[专业课]10基础知识.docx

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1、.基础知识资料 企业资源计划概述 企业资源计划究竟是什么?众说纷纭，有的人说它就是软件，有的人说它是集成网络系统，也有的人说它属于企业管理的范畴，等等。ERP的形成经历了几十年探索和总结，已经基本形成了一套相对完整的理论体系。它不仅仅涉及IT领域，而且已经成为管理领域的一门学科理论。我们先从企业的经营管理业务说起。一、 企业经营管理业务 企业经营管理活动的目的最终还是为了获取利润，企业要想获取利润就必须向社会提供满足要求的产品或服务，在此过程中企业需要组织一系列的管理活动。具体说来主要包括以下几类管理活动。 (1)财务管理：会计管理、存货核算管理、预算管理、成本管理等。 (2)供应链管理：营销

2、管理、采购管理、库存管理等。 (3)生产管理：生产计划管理、物料清单管理，车间管理、质量管理等。 (4)人力资源管理：薪酬福利、人事管理、组织规划等。 (5)其他管理：客户关系管理、项目管理等。 可见，企业管理业务种类繁多，同时新的管理业务也在不断涌现。由于各个企业的管理方式、文化背景不同，因此企业的管理组织方式也是多种多样的，各项管理工作业务流程也不尽相同，除此之外，产品的不同、环境的不同，各地经济法规的差异、人员配置的多少都会影响到企业各项管理业务的开展。管理学认为“管理无定式”即此理。 讲管理的目的是为了更好地向大家阐述ERP理论，因为企业的实际业务管理是开展ERP的基础。在ERP业界有

3、一句俗语“ERP的实施应用是三分技术，七分管理，十二分数据”，此话道出了企业管理信息化的重要程度远远要大于IT技术的应用本身。二、ERP理论的发展从20世纪90年代初提出的ERP概念至夸已经经历了十几年的发展历程，其形成大致经历了4个阶段，现在我们介绍这4个阶段，井对ERP展开全方位的认识。（一）基本MRP阶段 1、库存订货点理论 在20世纪30年代初期，企业控制物料需求的方法通常是采用控制库存物品数量的方珐，对每种需求的物料设置一个最大库存量和安垒库存量。最大库存量是由于库存容量、库存占用资金的限制而设置的。安垒库存量也叫最小库存量，为提供库存缓冲，物料的消耗不能小于安全库存量。同时采购需要

4、有提前期，物料到货时物料的消耗不能刚好等于安全库存量。 订货点控制法存在许多缺陷“何时需要物料”是主要问题。 2、物料需求计划理论 其基本思想就是：区分独立需求和相关需求；制定产品结构清单，把所有物料的需求联系起来，物料需求区分时间段，不同的零件，不同的采购提前期，即可以计算出来不同的物料需求时间。 物料需求计划(material require planning，MRP)系统的目标就是在正确的时间、正确的地点，按照规定的数量得到真正需要的物料，从而实现减少库存、优化库存的管理目标。（二）闭环MRP阶段 由于环境是变化的，基本MRP受各种环境的影响和限制无法保证物料的及时供应，因此20世纪80

5、年代初在基本MRP基础上发展形成了闭环MRP理论。 闭环MRP理论认为主生产计划和物料需求计划应该是可行的，即考虑能力的约束。基本思想是：把生产能力计划、车间作业计划和采购作业计划纳入MRP，形成一个闭环系统。在计划执行过程中，必须有来自车间、供应商和计划人员的反馈信息，并进行计划的调整和平衡，从而使生产计划的各个方面得到协调和统一。（三）、MRPII阶段 制造资源计划(manufacture resourcc planningll，MRP 11)阶段在MRP管理系统的基础上，系统增加了对企业生产中心、加工工时、生产能力等方面的管理，以实现计算机进行生产排程的功能，同时也将财务的功能囊括进来，

