Excel2000的学习.ppt

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1、1,第三章电子表格,3.1 Excel 2000基本知识 3.2 工作表的建立 3.3 工作表的编辑和格式化 3.4 数据的图表化 3.5 数列表据 3.6页面设置和打印,2,3.1概述,一、启动和退出 二、EXCEL2000的屏幕,1. 工作簿窗口 2. 菜单栏 3. 工具栏 4. 编辑栏 5. 快捷菜单 6. 鼠标指针 7. 状态栏,3,1. 标题栏: 当前编辑的工作簿名。 2. 工作簿: 一般由3张表格组成一个工作簿，最多255张。 3. 工作表： 工作的主要对象，由行、列组成的表格。 列 A,B.,IV(256)；行 1,2.65536。 4. 单元格： 行和列的交叉，表格的最小单位。

2、 5. 活动单元格：当前正在操作的单元格，被黑线框住。 6. 工作表标签： Sheet1Sheet3，当前活动的白色，其余灰色。 7. 标签滚动按钮： 利用标签按钮，切换显示工作表。 8. 滚动栏： 纵、横。,三、工作簿窗口,4,一、单元格选取 单个单元格：单击所需的单元格。 连续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格。 多个不连续单元格：Ctrl+单击单元格。 整行或整列：单击行头或列头。 全部单元格：单击行头、列头相交的全选按钮。 清除选定的单元格：工作表任意处单击。,3.2 工作表的建立,5,二、数据的输入,1. 单元格数据的输入,单击单元格,直接在单元格输入数据,双击单元格

3、,在编辑框内输入数据,注意： 数值数字右对齐，字符左对齐，数字字符输入： 数字。 数值输入超长，以科学记数法显示。 字符输入超长，扩展到右边列；若右边有内容，截断显示。 按Tab、Shift+Tab、 、 进行个单元格之间的移动。,6,2. 数据自动输入 (1)自动填充 指一批有规律的数据，例等差、等比数列。,输入前2个数,选中该2个单元格,指向第2个单元格右下角的自动填充柄 ,拖曳填充柄到结束,(2) 系统提供的序列数据 例：甲、乙、丙.；?3、6、9.；星期一 、星期二. 方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充。,(3) 用户自定义序列数据,输入第一个数,选中包含该数的区域,设置

4、填充序列,编辑/填充/序列,等差,比差,7,3. 输入有效数据 (1)设置有效数据 指数据类型、范围、设置数据输入提示和错误输入提示,选取要定义有效数据的区域,数据/有效数据,设置标签(数据类型，范围),输入信息标签(输入时提示),错误警告标签(出错时提示),(2)有效数据的检查 设置好有效数据后,当输入的数据有错,系统根据错误警告标签设置，自动显示出错提示；也可通过工具/审核命令进行审核。,8,三、使用公式与函数 1. 使用公式 公式形式：操作数和运算符 操作数 ：单元格、数字、字符、区域名、区域 运算符 ：算术 、*、%、（） 字符 关系 =、=、 公式例 ： =C5*1.15+D5 =

5、C5+Sheet2!C5+C6,9,2.使用函数,(1)自动求和按钮,在最接近单元格的数据区域求和,选取存放结果的单元格,单击 求和 看到计算公式,双击 求和 看到计算结果,总计任何所选取的区域(区域中有一个空行或列),选取区域,单击求和,(2)自动计算 自动计算功能 ：求和、均值、最大值、最小值、计数。,选取计算区域,在状态栏单击右键, 快捷菜单选择某计算功能,在状态栏显示计算结果,10,(3) 输入函数,在Excel中提供了9类函数共几百个函数(数学、日期、文字等)。,函数形式：函数名（参数表）,例：求C5:C8单元格的平均值，结果存放在C10单元格中。,单击C10,粘贴函数,选取函数类型

6、和函数名,1,2,输入参数,在编辑框直接输入：=AVERAGE(C5:C8),11,3.单元格的引用,(1) 概念 相对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整 绝对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变 (2)表示 相对引用：列坐标行坐标 例B6， A4 , C5:F8 绝对引用：$列坐标$行坐标 例$B$6, $A$4 , $ C$5:$F$8 混合引用：列坐标$行坐标 例 B$6, A$4, C$5:F$8 $列坐标行坐标 例 $B6, $A4, $C5:$F8,(3) 相互转换,选定单元格中的引用部分,反复按 F4 键,12,4. 单元格或区域命名,区域表

7、示 ：简单但无意义，不易阅读，例 A1:C5 存放数学分。 区域名 ：对区域进行文字性命名，便于记忆与阅读，例数学。,(1)创建区域名,选取区域,单击名称框,输入区域名,插入/名称/定义,输入名字,选名称所在的位置,插入/名称/指定,(2)改变区域,插入/名称/定义,选择名字,在引用位置框修改区域,(3)区域名的引用,在公式或函数的参数中直接引用区域名 例 =MAX(数学),13,四、数据编辑,1. 修改 单击单元格,在编辑框修改 双击单元格,直接在单元格修改 2. 清除,3. 删除,剪切+粘贴 或 直接拖曳,选取清除区域,编辑/清除,选择全部、格式、内容、批注,选取删除区域,编辑/删除,删除

