[其它考试]第4章 Excel 2003 的使用.ppt

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1、第4章 Excel 2003 的使用,2019/1/30,2,Excel 2003 的使用,本章考点,电子表格的基本概念和基本功能，中文Excel的功能、运行环境、启动和退出。 工作簿和工作表的基本概念和基本操作，工作簿和工作表的建立、保存和退出，数据输入和编辑，工作表和单元格的选定、插入、删除、复制/移动，工作表的重命名和工作表窗口的拆分和冻结。 工作表的格式化，包括设置单元格格式、设置列宽和行高、设置条件格式、使用样式、自动套用格式和使用模板等。 单元格的绝对地址和相对地址的概念，工作表中公式的输入和复制，常用函数的使用。 图表的创建、编辑和修改以及修饰。 数据清单的概念，数据清单的使用，

2、数据清单内容的排序、筛选、分类汇总，数据透视表的建立。 工作表的页面设置、打印预览和打印。 保护和隐藏工作簿和工作表。,2019/1/30,3,Excel 2003 的使用,本章内容,4.1 Excel 2003 概述 4.2 基本操作 4.3 格式化工作表 4.4 公式与函数 4.5 图表 4.6 工作表中的数据库操作 4.7 打印工作表和超链接 4.8 保护数据 课堂练习,2019/1/30,4,Excel 2003 的使用,4.1 Excel 2003 概述,4.1.1 Excel 的基本功能 方便的表格制作、强大的计算能力、丰富的图表表现、快速的数据库操作、数据共享等 4.1.2 Ex

3、cel 的基本概念 启动Excel 法1：单击“开始/程序/Microsoft Excel”命令 法2：双击桌面上的Excel快捷方式图标,2019/1/30,5,Excel 2003 的使用,4.1.2 Excel 的基本概念,Excel 窗口,标题栏,名称框,菜单栏,工具栏,全选按钮,取消按钮,输入按钮,插入函数,工作表行号,工作表列标,数据编辑区,水平拆分框,垂直拆分框,当前单元格,填充柄,工作表标签,标签滚动按钮,状态栏,2019/1/30,6,Excel 2003 的使用,4.1.2 Excel 的基本概念,工作簿、工作表和单元格 工作簿：是一个Excel文件，启动时自动新建一个名为

4、“Book1”的工作簿，一个工作簿最多可以含有255个工作表，默认含有3个工作表，分别是Sheet1，Sheet2，Sheet3，工作表的名字双击可以更改。使用“工具/选项/常规/新工作簿内的工作表数”命令可以更改默认工作表数目。 工作表由单元格、行号、列标和工作表标签等组成。 单元格：当单元格的框线变成粗黑线，表明它是当前活动单元格，可以进行编辑。,2019/1/30,7,Excel 2003 的使用,4.1.2 Excel 的基本概念,退出 Excel 法1：单击标题栏最右边的“关闭”按钮 法2：单击“文件/退出”命令 法3：单击标题栏左端Excel窗口的控制菜单按钮，并选择“关闭”命令

5、法4：按 Alt + F4 键,2019/1/30,8,Excel 2003 的使用,4.1.3 Excel 主要用途,应用 创建数据表格、进行数据计算、建立统计图表、数据库操作、数据共享等 领域 金融、财务、单据报表、市场分析、统计、工资管理、工程预算、文秘处理、办公自动化等,2019/1/30,9,Excel 2003 的使用,4.2 基本操作,4.2.1 建立与保存工作簿 新建工作簿 法1：启动Excel自动创建“Book1.xls”，保存时可以重命名 法2：单击“常用”工具栏的“新建”按钮 法3：单击“文件/新建”命令 保存工作簿 法1：单击“文件/保存”命令，指定保存文件夹 法2 ：

6、单击“常用”工具栏的“保存”按钮,2019/1/30,10,Excel 2003 的使用,4.2.2 输入和编辑工作表数据,一、输入数据 输入文本，在活动单元格输入后，按Enter键，或数据编辑区的“”按钮。文本数据默认是左对齐。 文本不能是纯数字串，若要输入数字串，前面要加上“ ” 输入数值，数值默认是右对齐。当数值长度超过单元格宽度，将自动转换成科学表示法。 若单元格被“#”代替，说明单元格宽度不够 若要输入分数，须先输入0和空格，再输入分数,2019/1/30,11,Excel 2003 的使用,4.2.2 输入和编辑工作表数据,一、输入数据 输入日期和时间，必须输入可识别的日期时间数据

