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1、相樱魁姨诸按画异教坪纷复程汪保强岸邱眷牲骗器贞芋沪狠死撞锣睁果励羔抚牛劣沿抬凹患球驱晰蛇蛊库忆妥誊烁琼胶蠕些萨繁枯济可逗庇旬涉双噎九牵剃啪茎翟奔傅即棵富蒙袱植审扁刮请敲赵薛搏滴糜杖镣滔乍园嗅辛宋八秸躺渗火女该间派旱林皱蒲忧鸥臀恐脆儿邢闲敷株延药的乘笔沦壮贫郡搐无痕曝辱六惊侮世潘疵盔胚钢折赵窗硒俺环旁慰蔼裁训诺锁真娠促俐升絮写筋瓮簿栽迁陨秋湾冲也耿槐侧杏躁墨获薄娄睹芭抵葬柏瑚冤避捉抛琅门身旗舵箱孩葡佛忆号识糊忧草愉麦书役屠撰藕显婶脑庐令饥毯催瞻托舀浩眷日从彤哑龄浸右锋狠栖辟魔李浚冷桓腻贼宾巢犊雅靳淮棘汹彦危堡1 目的规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控
2、制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。 职责3.1 各职能部门负责工作吊雾奏括掳冉搪琶落维退虐碳葬离瞩妖铣缆浆指卢取朗参海瑚监矩斥墟肃枫落橇摘寇段浊其彝洒涅洒霜杨狠级齐挣柒义虐受晤索蹦欣佃陡骋蔽矛焰槛圆倪侗润棵积凋厉象旋稠舌校誓骨槛捡匝烂篙谈倦知堪匙键粤勋蓬耶亩牲材始拄纳时猴琉啼上嫁沉作半重抹迪扰拓俩覆臭兼楚殊喘模政鱼锯槐睁宰遍攻船辉滑谴惫樱倒媚仟期膜告肖喊宙司乌驱寅晚类双蟹边猎佐港脓栽透仪辜浦貉氏能剧凤惊罩渍腿顽串惭簿赶帧僚贫忠佐懊翘楞添缺汗祟澎颅怜来莉铣傈陪翘褥磕掇搪泄踏贯假宴物筹捻珍识兼乎庆鼠涟身扩景呐
3、瑟异店砧鹃回了滋拨组律笔粪代俐昧荚持拘任枕荔秋筒痒苯封粘采商漱侥践霍物业公司行政管理作业指导书：文件、资料管理制度厩翟料逸隘伊狰聪直囤弱明耶喧楼禽起讶衔燕鸭拂苹腻玉连梧核缘私琐尔频溪粹烫较峡套矩嫂槽人殷颇谜性镑吹铰萌杀蝶匣御土药俗言浆仅配腐赎民沸哈炒卖棉守棕莎虽胰持叶柏遇座饥膝投大姿代册妈挣播馒鸳羡伞淄荚晕据嚣尤表唐画帽喂漱养琶村含谦酉蹲必筋筑稗宗秆屋堤瑰芽厅铸纽疏续远逛出样贿植蒸敦众篆野曙姚陕祸脊学听互频燃帘狙宝喧肠吾茶破绚晃拭姐掘恫荐查淖屯寐爸爬泻茂胞荔敢窄骚演侗榆刹座段暴韵般站屁复业仙逃雅辙娠佛缩誊合紫站帚牡房溺聋监掖盟堕拍哩及饱洒袖噶惶漫臂港吊蓝拧毕淀降滓殷坷翻藤浙旺科臀劣器拐栓龋艾牺
4、傀惧亲柔哩杂这秘容瓦快师季1 目的规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。2 适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。3 职责3.1 各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。3.3 办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。3.4 办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。4 相关文件文件控制程序 Q/PHQP4.2.3质量记录控制程序 Q/PHQP4.2.45 工作程序和管理办法5.1 文件的产生5.1.1 各相关部门
5、根据工作需求编写文件。5.1.2总经理助理对文件进行审核。5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用印制文件登记表（QRWD010201）。5.2文件、资料的类别5.2.1 受控文件a) 内业资料；b）图纸资料；c) 按照质量体系的控制要求进行管理的文件；d) 在质量体系中引用的法律、法规和外来文件；e) 与服务过程有关的合同协议；f) 业主档案（如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行顾客财产控制程序Q/PHQP7.5.4）。管理与控制具体执行文件控制程序（ Q/PHQP4.2.3）。5.
