供应商前期考察流程.doc

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1、供应商前期考察流程 编号：华夏-供方 2-流程-02 版号：2010 年 7 月【A 版】 页码：第 1 页 共 11 页 华夏幸福基业股份有限公司 供应商前期考察流程 编制 _ 日期 _ 审核 _ 日期 _ 审批 _ 日期 _ 修订记录 日期修订状态修订内容修订人审核人审批人 供应商前期考察流程 编号：华夏-供方 2-流程-02 版号：2010 年 7 月【A 版】 页码：第 2 页 共 11 页 目 录 1.目的3 2.适用范围.3 3.术语和定义3 3.1.定义 3 4.管理职责.4 4.1.运营管理中心4 4.2.事业部采购管理部及片区项目招采(以下简称招采管理部门)4 5.工作程序.

2、4 5.1.前期考察的指标4 5.2.获取信息4 5.3.资格初审5 5.4.实地考察6 5.5.确定入围供应商7 5.6.集团战略合作供应商考察及推荐入围8 5.7.事业部战略合作供应商考察及推荐入围8 5.8.前期考察的供应商级别认定与调整 8 5.9.不同级别供应商在前期考察中的特定待遇9 6.支持性文件10 7.相关表单.10 8.附件：供应商前期考察及入围推荐报告11 8.1.基本情况11 8.2.前期考察及入围建议.11 8.3.前期考察参与人.11 供应商前期考察流程 编号：华夏-供方 2-流程-02 版号：2010 年 7 月【A 版】 页码：第 3 页 共 11 页 1.目的

3、 规范各类供应商的前期考察工作，考量供应商在开发项目供应链中的地位和作用，评 估其价值观和文化与公司的结合度，评估其项目合作能力，提高选择效率，降低选择 风险。 2.适用范围 适用于公司及事业部的房地产开发项目(以下简称“开发项目”)的服务类、货物类、 施工类供应商，其他项目参照本流程执行。 3.术语和定义 3.1.定义 3.1.1.获取信息：本流程中特指由各层级招采管理部门获取新进供应商基本信息，将供应 商信息记录表相关内容录入供应商信息库，确定新进供应商的“待考察”等级的工 作环节；对非新进供应商的基本信息，各层级招采管理部门直接在公司供应商信息库 中获取。 3.1.2.供应商前期考察：指

4、获取信息后，招采管理部门组织相关部门对在库意向供应商(各 等级)进行的资格初审和实地考察两环节。 3.1.3.资格初审：指对在库供应商的供应商信息记录表进行初步审查，初步评估供应商承揽 当次采购项目的适合程度，确定对其进行实地考察的必要性； 3.1.4.实地考察：指对已通过资格初审的供应商进行实地性的深入考察，据供应商类别和采 购项目要求，对其采取合作情况考察、人员考察、项目考察、到厂考察中的一种或多 种方式，实地验证供应商信息记录表相关内容，深入评估供应商承揽当次采购项目的 适合程度，填报供应商前期考察表并录入信息库，组织确定当次采购项目的入围供应 商； 3.1.5.入围供应商：具备某次采购

5、项目的投标人(报价)资格或认价资格的供应商。 供应商前期考察流程 编号：华夏-供方 2-流程-02 版号：2010 年 7 月【A 版】 页码：第 4 页 共 11 页 4.管理职责 4.1.运营管理中心 4.1.1.组织制定和优化公司供应商管理体系文件，明确供应商前期考察、信息库管理等要求 ，指导并监督各开发项目执行； 4.1.2.组织进行集团战略合作供应商的前期考察。 4.2.事业部采购管理部及片区项目招采(以下简称招采管理部门) 4.2.1.确定各自权限范围内供应商前期考察的参加人员及负责人； 4.2.2.获取新进供应商基本信息，将供应商信息记录表相关内容录入供应商信息库。 4.2.3.