7、，如：2008/08/18 18:30 或 2008-08-18 18:30。日期数据默认是右对齐。 未按格式输入的日期将被视为文本数据 若某单元格一开始输入的是规范的日期数据，后面输入数值时，也会被转换成日期格式。 输入逻辑值 只有“TRUE”（真）和“FALSE”（假）两种数据 直接输入或者通过判断输入公式的结果 检查数据有效性 控制单元格数据类型和范围，使用“数据/有效性”命令,2019/1/30,12,Excel 2003 的使用,4.2.2 输入和编辑工作表数据,二、删除或修改单元格内容 删除单元格内容操作 选定要删除内容的单元格，或按住Ctrl键拖动鼠标选取单元格区域，或者单击行或

8、列标题选取整行或整列 按Delete键，进行删除操作 若要删除单元格的内容和其他属性，选择“编辑/清除”命令,2019/1/30,13,Excel 2003 的使用,4.2.2 输入和编辑工作表数据,修改单元格内容操作 1. 单击单元格，输入数据后按Enter键 2. 双击单元格，或单击单元格后按F2键，然后在单元格里面修改 3. 单击单元格，然后单击数据编辑区，在里面修改,2019/1/30,14,Excel 2003 的使用,4.2.2 输入和编辑工作表数据,三、移动或复制单元格内容 使用菜单命令移动或复制单元格内容 选定需要复制或移动的单元格区域 单击“编辑”或右键，选择“剪切”或“复制

9、”，或者使用工具栏 单击目标位置，单击“粘贴”，反复执行，可以复制多次 复制数据时，在复制数据下方会有“粘贴选项”，可以单击它选择粘贴形式。 单击Esc键或单击“数据编辑区”，可去除选定区的框,2019/1/30,15,Excel 2003 的使用,4.2.2 输入和编辑工作表数据,使用鼠标移动或复制单元格内容 选定需要被复制或移动的数据单元格区域，将鼠标指向选定区域的边框上直至鼠标指针变成十字箭头，按住鼠标左键多动鼠标到目标位置，则可以移动数据。若在拖动时，按住Ctrl键，则可以实现复制。 复制单元格中特定内容 选定需要被复制的单元格区域，单击“复制” 选择粘贴区域左上角的单元格，选择“编辑

10、/选择性粘贴” 利用“选择性粘贴”对话框，可复制单元格中特定内容,2019/1/30,16,Excel 2003 的使用,4.2.2 输入和编辑工作表数据,四、自动填充单元格数据序列 利用填充柄填充数据序列 选择一个单元格，右下角会出现一个填充柄，把鼠标移动至填充柄变成十字叉形状后，拖动填充柄，可以实现快速填充。 利用对话框填充数据序列 法1：在序列开始处的单元格输入第一个数值，然后选定该单元格或单元格区域，执行“编辑/填充”，选择对应的“序列”对话框 法2：选择“工具/选项”，找到自定义序列，用户可以创建自己的序列,2019/1/30,17,Excel 2003 的使用,4.2.3 使用工作

11、表和单元格,选定工作表 选定一个工作表：单击工作表的标签 选定相邻的多个工作表：单击第一个标签，按Shift键，同时单击最后一个标签 选定不相邻的多个工作表：按Ctrl键的同时单击要选定的工作表标签 选定全部工作表：右击工作表标签，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表” 注意：当选定多个工作表时，一切操作都会应用到所有工作表中,2019/1/30,18,Excel 2003 的使用,4.2.3 使用工作表和单元格,插入新工作表 选定一个或多个表后，单击“插入/工作表”命令，即可插入相同数量的新工作表，默认从选定工作表的左侧插入。 右击选定的工作表，在弹出菜单选择“插入”，弹出“插入”对话框，可以

