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1、Excel表和VFP表数据互换在职业技能鉴定工作中的应用 在职业技能鉴定工作中,为解决大量数据录入问题,往往需要利用Excel表和VFP表数据形式的互相转换,特别是两表间相应数据列的名称、数据类型、排列顺序等数据转移工作,因此探讨数据互换,对快速、准确、高效完成技能鉴定的统计分析与报表工作具有重要意义。在职业技能鉴定申报工作中,涉及最多的数据形式是Excel表和VFP表。经常需要把Excel表和VFP表相应数据列的名称、数据类型、排列顺序等进行互相转换。如何充分利用这两种软件的各自长处来解决两种表之间数据的各种转移问题,成为职业技能鉴定工作中一个非常有意义的课题。下面是笔者对此课题所做的几点思
2、考和探讨。 一、职业技能鉴定工作的意义和作用 学校开展职业技能鉴定,推行国家职业资格证书制度,是国家人力资源能力建设的重要组成部分,是国家实施人才战略的主要举措。对学生开展职业技能培训鉴定,推行职业资格证书制度,以此推动学校的教学改革,提高学生实践能力和创新能力,拓宽就业空间的有效途径,也是学校适应新形势、确保高质量、办出新特色的重要举措。因此,职业技能鉴定在职业教育中起着重要的主导作用。 二、职业技能鉴定数据申报工作的思考 职业技能鉴定工作中常用的报名软件运行环境是Visual Foxpro(VFP),其数据库系统生成的文件以扩展名为DBF保存。一般各班主任、各科室收集的数据大多是Excel
3、表。起初在录入数据过程中,按报名软件系统将每一个考生数据录入,数据录入的工作量大,容易出错。如果是多人合作输入,这时就应该按照预先分配、确定的顺序号“号码段”进行更改。为了管理方便,一般要求本批申报鉴定的考生录为一个“批次”,多人、多机分录的,要借助软件中“多批合并”菜单合并成一个“批次”,即一个数据库表,如果有考生放弃本次鉴定要删除一条或几条记录,或者有考生又想参加本次鉴定要增加一条或几条记录,这样数据只能在文件的末尾追加录入,一个班的考生报考号码就会分配不连续的几段。有没有更有效的办法呢?带着这个问题,笔者尝试用VFP的导入和导出功能,设计完成了Excel表和VFP表的数据互换。 三、具体
4、设计思路与实现方法 1.VFP和Excel的优点 VFP是一种关系型数据库管理系统,由于其强大的数据处理能力及良好的兼容性和灵活性,成为许多数据库系统设计者钟爱的开发平台,是计算机科学技术中发展最快的领域之一,广泛应用于各个领域中。它已成为计算机信息系统的重要组成部分。而Excel则是一个优秀的电子表格处理软件,在兼容性和灵活性、操作界面、公式运算、图表等方面有着独到的优势,成为广大办公应用人员常用的工具。上述两种软件在各自的应用领域均得到广泛的应用,由于两种软件共同具有良好的兼容性和灵活性,为两者相辅相成、取长补短奠定了良好的基础。 2.实现方法及操作步骤 (1)建VFP表模板 ,在报名软件
5、系统中输入12位学生的基本信息(包含学生姓名、性别、身份证号、出生日期、鉴定工种),保存为VFP表模板后退出报名软件。 (2) 建Excel表模板,启动VisualFoxpro 6.0,将上述刚保存的VFP表模板导出成Excel表模板,实现VFP表和Excel表数据一致性。 (3) 填充Excel表模板,将收集的全部学生的基本信息数据复制到导出的Excel表模板中,然后对考生要增加或要删除的数据信息进行修改。最后用填充柄的方法填入考生报考号码,其它相同的数据如:工种代码、工种名称、级别、鉴定日期等可用填充柄的方法,也可用复制、粘贴的方法完成。 (4) 转移数据操作,启动VisualFoxpro
6、 6.0,将修改好的Excel模板表导入成VFP表,在VisualFoxpro6.0命令窗口中,利用Replace命令、iif()和substr()函数通过身份证号得到出生日期和性别字段数据。利用Replace命令和Ltrim()函数删除报考号码前空字符串。 具体命令格式为 Replace all 性别 withiif(substr(身份证号,17,1)=”0”.or. substr(身份证号,17,1)=”2”.or. substr(身份证号,17,1)=”4”.or. substr(身份证号,17,1)=”6”.or. substr(身份证号,17,1)=”8”,”女” ,”男”) 或者
7、Replace all 性别 withiif(substr(身份证号,17,1)=”1”.or. substr(身份证号,17,1)=”3”.or. substr(身份证号,17,1)=”5”.or. substr(身份证号,17,1)=”7”.or. substr(身份证号,17,1)=”9”,” 男” ,” 女”) Replace all 出生日期 with substr(身份证号,7,4)+”-”+ substr(身份证号,11,2)+”-” substr(身份证号,13,2) Replaceall 报考号码withLtrim(报考号码) 这样整个申报鉴定的数据库表就完成了,其特点是申报
8、鉴定的考生数据量越多,显示出录入考生的数据工作越快,解决了多人、多机分录的问题,考生报考号码段分配不连续的问题,考生数据增加和删除的问题。以前几天要完成的工作量,通过这种方法只要几个小时就能完成。大大地提高了申报鉴定数据的工作效率。 3.操作注意事项 (1)在创建Excel表模板时, Excel表中列与VFP表中字段之间要一一对应关系,这是非常关键的一步。 (2)在Excel表模板创建好后,要确定Excel表模板转移数据的范围,也就是Excel表模板中某一行数据对应VFP表中相应的某一条记录。如在导入时应选择“字段名所在的行为1”,选择“导入起始行为2”。 (3)转移数据时要处理两表中数据不完整和类型宽度不一致的问题。利用Replace命令、iif()和substr()函数通过身份证号求出出生日期和性别字段数据,利用Replace命令和Ltrim()函数删除报考号码前空字符串。 技能鉴定的数据申报要求必须具备数据的准确性和规范性。笔者在几年的数据报表工作中,处理过许多Excel表与VFP表之间的数据转移工作,运用以上设计思路与实现方法,能够实现“灵活、快捷、高效”的数据统计与报表目标。