第4章Excel2000的使用.ppt

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1、计算机基础及应用教程,孚日集团计算机培训电子教案,第4章 Excel 2000的使用,4.1 Excel的基本知识 4.1.1 Excel的启动和退出 4.1.2 Excel的基本概念 4.1.3 Excel的窗口组成 4.2 Excel的数据输入 4.2.1 光标定位 4.2.2 输入数据 4.2.3 选择操作对象 4.3 工作表的建立和编辑 4.3.1 工作表的建立,4.3.2 工作表的编辑 4.4 格式化表格 4.4.1 行高、列宽的调整 4.4.2 数字的格式化 4.4.3 字体的格式化 4.4.4 改变对齐方式 4.4.5 设置边框和底纹 4.4.6 设置条件格式 4.4.7 复制格

2、式 4.4.8 样式的使用,4.4.9 自动套用格式 4.5 公式与函数 4.5.1 公式 4.5.2 函数 4.5.3 单元格的引用 4.6 数据管理和分析 4.6.1 建立数据库 4.6.2 使用数据清单 4.6.3 数据筛选,4.6.4 分类汇总 4.6.5 数据透视表 4.7 电子表格的图表显示 4.7.1 建立图表 4.7.2 编辑图表 4.8 显示与打印工作表 4.8.1 隐藏操作 4.8.2 打印设置 习题4,4.1 Excel的基本知识 4.1.1 Excel的启动和退出 启动Excel的常用方法为：单击“开始”按钮，单击“程序”选项，在子菜单中单击“Microsoft Exc

3、el”选项，即可启动Excel。 退出Excel的常用方法是单击“文件”菜单中的“退出”命令。 4.1.2 Excel的基本概念 4.1.3 Excel的窗口组成 Excel窗口的组成如图4.1所示。,4.2 Excel的数据输入 4.2.1 光标定位 4.2.2 输入数据 Excel的数据类型包括字符型、数值型、日期型、时间型和逻辑型，另外还可以在单元格输入批注信息及公式。首先在单元格内定位光标，出现光标“|”后，即可输入数据。当在一个单元格内输入的内容需要分段时，按Alt+Enter键。 如图4.2所示为在Excel中输入数据的示例。,1. 输入字符 2. 输入数值 3. 输入日期、时间

4、4. 输入逻辑值 5. 输入附注信息 6. 数据的取消和输入 如果要把光标仍定位在原来的单元格，单击编辑栏左侧的输入按钮“”，如图4.3所示。,4.2.3 选择操作对象 1. 单元格内容的选择 2. 单元格的选择 对于行、列的选择，只需单击行标头或列标头，如图4.4所示。如果选择连续的行或列，只需拖动行标头或列标头，即可。,选择不连续单元格：在按住Ctrl键的同时，单击所选的单元格，就可以选择不连续的单元格区域，如图4.6所示。,3. 工作表的选择 单个工作表的选择，激活工作表就是选择单个工作表，此时所选的工作表标签为白色。 对于连续工作表的选择，只需按住Shift键，单击所要连续选择的最后一

5、个工作表标签，此时被选择的工作表标签呈白色状态，如图4.8所示。,4.3 工作表的建立和编辑 4.3.1 工作表的建立 1. 连续区域内数据的输入 2. 输入相同单元格内容 3. 预置小数位数输入数字 4. 用填充柄自动填写数据 5. 使用填充命令输入数据 6. 自定义序列 如果输入的数字都具有相同的小数位数，或者都是相同的尾数0的整数，则可以选择“工具”菜单中的“选项”命令，在出现的“选项”对话框中，选择“编辑”选项卡，如图4.9所示。,4.3.2 工作表的编辑 4.4 格式化表格 4.4.1 行高、列宽的调整 1. 鼠标拖动调整行高、列宽 2. 用菜单精确设置行高、列宽 4.4.2 数字的

6、格式化 1. 用工具栏按钮格式化数字 2. 用菜单格式化数字 4.4.3 字体的格式化 1. 用工具栏按钮对字体进行格式化 2. 用菜单对字体进行格式化 4.4.4 改变对齐方式 1. 用工具栏按钮改变对齐方式 2. 用菜单改变对齐方式,4.4.5 设置边框和底纹 1. 用工具栏按钮设置边框与底纹 2. 用菜单设置边框与底纹,图4.31 格式工具栏中的边框与填充色按钮,4.4.6 设置条件格式 条件格式用以指定底纹、字体或颜色等格式，使数据在满足不同的条件数据时，显示不同的数字格式。 选择要设置格式的单元格或单元格区域，单击“格式”菜单中的“条件格式”，打开“条件格式”对话框，如图4.35所示

