[企业管理]采购员培训1.ppt

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1、采购员工作技能培训 技能一 供应商的选择 一 供应商的选择 一、了解供应商分类 二、熟悉相关行业特质 三、寻找供应商 四、初步分析、筛选供应商 五、调查供应商 六、供应商评审 七、选定最终合作的供应商 一、了解供应商分类 供应商是采购供应链中的重要环节，其选择的好于坏直接关系到 采购作业的完成情况，进而影响到企业的生产经营。因此，采购员必须掌握选 择供应商的各种步骤，为企业选择合适的供应商。 供应商的分类 一家企业的供应商有很多，通常可以分为以下三类： 原材料供应商 本企业产品中经常使用的原材料的供应商，或策略伙伴，也可称为管理型供应商 小额服务性供应商 一些小金额的固定长期服务的供应商，如食

2、堂供应商、计算机维护商、设备维护 商、快递公司、办公用品供应商等 临时性供应商 即一次性供应商，如设备供应商。 供应商的选择程序 1.了解企业供应商的分类 2.熟悉各种相关行业特质 3.寻找供应商的分类 4.初步分析、筛选供应商 5.对供应商进行调查 6.对供应商进行评审 7.选定最终合作的供应商的分类 二、熟悉相关行业特质 五金部件行业 五金产品行业 塑胶行业 电子元器件行业 夹治具与模具行业 五金部件行业 五金部件行业是工业品的基础部件，主要是指螺丝、弹簧、弹片、各种装配板块 等。其主要特征如下表所示： 序号项目特征描述 1企业规模 一般为500人左右 2生产状况 1.产品工艺相对简单，其

3、加工工序之间桶机械设备挂钩，有些产品可能还需要电镀或防锈处理 2.主要拥有冲床、铣床、车床、刨光机台等各种机械设备 3.新产品的开发相对较弱 3 客户情况 客户很多，也很分散，一个客户的单个订单通常也不会很大，很少有单一订单可以生产半个月以上的时间 4现场管理非常重要，如果现场管理做不好，很容易导致混料 5部件标准1.国产通用件的企业会较多，甚至很多产品是国际的，因此很多企业在生产国际件时，都会备有一些库存 2.一些非标件，企业都不会备库存，生产的速度也很快 6检验测试该类型差检验设备除了常规标准之外，还需要有一定的特检，如盐雾实验、各种拉力或弹力试验、硬度计等 五金产品行业 五金产品行业，包

4、括生活消费品和大型机械厂，其制程工序除了具有五金小部件的加工工序 外，还可能会增加一些其他工艺，如切割、压铸、丝印、电镀、烤漆、上胶、专用包装及运输，配合其 他一些部件（塑胶件、木制品部件）的组装等。由于二者在生产及管理上有很大的差异，下表分别简述 了各自的行业特征。 生活消费品大型机械厂 企业规模 企业通常都不大，管理体系通常不够完善 ，质量停留在事后检验状态，质量观念也 不强 企业通常都比较大，各种所需的生产设备也很多，除了五金部件所需 的一些机台设备外，还会有一些大型切割机、吊车、焊接设备等 生产工序工序较为简单、单一 加工工序很多，各种技术要求也很多，且每一工序的加工数量不会很 多，各

5、种工程图纸也会很多 销售方式 1.一般都是做一下大公OEM 2.市场销售量不会很大，销售成本很高 ，里热闹相对减少 1.各企业很少做OEM，都各自形成自己的品牌 2.销售成本相对高，因此计算此类供应商的产品成本会比原料成本 高很多 新产品的开发新产品的开发相对较弱 通常有自己独立的开发部门和较强的技术部门，机械制图是他们主要 工作人员的强项，因此人工成本较高，同时开发能力和技术创新能力 也是他们的竞争优势 五金产品特征描述 三、寻找供应商 如何选定最适合的供应商，是企业采购部门最重要的职责之一。一 般而言，供应商的家数越多，选择最适当供应商的机会就越大。寻找供应 商，通常可通过下列各种途径来进

