创建Access数据库.ppt

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1、第第3 3章章 创建创建AccessAccess数据库数据库 本章重点 本章主要以数据库设计实例来介绍设计数据库 的方法和步骤;如何利用向导和自行设计创建数据 库;对于数据库的对象如何进行管理,包括查看数 据库属性和编辑数据库对象组。 第第3 3章章 创建创建AccessAccess数据库数据库 3.1 设计数据库 3.2 创建数据库 3.3 数据库对象的管理 3.4 习题 3.1 3.1 设计数据库设计数据库 在开始建立Access数据库之前,必须先对数据库中 要存放的数据进行仔细认真的分析和设计。良好的数据库 设计可以使数据库易于维护与管理。如果将相同主题的数 据存储到表中,当修改数据的内

2、容时,所做的改动会自动 更新到整个数据库中。 设计良好的数据库还可以进行高效率的查询,以便显 示所需的信息。查询会将不同的表中的数据进行组合。 3.1.1 数据库的设计方法和步骤 设计数据库可以分为几个步骤: 1确定其目的和使用方式 (1)与使用数据库的用户进行交谈,了解他们的需求。 (2)草拟所需要的数据库产生的报表。 (3)收集目前用来记录数据的单据或文件,可以帮助了 解数据库中应该有哪些内容以及需要哪些功能。 2确定数据库中所需要的字段 参考的设计原则为: (1)必须包含所有需要的信息。 (2)将信息存储到最小的逻辑单位。 (3)字段中不要包含多个项目。 (4)如果是需要计算结果的数据,

3、尽量不要建立额外的 字段存储,它可以由计算结果得到。 3确定表中所需要的表 每一个表应该只包含一个主题的相关信息。例如,如果有一 个“出生日期”字段,它的主题是学生,那么它就属于“学生”表。 4确定每一个字段所属的表 只将字段添加到一个表中,就是说同一个字段尽量不要出现 在一个以上的表中,否则会造成数据更新时的不便。 如果字段在表中的多个记录中显示相同的信息,就不要将该字段 添加到表中,即表中字段值应该尽量避免重复。 5建立主关键字作为识别字段 为了要Microsoft Access能连接存储于不同表中的信息, 数据库中的每一个表必须包含一个字段或字段集即主键,这样可 以惟一地辨识表中的单个记

4、录。 6建立表的关系 在数据库中,将信息分类成表,并为每一个表定义好主关键 字后,必须通过建立管理来将相关信息联系在一起。 关键字: 记录 字段表主题识别字段记录 主关键字管理 3.1.2 数据库设计实例 本书采用“学籍管理数据库”系统为例进行介绍。 “学籍管理数据库”系统是以学校的教务部门所使用管理 系统为模式,包含有“学生信息表”、“学生成绩表”和“学习课 程表”等相关信息的实用数据库系统,该系统所含有三个表 如图3-1图3-3所示。 图3-1 学生信息表 图3-2 学生成绩表 图3-3 学习课程表 BACK 3.2 3.2 创建数据库创建数据库 Microsoft Access提供了两种

5、建立Access数据库的方法 。最简单的方法是: 使用数据库向导,建立所选择的数据库类型中所需的表、窗 体和报表。 另外,也可以先建立一个空数据库,然后再自行新建表、窗 体、报表等数据库对象,这是一种灵活的方法。 3.2.1 利用数据库向导创建数据库 Access提供了多种数据库模板,可以利用模板来快速创 建数据库,如果向导所创建的数据库内容无法完全满足要求 ,还可以随时进入数据库对象的设计视图来进一步修改设定 ,有很大的灵活性。 【例3-1】 利用向导来创建“订单入口”数据库。 (1)启动Access 2002,选择“文件”菜单中的“新建”选项 ,或单击工具栏上的新建图标,便可打开新建文件窗

6、口,如 图3-4所示。 图3-4 新建Access界面 (2)在“根据模板新建”部分用鼠标左键单击“通用模板”选项 ,可以打开模板窗口,如图3-5所示。在模板中选择“数据库 ”选项卡,并单击选择“订单入口”。 图3-5 “模板”窗口 (3)然后单击【确定】按钮,出现“文件新建数据库” 窗口,如图3-6所示。通过“保存位置”选择文件保存路 径,并可在“文件名”处输入文件名。 图3-6 “文件新建数据库”窗口 (4)单击【创建】按钮启动数据库向导,如图3-7所示 ,数据库向导提供了可以建立的表。 图3-7 “数据库向导”对话框一 (5)单击【下一步】按钮进入如图3-8所示的窗口,在此 可以选择数据