7、。在打开的“条件格式”对话框中，输入需要格式化的数据的条件，例如输入“单元格数值”、“等于”、“语文”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，选择“字体”选项卡，设置符合条件时的格式。,4.4.7 复制格式 1. 用工具栏按钮复制格式 选择所要复制的源单元格，例如想要把A4的格式复制给A8，首先选择单元格A4，如图4.37所示。单击工具栏上的“格式刷”按钮，这时所选择单元格出现闪动的虚线框。用带有格式刷的光标，选择目的单元格A8，完成操作。,4.4.8 样式的使用 4.4.9 自动套用格式 4.5 公式与函数 4.5.1 公式 1. 运算符 2. 输入公式 输入公式的方法为：选定需要输入

8、公式的单元格，在所选的单元格中输入等号“=”，如果单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮，这时将自动插入一个等号。输入公式内容。如果计算中用到单元格中的数据，可用鼠标单击所需引用的单元格，如果输入错了，在未输入新的运算符之前，可再单击正确的单元格；也可使用手工方法引用单元格，即在光标处键入单元格的坐标。公式输入完后，按Enter键，Excel自动计算并将计算结果显示在单元格中，公式内容显示在编辑栏中。 输入确认后，单元格中仅显示公式的计算结果。如果希望直接在单元格中显示公式，可以使用按Ctrl+（Tab键上边的键），再次键入则取消显示。,3. 自动求和 求和计算是一种最常用的公式计算，使用工

9、具栏“求和”按钮，将自动对活动单元格上方或左侧的数据进行求和计算。 将光标放在求和结果单元格，单击求和按钮，Excel将自动出现求和函数SUM以及求和数据区域，如图4.42所示。,单击“输入”按钮（对号）确定公式，或重新输入数据区域修改公式。,4. 公式的自动填充 在一个单元格输入公式后，如果相邻的单元格中需要进行同类型的计算（如数据行合计），可以利用公式的自动填充功能。 方法是：选择公式所在的单元格，移动鼠标到单元格的右下角黑方块处，即“填充柄”。当鼠标变成小黑十字时，按住鼠标左键，拖动“填充柄”经过目标区域。当到达目标区域后，放开鼠标左键，公式自动填充完毕。如图4.45所示。,4.5.2

10、函数 函数是一个预先定义好的内置公式。函数由函数名，后跟用括号括起来的参数组成。如果函数以公式的形式出现，应在函数名前面键入等号“=”。 在函数的输入中，对于比较简单的函数，可以直接在单元格内输入函数。对于其他函数，可采用下面的方法进行：选取要插入函数的单元格，把光标移到要插入函数的位置。选择“插入”菜单中的“函数”命令，或单击常用工具栏上的“粘贴函数”按钮，打开“粘贴函数”对话框，如图4.46所示。,4.5.3 单元格的引用 1. 相对引用 2. 绝对引用 3. 混合引用 4.6 数据管理和分析 4.6.1 建立数据库 4.6.2 使用数据清单 Excel中创建的数据清单，是用来对大量数据进

11、行管理的。它采用一个对话框展示出一个数据记录中所有字段的内容，并且提供了增加、修改、删除及检索记录的功能。 1. 数据清单的使用 使用数据清单的方法为：将光标放在数据库所在工作表中任一单元格内，选择“数据”菜单中的“记录单”，打开数据清单对话框，数据清单首先显示的是数据库中的第一条记录的基本内容（未格式化的），带有公式的字段内容是不可编辑的，如图4.50所示。,3. 记录排序 在Excel中，可以根据一列或多列的内容按升序或降序对数据清单排序。 (1) 单列内容的排序 将光标放在工作表区域中需要排序字段的任一单元格，如果需按“升序”排序，单击工具栏中的“升序”按钮；如果想按“降序”排序，单击“

12、降序”按钮。这时，数据清单中的记录就会按要求重新排列。如图4.52所示，为按“总分”升序排序后的结果。,(2) 多列内容的组合排序 当所排序的字段出现相同值时，可以使用Excel提供的下述方法进行排序：在需要排序的数据清单中，单击任一单元格。选择“数据”菜单中的“排序”命令，Excel会自动选择整个记录区域，并打开“排序”对话框，如图4.53所示。选择三级排序关键字，并设置“递增”或“递减”，单击“确定”按钮，完成操作。,(3) 其他排序 除了上述基本排序功能，Excel还提供了一些特殊的排序功能，如按行排序，按笔画排序，按自定义序列排序等。,4.6.3 数据筛选 1. 利用数据清单 选择“数

13、据”菜单中的“记录单”，打开“数据清单”对话框，单击“条件”按钮，出现空白清单等待输入条件，并且“条件”按钮变为“记录单”按钮。在每个字段中输入条件，例如要筛选出总分在170分以上的学生记录，只要在“总分”对话框中输入“170”，如图4.55所示。单击“记录单”按钮，然后单击“上一条”或“下一条”按钮，可以查看筛选后的结果。,2. 利用自动筛选器 将光标放在工作表中的任一位置，选择“数据”菜单中“筛选”项下的“自动筛选”命令。这时在每个字段旁显示出下拉箭头，即为筛选器箭头，如图4.56所示。,4.6.4 分类汇总 在实际工作中往往需要对一系列数据进行小计、合计，这时使用Excel的分类汇总很方