8、区域后何单元格填入,4. 移动,14,6. 选择性粘贴,即属性的复制，不但复制值、公式还可以是格式。 在对话框进行下列选择：,粘贴选择：全部、 公式 、 数值 、 格式 、有效数据、批注等。,运算选择：无 、加 、 减 、 乘 、 除。 转置,5. 复制,复制+粘贴 或 Ctrl+拖曳,注意： 若复制或移动的内容出现单元格相对引用，则在复制或移动后的目 标单元格自动修改单元格引用。,15,7. 单元格、行、列的插入和删除,1. 插入,选定插入的位置,插入(单元格、行、列),2. 删除,选定删除的对象 （单元格、整行或整列）,编辑删除,五、新建、打开和保存文件,1. 新建文件 2. 打开文件 3

9、. 保存文件 4. 搜索文件,16,一、 工作表的删除、插入和重命名 1. 选取工作表 单个、连续多个、不连续多个。 2. 删除工作表 选取要删除的工作表 编辑/删除工作表 3. 插入工作表 选取插入工作表的位置 插入/工作表 4. 重命名工作表 双击要重命名的工作表 输入新名字,3.3工作表的编辑和格式化,17,二、 工作表的复制或移动 1. 工作簿之间的复制或移动,打开源工作簿和目标工作簿,选取源工作表,编辑/移动或复制工作表,2. 工作簿内的复制或移动 复制: Ctrl+拖曳 移动: 拖曳,选中“建立副本”复选框为复制，否则为移动。,18,三、工作表格式化,作用 ：突出部分数据的重要性，

10、使版面美观及可读性好。 格式化：数字格式、对齐方式、字体、边框线、图案、列宽行高。 格式化方法：自定义格式化 或 自动格式化。 1. 自定义格式化,(1).数字格式标签,默认G通用格式表示； 数字右对齐，数字长度，科学记数法，公式以值显示； 文字左对齐，文字长度，右边列无内容延伸，有则截断显示； 设置数字格式按钮：货币、百分比、千分位、小数位数递增和递减。,选定需格式化的单元格或区域,格式单元格,格式工具栏（5种格式按钮）,5种格式标签,19,(2)字体标签,提供了：字体、字型、字号、效果、多种颜色和底线等。,(3)对齐标签,提供了：水平对齐、垂直对齐、合并及居中、方向等。,长文字：自动换行

11、可使行高增加； 跨列居中 文字占几个单元格，但文字必须在居中区域的最左单元格； 合并单元格 几个单元格合并为一个； 缩小字体填充 文字缩小到在一个单元格内。,(4)边框标签,提供了：线型、位置、颜色等，还有斜线。,(5)图案(底纹)标签,提供了：颜色背景、填充图案和图案的颜色。,20,(6)调整列宽和行高,注意：当调整列宽后内容显示不下时，文字截断；数字以#表示。,选中要操作的行或列,格式行 列,取消隐藏,隐藏,行高（列宽）,最合适的行高（列宽）,标准列宽,(7)条件格式 根据设置的条件动态地为单元格自动设置格式。,选定要设置格式的区域,格式/ 条件格式,设置条件表达式 和设置条件格式,21,

12、2.自动格式化,Excel已预定义好十多种格式,可快速、方便地使用。,选定需格式化的区域,格式自动套用格式,选择某种格式,格式使用的3个层次：自动套用,格式工具栏,格式单元格,一般要求,进一步要求,特殊要求,3. 格式复制,选定已设置好格式区域,单击复制格式按钮,拖曳到目标格式区域,对设置好的格式可执行：编辑清除格式 命令，删除设置的格式，系统采用通用格式,22,3.4数据图表化,一、图表概念,图表使数据更直观、形象。,1. 图表类型： 十多类图表，有三维、二维，每类还有子类型。 2. 数据源： 作图的数据区域，可以包含说明性文字。 3. 图表选项： 图表中各个对象，有图表区、图形区、分类坐标

13、、图例、 背景、标题等。 4. 图表位置：嵌入在工作表内，称为嵌入式图表。 一张独立的图表，称为独立图表。,23,二、创建图表 1. 利用图表向导创建图表,选中作图的数据源,图表向导,按图表类型、数据源、 图表选项、图表位置,4个步骤进行,嵌入图表：在第4步骤图表位置中，选中“嵌入图表”选项。 独立图表：在第4步骤图表位置中，选中“新工作表”选项。,2. 快速创建图表,选中作图的数据源,按F11键,“图表”工具栏的“图表类型”按钮,此方法只能建立嵌入式图表,24,1. 图表的缩放、移动、复制和删除.,选中图表,鼠标指向图表任意处 拖曳图表,移动,缩放,鼠标指向图表控制点之一,拖曳图表,复制,删