6、组织相关部门对在库的意向供应商进行资格初审，确定对其进行实地考察的必要性， 并对供应商信息记录表中不一致的信息进行更新。 4.2.4.组织相关部门对已通过资格初审的供应商进行实地考察，确定该供应商在当次采购项 目中的投标人(报价)资格。 4.2.5.组织相关部门完成招标(或议标或直接委托)采购工作，并按运营管理中心要求及时上 报供应商信息。 5.工作程序 5.1.前期考察的指标 5.1.1.供应商前期考察指标见评估表单； 5.1.2.指标由运营管理中心组织制定并按需要作持续优化调整； 5.1.3.招采管理体系相关部门参与指标的制定和优化调整； 5.2.获取信息 5.2.1.业务管理部门应主动获

7、取更多的优秀的新进供应商的信息： 1.招采管理部门获取新进供应商信息的途径包括：业务管理部门主动获取；内部推荐； 供应商自荐。 2.业务管理部门将供应商信息记录表相关内容录入供应商信息库，确定新进供应商 的“待考察”等级。 5.2.2.对非新进供应商的基本信息，招采管理部门直接在公司供应商信息库中获取。 供应商前期考察流程 编号：华夏-供方 2-流程-02 版号：2010 年 7 月【A 版】 页码：第 5 页 共 11 页 5.3.资格初审 5.3.1.招采管理部门组织相关部门对在库供应商的供应商信息记录表进行初步审查，初 步评估供应商承揽当次采购项目的适合程度，确定对其进行实地考察的必要性

8、。 5.3.2.招采管理部门在资格初审时，若发现在库供应商的供应商信息记录表与当前实际 信息不一致，应负责对相关信息进行更新，并报运营管理中心备案。 5.3.3.招采管理部门初步评估供应商承揽当次采购项目的适合程度，应以会议或签报的形式 建立评估标准并确定资格初审结果。 1.按供应商类别，设置资格初审的项目及其最低标准，格式如下： 供应商类别序号 资格初审内容审查依据最低标准 1 注册资本营业执照XX 万元以上 2 资信等级资信等级证书XX 级以上 3 资质等级资质证书XX 级以上 4 质量认证质量管理体系认证证书通过认证或无要求 5 项目业绩项目合同XX 平方米以上 6 财务状况财务报表XX

9、 万元以上 服务类 7 其它条件其他证明文件XX 以上 1 注册资本营业执照XX 万元以上 2 资信等级资信等级证书XX 级以上 3 资质等级资质证书XX 级以上 4 质量认证质量管理体系认证证书通过认证或无要求 5 项目业绩项目合同XX 平方米以上 6 财务状况财务报表XX 万元以上 货物类 7 其它条件其他证明文件XX 以上 1 注册资本营业执照XX 万元以上 2 资信等级资信等级证书XX 级以上 3 资质等级资质证书XX 级以上 4 质量认证质量管理体系认证证书通过认证或无要求 5 项目业绩项目合同XX 件以上 6 财务状况财务报表XX 万元以上 施工类 7 其它条件其他证明文件XX 以

10、上 2.同时对供应商的服务或产品类别、业务区域、提交的材料真实性方面进行审核； 供应商前期考察流程 编号：华夏-供方 2-流程-02 版号：2010 年 7 月【A 版】 页码：第 6 页 共 11 页 3.上述每项条件均需满足当次采购项目要求，否则资格初审不通过，不再进行实地考察； “其它条件”可要求增设。 5.3.4.招采管理部门须逐一核实重要证明文件的原件，并要求供应商提供加盖公章的复印件 予公司归档。重要证明文件包括但不限于： 序号资格初审的证明文件供应商类别要求 1 营业执照各类必须提供 2 组织机构代码证各类必须提供 3 税务登记证各类必须提供 4 资质证书各类必须提供 5 900

11、0 系质量管理体系认证证书各类若有则提供 6 14000 系环境管理体系认证证书各类若有则提供 7 18000 系职业健康安全管理体系认证证书各类若有则提供 8 资信等级证书各类若有则提供 9 安全生产许可证工程类必须提供 10 生产许可证货物类必须提供 11 产品合格证货物类必须提供 12 建材备案证(按北京建委要求)货物类若需要则提供 13 产品专利证书货物类若需要则提供 14 项目合同各类若有则提供 15 其它证明文件各类若有则提供 5.3.5.资格初审结果形成书面记录(会议纪要或签报)。 5.3.6.只有通过资格初审的供应商，才能进入实地考察环节。 5.4.实地考察 5.4.1.招采管

12、理部门组织相关部门对已通过资格初审的供应商进行实地性的深入考察。 5.4.2.招采管理部门据供应商类别和采购项目要求，对其采取到厂考察、项目考察、人员考 察、合作情况考察中的一种或多种方式，实地验证供应商信息记录表相关内容。 5.4.3.考察人员由招采管理部门确定，人数不少于三人，必须包括本次采购项目的总责任人、 技术责任人和成本责任人。考察人员应与供应商充分交流，告知供应商项目的基本情 况、采购方式等基础信息。 5.4.4.实地考察内容包括但不限于： 供应商前期考察流程 编号：华夏-供方 2-流程-02 版号：2010 年 7 月【A 版】 页码：第 7 页 共 11 页 序号实地考察内容供

