综合版文档管理系统方案详细.doc

1、综合版文档管理系统方案(具体)公司综合文档管理 解决方案 上海开始软件 目录 第1章项目概况 (3) 1.1项目现状 (3) 1.2建设目标 (4) 第2章系统制定方案 (6) 2.1系统总体框架 (6) 2.2系统主要功能 (8) 2.2.1系统登录 (8) 2.2.2文件录入 (8) 2.2.3 权限分配 (9) 2.2.4 文件日常操作 (10) 2.2.5文档安全管控 (14) 2.2.6文档生命周期管理 (16) 2.2.7文档协同使用与工作流管理 (18) 2.2.8文档知识地图与元数据管理 (20) 2.2.9服务器端文件管理 (21) 2.3与其他信息系统对接 (23) 2.4

2、与集团的用户及组织信息同步 (24) 第3章软件及硬件配置 (24) 第4章项目实施计划 (25) 第5章售后服务 (26) 5.1技术服务方式 (26) 5.2售后服务内容 (26) 5.3质保期内服务支持 (27) 第1章项目概况 公司的日常业务与办公过程中的信息很多时候都必需要用到各类电子文档。随着近年无纸化办公的快速发展，电子文档已成为公司最重要的信息载体之一。企业在发展初级阶段，其电子文件管理的方式基本上都是粗放式的，即大量的企业关键文件分散存储在各部门的服务器或者员工PC上。随着企业经营规模的慢慢扩展，文档的数量已经越来越多,企业各部门各员工间沟通的快速增长，企业员工在借助电子文件

3、提升办公处理事物效率的同时，也将面临日益繁重的电子文件管理工作。 目前公司的信息系统已具备一定规模，拥有OA、档案管理等多套信息系统。 目前公司的电子文件主要来源于以下方面： A、员工撰写的电子文件，如各种报表、记录、合同等； B、通过 机、扫描仪、研发设备产生的电子文件。 C、从网络下载的电子资料或客户发送的电子文件； 目前电子文件主要存储方式有： A、员工自行存储电子文件，储存在硬盘、网络空间、U盘、邮件附件中； B、使用部门共享文件夹来存储电子文件； C、部分文件存储在OA、档案系统等信息系统中； D、连接 、扫描等设备的电脑中； E、历史文件存储在归档光盘或其他存储设备中。 由于各电子

4、文件分散存储，没有统一的存储集中和管理方式，随着应用的不断升级和数据量的增加，已经面临以下问题： 电子文件查找与访问方面 办公文件分散在各员工电脑中，即不利于查找，也无法有效利用。必需要使用文件时 常常必需要其他同事通过email、等方式传递给用户，影响办公效率不说，紧急情 况下，如果对应配合的员工不在公司则将导致文件无法调用。 各部门使用共享服务器存储文件时，跨部门/分公司的用户使用文件依旧不方便， 如果不在同一办公地点，则无法访问服务器，且访问不同部门的文档必需要切换服务 器。 电子文件管理方面 公司电子文件版本混乱,由于员工常常自己传递文件，而其中一位同事修改文件后，又可能没有及时通知到

5、所有用户，因此可能存在不同员工电脑中的公司制度，销售 资料，产品资料等电子文件版本内容不一致。 文件有效性无法确定，员工使用文件时只能口头询问的方式确认电子文件是否有 效。至于其中的数据有没有相关负责人审核，文件内容有没有领导批准，文件有没 有在传递过程被误改，文件是否作废等信息无法得到有效的途径确定。 IT部门进行文件备份操作不方便，由于文件存储的方式多，存储分散，IT部门在 进行公司文件备份时操作相当麻烦。 电子文件安全方面 电子文件存档不全，由于电子文件容易因为误删、硬件损坏等各种因素导致文件丢 失与损坏，因此如果没有公司统一的备份管理，公司员工常常发现在必需要使用时， 常常发现几年前的

6、客户来往文件、研究笔记等电子文件已经找不到了。 重要电子文件容易被员工批量复制带出公司使用，由于大多员工没有电子文件安全 管控意识以及电子文件本身的易复制的特性，非法员工很容易就可以将非工作必需要 的公司的重要文件也收集到自己电脑中，并通过U盘带走，从而在一定程度上给公 司造成损失。 上述面临的问题，使得引入公司统一的电子文件管理平台对电子文件进行集中存储和管控变得非常必要和迫切。 结合现有公司状态与目前信息系统的现状，在充分合计将来业务发展必需要，我们必需要将公司文件信息平台建设成统一管理、可扩展、可继续发展的系统，为公司提供统一的文档存取服务,来满足公司飞速发展的必需要。 、文件集中存储