6、行： 途径一 利用现有资料 企业一般会建立合格供应商的档案或名册、因此采购 员可以就现有的供应商去甄选，分析或了解是否符合要求求合要求 途径二 通过同业介绍 同行的采购员彼此可以互相沟通交流，提供供应商的 参考名单，可实现联合采购或互通有无 途径三 阅读专业刊物 采购员可从各种专业性的报刊如采购指南、 工商名录等分类广告上，获得供应商的基本资料 途径四 询问同业协会 采购员可以与拟购产品的同业协会洽谈，让其提供会 员厂商名录；也可联系专业的采购顾问公司 途径五 参加产品展示会 采购员应参加有关行业的产品展示会，亲自收集适合 的供应商资料，甚至当面洽谈 途径六 使用搜索引擎 采购员应熟练使用计算

7、机信息技术，可以在各种搜索 网站寻找合适的供应商 四、初步分析、筛选供应商 由于采购员所收集的资料种类繁多，因此有必要进行一定的分析筛选。 （1）确定分析要点 供应商分析是在选择供应商时对许多共同的因素、如价格、品质、供应商信誉、过去与 该供应商的交往经验、售后服务的等进行考核和评估的整个过程。具体如下表所示。 供应商分析要点 序号分析项目说明 1价格 这是考虑分析的重点所在，一般连同供应商提供的各种折扣一起考虑 2品质 采购物料的品质好坏直接关系到企业生产的质量，因此在分析各供应商的具体信息时，要对品 质问题着重考虑 3服务 选择供应商是，特殊服务有时显得非常重要，甚至发挥着关键作用 4位置

8、 供应商所处的位置对送货时间、运输成本、紧急订货以及加急服务的回应时间等都有影响 5存货政策如果供应商随时持有备件存货，将有助于设备突发故障的解决 6其他因素 主要是柔性要素，包括供应商是否愿意及能够回应需求改变、接受设计改变、供应商的信用度 等 (2)筛选供应商 经过初步分析后，采购员在所登记的供应商中，剔除不适合的，筛选出合适的供 应商名录， 并登记于“合格供应商名录”中。 五、调查供应商 对于筛选出来的供应商，采购员应进行一定的调查工作。主要可分为初步 供应商调查和深入供应商调查。 初步供应商调查对象的选择非常简单，选择的基本依据就是其产品的品种 规格、质量价格水平、生产能力、地理位置、

9、运输条件等。在这些条件合适 的供应商当中选择几家，就是初步供应商调查的对象。 深入供应商调查对象的选择，一是根据企业产品的A B C分类确定的产品重 要程度，二是根据供应商企业的生产能力水平的实际情况。对于企业的关键 产品、重要产品，要认真地选择供应商。 调查了解供应商前，可事先设计一份调查问卷表，这样，在实际工作中运 用起来就很方便。一下提供一份供应商调查问卷供参考。 后附调查问卷 做调查的时候，请供应商回答下列有关贵公司的具体事项： 具体事项 是否其他 1. 对本公司所购物料是否有专人负责检验、测试及修改（如有，请告知其姓名及职称） 姓名： 职称： 2. 此人是否有权停止进货，以修改本公司

10、所购物料 3. 贵公司是否切实了解并接受本公司所定规格，且严格控制品质以符合规格 4. 是否有审核贵公司原物料供应商的正式程序 5. 是否留有物料接收检验记录及供应商审核记录，并在必要时提供本公司参阅 6. 出货前是否做最好的总检验工作 7. 是否有足够的检验量具及测试设备，用以检验本公司所购产品符合规定 8. 是否对定期调整量具及测试设备留有记录、 9. 是否订有作业程序的检核方法，并且当物料、工具、作业程序或设计有重大改变时，此检核方法会对作业程序重新检核 10. 物料、工具、作业程序或设计有重大改变时，是否会先行通知本公司 11. 检验和测试记录是否会详尽载于产品上或随附文件上 12.

