数据库讲义第八章.ppt

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1、,数据库讲义第八章,数据库讲义第八章,【本章要点】 通过本章的学习，可了解数据表的构成和设计，掌握Access 2003中的基本数据表操作，学会利用多种方法创建所需要的各种数据表，例如使用向导、通过输入数据和利用表设计器创建等方法，主要熟练借助表设计器创建各种满足实际应用需要的字段，并能设置适当的各种字段属性。同时，讲解表中记录的各种编辑操作及对记录选择、筛选和排序等常用操作。最后，介绍建立表之间关系。 。,数据库讲义第八章,8.1 创建表对象,8.1.1 表的构成,表是数据记录的集合，每条记录又是由具有不同数据类型的字段组成。其实表就相当于一张规则的二维表格，每一行就是记录，每一列就是字段。

2、 为了惟一地表示表中的某条记录，表中必须包含关键字。Access的主关键字（主键）可以由一个或多个字段组成，但其值不能为空，也不能重复。,数据库讲义第八章,8.1.2 使用设计器视图创建表,直接在数据库窗口中选择表对象，然后双击【使用设计器创建表】，系统打开表设计器视图。表设计器视图分为字段输入区和字段属性区两部分，在字段输入区中输入每个字段的名称、数据类型和说明；在字段属性区中输入或设置字段的属性值。,数据库讲义第八章,具体操作步骤：(1) 在【字段名称】列中键入要创建的第一列字段名称。(2) 按Tab键，单击【数据类型】下拉列表的箭头，然后在下拉列表框中选择相应的字段数据类型。(3) 按T

3、ab键，键入字段属性和用途的描述。(4) 按Enter键，转到下一行。根据需要，重复(1)到(3)，将新字段添加到表中。(5) 关闭【表设计器】窗口。(6) 在【另存为】对话框的【表名称】文本框中输入表文件名，然后单击【确定】按钮。,数据库讲义第八章,8.1.3 使用向导创建表,创建表的一个最简单的方法是使用“表向导”。“表向导”通过一系列的对话框操作来帮助用户选择将要包含在数据库中的表类型，以及每个表中的字段。在使用向导进行操作时，用户可以更改表的名称、字段名称和属性。向导还可以使用户方便地创建表的主关键字，建立新表与数据库其他表之间的关系。,数据库讲义第八章,具体操作步骤：(1) 直接在数

4、据库窗口中选择【表】对象，然后双击【使用向导创建表】，系统打开【表向导】对话框，然后按照提示逐步完成创建表的操作。(2) 单击【商务】或【个人】选项按钮，从【示例表】列表中单击最适合需要的表名。(3) 键入表的新名称，或接受建议的名称。同时，确定是否让“表向导”分配主键(4) 若数据库中已经包含了多个表，确定新表是否与数据库中的其他表相关。(5) 确定表的去向。然后，单击【完成】按钮。,数据库讲义第八章,8.1.4 使用数据表视图创建表,在Access中还允许用户不事先建立表，而是直接输入一组数据，由系统根据输入数据的特点自动确定各个字段的类型及长度，从而建立一个新表。,数据库讲义第八章,具体

5、操作步骤：(1) 直接在数据库窗口中选择表对象，然后双击【通过输入数据创建表】项目，系统打开【数据表视图】窗口。(2) 在【数据表视图】窗口中，把具有相同属性的一组数据相应地输入到各个字段中。如果不改变字段名称，则表中的字段被自动命名为：字段l、字段2、字段3等。需要修改字段名时，可以将鼠标指针放在要修改字段的名字上，指针会变成黑色的下箭头，这时单击鼠标左键，此时再单击鼠标右键，出现快捷菜单，选择【重命名列】命令。(3) 输入数据完毕后存盘退出，存盘时要为该表命名。退出时系统会提示你是否为该表创建“主关键字”。,数据库讲义第八章,8.1.5 数据表的基本操作,1. 更改表名称 在【数据库】窗口