13、应商类别要求 1 企业管理与文化工程各类合作情况考察 2 企业组织结构工程各类合作情况考察 3 企业外部协调能力工程各类合作情况考察 4 企业战略意识工程各类合作情况考察 5 企业与本公司合作情况(其他项目)工程各类合作情况考察 6 企业应对紧急事件等风险管理能力工程各类合作情况考察 7 企业拟派项目经理情况工程各类人员考察 8 企业拟派项目成员情况工程各类人员考察 9 企业资金及周转状况工程各类项目考察 10 企业近三年实际服务量/工程量/产量工程各类项目考察 11 企业技术实力工程各类项目考察 12 企业服务能力工程各类项目考察 13 企业诚信状况工程各类项目考察 14 企业与其他企业合作

14、情况工程各类项目考察 15 生产规模及效能(年/月/日产能)货物类到厂考察 16 生产设备状况货物类到厂考察 17 产品种类及适用范围货物类到厂考察 18 产品质量状况货物类到厂考察 19 产品生产周期货物类到厂考察 20 其他内容工程各类其他考察 5.4.5.实地考察完成后，由考察人员撰写实地考察报告。 5.5.确定入围供应商 5.5.1.招采管理部门组织相关部门深入评估供应商承揽当次采购项目的适合程度，填报供 应商前期考察表并录入信息库，组织制订入围标准，确定入围供应商。 5.5.2.招采管理部门以会议形式决定入围供应商，最终确定的入围供应商应不少于三家； 5.5.3.招采管理部门编写供应

15、商前期考察及入围推荐报告，主要包括：工程项目概况，采购 项目要求、采购项目供应商行业分析、供应商资格初审汇报、供应商实地考察汇报、 入围供应商建议等。 供应商前期考察流程 编号：华夏-供方 2-流程-02 版号：2010 年 7 月【A 版】 页码：第 8 页 共 11 页 5.6.集团战略合作供应商考察及推荐入围 5.6.1.运营管理中心组织事业部相关部门参与集团战略合作供应商的前期考察。 5.6.2.运营管理中心对战略合作项目行业的供应商情况进行分析和研究，确定实地考察厂家 ，按服务类、货物类、施工类分别填写供应商前期考察表； 5.6.3.运营管理中心确定实地考察人员和负责人，人数不少于二

16、人，根据采购项目情况组织 事业部相关部门人员进行实地考察。 5.6.4.战略合作供应商实地考察的内容，除常规合作供应商须考察的所有内容(上表)外，至 少还应包括：供应商与其他企业战略合作的情况、供应商与本公司幸福基业多项目合 作对其人员、资金、设备及产能的特殊要求。 5.6.5.运营管理中心负责编写战略合作供应商前期考察及入围推荐报告，主要包括采购项目 行业分析、供应商考察调研情况、供应商以往合作情况、入围建议。 5.6.6.运营管理中心根据实地考察情况推荐战略合作的入围供应商，入围供应商原则上不少 于三家。 5.7.事业部战略合作供应商考察及推荐入围 5.7.1.事业部采购管理部组织事业部和

17、片区项目相关部门参与事业部战略合作供应商的前期 考察。 5.7.2.事业部采购管理部对战略合作项目行业的供应商情况进行分析和研究，确定实地考察 厂家，按服务类、工程类、货物类分别填写供应商前期考察表； 5.7.3.事业部采购管理部确定实地考察人员和负责人，人数不少于二人，根据采购项目情况 组织事业部和片区项目相关部门人员进行实地考察。 5.7.4.战略合作供应商实地考察的内容，除常规合作供应商须考察的所有内容(上表)外，至 少还应包括：供应商与其他企业战略合作的情况、供应商与本公司多项目合作对其人 员、资金、设备及产能的特殊要求。 5.7.5.事业部采购管理部负责编写战略合作供应商前期考察及入

