合同管理信息系统说明书.doc

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1、1 / 12 文档可自由编辑打印 合同管理系统说明书合同管理系统说明书 1.功能需求功能需求.1 2.1 总体需求.1 1.1.1.总体流程图.1 1.1.2.模块划分.2 2.2 各功能需求描述.3 2.2.1合同信息录入.3 2.2.2合同生效信息录入.4 2.2.3合同执行信息录入.5 2.2.4变更信息修订.6 2.2.5查询.6 2.2.6报表输出.7 2.2.7用户及权限管理.7 2.3 字段性质说明.8 2.系统设计系统设计.9 2.1.网络架构.9 2.2.系统架构.10 2.3.技术特点.10 2.3.1.BS结构.10 2.3.2.强大的数据库.11 2.3.3.基于Mic

2、rosoft DNA及Microsoft.Net技术.12 2.3.4.安全机制与数据备份.12 2 / 12 文档可自由编辑打印 1. 功能需求功能需求 2.1 总体需求总体需求 1.1.1. 总体流程图总体流程图 经办人 财务合同管理岗 法务盖章人 财务前台 审核 送合同到财务部审核录入合同付款信息 合同执行 验收人验收 录入合同生效信息 业务审批人审批 借款报销申请 财务前台依据付款信息审核 维护支付信息 结束 办理支付 开始 3 / 12 文档可自由编辑打印 ：涉及系统操作环节。：涉及系统操作环节。 ：非涉及系统操作环节。：非涉及系统操作环节。 1.1.2. 模块划分模块划分 2.2

3、各功能需求描述各功能需求描述 2.2.1 合同信息录入合同信息录入 操作角色操作角色 财务部合同管理岗。 功能流程功能流程 功能描述功能描述 支付合同管理信息系统 信息录入信息查询统计系统管理 合 同 信 息 录 入 合 同 执 行 信 息 录 入 合 同 生 效 信 息 录 入 查 询 统 计 输 出 合同变更 变 更 信 息 修 订 用 户 及 权 限 管 理 创建检索序号 录入合同信息 4 / 12 文档可自由编辑打印 功能名称功能名称功能详细描述功能详细描述 创建合同检索序 号 合同检索序号是对经过财务审核的合同，所给出的唯一的序号，他 不同于合同编号。 合同序号由 11 位数码组成，

4、前八位依次为年、月、日，后三位为 当天排出的顺序号。如“20021001001” ，代表 2002 年 10 月 1 日经过财 务审核的第一份合同。 录入合同相关信 息 合同相关信息包括合同基本信息与合同支付信息两种。 合同基本信息包括申请部门、经办人、经办人电话、业务审批人、 验收人、合同名称、对方法人、我方法人、关联合同号、基本信息备注 等。 合同支付信息包括是否为框架协议、合同金额、发票类型、支付币 种、合同汇率、支出类型、支付次数、每次支付条件、每次应付金额、 优惠条款、支付信息备注。 权限对合同信息的读写需要设置以下两类权限： 1 写权限： 财务部合同管理岗：拥有 Coordinat

5、or 权限（1 人） ，对所有部 门所有合同信息有写权限，对合同有修改操作权限，但能够通 过日志方式记载。 2 读权限： 财务部合同管理岗：对所有部门所有合同信息有读权限。 合同盖章人：对所有部门所有合同信息有读权限。 财务前台支付审核：对所有部门所有合同信息有读权限。 说明： 申请部门、我方法人、发票类型、支付币种、支付次数、支出类型字段可以选择， 也可以直接写入。 是否为框架协议仅为选择字段（如打方式） ，系统默认为“否” 。如果“是” ，责不 做金额控制。 输入支付次数能够使下面的表格自动列示需要的支付行。 应付金额总计等于合同总金额检查。 业务审批人字段可以添加。 基本信息基本信息 检

6、索序号合同名称经办人 备注 支付信息支付信息 支出类型发票种类合同金额 优惠条款优惠条款框架协议框架协议 备注备注 付款条款付款条款 次数支付条件应付金额 第一次 5 / 12 文档可自由编辑打印 第二次 第三次 合计 2.2.2 合同生效信息录入合同生效信息录入 操作角色操作角色 法务部合同盖章人 功能流程功能流程 功能描述功能描述 功能名称功能名称功能详细描述功能详细描述 合同生效信息录 入 法务人员进入系统后，能够自动将没有合同编号的合同，自动 列示合同检索序号、合同名称、申请部门字段。 合同盖章后，在系统中给出合同编号、合同签订日期、合同生 效日期，确认合同生效。 合同取消使此合同不能

