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1、档案管理创办档案界的过程和体会 河南省档案局档案管理杂志社主办的档案界网站，自2007年5月1日开通以来，在河南省局党委和郑州航院信息科学院的大力支持下，大胆创新，准确定位，超常规思考，借助社会各界力量，荒山寻路、迎风而上、一波三折，克服种种意想不到的困难和障碍。3年多的时间，档案界发展成具有12个一级栏目、37个二级栏目、上千个三级栏目、38个分论坛、网站点击率750多万的横跨档案、图书、情报、文秘、收藏等相近专业的信息“大超市”。档案界论坛专门组建了网站专家组(5名)、管理组(37名)、英文翻译组(6名)，共同协作支撑网站的运行活动。档案界论坛有来自全国各省市的10000多名会员(几乎涵盖
2、中国所有省份，游客更是延伸到国外，其中，经常登录的国外IP有：北美地区43台，欧洲地区35台)、30多名版主(绝大多数来自外省，其中，有4名教授、1名杂志总编，其余是博士、硕士、学士、一线档案部门骨干)，发帖累计27万多个(日发帖量最高达到992个)、论坛总浏览量达39627655，访问量28521321人次；同时在线人数最高1804人；被一些高校的院长教授称为“不可思议的传奇”和“全国档案界最聚人气、成长最快、最火爆、最有影响力”的档案网站；被广大会员誉为“全国档案人的精神家园”。档案界开创了一系列的档案行业“第一”，如，第一本网上出版“档案电子期刊”；第一个创办“档案专业影像志”；第一次开
3、展“网上名家访谈和专家讲座”；第一家开办“网上专业写作研修班”；第一个被省委书记和3位省委秘书长批示的网站；第一名开通“档案维基百科系统”；第一位开展“网上信息推送服务” 其实，档案界网站的创办初衷，只是档案管理杂志社不甘平庸，不安现状，想利用网络平台的便捷，改变双月刊杂志的周期局限，实现无纸化编辑程序、提高杂志的全国影响力。2007年3月1日，档案管理专家组的两名专家(杂志社共有来自全国20所高校和省地市一线部门的30名审稿专家)偶然提议，能否创办自己的网站。此提议马上得到杂志社的重视，并迅速电话召集部分专家组成员研讨论证。很快通过专家论证后，杂志社立即向省局党委提交申请报告，并得到省局党委
4、快速回复、大力支持。 2007年3月10日，档案管理杂志社利用平日积累的社会各界人脉关系，临时组建12人的兼职专业团队。为抢在5月1日开通网站，临时团队采用军队作风、企业手段，快速推进，专门制定进展路线图，分工限时具体到人。郑州航院两名年轻的讲师担任网站技术人员，专门负责后台数据库的搭建、专业模块的制作、资源的上传等技术活儿，其他档案文史人员负责采集整合档案图书情报文秘信息。大家不图名，不计报酬，任劳任怨，加班加点，为了不甘平庸、一展事业抱负的共同目标而拼命工作。其间，遇到无数次意想不到的艰难困苦及从未见过的麻烦和问题， 档案界筹建团队没有退缩，没有动摇，没有懈怠，数次开小会、开短会，有针对性
5、地寻对策、找措施、想办法，开夜车、加长班，超负荷运转，硬是按照原定计划提前4天完成任务。 网站自2007年5月1日开通之初，问题层出不穷。论坛人气弱，杂志社积极动员一切能动员的力量，利用自身和专家组的人脉关系，向全国20多所高校师生以各种方式宣传游说档案界网站的开通事宜，向全省各地市县档案局电话呼吁档案工作者上档案界论坛发帖交流，专门组织高校的一些学生向全国一些著名网站发帖宣传、造声势。众多版主和核心会员也是群策群力，最大限度地发挥自己的主观能动性，多发帖、发好帖，动员亲戚朋友发帖，烘托出最初的人气。后台管理员身兼高校教学和档案界网站两职，他们为了不耽误网站的资源整合和不断调整，多次通宵达旦工
6、作，几次累病，令人感动。 2007年9月，档案界在草创期满，第一代自由“版主制”之后，为新的增长点，重新向全国招聘版主。第一批共招来两名博士、四名硕士、两名学士(其中，一名是地市档案骨干，一名是企业骨干)做第二代版主，号称“八大天王”。这8名新版主年轻锐气，思想解放，综合素质高，各显其能，很快就创造出论坛兴旺的新局面：发帖量急剧上升，点击率飙升，在线人数一升再升。档案界业务研究论坛针对档案实践问题，定期开展业务研究大讨论，成为档案界论坛最吸引档案工作者的帖子群。档案管理杂志和档案界网站良性互动，定期吸收提取论坛中有业务指导价值的帖子群进入纸本档案管理杂志，作为“业务沙龙”，成为杂志中的品牌栏目