12、设置插入工作表的样式 删除工作表和重命名工作表 选定表，单击“编辑/删除工作表”命令，或右击选择“删除” 命令 双击标签或者右击选择“重命名”进行重命名。,2019/1/30,19,Excel 2003 的使用,4.2.3 使用工作表和单元格,利用鼠标在工作簿内移动或复制工作表 先选定一个或多个工作表标签，按住鼠标左键在标签上左右移动到目的位置，这是会在标签之间出现黑色小箭头，当箭头指向目的位置，则放开鼠标即可。 复制工作表和移动类似，不过在拖动标签时按住Ctrl键，到达目标位置，先放开鼠标，后松开Ctrl键。,2019/1/30,20,Excel 2003 的使用,4.2.3 使用工作表和单

13、元格,利用对话框在不同的工作簿之间移动或复制工作表 在一个Excel程序窗口下，分别打开两个工作簿（源工作簿和目标工作簿） 使源工作簿成为当前工作簿 在当前工作簿中选定要移动或复制的一个或多个工作表标签 单击“编辑/移动或复制工作表”或者右键操作 在工作簿下拉列表框中选择目标工作簿，并选择插入的位置 如果是移动，清除“建立副本”复选框；如果是复制，选中“建立副本”复选框，单击“确定”完成操作,2019/1/30,21,Excel 2003 的使用,4.2.3 使用工作表和单元格,拆分和冻结窗口 拆分窗口 法1：鼠标指向滚动条边上的“拆分框”，直至指针变成“双箭头”，沿箭头方向拖动鼠标至适当位置

14、，放开鼠标即可 法2：单击要拆分的行或列的位置，单击“窗口/拆分”命令完成拆分。然后再单击“窗口/取消拆分”可以取消拆分。 冻结窗口 选定相邻的行或列后，单击“窗口/冻结窗口”命令。会冻结选定行的上面所有行，冻结选定列左边所有列。,2019/1/30,22,Excel 2003 的使用,4.2.3 使用工作表和单元格,选定单元格和一个单元格区域 选定单元格 鼠标移至需选定的单元格上，单击左键，即选中 选定一个单元格区域 左键单击要选定区域左上角的单元格，然后按住左键拖动鼠标，到达右下角的单元格后放开鼠标即可选中这块区域,2019/1/30,23,Excel 2003 的使用,4.2.3 使用工

15、作表和单元格,选定不相邻的单元格区域 选定第一块单元格区域后，按住Ctrl键，选定其他单元格区域即可 插入行、列与单元格 单击“插入/单元格或行或列”命令，选择的行数、列数是插入的新行、列的行数、列数 删除行、列与单元格 选定要删除的行、列或单元格，选择“编辑/删除”命令，此时删除的是单元格和单元格里的内容。若此时按的“Delete”键，那么仅仅会删除单元格里的内容,2019/1/30,24,Excel 2003 的使用,4.3 格式化工作表,4.3.1 设置单元格格式 选择“格式/单元格”命令，在弹出“单元格格式”对话框中可以设置。或者使用“格式”工具栏。 一、设置数字格式 选择“数字”选项

16、卡，可以改变数字（包括日期）在单元格内的显示，但无法改变数据编辑区的显示 二、设置对齐方式和字体 选择“对齐”选项卡，可设置对齐方式，也可以完成相邻单元格的合并，合并后只有区域左上角单元格内容放到合并后的单元格内。使用“字体”选项卡来设置字体、颜色等格式,2019/1/30,25,Excel 2003 的使用,4.3.1 设置单元格格式,三、设置单元格边框 利用“边框”选项卡，可以利用“预置”选项组为单元格或区域设置外边框和边框；利用“边框”样式设置设置上、下、左、右边框和斜线等；还可设置边框线条样式和颜色。 四、设置单元格图案 利用“图案”选项卡，可以设置突出显示某些单元格或区域，为这些单元

17、格添加底纹或图案。,2019/1/30,26,Excel 2003 的使用,4.3.2 设置列宽和行高,使用“列宽”命令精确设置列宽 选定要调整列宽的区域，选择“格式/列/列宽”命令设置 使用“行高”命令精确设置行高 选定要调整行高的区域，选择“格式/行/行高”命令设置,2019/1/30,27,Excel 2003 的使用,4.3.3 设置条件格式,条件格式是对含有数值或其他内容的单元格或单元格，应用某种条件，只有满足条件的区域才会显示出这种格式。 使用“格式/条件格式”命令。,2019/1/30,28,Excel 2003 的使用,4.3.4 使用样式,样式是单元格字体、字号、对齐、边框和