11、是否遵照所订的程序执行检验和测试，并且在此所订的程序中注明了参变数、频率或所有仪器等 13. 是否随货附有检验结果、检核单或核准单 14. 凡产品设计变更或版本更新，是否均能将第一批样品的检验报告交本公司 15. 检验报告是否均留有记录，并在必要时提供给本公司参阅 16. 检验及测试程序变更后，是否可通知本公司参照 17. 贵公司是否有一常设的控制系统，以封闭反馈方式来掌握产品品质 评 论 结 果 六、供应商评审 在选择供应商时，评审是关键，为最终选择提供依据。 （一）成立评审小组 小组的成员可包括采购部门、工程部门、生产部门、品质部门、财务部门及公 共关系部门等。必要时还可以成立供应商评审委

12、员会。 （二）决定评审的项目 由于供应商之间的条件，可能互有雷同，因此，必须有客观的评分项目， 作为选拔合格供应商的依据。主要的评审项目如下表所示： （三）设定评审项目的权数 针对每个评审项目，权衡彼此的重要性，分别给予不同的权数。不过，无论评 审项目多少，各项目权数的总和必定是100%。 供应商评审的项目 序号评审项目主要内容 1 基本信息 1.企业成立的历史 2.法定代表人及其资历 3.注册资本额 4.员工人数 5.完工记录及实绩 6.主要客户 7.财务状况 8.营业证照 2生产能力 1.生产作业是都顺畅合理，产出效率如何 2.生产设备是否新颖、足够 3.是否能保证生产进度和交货期 3管理

13、制度的绩效 1.物料管制流程是否已电脑化，生产计划是否经常改变 2.采购制度是否能确实掌握物料来源及进度 3.会计制度是否对成本计算提供良好的基础 4品质能力 1.品质管理制度的推行是否落实，是否可靠 2.有无品质管理手册 3.是否订有品质保证的作用方案 4.有无政府机构的评鉴等级 5技术能力 1.技术是自行开发或依赖外界 2.有无国际知名机构技术合作 3.现有产品或试制样品的技术评估 4.技术人员人数及受教育程度 七、选定最终合作的供应商 （一）选择供应商 通过比较分析，选择合适的供应商。在进行最终抉择时，应注意一下事项： 由于地利之便，如果品质没有问题，要优先选择本地供应商。 对于那些信誉

14、度不佳的供应商，即使其价格低廉，也不予以选择。 设计部门必须按照供应商提供的产品样本进行设计，而使采购成为一种限制性 采购。采购部门必须对这种限制采购的合理性、标准性和通用性进行调查后再 做决定。 （二）通知供应商 决定了供应商以后一定要告知被选中的供应商，同时，也要通知未被选中的供应 商。而对于未被选中的供应商，更应该告知其最终落选的原因。 采购员工作技能培训 技能二 供应商的管理 二 供应商的管理 一、与供应商做好沟通 二、防止供应商垄断 一、与供应商做好沟通 （一）利益沟通渠道 要进行双向沟通，必须有沟通渠道。而企业通常会规定这种沟通渠 道，因此采购员必须了解企业对于沟通的相关规定，并遵

15、照执行。 常见的沟通渠道主要有： 1.定期与供应商组织联席会议，采购员就必须参加并做好 记录。 2.走访供应商，了解其实际的生产状况。 3.使用电话、互联网、信件等形式。 （二）采购员的工作 在与供应商的交流沟通中，采购员需要对供应商的各种实际情况如生产、 品质、服务等进行进一步了解，并做好相应的记录。与供应商的沟通状况 ，应及时向上司汇报，纳入到对供应商的监督、考核之中，作为进行评价 的依据。 对拒绝沟通或沟通不及时的供应商，则要让其限期改进。如果供应商不改 进，就应考虑将其从“合格供应商名单”中除去。 二、防止供应商垄断 在与供应商相处的过程中，如何防止供应商垄断也是供应商管理的一个重 要

16、方面，具体可从如下措施着手： 措施一 多找一家供应商 措施二 更好地掌握信息 要清楚了解供应商对采购方的依赖程度，并以此获得较大的优惠 ，降低采购成本 措施三 注意经营总成本 采购方应注意交易中的每个环节，并全都加以利用，并可以在其 他非价格条件上获得较大益处，节约总成本 措施四 协商长期合同 长期需要某种产品时，可以考虑订立长期合同。但一定要保证持 续供应和价格的控制，并要采取措施预先确定产品的最大需求量以及需求增加的时 机 措施五 一次采购 在预计所采购产品的价格可能要上涨时，采购员可根据相关的支出 和库存成本，并与营销部门紧密合作，从而获得准确的需求数量，进行一次性 采购 措施六 联合采

