用Excel建立大数据库.doc

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1、用 Excel 建立数据库用 Excel 建立数据库 日常工作中，我们常常需要建立 一些有规律的数据库。例如我为了管理全乡的农业税，需建 立一数据库，该数据库第一个字段名为村名，第二个字段名 为组别。我乡共 19 个村，每个村 7,17 个组不等，共计 258 个组。这个数据库用数据库软件（哪怕是 Visual FoxPro 6.0或是 Access97 等高档次的 ）很不好建立逐个儿输入吗， 只有傻瓜才有这种想法。用 Access 宏或 FoxPro 编程来输 入吧，这些数据似乎还嫌不够规则 （每个村对应的组数不一定 相同 ），这个程序编写可就不那么简单了， 除非你是编程高手 兼编程迷，否则

2、可有小题大作之嫌了。 其实 Excel 提供了 一些很有用的功能，可让我们任何一个人都可轻松搞定这些 数据库 : 第一步 :打开 Excel ，在 A 列单元格第 1 行填上村 名II,第2行填上一东山村II,第19行填上一年背岭村II （注:东 山17个组，2, 17=19据此推算）,第28行填上一横坡村|（算 法同前，牛背岭村 9 个组 :19，9=28） ，如此类推把 19 个村 名填好。第二步：在第B列第1行填上一组别I,第2行填上一第1组II并在此按鼠标右键选择一复制II把这三个字复制剪 贴板, 然后在每一个填有村名的那一行的 B 列点一下鼠标右 键选择一粘贴I在那里填上一个一第1组

3、II。第三步；用鼠标点 击选中A2 东山村I单元格，然后把鼠标单元格右下角（此时鼠标变为单一十II字形）,按住鼠标往下拖动，拖过的地方会被 自动填上一东山村II字样。用同样的方法可以把其它村名和组 别用鼠标一一拖了之II。填组别时你别担心 Excel会把组别全 部填为一第1组I只要你别把一第1组I写成一第一组I Excel 会自动把它识别为序列进行处理。所以拖动一第1组II时，填写的结果为一第2组II第3组II?填完这两个字段后，其它的 数据可以继续在 Excel 中填写，也可等以后在数据库软件中 填写，反正劳动强度差不多。 第四步 :保存文件。如果你需 要建立的是 Access 数据库，那么

4、别管它，就用 Excel 默认 的xls II格式保存下来。如果你需要建立的是FoxPro数据库，那么请以 Dbase 4 （.dbf） 格式保存文件。第五步 :如果需要的是 Access 数据库，那么你还必需新建一个 Access数据库，在一新建表II的对话框里，你选择一导入表I 然后在导入对话框中选择你刚刚存盘的一.xls II文件。（什么， 你找不到，这个对话框默认的文件类型是MicrosoftAccess ，只要你改为 Microsoft Excel 就能找到了 ），选择 好导入文件后，你只要注意把一个一第一行包含列标题I的复 选框芯托辛耍绻 你不需要 ID 字段，你可以在 Acces

5、s 向 你推荐主关键字时拒绝选择一不要主关键字I），其余的你都可视而不见，只管按一下一步I直至完成。导入完成后你 可以打开数据库进行使用或修改。如果你需要的是 FoxPro 数据库，那么更简单，可以直接用 FoxPro 打开上一步你存盘的dbf II文件，根据需要进行一些诸如字段宽度、字段数 据类型设置就可以使用了。 说到这里， 你可能会说呀， 太 简单了，我也会I,那么好了，我写这篇文章的目的就是要 大家尽可能不再做那些很麻烦的事，一该偷懒时就偷懒I嘛。 为 Excel 公式返回结果设置颜色希望能帮助大家轻松掌握办公软件的各种操作技巧。今天我们介绍如何为 1/13 页 Excel公式返回结果