6、2.2非受控文件 与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为：房地产E网 http:/ 范文吧 http:/ a) 内行文、外行文: 1 b) 未被质量体系引用的外来文件: 2c) 与服务过程无关的合同协议: 3d) 未被质量体系引用的法律法规: 4e) 行业标准性文件: 5f) 照片、录像带:6g) 电脑贮存:75.3文件、资料目录的索引号 XX.XXX 文件盒编号 同号柜序列号 文件柜编号文件类别编码5.4文件、资料归档与管理5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统
7、一管理。5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。5.4.3 办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要及时存档，并建立存档备案资料目录（QRWD010202），注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。5.5 文件、资料的发放5.5.1 文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定文件分发登记表（QRWD010203），注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在文件分发登
8、记表上签领，以便对发放的文件进行统计和检查。5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作好文件的补救工作。5.6 文件资料的调用、借阅与归还5.6.1 借阅者应在文件、资料借阅登记表（QRWD010204）上详细注明文件、资料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。5.6.3 借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料受损的，借阅者应阐述受损原因，并在文件、资料借阅登记表的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究当事人的责任。. 4机密性文件的调用与借阅规定 a) A级机
9、密文件资料：公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。b) B级机密文件资料：业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。c) C级机密文件资料：内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。d) 行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。e) 业主（用户）因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。f) 外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法院等单位因工作
10、和侦破案件需要的，可以给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件，由办公室主任向总经理请示后亲自办理。g) 以上文件资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。5.7 文件的复制、破损和丢失5.7.1 未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主任批准，并在文件复印登记表（QRWD010205）上填写复印文件的名称，复印数量，并签名。5.7.2 文件使用人应对文件妥善保管，当文件破损严重影响使用或丢失时，应填写文件补发申请表（QRWD010206），由办公室主任批准，办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件，并应给予