6、中，直接点击要修改的表名，或者在该表的快捷菜单中选择【重命名】命令。2. 删除表 在【数据库】窗口中，直接单击要删除的表名，再使用Delete键或者从该表的快捷菜单中选择【删除】命令。,数据库讲义第八章,3. 复制表 在【数据库】窗口中，直接单击要复制的表名。从该表的快捷菜单中选择【另存为】命令，出现【另存为】对话框，输入新表的表名和保存类型。从该表的快捷菜单中选择【复制】命令，然后到【数据库】窗口的表对象窗口中，单击【粘贴】按钮，自动打开的【粘贴表方式】对话框，输入表名，并指明采用的粘贴方式。,数据库讲义第八章,4. 设置表的属性 当用【表设计器】视图打开表时，单击工具栏中【表属性】按钮，打

7、开【表属性】对话框。表的主要属性有：(1) 说明 有关表的注释。(2) 默认视图 指定打开窗体时所用的视图。(3) 有效性规则 与字段有效性规则不同的是表达式中可以包含对该表中字段的引用。(4) 有效性文本 不符合“有效性规则”时显示的提示信息。(5) 筛选 当表在【数据表视图】窗口打开时，只显示满足表达式条件的记录。,数据库讲义第八章,(6) 排序依据 当表在【数据表视图】窗口打开时，按照此依据重新排列显示记录。(7) 子数据表名称 指定或确定与子数据表绑定的表或查询。(8) 链接子字段 指明子数据表记录与主表记录的链接方式。(9) 链接主字段 指明主数据表记录与子表记录的链接方式。(10)

8、 子数据表高度 指定或确定展开子数据表时子数据表的显示高度。(11) 子数据表展开 指定或确定表或查询中所有子数据表的保存状态。(12) 方向 可以为某些语言文字设置成从右向左显示。,数据库讲义第八章,8.2 设置表的字段,8.2.1 表的字段名,Access中有关字段命名的规定如下：(1) 长度不能超过64个字符。(2) 可以包括汉字、字母、数字、空格及特殊字符（除.、!、之外）的任意组合。(3) 不能以空格为先导。(4) 不能包括控制字符，即ASCII码值是0到31的字符。,数据库讲义第八章,8.2.2 指定字段的数据类型,Access提供了10种“数据类型”，它包含了各种数据。当字段已有

9、指定数据类型时，Access将只接受按数据类型指定的格式输入的数据。选择适当的数据类型可以使用户更容易地在数据库表中输入和检索信息。它还可以起到检查输入不正确的数据的作用。,数据库讲义第八章,8.2.3 设置字段的属性,为一个字段选择数据类型之后，可以在【表设计器】下面的字段属性区域【常规】选项卡中为其设置相关的字段属性，用于定义字段数据如何存放或显示。不同类型的字段，属性的定义也有所不同。(1) 字段大小：对于“文本”类型表示字段的长度，其大小可设置为0255之间的整数，默认值为50；对于“自动编号”类型表示字段范围，其大小可设置为长整型或同步复制ID；对于“数字”类型则表示数字的精度或范围

10、。,数据库讲义第八章,(2) 格式：数据显示的格式，可以使显示的样式与实际的存储值有所不同。(3) 输入掩码：字段中所有输入数据的格式，可以用于控制用户在文本框类型的控件中输入值的格式，使得录入的数据十分规范。 输入掩码由3部分组成，各部分用分号分隔。第一部分用来定义数据的格式，格式字符；第二部分设定数据的存放方式，如果等于0，则按显示的格式进行存放，如果等于1，则只存放数据；第三部分定义一个用来标明输入位置的符号，默认情况下使用下划线。,数据库讲义第八章,(4) 标题：在相关的窗体、报表上该字段的标签上显示的标题，标题属性最多为255个字符。如果该项不输入，则以字段名作为标题。如果没有为字段

11、设置标题属性，则Access会使用该字段名代替。(5) 默认值：字段为空时的默认值，在新建记录时系统会自动把这个值输入到字段中。即可以指定一个常量值，也可以是一个表达式。(6) 有效性规则：用户通过设置有效性规则属性来指定对输入到记录、字段或控件中的数据的要求。当输入的数据不符合该规则时，可以定制出错信息提示或使光标继续停留在该字段直到输入正确的数据为止。,数据库讲义第八章,(7) 有效性文本：当输入的字段值违反有效性规则时，系统显示的提示信息。(8) 必填字段：当插入新记录时，此字段值是否可以为空，保证数据的完整性。(9) 允许空字符串：是否允许长度为0的字符串存储在该字段中。(10) 索引