6、设置颜色。在一条件格式I中，作为条件的不仅是具体的数据，而且可以用公式的返回结果。我们 仍然以成绩表为例，让前 10名的成绩数值以一蓝色I显示出 来，让低于平均分的成绩数值以一红色I显示出来。1、选中成绩所在的单元格区域，执行一格式 ？条件格式I命令，打 开一条件格式I对话框。2、按第1个方框右侧的下拉按钮， 在随后弹出的下拉列表中，选择一公式I选项，然后在后面的 方框中输入公式 :=C2>=LARGE(C$2:C$61,10)。 注意: ？由于是对整个区域一次性设置的，所以我们对 C2 单元格和 C列作了一相对引用I ；而成绩都位于第2行至第61行，所以 我们对这个区域作了一绝对引用I

7、,即在相应的位置前面添加 了一个一$ I符号。？上述公式的含义是：当单元格中的数值大于或等于第10名成绩时(用-LARGE(C$2:C$61,10) I公式 确定)，使用该格式。3、按下一格式I按钮，打开一单元格格式I对话框，在一字体I标签中，按一颜色I右侧的下拉按钮， 在随后弹出的调色板中，选择一蓝色I选项，确定返回。4、单击一下一添加II按钮，添加一个一条件格式II,再仿照上述操 作，设置好低于平均分的一条件格式II。注意:平均分用一AVERAGE(C$2:C$61) I公式计算。5、设置完成后，确定返回。 具体操作的动画显示过程如下 :Excel 和 Access间复制、导入和导出数据?

8、若要将 Access 中的数据装入Excel ，可以从 Access 数据表中复制数据并粘贴到 Excel 工 作表中，从 Excel 工作表连接到 Access 数据库，或者将 Access 数据导出到 Excel 工作表中。?若要将 Excel 中的数据装入 Access ，可以从 Excel 工作表复制数据并粘贴到 Access 数据表中，将 Excel 工作表导入 Access 表中，或者 从Access表链接到Excel工作表。注释？一导入I 一词在 Excel 和 Access 中的意义各不相同。在 Excel 中，导入 指的是建立一个可刷新的永久数据连接。在 Access 中，导

9、 入则指将数据装入 Access 中一次，但不建立数据连接。 ？ 您不能将 Excel 工作簿保存为 Access 数据库。 Excel 和 Access 都不提供利用 Excel 数据创建 Access 数据库的功能。在 Excel 中使用 Access 数据 如果数据在 Access 中，但您 希望在 Excel 中使用这些数据 : 操作 : 将 Access 数据复制 到 Excel 中 将 Access 数据导出到 Excel 从 Excel 连接到 Access 数据 交换的性质 : 临时 定期 永久 实例解析 Excel 划规求解 2/13 页 教程贴士 :我们经常碰到需要使用 斜

10、线的情况，由于 Excel中没有一绘制斜线表头I功能，遇到这种情况，大部分朋友就大为头痛。其实，在 Excel 中有很 多方法可以制作斜线表头。 10 假设某一公司由点由于业务 需要， 要求在本月 21 号到 27 号这 7 天中安排 7，名员工值 班，请运用规划求解安排员工的值班日期员工的个人时间安 排如下 :1 江雨薇要比邱朋清早有天值班2 ，郝思嘉比江雨薇晚 2 天值班 3，林晓彤要比邱月清晚 1 天值班 4，曾云儿要 比沈沉早若干天值班 5 ，邱月清要比沈沉晚若干天值班6，沈沉在 24 号有空，因此安排他在 24 号值班员工值班安排表 员工姓名值班日期江雨薇 郝思嘉 林晓彤 曾云儿 沈

11、沉 蔡 小蓓 0 若干天 0 目标值 0 注 :目标值为员工值班所有日期数 值的平方总和 ;（即为 4060） 。可变单元格为蔡小蓓的值班日 期以及若干天的数值。 1，若干天数值须为整数 2 ，若干天数 值须小于或等于 73 ，若干天数值须大于或等于 14 ，蔡小蓓 值班日期数值须为整数 5 ，蔡小蓓值班日期数值须小于或等 于 216 ，蔡小蓓值班日期数值须大于或等于 27Excel 斜线表 头三种画法在 Excel 表格的使用中，我们经常碰到需要使用 斜线的情况，由于 Excel中没有一绘制斜线表头II功能，遇到 这种情况，大部分朋 友就大为头痛。其实，在 Excel 中 有很多方法可以制作