18、图案等一个或多个格式的组合，并将这些组合加以命名保存起来。 样式设置使用“格式/样式”命令。,2019/1/30,29,Excel 2003 的使用,4.3.5 自动套用格式,自动套用格式是将Excel自带的一些显示格式应用到用户指定的单元格区域，使其更加美观。主要有：简单、古典、会计序列和三维效果等 使用“格式/自动套用格式”命令,2019/1/30,30,Excel 2003 的使用,4.3.6 使用模板,模板是含有特定格式的工作簿，其工作表结构已经设置。如果要建立与之相似的工作簿可以调用模板来快速建立。 使用步骤 单击“文件/新建”，在弹出的“新建工作簿”窗口中，单击“本机上的模板”，打

19、开“模板”对话框，在“电子方案表格”中选择模板。,2019/1/30,31,Excel 2003 的使用,4.4 公式与函数,4.4.1 自动计算 利用工具栏的自动求和按钮，或在状态栏上单击鼠标右键。 主要有求和、平均值、统计个数、最大值和最小值等几种运算。,2019/1/30,32,Excel 2003 的使用,4.4.2 输入公式,公式的形式 一般形式：= （表达式） 注：“=”不能少，表达式可以是算术、关系、字符串表达式，主要由运算符、常量、单元格地址、函数及括号等组成，不能含有空格。 运算符 包含算术、字符、关系运算符三类 公式的输入 选定单元格，可在数据编辑区中输入，也可以双击单元格

20、输入。,2019/1/30,33,Excel 2003 的使用,4.4.3 复制公式,一、公式复制的方法 法1：选定含公式的单元格，右击选择“复制”，鼠标移至目标单元格，右击选择“粘贴”或“选择性粘贴”（选中复制公式），即可完成 法2：选定含公式的单元格，拖动单元格的自动填充柄，可完成相邻单元格公式的复制,2019/1/30,34,Excel 2003 的使用,4.4.3 复制公式,二、单元格地址的引用 单元格地址分为相对地址、绝对地址、混合地址三种 相对地址 形式：D3、A8等 当含有相对地址的公式被复制后，新的公式并不是照搬原来的公式，而是根据改变的位置来推算出新公式,2019/1/30,

21、35,Excel 2003 的使用,4.4.3 复制公式,绝对地址 形式：$D$3, $A$8等 含有绝对地址的公式无论被复制到哪，公式都不会改变 混合地址 形式：$D3, A$8等 含混合地址的公式被复制后，相对部分会随着位置变化发生改变，绝对部分永远不会改变,2019/1/30,36,Excel 2003 的使用,4.4.4 函数应用,Excel 提供了11类函数，能方便进行各种运算 函数形式 形式：函数名（参数表） 函数引用 输入函数两种方法 法1：直接输入函数公式 法2：使用“函数向导”快速输入函数 选定单元格，单击“插入函数”按钮，选择函数，在“函数参数”对话框内输入参数区域，单击确

22、定。,2019/1/30,37,Excel 2003 的使用,4.5 图表,4.5.1 图表的基本概念 图表类型：柱形图、条形图、折线图、饼图等 构成：,图表区,绘图区,Y轴,图例,X轴,数据标志,图表标题,背景墙和基底,网格线,2019/1/30,38,Excel 2003 的使用,4.5.2 创建图表,嵌入式图表与独立图表 嵌入式图表是指图表作为一个对象与其相关的工作表数据在同一个工作表中 独立图表以一个工作表的形式插在工作簿中，在打印输出时，独立工作表占一个页面,2019/1/30,39,Excel 2003 的使用,4.5.2 创建图表,创建图表的方法 首先选定制图的数据区域 单击“插

23、入/图表”（也可以使用工具栏），弹出“图表向导”对话框，选择图表类型 单击“下一步”，选择数据区域 单击“下一步”，设置各种选项 单击“下一步”，决定是嵌入式图表还是独立图表。 按F11键能够快速地制出一幅独立图表,2019/1/30,40,Excel 2003 的使用,4.5.3 编辑和修改图表,修改图表类型 单击图表绘图区，选择“图表/图表类型”命令，选择图表类型进行修改 修改图表源数据 向图表中添加源数据 单击绘图区，选择“图表/源数据”，弹出“源数据”对话框，选择“系列”选项卡，通过在工作表中选取系列名称和数据来添加一个系列，单击确定即可。 删除图表中的数据 若完全删除这组数据，直接从