12、：是否以该字段创建索引。(11) Unicode：此属性默认值为“是”。(12) 输入法模式：当光标移到该字段时，系统自动切换到输入法模式，对于中英文混合输入的录入窗体非常有用。,数据库讲义第八章,8.2.4 定义主关键字,创建表的过程中，还有一个关键的步骤是为表设置一个“主关键字”（Primary Key）。先选中要设置为关键字的字段，在工具栏上单击【主键】按钮，这时在该行会出现一个钥匙状的图标，表示该字段已经被设置为“主键”。,数据库讲义第八章,8.2.5 建立、删除和修改字段,1. 添加字段在【表设计器】视图中，右击鼠标弹出快捷菜单，选择【插入行】命令，或者单击表工具栏上的【插入行】按钮

13、。在【表设计器】视图中的当前字段下面会出现一行空白字段，输入新字段即可。2. 修改字段打开该表的【设计器】视图，直接进行字段修改，可以修改字段名、字段类型及字段的各个属性值设置，之后保存即可。,数据库讲义第八章,3. 删除字段 在【表设计器】视图中，右击鼠标弹出快捷菜单，选择【删除行】命令，或者单击表工具栏上的【删除行】按钮。系统自动删除【表设计器】视图中的当前字段。4. 修改已有索引 单击表工具栏上的【索引】按钮，打开【索引】对话框。在其中可以方便地修改索引类型、索引属性等设置。,数据库讲义第八章,8.3 表中记录操作,8.3.1 数据输入,1. 直接输入数据(1) 从切换面板或从“数据库”

14、窗口中单击【表】对象，选择所需表名，单击【打开】按钮。(2)打开表窗口，从第一个空记录的第一个字段开始分別输入。若输入OLE对象型数据，移动光标到该字段，在快捷菜单中选择【插入对象】命令，打开【Microsoft Office Access】对话框。若输入超链接型数据，移动光标到该字段，选择【插入】|【超链接】命令，打开【插入超链接】对话框。 创建值列表和查阅列表字段。(3) 输入完全部记录后，单击工具栏上的【保存】按钮。,数据库讲义第八章,2. 获取外部数据导入外部数据的具体操作步骤：(1) 打开所需数据库，选择【文件】|【获取外部数据】|【导入】命令，打开【导入】对话框。(2) 在【文件类

15、型】下拉列表框中选择要导入的数据文件类型，然后选定该文件的保存位置和文件名。(3) 单击【导入】按钮。,数据库讲义第八章,3. 链接外部数据 链接外部数据就是在源数据和目标数据之间建立一个同步的映象，所有对外部源数据的修改会及时反映到目标数据中，同样对目标数据的修改也会反映到源数据中。选择【文件】|【获取外部数据】|【链接表】命令，后面操作步骤与导入外部数据相似。,数据库讲义第八章,8.3.2 添加记录,Access只允许每次操作一个记录，正在操作的记录在行选定器上显示一个三角图标用于标记当前记录。当改变当前记录的数据但又没有保存时，行选定器上显示一个笔型图标，当另一用户通过网络也在操作同一记

16、录时，行选定器上显示一个圆内加一斜线的锁定图标。 在数据表视图中打开表时，表的最末端有一条空白的记录。在记录的行选定器上显示一个星号图标，表示可以从这里开始增加新的记录。 或者选择【插入】|【新记录】命令，插入点光标即跳至最末端空白记录的第一个字段。输入完数据后，移到另一个记录时会自动保存该记录。,数据库讲义第八章,8.3.3 修改记录,首先在数据表视图中打开表，然后直接按Tab键，移到要修改的字段，进行修改。 如果更正几个拼错的字母，可以按下F2键来切换单一字母和整个字段的选择，屏幕上反白部分消失，文本光标停在该字段的最后，再按下F2键，整个字段又会以反白显示。可以用鼠标光标单击要修改的文字