7、布暑文档集中存储平台，包括提供稳定性好、性能高、安全有确保的网络文 件存储服务，作为公司所有电子文件的整合平台，将各个部门的服务器以及 各员工自己管理的电子文件全部采集到平台统一存储到系统上来。 、文件权限分配 文件依据公司业务要求进行分类，并依据员工所在部门、岗位必需求来划分初 始权限。做到即确保业务过程中可以正常使用文件同时对重要文件进行严格 保护，确珍重要的文件不同意未授权用户浏览，重要资料一般状况下只同意 授权用户在线打开。 、文件追溯管理 用户在系统中进行的所有文件操作都必需要有记录可以查询并追溯，同时用户 对文件进行的操作都必需要可逆，防止误操作，因此用户打开文件必需要有日志， 修

8、改文件必需要有历史版本可供随时查询与回滚，员工删除文件只同意逻辑删 除。 、文件安全管理 文件安全包括存储安全与使用安全，存储安全必需要确保文件进入系统后不会 丢失，包括文件物理存储安全与数据的容灾备份。使用安全是确保用户在使 用文件的过程中最大程度上对文件内容进行保护。 、文件系统与业务系统的集成 文件作为公司重要的数据载体，公司其他业务系统如OA系统中的文件通过对 接使公司信息系统中的文件全部归档到统一的平台中存储，以便用户在统一 的平台上即可使用公司所有的电子文件。 、文件系统高性能与可扩展性 文电子文件管理平台的建设，主要体现在四个方面：文件存储集中、备份集中、 管理集中和使用集中。因

9、此对系统的可靠性、处理能力、吞吐能力以及扩充扩 展能力提出了较高的要求。 为确保业务应用，必需具有高可靠性。采纳相关的软件技术提供较强的管理机 制、控制手段、事故监控和安全保密等技术措施，提升系统的安全可靠性。保 证业务应用不中断，确保数据不丢失。 为适应集团公司业务以及信息化技术的发展，在系统的性能、文件存储的扩展、 管理功能的改善、文件安全的提升等各方面都具备合格的扩展性。第2章系统制定方案 开始软件(KASS)是国内最早的专业文档管理软件供应商，一直致力于为企业、政府等各类组织提供优质的文档管理软件及方案。 目前有1000家以上的正式客户在生产环境中使用开始软件提供的文档管理解决方案，其

10、中，中央组织部、西子奥的斯集团、古井集团、剑南春集团、金德管业集团、扬州牧羊集团、烟台万华集团等单位均大范围(文档系统使用用户数上千)使用开始软件。 开始文档管理解决方案的专业性强，开始软件的相关产品可全方位覆盖企业与文档管理相关的所有必需求，包括电子文件传输、存储、分类、管理、使用、安全、备份等等。 本方案特点： 支持所有格式的电子文件的管理。 专有的文件存储与读取方式，可以确保超巨量的文件数量下系统运行的合格性能。 支持多平台，包括Windows, Linux等。 产品成熟度高，系统运行稳定。 应用客户广泛，而且完全自主的知识产权与多年的研发经验。 系统的解决方案而非单一的产品，配套软件多

11、 实施后效果 1查找文件更快，直接依据文件分类与文件地图就可以清楚有哪些文件。 2极大的减少用户传递文件上花费的工作时间与工作量。 3各部门及分公司的文档通过统一的平台即可使用，提升部门之间的协同性。 4建立形成公司文件知识库，重复利用历史的文档，更多的发挥文件的价值。 5文件有效有据可查，有效降低使用错误文件的可能性。 6提升公司文档的安全性，不用担心文件丢失，减少文件被批量直接复制带走的风险。 KASS软件系统是基于JA V A开发的企业级软件系统。 1)KASS系统支持浏览器/服务器(B/S)结构，布暑方便快捷。KASS系统支持IE/Firefox 浏览器，可以在windows或lin

