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1、商务信函规范化写作要求_ 写作商务信函并不要求您用法华丽优美的词句。全部您需要做的就是，用简洁朴实的语言，精准的表达自己的意思，让对方可以特别清晰的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，盼望对您写作商务信函有借鉴作用。 1、口语化 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次沟通。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而许多人都有一种误会，以为写作商务信函就应当用一种特别的“生意腔”，于是把一封原来应当是热忱而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“your letter has been received”，“your complaint is being
2、looked into”而不是“i have received your letter”或者“we are looking into your complaint”。其实我们简洁的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简洁明白的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热忱，友好，就象两个伴侣之间的谈话那样简洁，自然，人性化。 2、语气语调 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采纳的语气语调也应当符合您的目的。在写之前先不妨认真考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您盼望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉
3、意的，劝告性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。 3、礼貌 我们这里所说的礼貌，并不是简洁用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和境况的看法。假如本着这样的看法去跟别人沟通，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个伴侣，不会影响今后合作的机会。 格外要留意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并敬重对方的观点。假如对方的建议不合理或者对您的指责不公正时，请表现一下您的高姿势，您可以据理力争，说明您的观点，但留意要讲究礼节礼貌，避开用冒犯性的语言。 还
4、要提示一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真稚嫩。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。 4、简洁 就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简洁，清晰，简单理解。用常见的单词，避开生僻或者拼法简单的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，由于短句更简单理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要用法多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那
5、后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。由于这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。 5、回复快速准时 给买家的回复，千万要快速准时。由于买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。假如您的回复不够准时，就可能由于抢不到先机而失去商机。 6、标题 这一点是格外针对写电子邮件的。或许许多人都没有意识到，事实上，e-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。假如标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，许多买家就会挺直删除。比如这样的标题“how are you?” ，“can we wor
6、k together?”，建议您改成“proposal: bright ideas imports-zhejiang textiles partnership opportunity”或者“introduction: our product offerings for bright ideas imports.”这样您的邮件会显得更加专业。 7、精确 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使沟通的内容更加清晰，更有助于加快事务的进程。 8、针对性 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头挺直称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是特地给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，假如您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“dear sirs” or “dear sir or madam”。 更多信息请查看文秘学问 .