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1、行政业务 统筹管理实务,一、行政业务管理在企业中的定位,企业生存的三度空间,机会化生存 机会,速度化生存 竞争,模式化阶段 超越,3年,1,2,3,7年,重新定义自己 ！,结论：企业生存空间决定了行政管理（者）的区间,深圳中商国际管理研究院对2530家中外企业进行分析,发现了企业生存的三度空间:,21年,快速学习 沟通协调 建立规则 激励团队,高效学习 创新模式 铸造团队 挑战未来,发现机会 整合资源 大胆果断 艰苦创业,机会化,速度化,模式化,优秀行政管理工作的核心要素,如何识别很关键 ！,赢利 模式,流程 制度,市场 定位,团队 规划,运行 管理,业务 计划,营销 组织,团队 建设,岗位
2、目标,质量 效率,能力 素质,客户 满意,行政管理工作的绩效价值,规划,执行,管理,“干活不由东，累死也无功”,行政管理工作内容,资产管理,成本控制,辅助高管,员工保护,文秘管理,环境管理,团队建设,行政管理工作特点,综合性强 政策性强 时间性强 工作内容繁杂 联系广泛 被动性和突破性强,行政管理六大特点,行政统筹管理的理念,管好自己 带好队伍 理清流程 健全制度 抓好业务 服务好用户,一、行政主管的自我管理,从业务精英到行政主管,荀子:“君子生非异也，善假于物也”,郑周永 - 郑梦九,业务,完成角色转换,职位能量,能力能量,能量来源,人格 学识 魅力 小平同志退下（党内外无任何职务了）后，南
3、方讲话的效果！,能量的关系,2：裂变式：学习，实践，反思,能力能量获得模式,1：累加式：学习，学习，学习,吃一堑，长一智。 但知识仅代表“记忆”的存储，其关键在于应用！,看别人“吃一堑”，自己“长三智”。,读万卷书（学） 行万里路（实践） 不如阅人无数（社会人） 不如踏着成功者的脚步（借） 更不如拆解成功者的路数,如何获取快速成长的能量,沟通的双70%定律：各级经理平均花费约70%的时间用于沟通； 日常管理中约70%的问题来自于沟通障碍。,破解管理沟通症结,行政统筹必备的沟通技巧,上行-理解为主 下行-说服为先 横向-协调为上 斜向-借权为用,共情 设身处地（挤电梯） 无论是哪一种沟通，都要遵
4、循Kiss原则。 即：言简意赅,绍兴师爷： 物尽其用-到位不越位 人尽其力-用权不专权,行政管理职场的五条潜规则,潜 规 则,保持顶级优势,功劳自动折旧,摆脱人际陷阱,自断退路,企业也有性格,表扬过你了就抹平了你上次的功劳,职业化的岗位，不是让你来玩,企业有行为惯性，应融入。 符合行为缔造者,找出并始终应用好自己的特长,按行政部团队建设的“同事关系”,优化与上司关系的八要诀,1、勇于承认错误-特里法则 2、成为上司与下属之间的桥梁 3、上司犯了错，不要做救世主 4、出现了难以解决的矛盾时，来一次建设性的冲突 5、主动开放自己的资源 6、尊重资浅上司的权威 7、及时清除点燃不信任之火的因素 8、
5、原谅上司的错误,（犟的小孩挨打最多） （-而非“一堵墙”） （-可弥补，后低调） （资金、人脉、下属等-互惠定律） （-其心理账户是最敏感的！ ） （ 吴三桂：拥兵自重，曾国藩：解甲归田）,三、行政统筹管理关键事务控制,经验分享：行政管理负责人应该： 亲自抓制度设计和流程梳理,行政管理制度的框架结构,良好办公环境五大标准,整洁有序、安全环保、持续优化、和谐健康、适度舒适,办公室环境管理,环保健康,和谐便利,气派个性,舒适美观,方便实用,电话管理,文档管理与处理,技巧： 外包前，先盘点源头有无核心竞争力！ 如无Power则不可外包。,管理经验： 设立投诉电话或邮件，但严控在网络上讨论食堂的话题,
6、外包招标流程案例（食堂）,第三阶段: 现场答辩与费用投标,第二阶段: 拟订合同与双方协商,第一阶段: 招标与资质审查,第四阶段: 签订承包合约,搬家公司选定 各部门时间安排 部门负责人与行政部负责人 总协调人 纸箱，胶带，白板笔 封箱记录与物件标明 纸箱运抵安排 电话跳线 搬家车辆清点 甲地启运通知，乙地人员就位,搬家时，您最应该在哪指挥？,搬家管理,新场地-因为“归位”时最容易出事情,租金的及时给付 水，暖，气，电费用的审核 投诉服务时的分寸 空调的额外使用 装修改造时的流程 业主方的刁难 施工时现状的改变 各类线路，管道的改变 原楼宇的图纸借用 业主推荐的施工队 修复原状原则,与写字楼的物
7、业关系,与消防局联系 公司紧急疏散图 员工的日常教育 地震演习训练 化学品泄漏演习训练 火灾演习训练 灭火器材置放 灭火器材定期检查制度 工厂钢梁的放火涂层检查 火警预警系统的检查制度 各个紧急疏散口管理,提醒：无论多忙， 也要做专业演习及训练。,员工紧急避难演习,会议组织与活动管理,会议的本质,会议弊端与防治,会议控制技巧,造势,事 - 会议是件事； 势 - 开会是为造势； 市 - 会议效果看参会者感受或市场反映。,大会化中，中会化小，小会不如直接通知。,控制会议规模；简化会议程序 缩短会议时间；提升会议水准,会议组织与活动管理,会前钱,会中人,会后事,争取经费，落实好出处后立即对会务进行责