6、在企业中形成以计算机为核心的闭环管理系统，这种管理系统已能动态监察到产、供、销的全部生产过程。（四）、ERP的形成 由于经济全球化、企业规模的扩大，企业面临的竞争更激烈，以客户为中心、基于时间、面向整个供应链成为制造业发展的基本动向。MRP II通过吸收和融合其他先进思想来完善和发展自身理论，20世纪90年代末ERP营运而生了。 企业所有的资源简要地说包括三大流：物流、资金流、信息流。ERP也就是对这三种资源进行全面集成管理的管理信息系统。概括地说，ERP是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，全面集成了企业所有资源信息，为企业提供决策，计划、控制与经营业绩评估的全方位和系统化的管

7、理平台。ERP系统是一种管理理论、管理思想，不仅仅是信息系统，它是利用企业所有的资源，包括内部资源与外部市场资源，为企业制造产品或提供服务创造最优的解决方案，最终达成企业经营目标的管理工具。 进入ERP阶段后，以计算机为核心的企业级的管理系统更为成熟，系统增加了包括财务预测、生产能力、调整资源调度等方面的功能，配合企业实现IT管理全面、质量管理和生产资源调度管理及辅助决策的功能。ERP成为企业进行生产管理及决策的平台工具。 它除了继承了MRP l的基本思想(制造、供应链、财务)之外，还大大地扩展了管理的系统，如质量管理、设备管理、分销管理、数据采集接口和电子通信等。简言之，ERP极大地扩展了管

8、理业务的范围及深度。三、k3系统的介绍整个系统遵循windows DNA框架结构，基于三层结构技术，支持数据库、web应用层三层结构：是一项先进且成熟的应用结构，分为数据库端、中间层、客户端三个层次。系统分成三部分组成：（由于安装的文件较大，而且技术性较强，我们为大家的方便，另行提供给大家简单的安装方法。以下剩余部分仅供参考）l 系统安装 以下简单介绍安装步骤。 首先准备中间层服务器的操作系统，一般为windows 2000 server，经我们的测试，也可以在xp上使用，客户端或演示可以尝试使用其他操作系统。 其次在安装K3系统之前需要安装数据库服务器，即需要安装Microsoft SQL

9、server 2000。如果用户是windows 2000操作系统可以安装标准版或企业版的数据库。如果是wlndows XP操作系统可以尝试安装个人版或开发版的数据库。 然后进行环境检测，安装支持K3系统运行的其他软件。 最后安装K3系统。四、财务会计系统企业财务管理是基于企业再生产过程中客观存在的财务活动和财务关系而产生的，主要是用在企业的资金控制，是企业管理的重要内容。自有商品经济以来，“效益目标一资金运作一生产经营一成本管理”就构成了企业管理运作的永恒循环，财务和业务管理就构成了企业一个目标下的两大类工作，相辅相成，紧密相连。 ERP系统作为企业资源优化管理系统，从本质上反映了业务与财务

10、信息整体一致的关系。我们在本书中将介绍ERP系统中财务管理各子系统的管理内容和应用。（一）财务会计系统的主要功能 财务会计管理是从审核原始凭证、编制记账凭证开始，然后到记账、对账、结账等的一系列会计处理过程。目前的财务会计系统不仅提供以上基本功能，还扩大到往来、出纳、固定资产等各项管理。主要包括以下内容。 (1)系统初始设置：建立ERP账套、共享基础资料、用户管理权限设置等。 (2)基础财务处理：凭证业务，账簿查询、输出报表等。 (3)固定资产管理：实现卡片管理，输出固定资产三级帐管理等。 (4)出纳管理：制作出纳流水账、实现账账相对、账实相对等。 (5)往来管理：应收账款和应付账款、票据管理

