第3章word-办公中的文字和表格处理.ppt

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1、第 3 章,Word:办公中的文字和表格处理,文档输入,1中文和英文的输入 Ctrl+.；Ctrl+空格；Shift+Ctrl；Shift+空格 2文本录入(insert键) 3插入特殊符号（插入符号）,保存文档,1、单击常用工具栏的保存按钮。 2、直接按快捷键Ctrl+S。 3、选择“文件保存”。 4、选择“文件另存为”。 5自动保存：选择“工具选项”，打开“选项”对话框，单击“保存”标签，选择“自动保存时间间隔”的选择框，并指定一个时间间隔（一般取10-15分钟），在此还可以设置本文档的“打开权限密码”和“修改权限密码”。,工具栏,默认情况下，屏幕上只显示“常用”和“格式”工具栏，要显示系

2、统的其他工具栏可以采用下面两种方法： 1、选择“视图工具栏”，从级联菜单中选择相应的工具栏名字完成。当工具栏旁边有“” 时，表明工具栏显示在屏幕上。 2、鼠标指针指向工具栏，单击鼠标右键，也可显示工具栏快捷菜单。,显示比例的选择,常用工具栏的“显示比例”下拉列表框。,用来显示横竖坐标，它可以调整文本段落的缩进，在左右两边分别有左缩进标志和右缩进标志，它反映了输入区域的宽度。文本的内容被限制在左右缩进标志之间。假如没有看到标尺，可选择“视图标尺”。 水平标尺标明插入点所在段落的编排方式，垂直标尺则标明文件的上下边界、可编辑高度。标尺的默认单位是字符，也可以将其改为其他的单位，如厘米。 在普通视图

3、下，只能看到水平标尺，要同时看到水平标尺和垂直标尺，应选择页面视图中。,标尺,段落标记的显示,在编辑文档的过程中，当按下回车键时，表明前一个段落的结束，后一个段落的开始。且在前一个段落的末尾会显示一个弯曲的箭头，这个箭头就叫做“段落标记”。如果删除了一个段落的段落标记，这个段落就会和下一个段落合并。 如果没有看到段落标记，表明它被隐藏起来了。可通过选择“视图显示段落标记”显示它。,光标的移动和快速定位,用鼠标移动插入点 2. 使用键盘移动插入点 3. 使用定位命令,选择“编辑定位”，或用鼠标双击状态栏上的页码区，可以打开“定位“对话框。选择所要定位的页、节、行等，输入数据，单击“定位”按钮即可

4、定位。,字块的选定（文本选定区的含义）,文字的插入、改写和删除,键盘上的“Insert”键可以在“插入”状态和“改写”状态之间切换。 按Backspace 键，删除插入点左边的字符；按Delete键，删除插入点右边的字符。 删除和剪切的区别：后者会将内容放入剪贴板，前者不会。,设置制表位,制表位是指按“Tab”键后，插入点移动到的位置。在Word中，默认制表位是从标尺左端开始自动设置，各制表位之间的距离是0.75厘米。 Word提供了5种不同的制表符，可以根据需要选择并设置各制表符之间的距离。 小数点对齐制表符：小数点与制表位对齐，若无小数点，则右对齐。 左对齐制表符：文本左侧与制表位对齐。

5、右对齐制表符：文本右侧与制表位对齐。 竖线制表符：在制表位插入一竖线。 居中制表符：文本中心与制表位对齐。 制表位的设置方法： 1. 使用标尺设置制表位 2. 使用“格式 制表位”命令设置制表位,1使用格式工具栏（各按钮的名字、作用）设置字符格式：字体、字号、字形、颜色、缩放。 2使用”格式字体“命令设置字体：更多设置，如效果、字间距。 3. 字符格式的复制和清除。 利用工具栏上的格式刷按钮，可将一部分文字设置的格式复制到另一部分文字上. 可用快捷键实现格式刷的功能，方法是，选定已设置格式的文本，按Ctrl+Shift+C键，将格式复制下来，再选定需要复制格式的文本，按Ctrl+Shift+V