17、购 与其他具有同样产品需求的公司联合采购，由一方代表所有用户采 购就会惠及各方 采购员工作技能培训 技能三 采购价格控制 三 采购价格控制 一、采购底价 二、采购底价的计算 三、采购询价 四、采购报价回应 五、采购议价 一、采购底价 采购品的价格之间关系到相关成本，如果价格高了，企业将不堪重负， 但是出价太低，供应商未必答应合作。因此对于采购员来说，如何采用合适的价格 来完成采购工作是至关重要的。 企业内部都会对采购的物料设定一个采购底价，采购员在实施价格控制 时首先应了解如何确定和进行计算。 （一）采购底价的制定 采购底价一般通过以下两种方式来制定： 1.自行制定 企业可以收集各种价格资料，

18、由采购工程师进行分析，并制定出具体的价格 方案。 2.请专业人员估计 有些专业化、技术性程度很高的物品、机器或规模浩大的工程，其底价的 制定并非仅根据前述的价格资料即可，还必须请专业人员从事底价估算工作。 二、采购底价的计算 采购员必须掌握底价的计算方法，以便在进行几个谈判时有据可循。 1.科学的计算方式 对于构成价格的各种因素进行科学的分析，必要时采取改进措施。这种方法，以 合理的材料成本、人工成本及作业方法为其基础，计算出采购价格。 采购价格的公式为： P=C+F （公式1） C=Ma+t(b+c)(l+d) （公式2） F=Cr （公式3） 其中： P采购价格； C 总成本； P采购价格

19、； C总成本； F采购对象的预期利润； M材料的需要量（表示标准材料的尺寸、形状、标准规格）； a 材料的单价； t 标准时间（主要作业时间+准备时间）； b单位时间的工资率； c单位时间的费用率； d修正系数（例如为了特急品而加班、连夜赶工及试作等）； r预期利润率。 2、成本加利润的计算方式 （1）成本计算方式： 采购价格=成本+合理利润 其中，关于成本的计算如下： 成本=本地制造器材成本+进口器 材成本+工程设计+安装成本+其他成本 本地制造器材成本=直接原料成本+直接人工成本+间接制造成本+管 理成本 进口器材成本=进口器材在国外港口船上交货价格汇率+保险费及运 杂费+ 工程设计成本=

20、设计人工成本+设计材料成本+间接费用 安装成本=安装人工成本+安装材料成本+工具损耗成本+间接费用 其它成本=财务成本+其他不属于以上的各项成本 （2）关于合理利润的计算如下： 合理利润=本地制造器材成本合理利润率+进口器 材成本合理利润率+工程设计成本合理利润率+ 安装成本合理利润率+其他成本合理利润率 各项合理利润率需视其资金来源的不同而各异，由 成本分析人员参考国内外相关行业的投资报酬率、风 险率、市场利率以及财政部核定的相关行业利润率， 并考虑预付款及成本内已包括财务成本等因素分别审 订。 （3）比较前例的计算方式 利用曾被认为适当的同类产品的价格，加以比较检查并进 行必要的修正，以决

21、定价格的方式。此种方式，可依据过 去累积的数值资料，使价格更加精确，但也可能深受以前 价格的影响。 （4）经验估计的计算方式 依据图纸、设计书等，估计者可凭经验及现有信息，估计 材料费及加工时间，并乘上单位时间的工资率之后，再加 上费用率，即可决定价格。 三、采购询价 采购员在寻找到供应商后，需要对供应商进行产品询价。 （一）选择询价方式 口头询价 由采购人员以电话或当面向供应商说明采购项目的品名、规格、单位、数 量、交货期限、交货地点、付款及报价期等资料。 口头询价的方式相当便捷，可以免除以书面方式询价所需耗费的邮寄时间。不过 ，询价的物品应以双方经常交易，且规格简单、标准化者为宜。 书面询