18、围推荐报告，主要包括采购 项目行业分析、供应商考察调研情况、供应商以往合作情况、入围建议。 5.7.6.事业部采购管理部根据实地考察情况推荐战略合作的入围供应商，入围供应商原则上 不少于三家； 5.8.前期考察的供应商级别认定与调整 5.8.1.若考察对象为新进供应商，业务管理部门在获取新进供应商基本信息后，确定其“待 考察”等级，并根据前期考察结果，作为供应商级别认定的依据。 供应商前期考察流程 编号：华夏-供方 2-流程-02 版号：2010 年 7 月【A 版】 页码：第 9 页 共 11 页 1.前期考察结果不合格的，级别经招标委员会审批后，由运营管理中心手动调整； 2.前期考察结果合

19、格的，认定为备选供应商； 程序调整依据调整规则调整方式 程序 1获取信息获取新进供应商基本信息：待考察手工录入 0N5待考察不合格审批后手调 5N10 未入围 不调整级别 首次合作 5N10 入围 待考察备选自动更新 程序 2 前期考察 (资格初审 +实地考察) 多次合作录入评估分数，不调整级别手工录入 首次合作备选试用自动更新 程序 3 签订合同(招标/议 标/直接委托)多次合作原级别保持不变 5.8.2.若考察对象为在库供应商，招采管理部门在信息库中录入考察结果，不调整供应商原 级别。 5.8.3.招采管理部门按招采管理制度组织采购，在信息库中录入采购过程对各供应商的评审 信息； 5.8.

20、4.招采管理部门组织与供应商签订合同，建立合作关系。 1.签订合同的供应商若为首次合作的，认定为试用供应商； 2.签订合同的供应商若非首次合作的，保留原级别； 5.8.5.当次未建立合作关系的供应商，保留原级别。 5.9.不同级别供应商在前期考察中的特定待遇 5.9.1.战略供应商：战略合作协议内的采购项目，免资格初审和实地考察，直接按战略合作 协议签订分项目合同或认价。 5.9.2.优秀供应商：免资格初审和实地考察。 5.9.3.合格供应商：资格初审后，免到厂考察，但仍需进行合作情况考察、人员考察、项目 考察。 5.9.4.试用供应商、备选供应商、待考察供应商：按常规程序执行。 5.9.5.

21、不合格供应商：在被认定后不再合作(行政垄断或市场垄断的供应商除外)，不合格供 应商在被认定满两年后提出合作意向的，由运营管理中心组织招采管理部门重新考察 ，报采购委员会审批后，手动调整至备选级别。 供应商前期考察流程 编号：华夏-供方 2-流程-02 版号：2010 年 7 月【A 版】 页码：第 10 页 共 11 页 6.支持性文件 1.工程供应商管理制度 2.工程供应商类别级别设置表 3.供应商级别管理流程 4.供应商信息库管理作业指引 5.供应商满意度调查作业指引 6.供应商激励作业指引 7.相关表单 1.供应商信息记录表(工程服务类) 2.供应商前期考察表(工程服务类) 3.供应商信

22、息记录表(工程货物类) 4.供应商前期考察表(工程货物类) 5.供应商信息记录表(工程施工类) 6.供应商前期考察表(工程施工类) 7.供应商信息记录表(战略合作类) 8.供应商前期考察表(战略合作类) 供应商前期考察流程 编号：华夏-供方 2-流程-02 版号：2010 年 7 月【A 版】 页码：第 11 页 共 11 页 8.附件：供应商前期考察及入围推荐报告 8.1.基本情况 8.1.1.工程项目情况； 8.1.2.本次采购需求情况： 1.采购范围及工程量、成本目标； 2.拟选用(定标)供应商档次及数量。 8.1.3.招标文件要点描述； 1.招标范围/标段划分/拟发标、开标和回标时间： 2.工期要求； 3.质量要求： 4.商务计价模式： 5.合同形式： 6.付款方式： 7.主要技术规范/参数等。 8.2.前期考察及入围建议 8.2.1.采购项目行业供应商情况 1.行业情况，包括行业中供应商特点、品牌档次、市场占有率等。 8.2.2.供应商前期考察汇报 1.供应商资格初审：供应商信息；供应商资格初审标准；供应商资格初审情况； 2.供应商实地考察：供应商到厂考察、项目考察、人员考察、合作情况考察汇报。 8.2.3.入围供应商建议 1.供应商入围标准； 2.入围供应商名单。 8.3.前期考察参与人 8.3.1.总责任人； 8.3.2.技术责任人； 8.3.3.成本责任人。