6、键。 如果对所设置的字体格式不满意，可以清除所设置的格式，恢复到Word默认的状态。清除格式的方法是按组合键Ctrl+Shift+Z。,设置字符格式,“页边距”是指页面四周的空白区域，段落缩进是指段落的左右边缘与页边距的距离。比如右页边距为1cm，段落右侧缩进2cm，那么段落右侧与页面的右边就有3cm的距离。Word默认以页面左、右边距为段落的左、右缩进位置，即页面左边距与段落左缩进重合，页面右边距与段落右缩进重合。 段落缩进包括“左缩进”、“右缩进”、“首行缩进”和“悬挂缩进”四种，它们的含义是： 首行缩进：控制段落第一行第一个字符的起始位置。 悬挂缩进：控制段落除第一行外的其余各行的起始位

7、置。 左缩进：控制整个段落的左边界位置。 右缩进：控制整个段落的右边界位置。,段落的缩进,段落的对齐方式,段落中文本的对齐方式有五种：左对齐、两端对齐、居中对齐、右对齐和分散对齐。可用工具栏对齐按钮或使用“格式段落”命令实现。 在格式工具栏上有四个按钮，从左到右分别是两端对齐、居中对齐、右对齐和分散对齐按钮。如果需要哪种对齐方式，只需在选定段落后，单击相应按钮即可。如果四个按钮都不选择，默认为左对齐。 有一组快捷键可以对选定的段落实现对齐方式的快速设置。,分栏,创建分栏 切换到页面视图，选定要设置为分栏格式的文本。 选择“格式分栏”，打开“分栏”对话框，在“栏数”框中，输入所需栏数，最多可选择

8、11栏。 确定对话框中其他选项，单击“确定”按钮。 在普通视图中，不能看到分栏的版面，在页面视图和打印预览中，可以看到与打印格式完全一致的分栏版面。 对选定的文本分栏排版，Word自动在分栏排版文本的前后插入分节符。,插入页眉、页脚和页码,在文档中插入页码的步骤如下： 选择“插入页码” 命令。 在“位置”框中，可选择将页码打印在页面的哪个位置。 文档的起始页码默认为1，若文档的起始页码需要从不是1的数字开始，可在“页码”对话框中对页码的格式和起始页码进行设置。,页眉和页脚是指在每一页顶部和底部加入的信息。这些信息可以是文字或图形，内容可以是文件名、日期、页码等。添加的方法是： 选择“视图页眉和

9、页脚”，进入页眉和页脚编辑界面。并出现“页眉和页脚”工具栏。首先出现的是页眉编辑区域，只要单击工具栏上的“页眉和页脚切换”按钮就可进行页眉和页脚区域的切换。 对建立的页眉和页脚可以利用格式工具栏或格式菜单进行格式设置。 单击“关闭”按钮可退出页眉和页脚编辑状态。 若要删除页眉和页脚，仍需进入页眉和页脚编辑状态，按Delete键可删除它。已有页眉和页脚的文档，只需要双击页眉或页脚，就可再次进入页眉和页脚编辑状态。 可设置奇偶页不同的页眉和页脚。选择“文件页面设置”，在“页面设置”对话框的“版面”标签中单击“页眉和页脚”框中的“奇偶页不同”复选框。,页面设置（选择“文件页面设置”，进入“页面设置”

10、对话框。）,1. 设置纸张大小 在创建文档时，Word预设的纸张是A4纸， 单击对话框中的“纸型”标签，可以选择打印需要的纸张或更改页面方向；在“纸张来源”标签中可查看和改变打印机的送纸方式。 2、页边距的调整 可用下面三种方法的一种。 方法一：用标尺改变页边距 方法二：用“页面设置”对话框精确设置页边距 方法三：在打印预览中改变页边距 3、字符数/行数的设置 单击对话框的“文档网格”标签，若选择“指定行网格和字符网格”单选项，可指定每页包含的行数和每行包含的字符数。,表格,表格的建立 表格的编辑与修改 数据的排序和计算,调整表格：行、列、单元格的插入,选择“表格插入”，从出现级联菜单中可以选

