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1、档案管理系统的使用与档案信息化,信息技术科 张 静,2015.3,一、电子文件与电子档案概述,二、纸质档案的数字化加工技术,三、数字文档集约管理系统操作,一、电子文件与电子档案概述,电子档案与纸质档案的数字化加工,（一）电子文件的定义,（二）电子文件的分类与特点,（四）电子档案的定义,（三）电子文件与电子档案的关系,（五）电子文件归档与电子档案的移交,一、电子文件与电子档案概述,（一）电子文件的定义,电子档案与纸质档案的数字化加工,（4）1998年美国俄亥俄州立政府提出的：电子文件是部门与部门职工在履行办公职责过程中产生和接受的数据的编释；是证明机构职能、政策、程序、实施或其它办公活动数据的编
2、释。电子文件可以以构件形式存在而不是以人们熟知纸质文件的保存系统的传统方式存在。,国际上的定义,（1）1993年成立的国际档案理事会电子文件委员会：能够为数字电脑操作、传输和处理的文件。,（2）美国联邦管理法规中：包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。,（3）1995年澳大利亚记录未来电子文件管理的方针和政策中：其所载信息的形式，适用于数字计算机进行检索、加工和交流的文件。,没有一个统一的标准,一、电子文件与电子档案概述,（一）电子文件的定义,电子档案与纸质档案的数字化加工,（1）2009年颁布的中办和国办电子文件管理暂行办法 本办法所
3、称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。,国内定义,（2）GB/T 188942002电子文件归档与管理规范 电子文件（ Electronic Records） 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。,一、电子文件与电子档案概述,（一）电子文件的定义,电子档案与纸质档案的数字化加工,概念的理解,它形成于数字设备（如计算机、扫描仪、数码相机），并有相关环境（硬件环境和软件环境）支持；,以数码
4、形式存储在外存储器上；,读写、操作、传递需设备;,可以借助网络传输。,一、电子文件与电子档案概述,（二）电子文件的分类与特点,电子档案与纸质档案的数字化加工,按照计算机文件编码格式分为：,一、电子文件与电子档案概述,（二）电子文件的分类与特点,电子档案与纸质档案的数字化加工,各种类型的电子文件又有不同的储存格式： 文本类文件有DOC、Excel、XML、RTF、TXT、PDF 等格式; 声音类文件有WAV、MP3 等; 图像类文件有JPEG、TIFF 等格式。,一、电子文件与电子档案概述,（二）电子文件的分类与特点,电子档案与纸质档案的数字化加工,非原生电子文件：将纸质或其他载体（如胶片）文件
5、重新录入或扫描转化形成的文件。,按照文件的生成方式分：,原生电子文件：计算机系统中直接生成的原始文件,一、电子文件与电子档案概述,（三）电子文件与电子档案的关系,电子档案与纸质档案的数字化加工,传统的档案理论认为：文件是档案的前身，档案是文件转化的结果。电子档案就是“归档电子文件”,归档电子文件 archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。一份完整的归档电子文件由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。结构与背景信息决定了归档电子文件的历史价值。 GB/T 188942002电子文件归档与管理规范,一、电子文件与电子档案概述
6、,（四）电子档案的定义,电子档案与纸质档案的数字化加工,电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。,第二条 本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。,电子档案移交与接收办法第一章第二条,一、电子文件与电子档案概述,（四）电子档案的定义,电子档案与纸质档案的数字化加工,属于原生电子文件,档案数字化副本,电子档案,文书类电子档案,数码照片,数字录音,数字录像,纸质档案（卷、件）数字化副本,纸质照片档案数字化副本,录音、录像等档案数字化副本,2014年全国
7、档案事业统计年报制度对电子档案的分类情况。,两个来源,一、电子文件与电子档案概述,（四）电子档案的定义,电子档案与纸质档案的数字化加工,一、电子文件与电子档案概述,（五）电子文件归档与电子档案的移交,电子档案与纸质档案的数字化加工,电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002),1、电子文件的归档与管理,本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。,一、电子文件与电子档案概述,（五）电子文件归档与电子档案的移交,电子档案与纸质档案的数字化加
8、工,确保电子文件的真实性、完整性和有效性, 电子文件收全（文件本身及查看软件），转换为通用格式。,电子文件的归档，确保存储载体可用性和不可改写，推荐使用一次性刻写光盘，一式三套。所用光盘需符合电子文件归档光盘技术要求和应用规范（DA/T38-2008）要求,归档电子文件的移交、接收文具要填写清楚，保管环境要安全。定期检测可用性,注意的几个问题：,国家、省提出：机关网页信息、微博、微信等数字信息也需要收集整理,一、电子文件与电子档案概述,（五）电子文件归档与电子档案的移交,电子档案与纸质档案的数字化加工,2、电子档案移交与接收办法,电子档案移交的基本要求： （一）元数据应当与电子档案一起移交，一
9、般采用基于XML的封装方式组织档案数据； （二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行； （三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息； （四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交； （五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。,一、电子文件与电子档案概述,（五）电子文件归档与电子档案的移交,电子档案与纸质档案的数字化加工,电子档案接收的主要流程是：检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。,电子档