22、价 在询价的过程中，为使供应商不致发生报价上的错误，通常采购人员应附上辅 助性的文件，例如工程发包的规范书、物料分期运送的数量明细表；有时采购方对于形状 特殊且无标准规格的零件或物品，也会提供样品给供应商参考。 （二）询价要求 在进行询价时，一定要明确物品的相关信息、品质、交货期等要求、具体如下表所示。 序号要求具体说明 1弄清品名与料号（1）准确提供采购物品的名称，且，品名的书写应尽量能从其字面上看出产品的特性与种类 （2）料号中每一个位数都有其独特的代表性，在使用时要特别注意其正确性 2提供数量信息（1）主要包括年需求量、季需求量甚至月需求量，不同等级的需求数量，每一次下单的大约订购 数量

23、，或产品生命周期的总需求量 （2）除了让供应商了解需求量及采购的形态外，一可同时让供应商分析其自身生产能力是否能应 付买方的需求 3使用产品规格书规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最新版本的工程图纸、测试规格、材料规格、样 品、色板等有助于供应商报价的一切信息 4对产品品质的需 求 应依照产品或服务的不同特性，综合使用数种方式进行，如品牌、同级品、商业标准、材料与制造 方法规格、性能或功能规格、工程图纸、市场等级、样品、工作说明书等 5说明报价基础要 求 （1）报价基础通常包括报价的币值与贸易条件 （2）国内采购通常以人民币交易，贸易条件主要以出价或到厂价（运费是否含则另议）来计算 （

24、3）国外采购常以美元为计价基础，使用各种常见的贸易术语 6提出付款条件买方有义务让卖方了解其公司内部的标准付款条件，明确注明其计算的付款起算日 采购询价要求 序号要求具体说明 7明确交货期要求包括买方对采购产品需要的时间、卖方需要多少时间来准备样品、第一批小量生产及正常时间下单生产 所需要的时间 8产品包装要求1.对包装材料、包装方式等进行明确要求 2.如果没有另外提出特殊的包装要求，供应商都会以其标准的包装方式来进行 9明确运送地点与交 货方式 （1）运送地点的国家、城市、地址及联络电话与传真都必须要清楚地告诉供应商 （2）国内采购的运输方式常以铁路、公路为主，而国际采购主要包括海运、空运等

25、 10售后服务要求对于一些机器设备的采购，一般都会要求供应商对售后服务进行保证 11确定报价到期日报价的到期日期应该让供应商有所了解，对于较复杂的产品，应该给予供应商足够的时间进行估价 12签署保密协定（1）主要针对一些涉及商业秘密的新产品开发事项 （2）签署一份保密协定的文件，对新产品计划的名称、采购数量预测、询价的技术要求、规格、图纸 等信息严格保密 13告诉必要信息将采购人员与技术人员的姓名及联络电话告诉供应商以供其咨询，澄清规格要求上的问题 采购询价要求 四、采购报价回应 对于供应商提供的报价，采购员要正确、有效地进行回应，并 掌握相应的技巧。 还价 是指采购方对外查询货价，获得供应商

26、的报价后， 研究各种交易条件是否适合，并要求对方减价的行为。在 进行还价时应注意使用各种技巧，以便获得较好的价格优势。 1.要有弹性 谈判中，还价要讲究弹性。对于采购人员来说，切忌漫天还价，乱 还价格；也不要一开始就还出了最低价。前者让人觉得是在“关天化日下抢 劫”，而后者却因失去弹性而处于被动，让人觉得有欠精明，从而使价格谈 判毫无进行的余地。 2.化零为整 在还价时可以将价格集中起来，化零为整。这样可以在供应商心理上造成 相对的价格昂贵感，会比用小数目进行报价获得更好的交易。 这种报价方式的主要内容是换算成大单位的价格，加大计量单位。如：将“ 千克”改为“吨”；“两”改为“千克”；“月”改

27、为“年”；“日”改为 “月”；“小时”改为“天”；“秒”改为“小时”等。 还价技巧 3.过关斩将 所谓“过关斩将”，即采购人员应善用上级主管的议价能力。通常供应商不会 自动降价，采购人员必须据理力争。但是，供应商的降价意愿与幅度，视议价 的对象而定。因此，如果采购人员对议价的结果不太满意，此时应要求上级主 管来和供应商议价。当买方提高议价者的层次，卖方有受到敬重的感觉，可能 同意提高降价的幅度。 若采购金额巨大，采购人员可请求更高层的主管（如采购经理，甚至副总经理 或总经理）邀约卖方的业务主管（如业务经理等）面谈，或直接由买方的高层 主管与对方的高层主管直接面谈，此举通常效果不错。因为，高层主