7、够执行，也不参加综合查询统计，但能够根据检 索序号单笔查询。 2.2.3 合同执行信息录入合同执行信息录入 操作角色操作角色 财务前台支付审核岗 功能流程功能流程 功能描述功能描述 功能名称功能名称功能详细描述功能详细描述 打开合同支付相 关信息 1、根据经办人提供的合同编号打开合同支付相关信息。 2、列示如下信息 基本信息：合同名称、申请部门、合同业务审批人、合同验收人、供应 商名称、我方法人、关联合同号、合同基本信息备注。 支付信息：合同总金额、发票类型、支付币种、合同汇率、是否为框架 性协议、优惠条款、每次支付条件、每次应付金额、支付信息备注及以 前付款信息记录。 输入信息录入实付金额，

8、业务验收人，支付状态，审批人、冲销日期、冲销金额。 系统自动生成审核员（录入人员） 、实付日期（当前日期） 、未付金额 （自动计算） 。 说明： 实付日期默认为当前日期，录入人员可以修改。 6 / 12 文档可自由编辑打印 支付审核人默认为登陆人员名。 列示信息不能够修改。 针对同一支付条件可以多次支付，也可以针对多个支付条件一次支付。 实付累计金额不能超过合同金额，否则无法写入。 实付金额超过应付金额，自动警告，但可以写入。 合同中途终止，可以将一个合同完全封闭，不能够进行任何写操作，可以查询，同时 显示合同状态。 系统能够放到服务器上多用户访问。 页面与字段能够通过权限控制，列示的字段不能

9、够更改。 修改报销日期，报销金额 基本信息基本信息 支付信息支付信息 付款条件付款条件 次数支付条件应付金额实付金额实付日期未付金额支付状态验收人审批人冲销日期冲销金额备注 第一次 第二次 第三次 合计 2.2.4 变更信息修订变更信息修订 操作角色操作角色 财务部合同管理岗 功能流程功能流程 功能描述功能描述 功能名称功能名称功能详细描述功能详细描述 建立关联合同号在新合同关联合同号栏录入“对*号合同的修订”的合同号。 Close 原合同Close 原合同，并在原合同关联合同号栏录入“已变更为*号合同” 的合同号。 录入变更基本信 息（视同一份新 合同） 自动将原合同基本信息复制，根据修订内

10、容改写。 录入变更付款信 自动将原合同基本信息复制，根据修订内容改写。 建立关联合同号录 入 默认变更基本信息 建立变更支付信息 Close 原合 同 7 / 12 文档可自由编辑打印 息（视同一份新 合同） 2.2.5 查询查询 操作角色操作角色 财务部，法务部 功能流程功能流程 功能描述功能描述 功能名称功能名称功能详细描述功能详细描述 单项查询根据合同编号合同编号，检索合同的所有详细信息，并显示合同执行状态。 （未 生效、正执行、终止、执行完毕，取消） 综合查询单维： 合同有以下几种常用查询分类 申请部门（单选）申请部门（单选） 按支出类型（单选）按支出类型（单选） 按审批人（单选）按审

11、批人（单选） 按签订日期（区间）按签订日期（区间） 按供应商按供应商 （单选）（单选） 按经办人按经办人 （单选）（单选） 按检索序号按检索序号 按合同编号按合同编号 按合同状态按合同状态 多维： 能够参照上述字段，同时选择两个或两个以上维度查询。 说明；说明； 综合查询只显示合同基本信息与支付信息中的合计()，不显示每次付款明细，同时显示合 同执行状态（未生效、正执行、终止、变更） 。 状态限制备注 未生效不能支付新录入合同，无合同号 正执行可以支付录入合同号时设置状态 取消不能支付法务部点击“取消”操作 中止不能支付财务部点击“中止”或“变更” 执行完毕不能支付财务支付时未付金额等于 0

12、时触发,框架协议除外 2.2.6 报表输出报表输出 操作角色操作角色 财务部 功能流程功能流程 8 / 12 文档可自由编辑打印 功能描述功能描述 功能名称功能名称功能详细描述功能详细描述 报表统计将查询结果输入到本地，并能够以 Excel 文件打开。 2.2.7 用户及权限管理用户及权限管理 操作角色操作角色 系统管理员 功能流程功能流程 功能描述功能描述 功能名称功能名称功能详细描述功能详细描述 用户管理增加新用户，修改用户资料，删除用户。 权限管理此系统分三类角色：系统管理员、合同信息录入岗、生效信息录入岗、 执行信息录入岗。 （暂不提供角色的配置，只列出所有的权限，对每个 人员进行配置

13、） 系统管理员： 可以进行任何读写操作。 可以进行用户管理。 合同信息录入岗： 可以录新建合同，录入相关信息。 可以终止合同，新建变更合同信息。 可以任何查询。 合同生效信息录入岗： 可以录入合同生效信息，确认生效。 可以删除未生效合同信息。 可以终止合同 可以查询合同状态。 合同执行信息录入岗： 可以录入合同执行信息。 可以查看合同基本信息。 2.3 字段性质说明字段性质说明 字符型合同检索序号、申请部门、经办人、经办人电话、业务审批人、验收人、合同 名称、对方法人、我方法人、关联合同号、基本信息备注、合同编号、发票类 型、支付币种、支出类型、每次支付条件、优惠条款、支付信息备注、业务验 收