11、定“行（在上方）“、行（在下方）”，或在左、右插入列或插入单元格。 选定某行，单击常用工具栏的插入行按钮（原来的插入表格按钮），可在此行上边插入一行。 选定某列，单击常用工具栏的插入列按钮（原来的插入表格按钮），可在该列左边插入一列。 若需在表格末尾增加一行，有两种更为简便的方法： 将插入点移到表格的最后一个单元格的右边，单击回车键。 将插入点移到表格的最后一个单元格中（表格右下角单元格），按Tab键。 若需在表格末尾增加多行，有以下方法： 将插入点定位于表格下面第一个段落结束符处，单击常用工具栏的插入行按钮（原来的插入表格按钮），会出现对话框，可在对话框中输入插入的行数。 选定表格最后的多行

12、，比如选定最后3行，选择“表格插入行（在下方）”，将在表格的最后增加3个空白行。,调整表格：合并和拆分单元格,1. 单元格的合并 选定要合并的单元格。 选择“表格合并单元格”。 合并后，原单元格的内容也将合并到新的单元格中。 2. 单元格的拆分 选定要拆分的单元格。 选择“表格拆分单元格”。 在对话框中输入要拆分的列数和行数，单击“确定”按钮。,编辑：选定单元格,在表格中，每个单元格有一个单元格选定区，每一行左边有行的选定区，这个选定区与前面所讲的文本选定区相同。每一列的上边界实线附近有列的选定区，当鼠标移到该处时，鼠标将变成向下箭头。 选定操作可通过“表格选定”命令完成，方法是： 将光标移到

13、要选择的一行、一列或表格的某个单元格中。 选择“表格选定表格/行/列/单元格”命令中的一个。,快速的选定操作见下表：,在表格中移动插入点的键盘操作 ：,表格的应用：使用公式进行计算,单元格地址的表示为“列行号”，而单元格区域的表示为“左上角单元格列行号：右下角单元格列行号”。例如B4表示第4行第2列的单元格，而“B3:F6”表示第3行第2列到第6行第6列的单元格区域。 输入公式的操作方法如下： 将插入点定位到要显示计算结果的单元格内。 选择“表格公式”，弹出公式对话框。 在对话框的“公式”框中输入公式，或者从“粘贴函数”框中选择所需函数。 在“数字格式”下拉清单中选择计算结果的显示格式。 单击

14、“确定”按钮，则按公式计算，并将结果显示在插入点所在的单元格内。,表格的应用：求和与排序操作,可以将表格中某一列的数据（可以是数字或文字）排序，并按排序的结果重新组织各行在表格中的顺序，操作方法如下： 将插入点定位到表格内某一列。 选择“表格排序”，弹出排序对话框。 在对话框的“排序依据”下拉清单中选择列，则依此列排序；在“类型”下拉清单中指定该列数据类型，选择“递增”或“递减”按钮。 单击“确定”按钮。,绘制图形：图形的绘制、移动和缩放、设置图形的颜色、填充和环绕参数,利用图形编辑器可以直接绘制各种图形，并可以进行编辑、加工等操作。 1. 图形的复制、移动和删除 可以将文档中的图形复制或移动