10、案检验合格后办理交接手续，填写电子档案移交与接收登记表（见附件3），由交接双方签字、盖章，各自留存一份；电子档案移交与接收登记表可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。,一、电子文件与电子档案概述,（五）电子文件归档与电子档案的移交,电子档案与纸质档案的数字化加工,载体标识：全宗号年度载体顺序号。 载体盒标注：全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境、套别等。 1. 全宗号是档案馆分配给立档单位的编号； 2. 年度是该载体内档案起止年度如2001年至2006年即标定为2001/2006； 3. 载体顺序号是电子档案载体排列的顺序号，由阿拉伯数字组成；,电子档案载体标
11、注内容,一、电子文件与电子档案概述,（六）电子文件归档与电子档案的移交,电子档案与纸质档案的数字化加工,4. 数据量是载体内档案存储容量； 5. 密级按存储在载体内电子档案的密级标注，保管期限按存储在载体内电子档案的保管期限标注； 6、存入日期是将电子档案拷贝至载体的日期，格式为年月日，如2011年2月8日即写为20110208； 7. 运行环境即识别或操作电子档案的软、硬件平台； 8. 套别是指档案馆存储电子档案载体的套号，用大写英文字母A、B、C表示。A表示封存保管，B表示查阅利用，C表示异地备份。,一、电子文件与电子档案概述,（五）电子文件归档与电子档案的移交,电子档案与纸质档案的数字化
12、加工,电子档案的存储结构 移交载体内电子档案的存储结构如下图所示：,一、电子文件与电子档案概述,（五）电子文件归档与电子档案的移交,电子档案与纸质档案的数字化加工,电子档案移交与接收登记表,一、电子文件与电子档案概述,（五）电子文件归档与电子档案的移交,电子档案与纸质档案的数字化加工,二、纸质档案的数字化加工技术,电子档案与纸质档案的数字化加工,（一）纸质档案数字化的标准,（二）纸质档案数字化应该掌握的几个关键点,二、纸质档案的数字化加工技术,（一）纸质档案数字化的技术标准,电子档案与纸质档案的数字化加工,纸质档案数字化所遵循技术标准为： 纸质档案数字化技术规范（ DA/T 31-2005 ）
13、,纸质档案数字化技术规范明确了纸质档案数字化的基本要求、对档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、数字成果管理等技术过程进行具体要求。,二、纸质档案的数字化加工技术,（一）纸质档案数字化的技术标准,电子档案与纸质档案的数字化加工,纸质档案数字化基本流程,二、纸质档案的数字化加工技术,（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点,电子档案与纸质档案的数字化加工,1、纸质档案数字化的安全保密,应加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制， 确保档案原件和数字化档案信息的安全。,国家档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知（档函201
14、2103号）,2014年12月8日 档案数字化外包安全管理规范（档办发20147号）,二、纸质档案的数字化加工技术,（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点,电子档案与纸质档案的数字化加工,共7部分53条,包括档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理六个方面。,二、纸质档案的数字化加工技术,（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点,电子档案与纸质档案的数字化加工,安全可控的数字化场所,安装安防监控设备,计算机设备的防失泄密措施，禁用USB、光驱等接口,安全保密制度以及数字化人员的管控,采取的主要措施：,人防、物防、技防、联防,二、纸
15、质档案的数字化加工技术,（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点,电子档案与纸质档案的数字化加工,2、注意区分扫描件与非扫描件,无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿，会议记录和带密级文件均不扫描,3、根据扫描件大小合理选择扫描设备,平板扫描仪,高速扫描仪,图纸扫描仪,二、纸质档案的数字化加工技术,（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点,电子档案与纸质档案的数字化加工,4、扫描色彩模式、分辨率的选择确定,黑白二值,灰度模式,彩色模式,二、纸质档案的数字化加工技术,（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点,电子档案与纸质档案的数字化加工,黑白二值,页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图
16、、没有印章、指纹等印记信息的纸质档案，适合用黑白二值方式扫描图像，此模式的文本清晰锐利，对比度较好，扫描后图像文件体积较小。,二、纸质档案的数字化加工技术,（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点,电子档案与纸质档案的数字化加工,灰度模式,页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用 灰度模式扫描。,二、纸质档案的数字化加工技术,（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点,电子档案与纸质档案的数字化加工,彩色模式,页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。,二、纸质档案的数字化加工技术,（二）纸质档案数字化应掌握的几