17、，文本光标停留在该字母的左边，可以进行修改。,数据库讲义第八章,8.3.4 删除记录,删除记录的具体方法：删除一条记录，单击该行的行选定器（在每行记录的最左端），整条记录呈反白状态，表示已选择该条记录。之后，按Delete键删除所有选中的记录。删除连续的多条记录，单击开始/结尾处的记录，按Shift+（）键或直接用鼠标移到最后一条记录再同时单击鼠标和Shift键，则被选择区字段呈反白色。之后，按Delete键删除所有选中的记录。,数据库讲义第八章,8.3.5 复制记录,复制记录的具体操作步骤：(1) 选择记录，用鼠标在行选择器上单击，则选择一条记录。若需要多条连续记录，则再按住Shift键，单

18、击最后一条记录的行选定器，则选择连续记录。(2) 选择【编辑】|【复制】命令或按Ctrl+C键。(3) 移动记录光标到最后一条空记录或新位置。(4) 选择【编辑】|【粘贴】命令或按Ctrl+V键。 在新位置即复制出所需的记录，可以在此基础上再进行更改。,数据库讲义第八章,8.4 设置表的外观,1. 改变数据表格式选择【格式】|【数据表】命令即可打开数据表格式设置对话框。在【设置数据表格式】对话框中进行如下操作：设置是否显示水平或垂直网格线。 选择单元格的效果设置后可在下方的示范框中预览结果。 设置背景颜色。 设置边框和线条样式。 改变网格线颜色。 在中间的示范框可以预览设置的效果，设置好后单击

19、【确定】按钮即可生效。,数据库讲义第八章,2. 改变数据表文本的字体及颜色 数据表和一般的文本编辑器一样，当然也可以对它进行例如字体、颜色等方面的设置。打开相应的数据表窗口，选择【格式】|【字体】命令，即可打开数据表字体设置对话框。3. 改变字段顺序 数据表显示记录时，默认的字段顺序与设计时是一致的，为了更好地利用数据，可以改变字段的排列次序。在相应的数据表窗口中，单击要移动的字段，选中相应的列，按住鼠标左键或Shift键，用鼠标将此列拖动至适当的位置即可。,数据库讲义第八章,4. 设置行高和列宽依据数据表的大小不同，其行高和列宽都是可以调整的，常用的方法有：使用鼠标拖动或利用菜单命令指定行高

20、和列宽。使用鼠标时，将鼠标指向字段行或列的分界处，当鼠标变为水平或垂直的双箭头时，按住鼠标左键，上、下拖动即可改变行高、左、右拖动即可改变列宽。 使用菜单命令，选择【格式】|【行高】或【列宽】命令，在弹出的【行高】或【列宽】对话框中，输入适当的数值即可。在【列宽】对话框中，也可以选择【最佳匹配】按钮，使系统自动调整列宽。,数据库讲义第八章,5. 隐藏列 如果数据表中的字段太多，浏览时会很不方便，这时可将某些暂时无用的字段隐藏起来，当需要时再重新显示。隐藏列的方法是：将鼠标移动到需隐藏的列上，选择【格式】|【隐藏列】命令即可。如果想把隐藏的列重新显示出来，选择【格式】|【取消隐藏列】命令，在弹出

21、的对话框中选中需要重新显示的列即可。,数据库讲义第八章,6. 冻结列 如果数据表中的字段需要通过滚动条才能看到，对常用的某些列可以将其冻结，这样，这些列就固定在屏幕上，随时可以查看，例如，冻结“产品名称”字段，使得移动水平滚动条后，该列永远是第一列。冻结列的方法为：选择【格式】|【冻结列】命令即可，也可用从快捷菜单中选择【冻结列】命令。如果想取消冻结，选择【格式】|【取消冻结列】命令，将其解冻。,数据库讲义第八章,8.5 表中数据的快捷操作,8.5.1 查找数据,(1) 单击工具栏中的【查找】按钮或选择【编辑】|【查找】命令，打开【查找和替换】对话框。(2) 在【查找内容】文本框中输入要查找文