14、除,Del,鼠标指向图表任意处,Ctrl+拖曳图表,三、图表的编辑,2. 改变图表类型,选中图表,图表/图表类型,选择某种图表类型和子类型,25,1. 选中图表对象 指向图表对象单击或图表工具栏的“图表对象”按钮。 2. 删除图表中的数据系列 选中数据系列，Del键。 3. 增加数据 嵌入图表：直接选中数据，拖曳到图表；也可用图表/添加数据命令 。 独立图表：选中图表 图表/添加数据 选中工作表数据,四、图表对象的编辑,选中图表对象,图表/图表选项,选择上述6个标签之一，根据对话框进行设置,4. 增加文字 增加标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等。,26,五、图表格式化 指对图表中各

15、个图表对象的格式设置。 不同的图表对象，有不同的格式标签。 数据系列：图案、坐标轴、系列次序、数据标志等标签。 坐标轴： 图案、刻度、字体、数字、对齐标签。 图表区： 图案、字体、属性标签。 图例： 图案、字体、位置标签。 图形区： 图案标签。,双击图表对象,显示格式对话框,选择上述格式标签进行格式设置,操作方法,27,3.5数据列表,一、数据列表及建立 1. 数据列表 由列标题和每一列相同类型的数据组成的特殊工作表。 2. 建立和编辑 同工作表的建立和编辑，也可利用“数据/记录单”命令建立和编辑。 3. 建立规则 数据列表与其他数据间至少留有空行或空列。 数据列表中不能有空行或空列 数据列表

16、的第一行为列标题（称字段名）。,28,二、数据排序,排序的字段叫关键字段，最多允许3个字段，以主和次区分。 1. 简单排序,数据排序,选择排序主关键字段名,可以选择次关键字段名,单击列表,选中要排序的区域,升序 降序,2. 复杂排序,29,单击列表,三、筛选数据,快速选出所需的数据,1. 自动筛选,数据筛选自动筛选,选择所需字段,选取值,选取自定义,2. 关闭筛选,数据筛选自动筛选 无,数据筛选 全部显示,还在,30,四、分类汇总,将数据列表以分类汇总的形式反映各类数据的情况。按某关键字段进行分类汇总，在分类汇总前必须按该关键字段排序。,1. 基本分类汇总,单击列表,数据分类汇总,分类字段,汇

17、总方式,选定汇总项（可多个）,替换当前分类汇总,每组数据分页,汇总结果显示在数据下方,不分页,用于单个字段分类单种汇总方式。,31,2.,嵌套分类汇总 单个字段 分类，多种汇总方式。,操作方法同基本分类汇总，对多种汇总方式，要重复多次上述分类汇总操作，第二次以后：,数据分类汇总,全部删除,3. 清除分类汇总,替换现有分类汇总 不选中,32,4. 分级显示建立摘要报告,显示不同级的数据，一般分为3级。,1级：最高级，只显示列表中的总计数。,2级：次高级，显示列表中的总计数和各分类中的合计数。,3级：低级，显示全部信息。,：展开某一级的数据。,：折叠某一级的数据。,5. 清除和建立分级显示,数据分

18、级显示清除分级显示,数据分级显示自动建立分级显示,33,五、数据透视表,分类汇一般按一个字段进行分类；若要按多个字段分类，则可利用 数据透视表实现。,1. 创建透视表,单击列表,数据数据透视表,3之1,数据源,3之2,区域,3之3,分类字段拖曳到行、列、页，汇总字段拖曳到数据区,透视表位置选择,注意：汇总方式系统默认对非型字段计数，型字段求和。,创建的透视表位置默认为一张新表，也可在同一表中。,版式,34,2. 修改数据透视表 (1)更改布局，快捷菜单“向导” (2)更改汇总方式，快捷菜单“字段”或双击某字段名进行汇总方式更改。,3. 隐藏和显示字段,双击要隐藏的字段名,选择要隐藏的值,要恢复

19、显示操作方法同上，在隐藏项中取消选中的项即可。,3之3,版式,35,3.6页面设置和打印,一、打印步骤,二、设置打印区域和分页,设置打印的区域,页面设置,打印预览,打印,选定要打印的区域,1. 设置打印区域,文件/打印区域/设置打印区域,2. 分页,选定要分页的行、列或单元格,插入/分页符,取消打印区域：文件/打印区域/取消打印区域,取消分页符： 选定有分页符的边界 插入/删除分页符,36,三、页面设置,文件页面设置,显示4个标签，分别为：,1. 页面 ：设置缩放比例、纸张大小、打印方向。 2. 页边距 ：上、下、左、右页边距，水平、垂直居中方式等。 3. 页眉/页脚：设置页码、日期、时间、文件名、工作表名。 4. 工作表 ： 设置分页顺序、是否打印网格线、行、列号等。,四、 打印预览和打印,文件/打印预览 文件/打印,