12、ux客户端环境下访问KASS系统。 2)系统支持安装专用客户端(C/S)，更方便快捷的实现系统登陆与文件操作。 3)操作系统方面，KASS系统基于JA V A开发，具有极深的跨平台性和可移植性，可 以适应复杂的服务器操作系统环境。 4)数据库方面，KASS系统采纳JDBC来连接各类数据，支持SQL Server、Oracle、 MySQL等多种数据库，可以方便地在数据库之间进行移植。 5)文件存储方面，系统支持集中存储文件，系统也支持分布式存储。可以将大量的文 件分散存储到业务服务器以外的其他专用文件服务器上。关于公司在使用后因发展必需要扩充存储容量，可以确保随时通过增加存储服务器等方式来提供

13、足够的存储空间。 6)服务器性能方面，KASS系统支持集群方式来扩展并发性，KASS系统支持HA双 机方案来避免单点故障。 7)系统默认支持简体中文语言界面，可拓展支持英文、繁体中文等各种语言界面。 文件管理平台有单独的登录窗口，也可通过集成后可以实现员工登录公司OA内网后，直接点链接进入文件管理平台。 登录后即可依据员工的权限查看公司的文件库。 文件的存储是整个方案的基础，电子文件通过多种方式录入存储到系统。 A、手动递交，员工在完成文档编辑后，通过登录系统再手动上传的方式将文件递交到系统中存储。 B、通过配套软件自动抓取，公司的 机、扫描仪、检测等设备产生的电子文件在自动生成后，可以通过专

14、用的配套软件自动抓取同步到系统指定位置中存储。 C、通过集成，OA等业务信息系统中的电子文件归档到文件存储系统中。 2.2.3 权限分配 对文档进行权限管理是保护公司文件财富的重要手段。权限管理的作用就是限制指定范围用户对指定文件夹或文件的操作。 A、权限类型 KASS系统可以针对节点文件/文件夹进行权限控制，系统内的权限的种类有：不可见、列表、预览、下载、修改、删除文件、完全控制等。 B、授权对象 权限分配以节点为中心，指定用户范围的权限构成，即指定哪些用户或哪些组、角色对该节点拥有什么样的权限，这种权限结构更能适应用户多、文档量大、权限结构复杂的大型单位； C、特别权限 为更好支持一些特别

15、权限必需求，系统也可以依据多项条件进行组合授权。比如可以设置角色为经理的用户可以浏览分类为涉密的文件等。 同时通过丰富的权限继承、权限优先级等设置规则，可以轻松设置出满足各种要求的权限方案。 权限分配设置 D、分级的权限分配 在大型组织中由于人员比较复杂，完全由系统管理员进行权限管理会有诸多问题，KASS也支持系统管理员将各部门的文档管理权限下发到各部门的文控人员，由文控人员自行规划自己部门的文档权限。同时还可以通过文件公布、权限申请或文件借阅工作流等来实现临时的授权。 2.2.4 文件日常操作 员工登录系统后浏览到必需要使用文档，即可对文件进行对应的操作。包括： 预览：在线只读方式查看文件内

16、容。 下载：将文件下载到客户端电脑指定位置。下载并打开：将文件下载到本地工作目录，并且使用本地的默认程度打开该文件。 打印：在线打印文件。 修改：包括上传更新和office文件在线修改两项。 签入签出：包括签入文件或签出文件及签出并修改两项。 日常操作：文件的重命名、复制、移动、删除操作。 管理操作：文件的相关管理操作，包括权限管理、属性管理、版本管理、标记状态、公布、来宾访问、工作流、消息订阅操作。 推举：将文件推举给指定用户。 收藏：将文件收藏到个人收藏夹，方便后续使用。 文件右键操作菜单 A、文件在线编辑 关于本地安装了编辑程序的文件格式，系统支持直接采纳的方式实现一键式修改文件。而无须

17、用户手动将文件下载到本地，再打开修改，然后储存后选择文件更新。 关于office文件系统还额外提供了的操作方式，用户直接在浏览器中即可完成文件的修改操作。 B、文件在线预览在线只读打开 系统支持常见格式在线只读打开查看文件内容。 支持格式包括：办公文档类word、excel、ppt、pdf、txt，多媒体类gif、jpg、bmp、png、tif、mp3、avi、mpg、rm等，图纸类(CAD、UG、CATIA等。 在线打开时只能查看内容，无法复制内容，无法将文件另存，无法打印文件内容。 office文件转换成pdf在线预览效果图C、批量传输 在使用文件过程中常常会必需要对多个文件/文件夹进行批