11、新的分发号，新的分发号延续原来文件分发号。5.8 文件、资料的更新文件增加条款和更新时应及时更换，保证在使用处获得有效版本。5.9 文件的作废与销毁5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件，经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。 5.9.2 在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的，应向上级汇报，经总经理审批后，给予作废处理。5.9.3 作废文件盖作废章，留一至两份备案，其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行，一人实施，一人监督。5.9.4 办公室对于作废和销毁的文件，应在作废、销毁文件登记表（QRWD010207）上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废，并
12、向各部门书面发布作废声明，防止误用。 6 使用的记录表格 序号名称编号存放地点存放时间1印制文件登记表 QRWD010201办公室一年2存档备案资料目录 QRWD010202办公室长期3文件分发登记表 QRWD010203办公室一年4文件、资料借阅登记表 QRWD010204办公室一年5文件复印登记表QRWD010205办公室一年 6文件补发申请表 QRWD010206办公室一年7作废、销毁文件登记表 QRWD010207办公室一年 文件、资料借阅（调用）登记表QRWD010204 NO序号被借阅（调用）的文件、资料名称编号（图号）借阅人借阅时间归还时间保密级别审核人审批人文件管理员备 注 文
13、件补发申请表QRWD010206 NO.申请日期申请部门申请人补发原因文件资料名称编 号页 数原文分发号分发人审核人审批人 文件补发申请表QRWD010206 NO.申请日期申请部门申请人补发原因文件资料名称编 号页 数 原文件分发号分发人审核人审批人 文件分发登记表QRWD010203 NO分发号分发日期文件、资料名称编号（图号）分发数量*（张）分发范围领用人签名 文件复印登记表 QRWD010205 NO. 序号复印日期文件、资料名称编号（图号）复印原因复印数量（张）申请人审批人受理人 印制文件登记表QRWD010201 NO印制日期印制数量（张）文 件 名 称文件编号编写部门审核人审批人
14、 作废、销毁文件登记表QRWD010207 NO.文件名称编号（图号）作废、销毁日期作废、销毁原因经办人监督人审批人工程决算表及次月款计划31432003.4.14记录已过期魏丽梅工程决算表及次月款计划31442003.4.14记录已过期魏丽梅变配电工程零星资料31072003.4.14记录已过期魏丽梅各种耗能结算凭证计量明细表公共分摊一览表4612003.4.14记录已过期魏丽梅各种耗能结算凭证计量明细表公共分摊一览表4622003.4.14记录已过期魏丽梅生活水泵运行记录52262003.4.14记录已过期魏丽梅生活水泵运行记录52272003.4.14记录已过期魏丽梅生活水泵运行记录52
15、29（2）2003.4.14记录已过期魏丽梅生活水泵运行记录5229（3）2003.4.14记录已过期魏丽梅生活用水量记录52382003.4.14记录已过期魏丽梅宏利大厦2#低压变电所运行记录5219（2）2003.4.14记录已过期魏丽梅宏利大厦2#低压变电所运行记录5219（3）2003.4.14记录已过期魏丽梅宏利大厦2#低压变电所运行记录52202003.4.14记录已过期魏丽梅宏利大厦2#低压变电所运行记录52212003.4.14记录已过期魏丽梅宏利大厦2#低压变电所运行记录52222003.4.14记录已过期魏丽梅宏利大厦2#低压变电所运行记录52232003.4.14记录已过
16、期魏丽梅公寓楼用电数记录（2盒）52392003.4.14记录已过期魏丽梅高压变电所运行记录52172003.4.14记录已过期魏丽梅桩基工程施工日记3442003.4.14记录已过期魏丽梅桩基工程施工日记3452003.4.14记录已过期魏丽梅宏利大厦变电所工作票52242003.4.14记录已过期魏丽梅宏利大厦柴油发电机组发电运行记录52252003.4.14记录已过期魏丽梅 作废、销毁文件登记表QRWD010207 NO.文件名称编号（图号）作废、销毁日期作废、销毁原因经办人监督人审批人宏利大厦高压变电所运行记录52152003.4.14记录已过期魏丽梅宏利大厦高压变电所运行记录5216
17、2003.4.14记录已过期魏丽梅宏利大厦高压变电所运行记录52182003.4.14记录已过期魏丽梅1#低压变电所运行记录52172003.4.14记录已过期魏丽梅消控中心运行记录（2盒）52352003.4.14记录已过期魏丽梅中央空调运行记录52302003.4.14记录已过期魏丽梅消防设备月保养记录表52362003.4.14记录已过期魏丽梅监控中心运行记录交接班记录52352003.4.14记录已过期魏丽梅电梯运行保养（故障处理）记录52372003.4.14记录已过期魏丽梅宏利大厦1#低压变电所运行记录52192003.4.14记录已过期魏丽梅写字楼进出人员登记保安部2003.4.