12、斜线表头。下面就让我们一起来看看在 Excel 中制作斜线的各种方法 （下面均以 Excel2000 为例进行 介绍）。 方法一 : 利用单元格格式中的边框实现1.利用单元格中分行的效果：首先在单元格中输入一性别I,这时候如果按回车键的话， 光标就会转到其他单元格中去， 所以必须按Alt+回车键II,光标转到下一行，接着输入一姓名II,然后再 在一性别II前加入若干空格（或插入文本框分别输入性别、姓 名 ），达到效果。 2.在单元格中设置斜线 :选择单元格， 在右 键菜单中选择一设置单元格格式II,在出现的对话框中选择一 边框I标签，进行斜线的设置。优势:能够比较迅速地绘出标准的斜线表头。劣势

13、 :只能在单元格中画出对角斜线,并不能画出任意斜线。 方法二 : 利用绘图工具实现, 这也是 大家比较常用的一种方式。 首先在 Excel 中选择一个单元 格，然后打开Excel的一绘图II工具栏，单击该工具栏的一直线II 图标,将所需要的线段全部画在工作表上,并调整好合适的 位置,可以为表格创建出任意样式的斜线表头来。下面我们 就说明具体制作。1.制作字符文本框 注意 :为了能在斜线区域中方便地调整字符位置,使字符在斜线区域中合理地布 局,需要将每一文本框中设定只有一个字符。其原因也很简 单,这样能尽可能减小表头空间大小,从而将表头做得更加 紧凑。使用一方框I按钮可以方便地在斜线上下方添加文

14、字， 但文字周围有边框,要想取消,可选中文字框,调出快捷菜 单，选择一对象格式II?图案I选择一无边框I即可。2.创建 直线对象 单击一绘图I按钮，选取一直线II,鼠标变成十字形 状,将直线移至要添加斜线的开始位置,按鼠标左键拖动至 终止位置,释放鼠标,斜线就画出来了。3.组合斜线表头 在组合斜线表头时，最好按照从上到下的次序进行。 首 先，将一条直线放入表头中，单击鼠标使直线出现编辑点， 然后分别拖动线段两 3/13 页端的编辑点，将直线与斜线表 头表格线上的相应位置相重合，然后在该线的中段产生一个 新的编辑点， 将直线拖放到表格线的相应位置上;这样斜线区域就设置好了 ;最后，再添加该斜线区

15、域中的标题字符或图 像，这一区域的全部操作就完成了。劣势 :对于初学者来说难度颇高， 优势 :能够实现各种不规则的斜线表头。需要一定的技巧。 方法三 : 粘贴 word 中已制好的斜线表头 对 于Word中有多种添加斜线表头的方式， 如一表格II菜单中的一 绘制斜线表头II即有多种样式，也可按上述方法操作绘制斜 线表头，完成大家熟悉的表头制作后，复制到 Excel 中，同 样可达到相应的效果。优势 :这种方法最为简便， 也很省力。劣势 :Word 只提供了五种斜线表头样式，选择范围有限。 以上介绍的制作 Excel 斜线表头的方法，可以较好地解决用 户在实际工作中所遇到的问题，而且操作起来并不

16、复杂，如 果有兴趣不妨一试。 Excel 里输小数技巧 单位的财务 MM 一直超赞 Excel 2003 是个强大的好东东。不过，一旦 遇到小数的输入，她也会大呼一麻烦II。因为这不仅涉及到数 字的输入，还涉及到了小数点的输入，尤其是在中文输入状 态下，很容易将小数点输成句号。下面介绍两种常用的快速 输入小数的实用方法。方法一 :自动添加小数点法首先选定需要输入小数的单元格，在菜单栏依次单击一工具II?选项II,并在弹出的对话框中切换到一编辑II选项卡。然后勾选一 自动设置小数点II复选框，在一位数I框中输入小数位数，比如2 I保持两位小数）,最后单击一确定I即可。接下来，我 们只需要在单元格