22、本，根据搜索条件，可在表格中找到多个匹配记录。要查找下一个匹配记录，则单击【查找下一个】按钮。(3) 在【查找范围】编辑框中，有当前所在的字段和整个表两项可供选择；在匹配的编辑框中，有字段任何部分、整个字段和字段开头3项可供选择；在搜索的编辑框中，有向上、向下和全部3项可供选择，可任意设置搜索方式。,数据库讲义第八章,8.5.2 替换数据,当需要批量修改表的内容时，可以使用替换功能加快修改速度。替换数据的具体操作步骤类似于查找数据。只是在【查找和替换】对话框中选择【替换】选项卡，并且在【替换为】文本框中输入要替换成的文字。,数据库讲义第八章,8.5.3 排序记录,排序就是按照某个字段的值重新排

23、列记录。在默认情况下，Access系统自动按主键的次序显示记录，若表中没有主键，则以输入的次序来显示记录，若排序记录的字段上设置了索引，则排序速度更快。 选中排序要依据的字段，选择【记录】|【排序】|【升序排序】命令或单击工具栏上【升序排序】按钮，即实现了按该字段值升序排列表中记录；同样可以选择【记录】|【排序】|【降序排序】命令或单击工具栏上【降序排序】按钮，即实现了按该字段值降序排列表中记录。,数据库讲义第八章,8.6 表中的数据筛选,1. 按选定内容筛选(1) 将光标移到要筛选的字段，选中该字段值。(2) 单击工具栏中的【按选定内容筛选】按钮或选择【记录】|【筛选】|【按选定内容筛选】命

24、令，即可筛选记录。,数据库讲义第八章,2. 按窗体筛选(1) 在数据视图中打开所需的表，单击工具栏中的【按窗体筛选】按钮或选择【记录】|【筛选】|【按窗体筛选】命令，弹出筛选条件设置窗口，在其中依次设置多个筛选条件。(2) 单击工具栏中的【应用筛选】按钮或选择【记录】|【筛选】|【应用筛选/排序】命令，系统立即按设定的筛选条件对记录进行过滤，将符合条件的记录显示出来。,数据库讲义第八章,3. 内容排除筛选 其具体操作步骤与“按选定内容筛选”一样，但结果与之相反，显示的是那些不与选定字段值相同的记录。,数据库讲义第八章,4. 高级筛选/排序(1) 在数据视图中打开所需要的表，选择【记录】|【筛选

25、】|【高级筛选/排序】命令，打开【筛选】窗口。(2) 在【字段】框中指定要添加筛选条件的字段，可以把表中的字段直接拖到字段行中。(3) 在【排序】框中指定该字段的排序方式，如降序、升序或不进行排序。(4) 在【准则】框中设定筛选的条件。(5) 设置完成后，单击工具栏中的【应用筛选】按钮或选择【记录】|【筛选】|【应用筛选/排序】命令，系统立即按设定的筛选条件对记录进行过滤，将符合条件的记录显示出来。,数据库讲义第八章,8.7 创建数据表之间的关系,8.7.1 表间关系的概念,(1) 一对一关系，是指在两张表主关键字上建立的一种关系。为了减少表文件大小，加快检索速度，把不常用的字段单独存放在一个

26、表中。 将特定字段单独存放在一个表中，只授权少部分人使用。 字段太多以至于超出Access表所允许数量时，分出一部分字段单独存放在一个表中。(2) 一对多关系，是指一个表中的一条记录与另一个表中多条记录，通过某一匹配字段建立关系，是最常用的一种关系。(3) 多对多关系，指两个表中分别有多个记录之间存在关系。,数据库讲义第八章,8.7.2 建立表间关系,(1) 在【数据库】窗口单击【数据库】工具栏上【关系】按钮。若数据库中已建立关系，在【关系】窗口中将显示。(2) 单击【关系】工具栏上的【显示表】按钮，打开【显示表】对话框。第一次打开关系管理器时，会自动打开。(3) 在【表】选项卡中选择所需要的

27、表，单击【添加】按钮，此时，在【关系】窗口中会显示选定的表或查询。当选择完所有需要的表或查询之后，单击【关闭】按钮。(4) 在【关系】窗口中，将表中关联字段拖到另一个表关联字段中，在这两个表之间将出现一条线，表示它们已创建关系 此时，单击【联接类型】按钮，可打开【联接属性】对话框。,数据库讲义第八章,8.7.3 设置参照完整性,实施参照完整性是关系的一个重要属性，这个属性作为表与表之间的数据完整性维护的约束之一，用来防止相关表的主键被意外删除或修改，从而使得相关的表之间的数据保持完整性和一致性。实施参照完整性要求两个表都处于同一数据库中，且主表的匹配字段必须具有惟一索引。,数据库讲义第八章,在