7、，极大地调动会员们发帖跟帖研究档案业务的积极性。档案界相应成立了“写作组”、“学员组”、“英文组”。网站也开始逐渐引起全国档案界和档案学界的注意。 2008年4月26日，档案界网站邀请八大版主会聚郑州，召开“第一届档案界版主座谈会”，深入研讨了前一段的状态和问题，热议下一步的行动计划，收到很好的总结经验继续前进的效果。2008年7月，档案界网站大规模扩充版主，并策划向全国艺术界诚招“网站徽标”活动，趁机大力炒作档案界网站和档案管理杂志的知名度，经过3个多月的声势颇大的宣传，网站共收到来自全国几十所美术院校150多位设计者的400多幅徽标作品。我们经过人为造势推动，大张旗鼓地进行“海选”、“会员
8、投票选”、“版主选”、“美术教授审定”的四个阶段宣传活动，最后，选出“一、二、三等奖”和“入围奖”，极大地提升了档案界的人气和声望。 2008年7月中旬，档案界又开通了“英文论坛”，专门招聘一位在郑州大学留学的美国女研究生担任版主。英文论坛吸引来了大批高校的师生，也引来了一些国外游客观看。后来，因“奥运”期间，郑州网警支队通知英文论坛关闭。实际上，档案界网站一开始就很注意把好“政治关”，把好“常见问题关”。为了避免论坛常见的政治和色情广告等不良信息问题，档案界网站专门采取技术手段，将两千多个敏感词和中央、省委、省档案界领导人的名字输入遮蔽拦截库，保证从技术上避免一些不良状况的出现。档案界的隆起
9、，也引起了很多黑客的注意，并招致一些联合攻击，但由于网站备份和准备预防工作较好，从没有出现较长时间的系统问题。 档案界的火爆现象，也逐步引起全国档案界一些重要人物的注意，中国人民大学副校长冯惠玲博导专门对她的一些博士说：“你们要密切关注档案管理杂志和档案界网站。”湖北大学有全国影响力的覃兆刿教授很早就在课堂上对他的本科生和研究生宣传档案界，还在面对湖北省上千名公务员讲座上说：“河南有个档案界网站，异军突起，已经成为国内档案系统最有人气、最有活力的专业网站，希望你们上去看看。”武汉大学信息管理学院副院长王新才博导，专门将他的一些文章诗词发到档案界论坛以示支持；广西民族大学信息管理学院副 院长黄世
10、哲教授到处宣扬档案界网站，并连续在档案界论坛发原创帖50多个；天津师大的名教授桑毓域先生不但自己在档案界论坛发帖，还动员学生到档案界学习；安徽师大的王茂跃教授自告奋勇愿意担任档案基础理论版主，积极组织论坛活动；湖北大学教授任汉中先生主动放下自己已经很红火的和讯博客，来到档案界担任档案杂谈版主，成为最受欢迎的版主之一；甘肃档案总编姜洪源先生抛弃“同行相嫉”的旧观念，欣然愿意担任档案界“编读互动”论坛的版主，成为不可或缺的沟通作者与读者的信息桥梁；山西档案总编赵跃飞先生，每周在档案界论坛发两个原创帖，成为会员们最喜爱的精神食粮；上海档案和档案春秋常务副总编姜龙飞先生，更是以他犀利睿智的文笔倾倒档案
11、界会员；北京市档案局副局长、北京档案总编姜之茂先生专门委托他的编辑将他的一篇长文发到档案界论坛，以示支持。“一史馆”副馆长冯伯群先生，将他的系列杂谈陆续发到档案界论坛，成为一道独特的风景线。郑州大学李文以教授在论坛中说：“档案界是一个传奇。”美国国家档案与文件署一位官员给档案界管理员发来祝贺说：“这是一个非常好的专业网站!”从后台IP地址可以看出，美国、英国、德国、法国、中国台湾地区等地也开始有游客和会员登录档案界，全国各地会员的注册量快速增加，一举名列全国最大的档案网站会员量之首，档案界网站团队和全体会员的共同努力，已经极大地提升了档案界网站和档案管理杂志的影响力和辐射力。 2008年11月
12、中旬，档案管理杂志社利用“全国档案学教学指导委员会”在郑州大学召开年会之机，顺水借力，邀请十几所高校的近20名专家参加档案界网站的感谢聚会活动，开展高峰对话，为档案界把脉策划，并利用郑州航院信息科学院的大部分师生是档案界会员的便利条件，提前大力宣传9名教授将和档案界网友见面。当天，9名教授和档案界200名会员见面互动对话，场面极其热烈火爆，从下午3点一直持续到近7点。同时，档案界论坛同步和后续大力报道，引起极大轰动，点击率直线飙升。 同期，南开大学档案专业知名教授伍振华先生专程利用开会之机，抽出一天，到档案管理杂志社调研档案界创办运行情况，为他一直跟踪观察档案界并作为重点研究课题收集具体信息数