18、量的操作。 浏览器模式下批量上传必需要客户端安装相应java环境： 浏览器模式下批量下载，勾选必需要下载的文件及文件夹： D、文件搜索 当用户忘记必需要使用的文档的存储目录时，常常会必需要使用文件搜索来找到必需要使用的文档。 系统支持通过文件名称、文件创建者、创建时间等信息来搜索文件。 针对有文字内容的文本类文件如word、xls、pdf等,，系统支持对文件文字内容进行全文检索。 关于部分扫描形成的pdf及tif、jpg图片等文件，系统支持对图片内容进行OCR识别后进行全文检索。 文件全文搜索结果 E、来宾使用文件文档访问链接. 系统同意文档管理员将系统中的文件/文件夹开放给系统外用户通过链接

19、的方式使用。 来宾访问页面 文档是公司的重要无形资产，确保文档的安全使用就是保护公司的财富。 KASS文档安全管理解决方案，从文档的存储安全到文档的访问安全再到文档的操作安全与应用安全，全方位确实保文档整个生命周期安全。 A、文档存储安全 文档存储安全是确保公司文档是完整的，不会有文件损坏或丢失的状况。 KASS中文档以原格式存储，不对文档内容进行任何变更，确保公司文档不会因使用KASS而有任何变更。 文档集中存储备份，文档会自动进行统一的备份，防止因为存储设备损坏导致的文件丢失。 文档删除恢复，文档被用户删除后，如果发现是误删除，可以由管理员进行恢复。 文件删除恢复 B、文档访问安全 文档访

20、问安全是为了让重要文档不被非法用户访问。 限制访问的IP与MAC地址，限制同意访问的地址，外来人员带到公司的笔记本不同意登陆系统。也可以设置具体用户的访问地址，如技术经理只同意在专用PC中才同意登陆。 登陆时验证身份信息，登陆系统必需要输入用户名与密码。 访问文档权限受控，登陆系统后，能访问哪些文档，受系统的权限管控。 C、文档操作安全 文档操作安全是为了确保用户在操作文档的过程中，确保文档的保密安全。 操作有日志记录，所有用户进行的所有操作，系统都有具体的日志记录，方便进行追溯。 在线只读预览，重要文档在公布给必需要查看的用户使用时，如果不希望用户下载，则可以让用户直接在线只读的方式预览文档

21、预览时文档内容不能复制与另存。 D、文档应用安全 文档应用安全是为了让用户可以放心的使用文档，不会因为使用了不正确的文档而给公司业务与工作效率带来损失。 文档版本追溯，用户随时可以查看文档的整个版本变更轨迹，这样可以知道文档是由那些用户产生的。 E、文档传输安全 企业中的KASS系统如果布暑应用于广域网访问，并且希望用户客户端在同KASS服务器端进行交互时得到安全的传输确保，则可以通过配置实现使用HTTPS安全传输协议来进行文件与信息的交互。 F、文件数据审计与报表 系统中提供多种报表供文档维护人员与公司管理人员对公司文档状况进行掌控。 用户登陆审计：提供用户登陆/注销时间、登陆IP等信息的

22、检察。 文件操作日志：提供用户在系统中对文件执行的操作检察。 文件/用户统计报表：提供用户及文件操作次数检察。 权限报表：提供系统中文件/文件夹权限组成检察。 文件同步报表：检察客户端文件同步信息检察。 自定义报表：依据公司其他业务与管理要求，用户可以在开始公司的配合下，增加符合要求类型及数据的报表。 A、文档版本管理 在一个文档的完整生命周期中，往往会在不同时间点由不同人产生不同版本。能否在整个过程中对文档的版本进行有效的控制，将直接影响到文档或相关业务的正确性。 KASS系统文档版本管理方案支持用户直观方便地进行文件存取、版本更新、历史版本浏览、版本差异比较、签出签入、版本回滚等操作。 文