14、人（实付） 、支付状态、审批人（实付） 、备注（实付） 、审核员（录入人员） 。 数值型合同汇率、支付次数。 9 / 12 文档可自由编辑打印 逻辑型框架协议。 日期型合同签订日期、合同生效日期、实付日期（当前日期） 、冲销日期。 货币型合同金额、每次应付金额、未付金额（自动计算） 、冲销金额。 2. 系统设计系统设计 2.1. 网络架构网络架构 d d 湉 整 湲 瑥 2 2 湉牴湡 瑥 d 10 / 12 文档可自由编辑打印 2.2.系统架构系统架构 d 丮 瑥 慲 敭 潷 歲 2 2 2 2 d 兓卌 牥 敶 d 2 2 楗 摮 睯 呎 卆 2 2 2 2 呈 偔 2 d 2.3.技术特

15、点技术特点 2.3.1. BS 结构结构 1.系统采用 B/S 架构，软件升级和维护工作只需在服务器端进行，任何一台客户端只 需 IE 浏览器进行所有的应用操作，真正实现了客户端零安装、零维护。 2.支持移动办公：用户可在非本人岗位的其他科室、外地出差、家中等不在办公室的 11 / 12 文档可自由编辑打印 地方，使用电脑通过电话线和服务器连接，发送和接收信息，处理工作事务。 3.可以方便地拓展到 Internet 上并与 Internet 无缝集成。并且在使用了一些 IP 技术如 VPN 等后，可以方便地将系统由 Intranet 应用升级到 Internet 应用，从而可以为中 旅这样一个

16、跨物理网络甚至地域的大公司提供集中式管理和分布式运作。 附表：B/S 与 C/S 结构实现企业信息管理系统的比较 比较内容Client/Server 结构Browser/Server 结构 对客户端硬件配置要求 要专门安装客户端软件 系统部署的代价 系统的可维护性 实现功能的复杂程度 系统功能的可扩展性 系统使用的难易程度 数据控制的灵活性 与 Internet 的集成 未来技术的发展趋势 根据系统规模要较高硬件配置 需要安装专门的客户端软件 部署代价与信息点多少成正比 系统维护复杂 根据用户需求定制复杂的应用 系统一旦定制好扩展性较差 要经过专门的培训才能使用 对操纵数据的控制灵活 与 In

17、ternet 较难集成 不是未来技术发展的主流 一般硬件配置无特殊要求 客户端只需要浏览器 与信息点的多少无关 良好的系统维护性代价很小 可以定置大型复杂系统应用 具有良好的系统扩展性 不需要专门的培训 对操纵数据的控制不太灵活 与 Internet 的集成代价为零 是未来技术发展的主流 2.3.2. 强大的数据库强大的数据库 数据库管理系统选择 Microsoft SQL Server。 建立在 SQL Server 7.0 可扩展基础上的 SQL Server 2000 代表着下 一代 Microsoft .NET Enterprise Servers（企业服务器）数据库的发展趋势。 SQ

18、L Server 2000 是为创建可伸缩电子商务、在线商务和数据仓储解决方案而设计的真正意 12 / 12 文档可自由编辑打印 义上的关系型数据库管理与分析系统。 其新特性主要表现在启用 Web 特性、增强的可靠 性和可伸缩性。 2.3.3. 基于基于 Microsoft DNA 及及 Microsoft.Net 技术技术 1.真正的面向对象技术和网络技术的完美结合，成本较采用纯 JAVA 的 J2EE 技术大 幅度降低，不论从实际应用的角度还是性能价格比的角度，都是企业首选的技术。 2.Microsoft.Net 作为 Microsoft 公司最强大的软件体系和平台，不论是性能还是稳定性

19、上都较上一代 Windows DNA 技术有极大提升，我们将糅合 Microsoft DNA 技术的 稳定性和 Microsoft.Net 的体系构建一个完美的应用平台。 3.基于 XML（当前主流的数据元表示和存储技术）的存储技术确保系统可以与其它 应用系统在数据层面上实现对接，与基于 XML 存储的其它应用系统也可以实现无 缝集成。 4.良好的技术支持与服务，不论是我们作为开发商还是 Microsoft 自己，都在本地有着极 其强大的技术支持队伍。 2.3.4. 安全机制与数据备份安全机制与数据备份 1.实现帐号管理的 C2 级安全，即使系统管理员，也无法在用户不知情的前提下侵入 用户工作空间，但系统管理员有权限更换用户密码。 2.内嵌 Kerberos 安全认证机制，可以使用统一帐户管理。 3.数据库配置为定期自动备份，以防意外的发生。如果需要恢复数据库，系统提供接口， 可以方便的恢复数据。