24、工作表中删除；若仅从图表中删除，则在“源数据”对话框中，删除一个系列即可。,2019/1/30,41,Excel 2003 的使用,4.5.4 修饰图表,利用“图表选项”对话框可以对图表的网格线、数据表、数据标志等进行编辑和设置。 此外，还可以利用右击图表各个组成部分选择“xx格式”命令，来设置其格式。,2019/1/30,42,Excel 2003 的使用,4.6 工作表中的数据库操作,4.6.1 建立数据清单 数据清单由标题行（表头）和数据部分组成。其中行相当于数据库中一个记录，列相当于数据库中的字段。 建立方法：可以直接向列和行逐个输入；也可以使用“记录单”来输入,2019/1/30,4

25、3,Excel 2003 的使用,4.6.2 数据排序,利用工具栏升序按钮和降序按钮 只能进行一个关键字的排序 利用“数据/排序”命令 选定数据清单区域，单击“数据/排序”，弹出“排序”对话框 选择主、次关键字，选择升、降序，选择有无标题行，单击确定即可 利用“排序选项”对话框进行自定义排序 在“排序”对话框中，单击“选项”，弹出“排序选项”对话框，可以自定义排序，不过只能用于“主要关键字”的数据序列。,2019/1/30,44,Excel 2003 的使用,4.6.2 数据排序,排序数据区域选择 如果选定的数据清单没有包含所有列，Excel会弹出“排序警告”，可选择“扩展选定区域”或“以当前

26、选定区域排序”。前者将选定全部清单内容，后者只对已选定内容排序（有可能引起数据错误） 恢复排序 若希望恢复多次排序后数据清单到最开始的样子，需要一开始在清单中加一列“记录号”，内容为1、2、3、4、5 ，无论何时，再按记录号排序就可以恢复了,2019/1/30,45,Excel 2003 的使用,4.6.3 数据筛选,用于快速查找具有特定条件的记录，使用“数据/筛选”命令可以进行 自动筛选 选定数据清单区域，单击“数据/筛选/自动筛选”命令，此时，工作表中数据清单的列标题全部变成下拉列表框。 此时可以选一个条件进行筛选，也可以利用“自定义”进行自定义条件的筛选,2019/1/30,46,Exc

27、el 2003 的使用,4.6.3 数据筛选,高级筛选 主要用于多字段条件的筛选。 首先要建一个条件区域，用来编辑筛选条件。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字段名，这些字段名必须与数据清单中的字段名完全一样。区域其他行输入筛选条件，“与”关系条件在同一行，“或”关系不能在同一行。条件区域不能数据清单区域有连接。,2019/1/30,47,Excel 2003 的使用,4.6.4 数据分类汇总,分类汇总 是将数据清单里的内容进行分类，然后统计同类数据的相关信息 只能对数据清单进行，第一行必须有列标题，分类汇总前必须根据分类汇总的数据类进行排序 创建分类汇总 利用“数据/分类汇总”创建分类汇总

28、 删除分类汇总数据 在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”,2019/1/30,48,Excel 2003 的使用,4.6.4 数据分类汇总,隐藏分类汇总数据 单击工作表左边列表树的“-”号可以隐藏某类的数据记录，此时“-”变“+”，若要查看，再单击一下“+”即可。 数据合并 可以把来自不同源数据区域的数据进行汇总，并进行合并计算。它是通过建立合并表的方式进行的，合并表可以放在任意位置。 数据透视表 透视表从工作表的数据清单中提取信息，对清单进行重新布局和分类汇总，并能立即计算出结果。,2019/1/30,49,Excel 2003 的使用,4.7 打印工作表和超链接,4.7.1 页面设置 利