14、便，其主要步骤如下： 对分类字段进行排序，例如需要根据“性别”进行分类汇总，所以首先对“性别”进行排序，如图4.58所示。,将光标放在工作表的任一单元格，选择“数据”菜单中的“分类汇总”，打开“分类汇总”对话框，如图4.59所示。 在打开的“分类汇总”对话框中： 在“分类字段”下拉列表中，选择分类排序字段，如选择“性别”。 在“汇总方式”下拉列表中，选择汇总计算方式，如选择“求和”。 在“选定汇总项”中，选择需要汇总项，如选择“总分”。 单击“确定”按钮，完成操作，其效果如图4.60所示。,4.6.5 数据透视表 数据透视表报告是Excel提供的一个很有用的功能，它能帮助用户分析、组织数据。利

15、用它可以很快地从不同方面对数据进行分类汇总。使用方法为： 选择“数据”菜单中的“数据透视表和图表报告”，打开“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之1”，如图4.62所示。,选择数据的来源，对于图4.58的数据库数据，选择第一项“Microsoft Excel数据清单或数据库”，然后按“下一步”按钮，打开“3步骤之2”对话框，如图4.63所示。,在步骤2中选择区域，可以输入数据区域名，或单击右侧选择钮后在工作表中选择数据区域，按“关闭”按钮返回，单击“下一步”，打开“3步骤之3”对话框，如图4.64所示。,单击“完成”按钮，返回如图4.65所示屏幕。,拖动右侧“数据透视表”对话框中的按钮到“页”

16、字段区上侧、“行”字段区上侧、“列”字段区左侧以及数据区上侧。如图4.66所示，将“学号”拖动到“页”字段区，将“姓名”拖动到“行”字段区，将“性别”拖动到“列”字段区，将“总分”拖动到“数据”区，这时，将按要求显示报表。,4.7 电子表格的图表显示 4.7.1 建立图表,单击常用工具栏中的“图表向导”按钮，或者，选择“插入”菜单中的“图表”命令，将出现“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框，如图4.71所示。 在该对话框中，根据需要选择指定图表的类型，单击“下一步”按钮，出现“图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框，如图4.72所示。,4.7.2 编辑图表,4.8 显示与打印工作表 4.

17、8.1 隐藏操作 4.8.2 打印设置 每一个工作表的打印设置主要包括有页面设置、打印预览、打印三个方面。 1. 页面设置 单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，如图4.77所示。,习题4 4.1 如何启动Excel 2000？试一试鼠标指针在Excel窗口不同区域的的形状和功能。 4.2 简述Excel中文件、工作簿、工作表、单元格之间的关系。 4.3 如何把某一工作表变为活动工作表？如何更改工作表表名？ 4.4 如何在Excel中表示单元格的位置？ 4.5 Excel 2000的工作表由_行、_列组成，其中行号用_表示，列号用_表示。 4.6 选择连续的单元格区域，

18、只要在单击第一个单元格后，按住_键，再单击最后一个单元格；间断选择单元格则需按住_键同时选择各单元格。 4.7 若要在某些单元格内输入相同的数据，有没有简便的操作方法？如果有，怎么实现？,4.8 如果输入数据的小数位数都相同，或者都是相同的尾数0的整数，可以通过Excel提供的什么方法来简化操作？ 4.9 如何删除、插入单元格？如何对工作表进行移动、复制、删除和插入操作？ 4.10 如果单元格的行高或列宽不合适，可以用哪几种方法进行调整？如何操作？ 4.11 如何设置工作表的边框和底纹？ 4.12 如果对某个单元格数据已经设置好了格式，在其他单元格中要使用同样的格式，如何用最简单的方法来实现？

19、 4.13 如何使用Excel的自动套用格式功能，来快速格式化表格？ 4.14 如果只需要对工作表中的满足某些条件的数据使用同一种数字格式，以使它们与其他数据有所区别，该如何进行？ 4.15 进行求和计算最简便的方法是什么？ 4.16 在某单元格输入公式后，如果其相邻的单元格中需进行同类运算，可以使用什么功能来实现？其操作方法是什么？,4.17 Excel对单元格引用时默认采用的是相对引用还是绝对引用，两者有何区别？在行列坐标的表示方法上两者有何差别？“Sheet3!$A$2:C$5”表示什么意思？ 4.18 Excel能提供哪些排序功能？其操作方法是什么？ 4.19 在Excel中，如何查找满足条件的记录？按查找情况来分，其查找方法有哪几种？如何进行操作？ 4.20 使用Excel提供的分a类汇总功能，对一系列数据进行小计或合并的主要步骤是什么？ 4.21 Excel提供的数据透视表报告功能有什么作用？如何进行操作？ 4.22 什么是嵌入式图表？什么是图表工作表？试述建立图表的方法步骤。 4.23 在打印前，往往要对页面进行设置。请问：页面设置主要包括哪几个方面的内容？如何进行设置？ 4.24 要把工作表通过打印机打印出来，打印的方法主要有哪几种？,