17、个关键点,电子档案与纸质档案的数字化加工,分辨率的选择以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。,分辨率越大图像越清晰，但是图像文件的体积就越大，对应用服务器性能和存储设备空间要求就越高,建议文件大于300dpi 照片大于600dpi,二、纸质档案的数字化加工技术,（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点,电子档案与纸质档案的数字化加工,5、扫描图像格式的确定,采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用 TIFF （G4）格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用 JPEG 格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。,二、纸质档
18、案的数字化加工技术,（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点,电子档案与纸质档案的数字化加工,6、扫描图像的处理,对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。,纠偏,去污,图像拼接,裁边处理,二、纸质档案的数字化加工技术,（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点,电子档案与纸质档案的数字化加工,7、数据挂接,目录,批量挂接,二、纸质档案的数字化加工技术,（二）纸质档案数字化应掌握的几个关键点,电子档案与纸质档案的数字化加工,8、数据备份,光盘,硬盘,存储阵列,建立异质多套备份的思想,小心翼翼,三、数字文档集约管理系统操作,（一）市档案局数字档案馆建设基本
19、情况,电子档案与纸质档案的数字化加工,2007年经过国家档案局验收正式启用，主要作用是集中管理全市数字档案资源，并对市直机关单位、社会群众分别提供档案管理利用、档案查询、档案公布等服务。根据工作需要，我们建有内部网、政务网、互联网三个网络平台，其中内部网主要管理档案馆内部数字档案资源，政务网络平台可以实现与市直、区县及乡镇部门互联互通，各部门可以通过政务网，利用档案集约管理系统，对单位档案进行管理，档案数据在线保存到市档案馆服务器上。,三、数字文档集约管理系统操作,（二）数字文档集约化管理系统基本情况,电子档案与纸质档案的数字化加工,数字文档集约化管理系统，是市档案局开发的一套免费提供给市直、
20、区县及乡镇各部门使用的在线式档案管理系统。,数字文档集约化管理系统的主要运作形式： 由档案局投资购买服务器和数据存储备份设备、开发档案管理软件，并提供给符合条件的单位一个管理账号。各机关单位通过政务网登录该系统，对本单位档案进行目录著录、原文挂接、检索查询等档案管理业务，有关档案数据即时保存到市档案馆服务器上。,三、数字文档集约管理系统操作,（二）数字文档集约化管理系统基本情况,电子档案与纸质档案的数字化加工,数字文档集约化管理系统的三大优点： 一是各单位省心，不用花钱买软件，也不用担心以后的维护，只要能上政务网就可以使用该系统，系统的维护全部由档案局承担；档案员做的只是进行档案数据的录入；
21、二是档案员省心，对各位档案员来讲，首先是数据录入后不用担心单位因为电脑坏了而导致数据会丢失，因为你录入的数据是保存在市档案馆服务器上的，服务器上的数据目前基本做到每天备份，这样不管你单位的机器出现软、硬件故障，都不影响数据安全；其次不会因为档案员个人工作调整、更换电脑而出现找不到原来的电子档案目录、或者数据丢失的问题；第三档案检索、查找会更加快捷方便，可以实现目录、全文检索，有效提高各位档案员的工作效率。 三是档案馆省心，通过统一的平台录入数据，我们可以及时在线查看各单位年度归档文件是不是齐全完整，目录格式也得到了规范。,三、数字文档集约管理系统操作,（二）数字文档集约化管理系统基本情况,电子
22、档案与纸质档案的数字化加工,哪些单位可以使用、或者说比较适合使用这套软件： 一是能接入政务专网， 二是每年归档的涉密文件不太多的单位，原则上都可以使用。,三、数字文档集约管理系统操作,（三）软件应用要求及常见问题,电子档案与纸质档案的数字化加工,1、系统硬件配置要求： 有一台接通政务网的计算机；IP:15.11.39.134 计算机推荐配置：满足4G内存，酷睿i5，19英寸或以上显示器的计算机均可；分辨率1024*768及以上 有条件可配备扫描仪。精益A300、A380或虹光,三、数字文档集约管理系统操作,（三）软件应用要求及常见问题,电子档案与纸质档案的数字化加工,2、政务网络配置问题： 有
23、些市直机关综合大楼用户能上政务网却登录不了数字档案管理系统的,可以联系各单位管理网络的人员。,3、开户要求： 未开通用户的先到信息技术科（410）领表，需要填写信息（单位名称、地址、档案员姓名、联系电话、计算机IP地址、档案类型、文书档案分类方案），填完表盖单位章交到410由技术科注册开通档案员现场操作使用，区县各单位直接联系区县档案局。,三、数字文档集约管理系统操作,（三）软件应用要求及常见问题,电子档案与纸质档案的数字化加工,4、在著录涉密文件时应该注意的问题： 按照有关涉密文件管理的要求，涉密文件除内容涉密之外，它的文号、文件标题、文件制式都属于涉密范围，目前政务网还不是涉密网，所以我们再著录时要格外注意。做一个示范举例。 按保密局及电子政务中心有关文件要求，政务网属于非涉密网，严禁上传涉密文件。请各单位会后自行检查本单位政务网上目录及已挂原文，有密级的请将原文撤下，并在目录中密级一项标明。,三、数字文档集约管理系统操作,（四）具体操作演示,电子档案与纸质档案的数字化加工,案卷目录著录、卷内目录著录、查询、修改 归档文件目录著录 现行文件目录著录 照片档案目录著录 数据库统计、扫描 密级文件目录著录 常用下载具体操作,谢谢大家！,信息技术科：0633-8869198,