29、用“文件/页面设置”命令 页面设置 选择“页面”标签，设置打印方向、纸张大小等 设置页边距 选择“页边距”标签，设置正文与纸张边缘的距离,2019/1/30,50,Excel 2003 的使用,4.7.1 页面设置,设置页眉/页脚 通常把工作簿名作为页眉，页脚为页号，居中 选择“页眉/页脚”标签，选择页眉页脚格式 同时也可以单击“自定义页眉/页脚”按钮 设置工作表 选择“工作表”标签，来设置“打印区域”，“打印标题”，“打印顺序”等一些信息,2019/1/30,51,Excel 2003 的使用,4.7.2 打印预览和打印,打印预览 利用“文件/打印预览”命令或者使用“常用”工具栏上“打印预览

30、”按钮 打印 单击“文件/打印”命令 在弹出的“打印内容”对话框中设置一些信息即可打印,2019/1/30,52,Excel 2003 的使用,4.7.3 建立超链接,在同一个工作表中创建超链接 选定要链接的单元格或单元格区域 将鼠标移至单元格右端，直至指针由空心十字变成空心向坐上箭头时，按住右键，拖动单元格内容到作为超链接显示的位置 松开右键，在弹出菜单中选择“在此创建超级链接”命令，超链接建立完成。,2019/1/30,53,Excel 2003 的使用,4.7.3 建立超链接,在当前工作簿或其他工作簿中创建超链接 选定作为超链接显示的对象 选择“插入/超链接”（或者使用工具栏），打开“插

31、入超链接”对话框 查找要连接文件的位置，单击确定即完成链接 若要取消链接，在包含链接的对象上，右击，在弹出菜单中选择“取消超链接”即可,2019/1/30,54,Excel 2003 的使用,4.8 保护数据,4.8.1 保护工作簿、工作表和单元格 保护工作簿 一是防止他人非法访问；二是禁止他人非法操作工作簿。 限制打开工作簿 打开工作簿，使用“文件/另存为”，在“另存为”对话框中单击“工具”，单击“常规选项”，在“保存选项”对话框中，输入密码，单击“确定”，再输入一次密码，单击“确定”，再单击“保存”即可,2019/1/30,55,Excel 2003 的使用,4.8.1 保护工作簿、工作表

32、和单元格,保护工作簿 限制修改工作簿 打开工作簿后，选择“工具/保护”，单击“保护工作簿”，在出现的“保护工作簿”中，选中“结构”复选框（表明其中的工作表将不能进行移动、删除和插入操作），选中“窗口”复选框，则每次打开工作簿窗口大小不能变化，键入密码，可以防止他人取消保护，单击“确定”。,2019/1/30,56,Excel 2003 的使用,4.8.1 保护工作簿、工作表和单元格,保护工作表 选定要保护的工作表 选择“工具/保护”，单击其中的“保护工作表”，在出现的“保护工作表”对话框中，选中“内容”复选框（可以防止改变工作表中的数据），选中“对象”（可以防止改变图形），选中“方案”（可以防

33、止改变工作表中方案的定义），键入密码，单击“确定”。,2019/1/30,57,Excel 2003 的使用,4.8.1 保护工作簿、工作表和单元格,保护单元格 一般实施以上保护操作，单元格都处于“锁定”状态。 如果要保留某些可以操作的单元格，那么：首先在非保护状态下，利用“单元格格式”其中的保护标签，使不能操作的单元格处于锁定状态。然后打开“保护工作表”对话框，选中“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框，输入密码；在“允许此工作表的所有用户进行”复选框中只选定“选定为锁定的单元格”，单击“确定”。这样非锁定的单元格可以进行修改。,2019/1/30,58,Excel 2003 的使用,4.8

34、.2 隐藏工作簿、工作表和单元格,隐藏工作簿 单击“窗口/隐藏”，然后退出Excel 隐藏工作表 选定要隐藏的工作表，单击“格式/工作表/隐藏”，单击“保存” 隐藏单元格内容 选定要隐藏的区域，打开“单元格格式”，单击“保护”；清除“锁定” ，选中“隐藏”，单击“确定”；单击“工具/保护/保护工作表”，使隐藏特性起作用。,2019/1/30,59,Excel 2003 的使用,课堂练习,基本练习 熟练数据表的格式设置、图表制作、数据库操作中的排序和筛选等操作 实战练习 从一级B软件的50套题库中随机抽取两套，做里面的“电子表格”题目,2019/1/30,60,Excel 2003 的使用,谢谢各位！ 祝各位考级顺利通过！,