11、。（二）财务处理系统的基本流程首先，先建立账套并执行系统初始化，若财务和供应链等系统同期启用，则在此初始化阶段应录入ERP系统所需的各项公共资料；之后录入各个子系统的初始数据，并建立各个系统数据对账的环节，保证初始数据的一致性。 然后，结束初始化，开始日常业务。在财务会计系统中，各财务子系统各司其职，完成相应的管理工作。其中总账系统是基本系统，以处理凭证为核心。往来、固定资产各子系统最终把各自的业务生成凭证传递到总账系统进行汇总。最后，报表系统根据总账系统的凭证业务，生成资产负债表、损益表和现金流量表等财务报告并进行财务分析。本教材案例背景介绍 本教材以“江门职业公司”ERP系统的应用过程为例

12、，详细阐述财务会计管理系统的应用过程。一、“江门职业公司”背景介绍 公司名称：江门职业公司。 公司简介：该公司是一家高新技术企业以制造、销售电脑为主，公司总资产逾30亿元人民币，2020年销售额达1亿元人民币。 基本情况：2020年6月购买了金蝶K3 ERP系统，7月启用，会计科目为股份制企业会计科目，记账本位币为人民币，同时有外币业务“美元”、“港币”。二、相关部门工作职责江门职业公司相关部门的工作职责如下。财务部 1，负责日常凭证、帐簿的编制、登记及管理；出纳业务管理 2，为管理人员提供各种财务分析数据和报表办公室 1，采购发放办公用品、文具、福利品 2，负责公司固定资产的综合管理三、基础

13、档案资料客户资料：该公司拥有国内外众多客户群，按照区域分类进行业务划分。供应商资料：该公司供应商厂家众多，按照区域分类进行业务划分。部门资料：内设10多个一级部门，其中车间和销售部下设多个二级部门。项目一、 账套管理 账套是存放各种数据的载体，各种财务数据、业务数据都依据一定的规则存放在账套中，账套本身其实就是一个数据库文件。简单地说，一个账套对应一个企业的一套完整的账务业务体系。如果是第一次使用金蝶K3系统，那么首先要新建账套。账套管理工作一般应该由企业的K3系统管理员来负责。任务一 新建账套一账套管理登录操作步骤： (1)点击【开始】【程序】【金蝶K3】【中间层服务部件】【账套管理】。初次

14、使用时，用户名为：Admin，无密码；正式使用，请修改该用户密码，如图1-1所示。(2)直接点“确定”，进入“金蝶K3账套管理”界面，如图1-2所示。 图1-1账套管理登景 图1-2账套管理二、建立组织机构 系统中允许存在多个账套，为了便于对多个账套进行管理，用户可以按照组织机构对各种账套进行分类管理。案例 (1)组织机构代码：01 (2)组纵机构名称：江门职业公司。 (3)访问口令为空。操作步骤： 选择【组织机构】菜单，点击【添加机构】功能。添加机构代码和名称，如图1-3所示。图1-3账套管理三、建立账套案例 (1)账套号；01.01。 (2)账套名：江门职业公司2020。 (3)账套类型：

15、标准供应链解决方案。 (4)数据实体；系统会自动给出，不需客户命名。 (5)数据库文件路径：提前建好的E：K/3数据实体。 (6)数据库日志路径：同上。 (7)系统账号：简单可选“Windows身份验证”。操作步骤： (1)点击【新建】按钮，在向导中录人案例中的相关信息。如图1-4所示。 参数说明如表1-1所示。表1-1 数据项 说 明 必填项(是/否)账套号 账套在系统中的编号。可以用于标识账套具体属于哪个组织机构 是账套名 账套名称可以不同于用户的单位名称，它是用来区分单位内部不同的账套 账套类型 系统给出“标准供应链解决方案”、“标准财务解决方案”、“人力 是 资源解决方案”等多种账套类