28、【编辑关系】对话框中，选中【实施参照完整性】复选框，此时另外两个复选框也处于有效状态。只选中【实施参照完整性】复选框，则只要相关表中包含某主键值的相关记录，那么该主键将不能被修改，也不能从主表中删除，以保证数据完整和有效。 选中【级联更新相关字段】，且相关表中包含了某主键值的相关记录，则该主键值被修改时，相关表中的那些记录将被同时更新。 选中【级联删除相关字段】，且相关表中包含了某主键值的相关记录，则该主键值被删除时，相关表中的那些记录将被同时被自动删除，以保证数据有效性，有时甚至没有任何警告，就直接删除。,数据库讲义第八章,8.7.4 查看、修改表的关系,1. 查看已建立关系 单击【关系】工

29、具栏上的【显示直接关系】按钮，查看彼此之间有直接关系的表。单击【关系】工具栏上的【显示所有关系】按钮，查看数据库中所有表和查询间的所有关系。,数据库讲义第八章,2. 删除表间关系 在【关系】窗口中，选中不再需要关联的表间连线，再选择【编辑】|【删除】命令。在消息框中，单击【是】，确认要永久删除该关系。此后，将不能恢复这种更改。,数据库讲义第八章,3. 打印关系窗口 打开要打印的【关系】窗口，选择【文件】|【打印关系】命令，选择需要的打印选项。,数据库讲义第八章,8.8 案例实训,8.8.1 创建“省市表”表,实训要求：在“就业信息管理”数据库中，根据实际需要，创建数据表“省市表”，并输入相应的

30、记录信息。,数据库讲义第八章,8.8.2 创建“联系公司”表,实训要求：在“就业信息管理”数据库中，根据实际需要，创建数据表“联系公司”，并输入相应的记录信息。,数据库讲义第八章,8.8.3 实训练习,1.创建“联系人情况表” 练习要求：创建符合“就业信息管理”数据库项目要求的“联系人情况表”的结构，如表8-9所列，并输入部分基本信息，如图8-88所示。,数据库讲义第八章,表8-9 “联系人情况表”结构,数据库讲义第八章,图8-88 “联系人情况表”的部分记录,数据库讲义第八章,提示：字段“公司ID”为查阅向导类型，从表“联系公司”中的“公司ID”字段建立。 提示：字段“称呼”为查阅向导类型，

31、但其值不是来自某个表，而是自行键入的，故此在使用【查阅向导】对话框时。 提示：字段“电话”和“传真”，设置输入掩码时，需自行设置“#-#”型输入掩码。 提示：字段“手机”，设置输入掩码时，需自行设计“#”型输入掩码。,数据库讲义第八章,2.创建“联系情况记录”表 练习要求：创建符合“就业信息管理”数据库项目要求的“联系情况记录”表的结构，如表8-10所列，并输入部分基本信息。,数据库讲义第八章,表8-10 “联系情况记录”表的结构,数据库讲义第八章,图8-91 “联系情况记录”表的部分记录,数据库讲义第八章,提示：字段“联系公司ID”为查阅向导类型，从表“联系公司”中的“公司ID”字段建立。

32、提示：字段“联系次数”的默认值为1，因为联系次数不可能为负数，所以其“有效性规则”为“0”。 提示：字段“联系人”为查阅向导类型，从表“联系人情况表”中的“联系人”字段建立。 提示：字段“联系日期”的默认值为当天日期，即“Date()”；其“输入掩码”为“短日期”。,数据库讲义第八章,3.创建“学生录用情况表” 练习要求：创建符合“就业信息管理”数据库项目要求的“学生录用情况表”的结构，如表8-11所列，并自行设计输入基本信息。,数据库讲义第八章,表8-10 “学生录用情况表”的结构,数据库讲义第八章,4.创建数据表间的关系 练习要求：创建“就业信息管理”数据库中各个表间的关系，如图8-92所示。,