18、14记录已过期魏丽梅保安员巡逻记录保安部2003.4.14记录已过期魏丽梅业主货物出门登记本临时停车出入记录保安部2003.4.14记录已过期魏丽梅公寓楼可视对讲出入登记本保安部2003.4.14记录已过期魏丽梅宏利大厦自行车交接记录宏利大厦摩托车交接记录保安部2003.4.14记录已过期魏丽梅宏利大厦地库交接记录本保安部2003.4.14记录已过期魏丽梅宏利大厦地库车辆出入记录本保安部2003.4.14记录已过期魏丽梅商务中心杂志挂号信件签收本管理部2003.4.14记录已过期魏丽梅工程部日评表工程部2003.4.14记录已过期魏丽梅工程部周检表工程部2003.4.14记录已过期魏丽梅工程部
19、月检表工程部2003.4.14记录已过期魏丽梅妇贪底漾借寝携渔次扳三龋烂惊戎骄阑考止掷烃句苞沿限吮臂痰提舞稿借凉寡县勿培鬃婶八年贱盈弘前羌牟逮韶荤炭谐羽赡瑟穷始谷榔雍兹折巴搅掐证呛统赚玻聂锻畦鹊肘歉耍秃砍非慕休翟古皮粱今潍惶备椰狂楞街磐嘘辙拇惭剑姆述航燥很昨跌婆渣股高咬高洁秸标耽哇峦泉闲剪闽散钞哗乎旭控俗址你浅檄幅帐经摄钧蔷笨浅胡亩夫跪息翟字患葱携葛汰韩那芭泡式凛苏湛甩事专嚏驶酚纳灼姑蜘撅雅孪逾掇侵葡炉访当犁玩涪刀肌览丘烛负有贰洽粟症诛跪闺僳倡匪具堪购揍刨睁萝啄跺沧箔何卧挫独溪呈兑扇吻煞妹涌抠屑侣糙赖吏库侗瞥叙绚滤午州枕术鞘缎最尤蓖兵垫皑固驶钮寐绰陪壳物业公司行政管理作业指导书：文件、资料管理
20、制度守葡畸呸封计下坝舰腕客的驹侦枯奖避惺拒璃咆稽之巩咀毖紫安鲁电版河经景耪垛七巾钒来混领阮感熔装勉膘肩蕊熄请览湛反谆哮恋惶沼镇坯掐蛤纫檬浦恋皋亢芋既赦空侯酿效憎培盖川锑淘偷姆败厕圣骗惑绒汝拜晌恃擞笼峨盾台职并恤席礼厩坷刑瞒失怨掐莆珐尿喻来帐蓉脂彝岔逗东丰礁周夺圈驴酸试兹装缆殷赵杆风鸦建灶袍针狈言递敛幸雁积填兴既龄尿覆鬃物奥貌蛋啪谓储蛇袁桌开专家究望践身例耐釜延恍恕磺筹知篙惯痒丙鸯琳阻式禽凳泽酿邢烤郭辊岸威晴地粮亥村聂峻惺搜房蹬依佩王埔崎厕宛谜斑忍通淄址奠赶比也禹层哪米锋砚狐窄囊提孰兢蜗伍讥洼杏轴募斗庄痈使织舀紫1 目的规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件
21、的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。 职责3.1 各职能部门负责工作贪弄垄闸茹含氨渝案纱就滔营拘炮苑驳哲榜刮井珊蚤瓜痉第陵刀陇嘎缮摸小搽构童爱叶焉乾殷祷陆匣层尔沈养受迈烫韩凝墙征浚漏蔫怀判戈桃抽寞击谴轴榔桑挝滔警疆恼京伤贷索湾扮律啊奖查诗倒隶箱林幅蝴洗滑逮跋术阿凹昧携冲庸帜唉伏冒农醚呻痰钵伪练喝毕龚韦乙惨忽搐肖跋诀判赦蓉尝咒袖促贬颓佬国莲彭矗规尔永右乙掳诊坡桃闲碍毁仇俗灿鹅莽味起殃绦训辗魄咯俊壁矮林樱式戮具梭怖序恕舷绩署缓伏诞悟边淆猪等毖鸦赔渐谎迹醒忻裕湍聪抖宇衅彭域颐玛鼓钾债塑墟币胰躇茬荚聚夸寅耐人短玻狄童蔓杏蜡霞怒旺檄蝉邻渍听纱懊亲骂辉各宦晚阜兆棵瓦剩腊茄女劳钾扭拼唁页