8、任分解-争取租赁或专业化外包并保证自己无具体任务而侧重于应急；,服务好,起草下发纪要，跟踪落实情况,KEY,大型会议流程,大型会议,日程 安排,内容 准备,起草 文稿,费用 请示,大型会议管理要项,餐饮安排,大型会议管理细则1,大型会议管理细则2,会议 费用,文件 制作,规划内容 特约写稿 稿件组织 文本审查 文本汇编 文本制作 文本发放 总结制,场地费 餐饮费 茶点费 住宿费 租车费 司机费 红包 横幅费 临时房 警察费 记者费 礼品费,人员 范围,高管层 市场部 公关部 销售部 行政部 人力部 售后服务 IT人员 秘书处 外包人员,专题 小组,参加部门 经验人员 总指挥部 礼仪制定,大型会
9、议管理细则2,会议 场地,会议 通知,通知起草 部门确认 时间地点 会议要求 与会人员 会议日程 会议事项,档次确定 场地选择 价格谈判 停车场地 指示牌位 桌椅摆放 名签准备 横幅制作 音响系统 音 响 师 电脑系统 屏幕系统,嘉宾 邀请,嘉宾确认 发邀请人 请柬制作 发言确认 发言稿件 机场接站 住宿安排 餐饮陪同 返程机票 讲课费用 随从人员 礼品颁发,大型会议管理细则3,价格 谈判,餐饮 安排,招待晚宴 桌签制作 桌位安排 陪同人员 酒水标准 饮料标准 司机 招待 媒体招待,通知记者 广告公司 摄影摄像 数字传送 礼品制作 礼品发放 公安部门 相关部门,场地价格 餐饮价格 茶点价格 住
10、宿价格 服务费用 剪彩价格 娱乐价格 同声传译,对外 协调,大型会议管理细则4,会场 控制,住宿 事宜,预定房间 标准确认 电话开通 酒吧控制 娱乐消费 娱乐票证 会后留住 人走消房,确认航班 接站牌名 司机指定 班车协调 专人接站,发日程表 定主持人 入场准备 提醒闹钟 场下示意 音响监督 电脑操纵 服务人员 紧急服务 休息时间 平行会场 注册参加 讲台尺寸,会议 接待,接待工作与职业礼仪（略）,费用管理与控制,预算 管理,专人 跟踪,行政部各板块重点业务管理思路,建章立制，深入现场，排查隐患，许可审批； 体系推进，全员行动，防汛防台，防暑降温； 统筹协调，应急处置，杜绝违章，事故为零。,安
11、全保卫业务（安全保卫监督室）,接好电话，排好会议，拟好文稿，管好文件； 做好记录，递好信息，管好印章，做好保密； 维护国安，促进稳定，抄告抄报，督查督办。,两办业务（行政办公室、党委办公室）,工团工作室业务（略）,形象职业，贴心服务，操作规范，程序正确； 保证车况，备好资材，管好礼品，理清固资； 管好楼宇，整洁卫生，环保健康，适度舒适； 优化流程，深挖潜力，帐物相符，降本增效。,综合资产管理业务（综合资产管理室）,四、行政部门的团队建设,情 商,操作力,思辨力,感召力,专注力,智 商,老中青少，层次参差，或被安排 没有完美个人-5433原则 可塑完美团队-优势互补，用其所长,行政管理人员的素质
12、特点,领导就是教练,不善于教导，就不能领导。,操作力,思辨力,感召力,专注力,找准管理模式,当资源没有被整合时，其价值并不比垃圾更高。赫尔曼,群商团队的智商。,提问：最清楚降成本方法的是谁？,鼓励创新行为、整合智慧资源,一线员工最清楚！,量淘法,储备法,流动法,平台法,组合法,把握员工三项需求,20,30,40,50,60,1.认同法 好孩子都是夸出来的 2.反推法 人对失去东西的感觉远大于得到的 3.阶梯法 五星级员工,外动力,薪酬激励,激励的本质：让被激励者朝着希望的方向行动。 激励的时效：涨薪（1M），发奖(发的瞬间),激活内在动力,无形激励有形化,强化执行机制,事先：承诺法,A,当责任
13、被承诺时 执行力将会倍增,莫拉蒂海滩实验 玩具商的策略 具体承诺 公开承诺 双向承诺,平时应允许下属犯错，处罚的底线：,1、不作为的错误,2、重复性错误,3、无回路的错误,任何一个系统，为了自己的存在，都要保持平衡，无论自然现象还是人自身，一旦失衡，后果都将是灾难性的。,引导团队成为： 配菜师 变压器 奶牛,遵守均衡法则,表扬 批评 五步法,表扬先天因素，激励效果最佳,批评后天因素，其接受底线最高,管理说服七步,将关系利害陈述清楚 将我的意念变成他的意念 以亲身经历或现场操作 将问题冷却后处理 通过其他媒介达成沟通 列出具有说服力的细节 部分认可而后说服,利害诱导式 意念渗透式 情境示范式 缓冲说服式 间接通道式 快速细节式 反转说服式,优化与下属关系八招,主动开启自己的心扉： 知己效应,勇于承认现实,保持必要的距离,下级犯了错，要出面解难,始终保持谦逊的态度,尊重资深员工的经验,宽恕下属偶有的冒犯,不要把职场变成情场,职业 肚量,尊重 谦逊,仗义 距离,现实 沟通,Tips,预 祝 各 位 2010 年 的 事 业 如虎添翼，更上层楼！,