13、据。伍教授说档案界让他吃惊，让他不可思议，让他不由自主地关注。他将档案界称为“一个了不起的奇迹”。伍教授以他深厚的学术功底，和档案界对档案理论感兴趣的会员们不断开展学术对话，帖子群点击率很高。 2008年12月初，档案界网站邀请一些专家召开重要会议，决定乘胜转段，进入平稳规范发展期，推陈出新，大手笔改革，将多达30名第二代版主(当年快速增长时，曾盲目草率任命大批版主，造成一些问题)全部下岗，重新按照新规则招聘。 2009年1月1日，网站慎重任命第三代版主和网站专家组成员，组成了有2名总管、5名专家、17名版主的管理团队。新版主上任以后，档案界又上了一个新台阶：发帖量当天便达992个，成为档案界
14、发帖量的新高，也是一个档案专业网站发展史上的里程碑。 2009年1月，档案管理杂志社组织档案界网站总管和网站新成立的专家组成员，到南方4所大学和3家杂志社交流切磋，商谈网站发展方针和基本规则的制定。确立了“真诚，低调，自然，平稳，联营，渐变”的12字发展方针和运行姿态，标出“宽平台，大视野，高境界，多功能”的12字网站营建目标和具体标准，制定出“简单灵活易行”的版主规则和考核方法，使得档案界朝着规范化、人性化、可持续发展的方向行走。 2009年1月6日，河南省委办公厅第二秘书处专程调研档案界，2月份，省委相关领导纷纷在省委办公厅综合二处调研报告关于省档案局“档案界”网站火爆发展的调研与思考上对
15、档案界作指示性批示。徐光春书记的批示是：“继续探索实践、创造经验，为党的中心工作和经济社会发展服务。另注意开放度的把握。”曹维新秘书长的批示是：“档案界网站办出了特色、办出了活力，也办出了经验。这份报告写得较好，请光春书记阅示。”王国振副秘书长的批示是：“将徐书记、曹秘书长批示及调研报告印发各市局，报国家局。省局专门研究一次，落实好领导批示，进一步办好网站，做好各项工作。” 2009年3月，档案界网站精心策划、组织、运作，推出“档案界”论坛精粹系列帖光盘第一辑，在论坛引起很大反响。 2009年4月，中国现代著名历史学者、档案学家何鲁成之子，台湾学者何守?k在论坛发长帖我的父亲何鲁成，引起全国档
16、案界的关注，一些大学教授纷纷发帖问询交流。 2009年5月中旬，经专家组讨论，档案界网站决定成立档案界电子期刊编辑部，专门聘请两位会员筹划、运作、试验出版档案界电子期刊(后增加至4人)。 2010年，正式按月出版电子期刊档案界。这个电子期刊是专门为一线工作者设计的工具性指导杂志，以此弥补档案管理出版周期长、实践性较弱的不足，开中国档案界第一本电子期刊的先河，为高校档案专业实践研究提供模板。 2009年5月下旬，郑州航院刘国华教授和郝伟斌讲师主持的国家社科基金项目档案网站研究以(档案界)为实证立项开题。 2009年7月，档案界电子期刊策划方案征求意见。档案界网站征询论坛板块调整意见。档案界筹备“
17、建国60周年”档案藏品网上展览。 2009年8月，档案界论坛名家访谈进行“首期在线访谈”(截至2010年10月，已访谈11期)。业务讲座首讲在线开讲(截至2010年10月，已开讲12期)。 2O09年10月，档案界视频网站档案界影像开通。第一批档案工作视频上传档案界影像。 2010年1月，档案界电子期刊正式按每月一期出版(至今，已出版12期含2期“试刊”和“创刊号”)。 2010年6月，档案界探索新型培养写作人才道路，举办面向全国招收学员的“档案专业写作研修班”，由档案管理部分审稿专家实行“一对二”网络师徒带训制，引起一些高校的强烈关注。 2010年6月中旬，档案界研修班成立“导师指导组”，由
18、河南地市7名审稿专家组成，刘东斌先生任指导长。 6月20日，档案界研修班进行网上限时公开考试，6月28日公布结果，指导组从22名考试学员中，投票录取14名考生(其中，大部分是毕业或在读硕士生)。 2010年7月1日，档案界研修班正式开班，公布第一批参考书目和第一期作业。 2010年8月1日，档案界写作研修班举办第一届“研修沙龙”。 2010年9月19日，档案界2010年“第一届写作 研修班”第一阶段结项。 2010年9月9日，档案界维基百科正式开通。 档案界网站，已经成为宣传河南乃至全国档案事业、展示河南乃至全国档案人风貌的精品窗口；成为宣传党的档案行业方针路线、档案法规政策，普及档案专业知识