23、件版本管理示意图 签出/签入文档：系统支持“签出-签入机制，有效避免多人同时修改文档造成的修改冲突。用户在开始修改文档前可以签出文档，使用户取得对文档的独占编辑权，从而避免了修改冲突，文档被签出后并不影响其他用户阅读该文档。用户完成修改操作后即可签入文档，释放用户对该文档的独占编辑权。 文档多版本存储：文档在储存编辑结果并签入更新后，文档自动变更为最新版本。用户可随时调阅查看历史版本文档。同意在误修改文档后，将文档回滚至指定历史版本。同意清理多余的历史版本。文档版本被误覆盖或误删除后，仍可从系统回收站中恢复该文档。 文件多版本存储 B、文档状态管理 文档在不同的生命周期状态，用户对文档的使用是

24、不一样的。 文档在生命周期中的位置通过对文档标记状态来实现。 在KASS系统中，系统维护人员依据企业业务规划设置文件状态的类型，然后日常维护过程中，由文档管理员可以对文档状态进行标记。 被标记状态的文件将被进行执行对应被禁止的操作，比如文件处于失效状态，则应当不同意用户下载文件使用等。 C、文档推举、公布使用 处于正常使用状态下的文档，一般用户可以通过推举让其他用户来使用文档。 文档管理员则可以通过公布将文件发送给指定用户使用。 公布时可以选择用户接收后拥有的临时权限类型，可以选择是否要求用户签收。 文档公布人员可以在我的桌面中我公布的文件项中随时了解到文件公布的签收状态，并可以对必需要回收的

25、公布进行清除。 清除后用户因文件公布临时拥有对文件的权限将自动失效。 公布文件客户端弹出的消息 D、文件评论 用户在使用文档过程中也可以对文档发表评论。 KASS支持多人围绕文档进行协同工作。KASS支持松散的协同工作模式，如文件共享、文件推举、文件消息订阅等方式。KASS也支持严谨的协同工作模式，基于“文档工作流引擎，使文档严格地以工作流方式在多人之间协同流转。企业可依据实际状况自定义KASS 文档工作流程。 A、文档工作流 KASS系统可以通过文档工作流来实现文档生命过程中的各个周期，比如起草、审核、公布、更新、失效等。管理员可以在后台配置各种流程模版，一旦用户发起流程，或者满足流程触发的

26、条件时，系统会依据流程模版中的流程步骤进行流转，流转通过后系统自己执行模板设置的动作。 流程过程中支持审批代理，支持推审等动作。流程也可以附带自定义表单，比如希望的文件编号、文件名称等。流程到达下个阶段时，会发送消息给相关人员。流程结束后相关文件的历史中记录流程状况。 用户发起工作流 文档生命周期中可以被标记以下状态：文档版本定稿、文档定稿、文档归档、文档失效。 文档可以被推举与公布，文档公布对象可以签收。 另外生命周期的各个历史，比如文档修改历史，流程历史，状态历史与文档公布历史都可以在文档历史中直观方便的显示与查看。 B、文档归档与公布 流程通过后可以将文档归档到流程指定的归档目录。 同时

27、可以将归档后的文档公布给必需要查看的用户进行使用，接收人在签收后可以查看该公布的文档。 文档归档后，项目与部门负责人可以通过文件消息订阅追踪了解文档的使用及与变更状况。 A、文件分类与元数据管理 KASS系统也可以依据必需要文档的业务应用形成多纬度的自定义文档分类比如合同类、图纸类，同时可以依据公司文档管理要求以及文档分类的必需求，分别定义文件的拓展元数据比如文件密级以及分类对应的元数据比如合同文件的合同签定者属性。 通过管理员配置后，可以要求用户在上传文件时选择所属分类并填写相关元数据值。 上传文件前填写相关元数据 B、文件多纬度分类浏览 用户可以针对不同分类方式来浏览电子文件及相关元数据。

28、文件的类型分类及相关元数据的整理可以依据必需要进行设置管理。 浏览分类下文档C、文件编号 系统可以为系统中所有文件/某文件夹下文件/某分类下等条件下的文件产生符合客户管理要求的包涵固定字符、自动增长数字、年、月、日、某属性值等内容的自定义编号。 D、文件附件、文件关联 KASS系统支持文件拥有一个/多个附件与关联文件。 文件附件文件关联文件 A、服务器文件保护 当公司文档集中在服务器上进行统一管理后，服务器将成为公司文件访问的核心区域，有时公司在疏于防范的状况下，服务器中的文件可能面临被非法直接操作的风险，因此必需要通过软件的方式对存储文件的文件夹进行保护，即必需要确保公司文件的正常运用，同时