28、管不但议 价技与谈判能力高超，且社会关系及地位高，甚至与卖方的经营者有相互投资 或事业合作的关系。因此，通常只要招呼一声，就可获得令人意想不到的议价 效果。 5.敲山震虎 在价格谈判中，巧妙地暗示对方存在的危机，可以迫使对方降价。通过暗示对方不利的 因素，从而使对方在价格问题上处于被动，有利于自己提出的价格获得认同。但必须“点到 为止”，而且要给人一种“雪中送炭”的感觉，让供应商觉得并非幸灾乐祸、趁火打劫，而 是真心诚意地想合作、想给予帮助当然这是有利于双方的帮助，那么还价也就天经地义 了。 4.压迫降价 所谓压迫降价，是买方占优势的情况下，以胁迫的方式要求供应商降低价格，并不征询供 应商的意

29、见。这通常是在卖方处于产品销路欠佳，或竞争十分激烈，以致发生亏损和利润 微薄的情况下，为改善其获利能力而使出的杀手锏。 此时采购人员通常遵照公司 紧急措施，通知供应商自特定日期起降价若干；若原供应商缺 乏配合意愿，即行更换供应来源。 五、采购议价 实行议价，应遵循从计划、准备、具体执行到总结的基本步骤： 1. 议价计划 在进行议价时，需要制定议价计划。一般来时候，议价计划要考虑各种因 素，具体如下表所示。 序号考虑因素具体内容 1议价目标 明确希望通过议价达成的目标，例如以最低的价格购进一批原料，力争采用分期付款方式等 2价格数据 （1）收集相关书籍，了解供应商的详细情况，特别是在价格方面的立

30、场，并对所购物资的成本进行分 析 （2）确定实际情况，也就是找出认为可信的数据 3分歧点 找出分歧点，就是议价中重点讨论的问题 4分析各自的优优劣势 分析供应商的供应能力、订单积压状况和赢利能力如何，与该供应商签订合同的可能性有多大，是否 存在时间上的紧迫性等 5确立位置 （1）确立自己在分歧中的地位，并且根据所得数据估计供应商在每个分歧只能的地位 （2）了解谁在议价中处于更有利的地位及哪些要点可以使双方都能得到最大的好处 6计划议价策略 制定议价议程，先讨论什么问题，后讨论什么问题，在哪些方面采购者愿意妥协，在哪些方面立场坚 定等，为每一个苜蓿确立议价范围和指标 2.议价准备 议价前的准备工

31、作主要从议价计划出发，采购员要重点做好以下准备： 准备一 确立目标 具体定下价格、质量、服务、运输、规格、支付等要求并写在纸上 准备二 制定方案 对每个问题要定出最佳方案、目标方案以及最坏的方案 准备三 做好沟通 与议价团队中的其他质量人员、管理人员协商沟通，统一认识 准备四 确定议价议程 预先确定哪些问题要讨论、谁来讨论以及会议的议程、并确定议价对手 有无决定权 准备五 准备工具 提供必要的会议设施 3.议价进行 在进行具体的议价时须多观察、判断，主要注意一下事项： 观察供应商的神态、表情，从而判断他们的心理状态。 识别出其领导者，谁能够真正作出让步的决定。 如果他们讨论一个问题时犹豫不决，那么这就是他们的弱点。 如果供应商没有在关键问题的任何信息，这也是他们的弱点。 保持注意力集中，在倾听对方的发言时直视其眼睛。 4.议价后的总结 在议价结束后，要及时进行记录，并做好总结工作，具体包括以下工作内容 ： 确认所有的条款都已包括在最终的协议中，并请对方果木。 把握结束议价的方式和时机。 保留协议所有要点备忘录，双方都应该签字。 分析发生了什么事情及其原因。 谢 谢