19、、交流探讨档案学理论与档案实践经验、训练基层档案人写作能力宽松自由和谐的平台；基本形成一个“低门槛、宽口径、大视野、高境界、多功能”的数字化档案信息“大超市”；一个全国档案人知名的精神家园。 通过办档案界网站，我们有三点体会：一是领导放手(这一条最重要，具有决定性作用。领导放手，才能“低开高走”)。二是军队作风(雷厉风行)、企业理念(讲究成本)。三是借力借势。我们称之为“大三条”。其中，第三条体会又包含了“小三条”的具体内容：第一，用兼职不用专职。第二，选准人放手管。第三，精神鼓励加物质刺激。管理规则名目繁多，核心只有两条：“赏和罚”。我们称之为“管理的支点”。机关，特别是档案部门，所有管理者
20、不管高低层都面临一个尴尬和头疼的问题：缺少支点或支点太小。过来人都有体会，人是有劣根性的，没有赏罚，很难谈管理。这也是档案部门管理者的“软肋”和“命门”。“干好干差一个样”，怎么调动真正做事人的积极性呢?档案管理和档案界走到今天，靠的就是这“大三条”和“小三条”。 河南省档案局领导一向对我们放手管理，给予我们充分的自由空间。局党委不画框框、不干涉具体事务，放心放手放权地让我们发挥各自的积极性。想干事的人都渴望有宽松自由的平台，开放自由的环境才能最大限度发挥人的创造性。“放手管理”不但是省局领导对档案管理杂志社的领导理念，也是我们杂志社和档案界网站的管理“金典”。“放手”最能使真正有才能的人出彩
21、，激发人最深处的潜能，展现平日里难得一见的智慧华章。“放手”也最容易看出人才的类型和局限，为以后的调整提供参考。我们任何一个想法或项目都要经历听多数人意见、和少数人商量、最后慎重拍板的过程。而且，一旦拍板，便由项目主持人全权负责，杂志社绝不干涉。 一般说来，机关办事容易拖沓，不太讲究效益。由于我们杂志社和网站采取“军队作风”、“企业理念”，上任何项目，我们都有严格的时间规定和费用控制。由于项目主持人责权利界定明确，掌控感、竞争感和荣誉感使得他们容易全力以赴，快速推进。 “借力借势”说起来容易做起来很难。人才凭什么让你借?人类社团组织从联系度来分，可简单分为“强联系”和“弱联系”。等级社团组织都
22、是“强联系”，等级高的发号施令，等级低的执行。优点是效率高，缺点是创造性差。“弱联系”社团组织则是“开放、平等、自由”，谁都可以说话，谁都可以不听话。优点是创造性强，缺点是效率差。政府网站一般可以称为“强联系”网站，借力借势较为容易。而公益性、知识性、专业性网站则大都是“弱联系”网站，借力借势较难。档案界网站自然属于“弱联系”网站，基于这样明晰的定位，我们自然要靠真诚、低调、自然的姿态来吸引同行关注、支持、参与了。这也是我们反复强调网站论坛开放性、平等性、自由性的重要原因；也是我们高度重视会员的意见和建议的基本理由；还是我们充分尊重广大潜水的游客的内在因素。太极拳的特点之一是“四两拨千斤”。我
23、们感悟，要想用四两拨动千斤，关键在找准想借力借势对象的需求点。只有找准这个需求点，才可能用自己的小力借来大力。所以，分析人的基本需求和需求的不同阶段，是我们每次借力之前召集专家组讨论的重点。 杂志社正式人员只有3人，而兼职人员多达80多人。众所周知，兼职人员的管理和使用相对专职人员要方便得多，效率也高得多。我们的兼职人员大致分为两类：一种是长期编织养就的人脉关系网，高素质并自愿免费帮助我们(比如审稿专家和版主们)；一种是通过论坛发现并需要少量付费的特殊技术人才(因为兼职，所以费用较低)。 对兼职人员最重要的是选对人。选对合适的人，剩下的事就好办得多了。我们选人的基本方法是在论坛中发现人、观察人、考验人。论坛是一个相对自由的天地，人的社会面具相对较薄，人的本性和才能较易显露，选人相对容易准确。我们很多兼职人员都是在档案界论坛中发现并起用的。有相当多的兼职人员，我们甚至都没有见过面。 人才也是需要不断鼓励和刺激的。鼓励和刺激分精神的和物质的。我们杂志社的财力肯定是非常有限的(档案管理杂志社已不计名利地关注、支持、帮助档案管理杂志社和档案界网站的朋友。 最后，我们需要说明的是，档案界网站目前正处在发展瓶颈期，面临许多意想不到的困难。我们只有不停步、不懈怠、不自满，继续遵循坚守档案界“24字”网训，才有可能走得稳一些和远一些。