29、也能在一定程度上防止非法用户直接登录操作系统并复制走公司服务器中的文件资料。 KASS服务器文件夹保护软件是专门针对KASS文档管理系统用户，提供的一套服务器文件夹防止非法用户直接使用文件的安全软件。 可以设置服务器必需要保护的文件夹位置。用户可以依据KASS的文件存储目录，设置 软件必需要保护的目录。 设置后程序将在服务器开机后自动开启保护服务。 如果必需要更改配置必需输入正确密码才同意配置本程序。 受保护的文件夹将禁止用户直接访问 KASS系列程序可以正常对该文件夹下文件进行管理与维护。 B、服务器文件备份 当发生硬件损坏、病毒感染、误操作、黑客攻击等原因造成数据丢失或KASS系统瘫痪。企

30、业信息数据、机密文件丢失导致企业造成严重的损失。 为了防止以上状况，必需要对服务器应用程序以及服务器的相关数据进行有效地备份，从而使企业的应用系统与文件及数据可以快速的恢复并运作。 KASS服务器文件备份软件是由上海开始软件开发，专门针对KASS文档管理系统用户，提供的一套服务器文件备份软件，可以依据策略自动备份服务器中的程序以及文件，使在发生意外时，企业用户可以依据备份快速回复应用系统的服务。 主要功能有： 备份服务可以设置为开机自动启动，启动后自动依据策略实现文件备份。 程序可以设置具体的备份策略，可以依据必需要设置备份的目录、忽略的目录、备份的方式、备份的目标位置、以及执行的时间等信息。

31、 3、备份信息有日志可以查询 KASS系统支持外部系统通过调用API的方式来使用系统中的功能与数据： A、文件操作API：其他信息系统中的文件通过API归档到KASS中。 B、其他API：与其他信息系统的流程进行数据的对接。 KASS系统通过集成实现与公司其他信息系统用户及组织信息的同步，开始软件在用户信息同步方便拥有丰富的实施经验，给超过100家使用文档管理系统的企业用户实施过文档系统与AD域、LDAP或其他信息系统中用户进行同步与集成的工作。并且用户信息的集成同步在产品中有对应的功能模块，仅必需要通过配置既可满足大部分客户的集成要求 A、用户集成：通过集成与集团公司统一的用户体系坚持一致。

32、 B、单点登录集成：用户登录集团公司内网后，无必需再次输入用户名与密码即可登录KASS。 第3章软件及硬件配置 服务器必需要依据公司的实际规划进行具体安排，以前期500左右总用户服务器运行环境推举如下： 建议服务器配置如下： 建议存储磁盘阵列配置如下： 服务器软件环境： 客户端环境方面：推举使用的浏览器为Windows Internet Explorer 6.0及以上版本，支持firefox等浏览器。 网络环境方面：推举客户端同服务器之间为局域网，支持广域网或专网。 第4章项目实施计划 电子文件管理系统的建设必需要围绕文档的安全与应用为方向，正确理解公司业务必需求，基于目前的文件管理现状，在公

33、司现有业务不受影响前提下，确保系统的正常实施与运行。 实施目标： KASS电子文件管理系统成功在相关设备中运行。 完成公司用户体系及单点登录的集成 公司AO系统与档案系统与KASS文档管理系统相关集成工作完成并满足业务管理要 求 公司现有电子文件及数据导入到系统 依据公司规划对公司文件权限等初始使用环境进行设置 具体实施步骤：第5章售后服务 开始公司通过热线 、电子邮件、即时通讯、远程桌面等方式向客户提供远程维护与技术支持服务，或者通过上门服务等方式向客户提供现场维护与技术支持服务，具体内容如下： 开始公司提供与许可软件有关的维护与技术支持服务，具体内容如下： 软件购买一年内以及购买年服务期限内，上海开始软件提供与许可软件有关的维护与技术支持服务，具体内容如下： 依据实际必需求，通过热线 、电子邮件、即时通讯、远程桌面等方式向客户提供远程维护与技术支持服务，或者通过上门服务等方式向客户提供现场维护与技术支持服务，具体内容如下： 上海开始软件 2021年1月1日