7、库中所需要的表,确定表中的字段。 图3-8 “数据库向导”对话框二 (6)单击【下一步】按钮,进入如图3-9所示的窗口,选 择确定屏幕的显示样式。 图3-9 “数据库向导”对话框三 (7)单击【下一步】按钮,进入如图3-10所示的窗口, 选择确定打印报表的样式。 图3-10 “数据库向导”对话框四 (8)单击【下一步】按钮,进入如图3-11所示的窗口, 修改确定数据库的标题,并可以选择是否包含一幅图片。 图3-11 “数据库向导”对话框五 (9)单击【下一步】按钮进入如图3-12所示的窗口,至 此,由向导创建数据库所需全部信息已完成,并可选择在 数据库创建完成后是否启动该数据库。 图3-12

8、“数据库向导”对话框六 (10)单击【完成】按钮,开始创建数据库对象,包括表 、查询、窗体和报表等。在创建的过程中,屏幕通过如图 3-13所示对话框显示创建数据库的过程。 图3-13 “数据库向导”对话框七 (11)数据库对象创建完成后,出现如图3-14所示的信 息框,Access自动产生的应用程序会先要求输入公司信 息,因为这些是该应用程序必备的基本数据。 图3-14 数据库信息框 (12)单击【确定】按钮,这时进入如图3-15所示的界面 。在“我的公司信息”窗口中输入数据,然后直接关闭此窗体 这些数据会自动保存在“我的公司信息”表中。 图3-15 “我的公司信息”窗体 (13)数据库对象全

9、部创建完成后,会执行Access自动 产生的应用程序,由许多窗体所组成,其主切换面板如图 3-16所示,在此可以通过各个按钮进入各窗口。 图3-16 “主切换面板”窗口 (14)选择“按客户分类的订单”窗体,进入如图3-17所 示操作界面。Access已经建立了基本的操作功能,包括 新增订单,输入付款数据,预览发票等。 图3-17 “按客户分类的订单”窗口 (15)在此输入相关信息后,关闭窗体回到数据库窗口, 可以查看Access创建的所有数据库对象,如图3-18所示。 在这里可以直接打开各数据库对象,也可以通过选择“设计” 菜单进入表的设计视图来进一步修改其内容。 图3-18 “订单入口”数

10、据库窗口 3.2.2 创建空数据库实例 【例3-2】 不利用向导创建一个空的“学籍管理数据库”。 (1)打开Access,选择“新建”图标,如图3-4所示。在“新建 文件”的“新建”窗格中选择“空数据库”,系统会弹出如图3-6所示 “文件新建数据库”窗口,等待选择输入新数据库的存放路径和 名称。 (2)选择合适的路径,并输入数据库文件名“学籍管理数据库” ,单击【创建】按钮,即建立了一个“学籍管理数据库”的空数 据库。如图3-19所示,在新建的空数据库中没有任何数据库对 象。 图3-19 “学籍管理数据库”窗口 BACK 3.3 3.3 数据库对象的管理数据库对象的管理 3.3.1 查看Acc

11、ess数 据库属性 通过数据库属性可 以随时了解Access数 据库的相关信息。打开 数据库文件,从“文件” 菜单中选择“数据库属 性”,如图3-20所示。 图3-20 选择“数据库属性” 选择“常规”选项卡,可以看到该数据库文件的相关信 息,包括文件类型、位置和大小等,如图3-21所示。 图3-21 “常规”属性 切换至“摘要”选项卡,如图3-22所示,可以填入记 录的相关信息,方便文件的分类管理。 图3-22 “摘要”属性 切换至“内容”选项卡,其中记载了数据库中所有的数 据库对象,如图3-23所示。 图3-23 “内容”属性 3.3.2 编辑数据库对象组 在默认的情况下,数据库会根据对象

12、类型来区分每个 对象,如果想根据应用来进行区分,可以采用“组”功能将不 同类型的数据库对象组成一个组。 【例3-3】 在“订单入口”数据库中创建如图3-24所示的对 象组“订单对象”。 图3-24 对象组“订单对象” 打开“订单入口”数据库,单击【组】按钮,并在其栏 下任何地方单击鼠标右键,弹出如图3-25所示快捷菜单。 图3-25 创建组快捷菜单 选择其中的“新组”选项,系统弹出“新建组”对话框,如 图3-26所示。 在其中输入组的名称“教师信息”,单击【确定】按钮,数据库 中出现新建的组,如图3-27所示。 图3-26 “新建组”对话框 图3-27 新建组成功 该组中还没有任何对象,因此可以向其中加入对象。选 择需要加入到组中的数据库对象“订单”,按住鼠标左键将其 拖动到【订单对象】按钮上,如图3-28所示。 图3-28 向组中加入对象 依此步骤可以加入所需要的所有数据库对象,单击【订单对 象】按钮,如图3-24所示,将相同用途的对象放到了同一个组 中。 BACK 3.4 3.4 习题习题 思考题: 1设计数据库一般分为几个步骤? 2两种创建数据库的方法各有什么优缺点? BACK

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