15、到另一处，也可将图形直接删除，其操作方法与文本的复制、移动和删除完全相同。 2. 缩放图形 使用鼠标可以快速缩放图形。在图形的任意位置单击鼠标按钮，图形四周出现有8个方向的句柄，将鼠标指针指向某句柄时，鼠标指针变为双向箭头，拖曳鼠标就可改变图形的大小。 3. 改变图形的颜色、填充和环绕方式 右键单元图形，从快捷菜单中选择“设置自选图形格式”。,插入图片：插入剪贴画、图片文件及其编辑操作。,1. 插入剪贴画 将插入点定位在需要插入图片的位置。 选择“插入图片剪贴画”，打开“剪贴库”对话框。在对话框中选择一种类别。 右键单击要插入的剪贴画并选择“插入”按钮。 单击绘图工具栏的“插入剪贴画按钮”，可

16、快速打开“插入剪贴画”对话框。 2. 插入图形文件 在Word2000中，可以直接插入的图形文件有：.bmp、.pic、.jpg等。插入图形文件的操作方法如下： 将插入点定位在需要插入图形文件的位置。 选择“插入图片来自文件”，在打开对话框中选择所需的文件并单击“插入”按钮。 3。编辑操作 与自选图形完全一样。,文本框可以看作是特殊的图形对象，主要用来在文档中建立特殊文本。Word2000把“文本框”和自选图形对象一样看待，可以像对自选图形一样设置它的边框、阴影、三维效果等格式。 文本框只在页面视图或Web版式视图中可见。 在文档中插入文本框的方法： 选择“插入文本框”，然后选择“横排”或“竖

17、排”命令，或者单击“绘图”工具栏上的（横排按钮）或（竖排按钮）。 选择“格式文本框”，可打开“设置文本框格式”对话框。在“版式”和“颜色和线条”标签中，可设置文本框的边框、文字环绕等格式。在“文本框”标签的“内部边距”栏中，可设置文本框内部的边距。 可以单击“常用”工具栏上的更改文字方向按钮，把横排的文本框变成竖排的文本框。反之，单击按钮，则把竖排的文本框变成横排的文本框。 如果文档中已有一些内容需要放置在文本框中，可按下面步骤操作： 选定要放入文本框的文本。 选择“插入文本框”或选择绘图工具栏的按钮或按钮。所选定的内容将会被一个文本框所环绕，同时会出现文本框工具栏。,插入文本框及其编辑操作,

18、多个对象的对齐、组合与层次操作,1. 层叠自选图形 在Word中，可以在一个自选图形上绘制另一个自选图形，Word允许重叠任意数目的自选图形或自选图形组，也允许在文档文字上重叠自选图形。如果上面的对象遮盖了下面的对象，可以按Tab键向前循环（或按Shift+Tab组合键向后循环）选择对象，直到选定需要的对象。 如果需要移动层叠中的对象，比如，在层叠中每次将对象向上或向下移动一层，或者将其移动到层叠的顶部或底部，可先选定对象，然后在“绘图”工具栏中单击“绘图”列表按钮，在弹出的列表中选择“叠放次序”中的相应选项。,2. 组合图形 当用许多简单的图形构成一个复杂的图形后，实际上每一个简单的图形仍然

19、是一个独立的图形对象，这对移动整个图形来说将变得十分困难，而且还可能由于操作不当而破坏图形。为此，Word提供了组合多个图形的功能。利用组合图形功能可以将许多简单图形组合成一个整体的图形对象，以利于复杂图形的移动、复制、旋转等。 多个图形的组合方法是：选定各图形（按住Shift键后再单击各图形），再右击，从快捷菜单中选择“组合组合”。 组合后的所有图形相当于一个图形，可以整体移动、复制和旋转。 取消组合的方法是右键单击组合图形，从快捷菜单中选择“组合取消组合”。,文档编辑中常用快捷操作,习题一: 长文档(毕业论文)的编辑 请下载模板文件（练习毕业论文排版原文件.doc),并按照要求进行编辑。 要求：成都大学学士学位论文撰写规范.doc 特别提醒： 每章要换页 目录的编排 加页眉、页脚 注意表格、图片的编号方式,习题二: 制作右图所示的表格,习题三: 制作右图所示的文档,