16、!月户要根据自己的需要进行选择。 如用户选择了“标准供应链解决方案”类型，则系统提供包括供 需链业务和纯财务业务的各项功能，建议选择 数据实体 账套在数据库服务器中的唯一标识 (系统给定，是)数据库文件路径 C：Mssql7data或提前建好的E：K/3数据实体 是数据库日志路径 同上 是系统账号 账套所要登录的数据服务器的名称登录方式用户名、密码等 是数据库文件路径 账套保存的路径即数据服势器上的某个路径 是图1-4新建账套 (2)点击【确定】，系统就会开始自动进行账套的创建过程了，系统完成账套的建立后在“账套列表”中会形成一条记录。如图1-5所示。图1-5系统完成新建账套四、账套属性设置案

17、例 (1)机构名称：江门职业公司。 (2)地址：江门职业大道888号。 (3)电话：075012345678。 (4)记账本位币代码：RMB。 (5)名称：人民币。 (6)小数点位数：2位。 (7)启用会计年度：2020年。 (8)启用会计期间：7期。 (9)自然年度会计期间。操作步骤：选择该帐套列表中的新建账套记录，点击【设置】按钮，按照案例内容分别对系统、总帐和会计期间进行账套参数设置，其中单击“更改”来设置账套启用的会计期间，点击【确认】以完成账套设置，随后即可启用该账套。图1-7、图1-8、图1-9、图1-10、图1-11，图1-12所示 1-7 新建账套属性设置 图1-8新建账套属性

18、设置注意 (1)属性设置的“总账”中有“凭证过账前必须审核”一项，可以在以后的总账系统参数设置中进行。 (2)属性设置中“会计期间”的设置要慎重，一旦确认将无法更改 图1-9新建账套启用期间设置 图 1-10新建账套会计期间属性设置 图1-11新建账套启用期间设置 图 1-12新建账套会计期间属性设置任务二 账套备份与与恢复一、账套备份为了保证使用软件过程中财务数据的安全性，要对账套定期做数据备份，当原账套数据遭到损坏，导致无法再使用原账套时，可用“恢复”功能将原账套的备份数据以账套的形式解开进行使用。建议经常进行账套备份，最好每天进行。一般情况下建议选择“完全备份”方式，每天覆盖前一天的备份

19、即可；在初始化阶段或特殊阶段也可以选择修改文件名称不覆盖前一天备份的方式，而保存关键阶段的备份数据。案例 系统管理员制定了备份方案：首先在非系统盘D盘下建立文件夹“K/3账套备份”，每天下班之前进行账套备份，通常可采用“完全备份”方式，覆盖前一天的备份。另外在几个关键阶段可单独备份，以备使用。操作步骤：在【账套管理】中，选中待备份账套，点击【备份】按钮，选择备份路径，【确定】备份后，系统则生成*.bak和* dhb文件，如图1-13、图1-14所示。注意 要定期将硬盘备份拷贝到外部设备上或者制作成光盘保存，拷贝时注意需要完整地拷贝备份生成的两个文件。图1-13设置账套备份名称 图1-14账套备

20、份成功二、账套恢复案例 将上次备份文件F03.db恢复为账套编号为“01 04”，恢复的账套名为“江门职业公司2020”。操作步骤： 在【账套管理】中，点击【恢复】按钮，“选择数据库服务器”，其应与当时新建账套时的系统账号一致，点击【确定】后，选择原备份的路径，并选中*dhb文件，修改账套编号和账套名，点击【确定】即可恢复原账套。如图4-15、图4-16所示。图1-15账套恢复设置图1-16恢复账套选择备份路径三、自动批量备份案例 江门职业公司调整账套备份方案，使用“自动批量备份”功能，每天8: 00由系统自动完成账套备份，即备份间隔时间为24小时。操作步骤：在【账套管理】中点击【数据库】菜单