17、中输入相应的数字就可以了，不需要输入 小数点。 比如要输入 12.34 ，只需输入 1234 ，回车即可。 方法二:自定义数据格式法 首先还是选定需要输入小数的 单元格，依次单击一格式II ?单元格I?数值I,并在一分类I下 拉框中选中一自定义|。然后，单击一类型|输入框，输入新的 格式类型一0.00 ,I,注意逗号一，I为半角英文字符，最后一 确定I即可。值得注意的是，利用这种方法输入小数时，需要多输入一个 0,比如要输入 12.34 ,需要输入 12340 , 回车即可。 管理 Excel2007 条件格式规则的优先级 通过 使用一条件格式规则管理器I对话框，您可以在工作簿中创 建、编辑、

18、删除和查看所有条件格式规则。（在一开始I选项卡 上的一样式I组中，单击一条件格式I旁边的箭头，然后单击一 管理规则I。）当两个或更多个条件格式规则应用于一个单元 格区域时,将按其在此对话框中列出的优先级顺序评估这些 规则。 列表中较高处的规则的优先级高于列表中较低处的 规则。默认情况下,新规则总是添加到列表的顶部,因此具 有较高的优先级，但是您可以使用对话框中的一上移I和一下 移I箭头更改优先级顺序。多个条件格式规则评估为真时将发生何种情况 对于一个单元格区域，可以有多个评估为 真的条件格式规则。这些规则可能冲 4/13 页突，也可能不 冲突 : 规则不冲突 例如，如果一个规则将单元格格式设置

19、 为字体加粗，而另一个规则将同一个单元格的格式设置为红 色，则该单元格格式设置为字体加粗且为红色。因为这两种 格式间没有冲突，所以两个规则都得到应用。 规则冲突 例如，一个规则将单元格字体颜色设置为红色，而另一个规 则将单元格字体颜色设置为绿色。因为这两个规则冲突，所 以只应用一个规则。应用优先级较高的规则。 粘贴、填充 和格式刷如何影响条件格式规则 编辑工作表时，可以复制 和粘贴具有条件格式的单元格值，用条件格式填充单元格区 域，或者使用格式刷。这些操作对条件格式规则优先级的影 响是 :为目标单元格创建一个基于源单元格的新条件格式规 则。 如果将具有条件格式的单元格值复制并粘贴到在 Micr

20、osoft office Excel 的另一个实例中打开的工作表中， 则不创建条件格式规则并且不复制格式。 条件格式和手动 格式冲突时将发生何种情况 对于单元格区域，如果格式规 则为真，它将优先于手动格式。可以通过使用一开始II选项卡 上一单元格II组中的一格式II命令应用手动格式。如果删除条件 格式规则，单元格区域的手动格式将保留。 注释 手动格 式没有在一条件格式规则管理器I对话框中列出或者没有用 于确定优先级。编辑条件格式规则优先级 1、在一开始I选项卡上的一样式II组中，单击一条件格式II旁边的箭头，然后 单击一管理规则II。 为当前选择(包括规则类型、格式、应用 规则的单元格区域以及

21、一如果为真则停止II设置)显示条件格 式规则的列表。 如果没有找到所需的规则， 请在显示其格 式规则I列表框中，确保已选中适当的单元格区域、工作表、 表或数据透视表。 2、选择一个规则。一次只能选择一个 规则。3、要在优先级中向上移动所选规则，请单击一上移I(要在优先级中向下移动所选规则，请单击一下移I。4、另外，要在特定规则处停止规则评估， 请选中如果为真则停 止I复选框。选中一如果为真则停止I复选框可实现与不支持多个条件格式规则的 Microsoft Office Excel 2007 早期 版本的向后兼容性。例如，如果对某单元格区域有三个条件 格式规则， 则默认情况下， Office Excel 2007 之前的 Excel 版本将优先应用最后一个规则。如果要应用第一个或第二个 规则，则为该规则选中一如果为真则停止I复选框。Excel将工作表保存为网页 在 Excel 2000 中，我们可以将整个工 作簿保存为一个主页 (HomePage) ，操作步骤如下 : 1. 打 开要保存为主页的文件。2.在一文件I菜单下执行一另存为Web页I命令，之后出现一个另存为对话框。3.输入一个，按下一保存I按钮即可。如果在保存为主页前要预览输出的效果，可以先执行一文件I菜单下执行一Web5/13页