一般系統理論現在仍在學校課程中講授，而專案管理已被視為實用的系統管理方法。,管理与专案管理一专案管理概述,31,二、專案管理的發展：概念和定義,變革的阻力 對有些公司來說，接受和實施專案管理相當容易，而有些公司卻是困難。理由很簡單，從歷史上來看，專案管理只存在於市場的專案驅動型部門中，在這些部門中，專案管理要對盈虧（profit

24、 and loss, P Field Theory in Social Science （New York; Harper, 1951）. Lu, Keh-Ming, Resource analysis method, the analytical approach for project management issues case study on a VSAT project, 2005 The 1st Conference on Information Management and Project Management. Lu, Keh-Ming, Stepwise Project M

25、anagement Method, 2005 The 1st Conference on Information Management and Project Management. McGregor, Douglas, The Human Side of Enterprise, New York: McGraw Hill, 1960. Middleton，C. J., How to Set Up a Project Organization, Harvard Business Review, March-April, 1967. Ouchi, William G., Theory Z: Ho

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