21、下的【账套自动批量备份】，在此设置备份时间、备份路径、完全备份时间的间隔(小时)；并保存此设置方案。系统即按照此方案自动执行备份。如图1-17、图1-18所示。图1-17账套自动批量备份方案保存任务三 用户管理 用户管理中不仅有用户，还有用户组。用户组的作用主要是方便对多个用户进行集中授权。如果对权限相同的用户一个个授权，会比较烦琐和浪费时间；我们只要对某个用户组进行一次授权，该用户组中的所有用户都可以继承该用户组的权限信息。如果有的用户除了拥有该组的权限之外还有某个特定的权限时，则可以再单独对其进行授权。 如果公司的员工较少，也可以不分组别，直接建立用户并且授权即可。一、增加用户组案例 增加

22、用户组，对各组进行授权，今后加入该组的成员皆拥有此权限。如表1-2所示。表1-2 用户组名 说 明 组权限 财务组 负责财务管理 基础资料、总账系统、报表系统、应收应付财务分析、 现金管理、现金流量表 办公室组 负责固定资产管理 固定资产系统操作步骤： 可以使用中间件和客户端进行，点击【用户】，弹出【用户管理】对话框，在菜单【用户管理】中选择【新增用户组】功能，增加“财务组”等用户组。如图1-24、图1-25、图1-26所示。 图1-24新建用户组 图1-25设置用户组内容图1-26完成新增用户组注意 系统中已经预设了3个用户组：其中“users” “cashiers”为一般用户组，需经过授权

23、才能使用K3系统。其中“Adminsistraors”是系统管理员组，无须授权属于该组的用户拥有K培系统所有权限。二、用户组授权 用户组权限和用户权限的设置是相同的，系统将所有模块的权限分别列出，用户可以根据实际需要为组授权。操作步骤： 选中新增的用户组，在菜单【功能权限】中选择【功能权限管理】功能，在此处对该新增的用户组授予相应的功能权限，并点击【授权】按钮。如图1-27所示。图1-27用户组授权三、增加用户注意：系统中已经预设了3个用户：其中“Guest”为一般用户，对K/3系统只有查询权限；“Adminisrrator”和“momingstar”是系统管理员，无须授权。案例 增加用户，加

24、入相应的用户组中，并单独对个别用户进行其特定权限的设置工作，如表1-3所示。表1-3姓名 密码认证 组别 权限介绍贾全 123 财务组 除拥有财务组的权限外，并有固定资产系统的查询权 固定资产系统权限中的凭证管理的权限满军 财务组冯塞 财务组宋超 办公室 图1-28新建用户 图1-29用户属性设置操作步骤： (1)在菜单【用户管理】中选择【新增用户】功能，增加以上案例中的用户，并将新增用户添加到对应的用户组中，并对用户“贾全”单独进行固定资产系统部分权限的设置。如图1-28、图1-29、图1-30、图1-31、图1-32所示。 图1-30用户属性认证方式设置 图1-31用户权限属性设置 (2)

25、选中需授权的用户，在菜单【功能权限】中点击【功能权限管理】功能，并选择固定资产系统的查询权，再点击【高级】按钮，在此设置固定资产系统的凭证业务管理的权限。注意：(1)在图1-31用户权限属性设置的设置中，一定要选中“用户可以进行业务操作”项。 (2) “高级”：在“高级”选项中，每项“系统对象”必须修改一项“授权”一次，不能在全部修改后授权，否则前面的项目等于没有修改授权(许多用户没有注意这一点)。(3) “禁止使用工资数据授权检查”：用户选择，将不再对用户使用数据授权检查。主要表达在任何用户增加了“会计科目”、“核算项目”中内容，其他用户也能使用，无须授权。但如果用户对数据内容的使用有要求，比如要让某人看不到“核算项目”中“客户”的资料，则不能选中该项目，然后到“数据授权”中去分别选择授权。（4）值得洼意的是如果不选择“禁止使用工资数据授权检查”项目，只要一个用户增加了数据授权中任意一项的内容，其他所有用户(除系统管理员外)都必须对增加的内容进行授权，非常复杂，所以建议选择“禁止使用工资数据授权检查”。*;