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2、8894-20021.2电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 38-20081.3神华集团公司音像档案管理办法(试行)神华办201361号2基本术语2.1电子文件指机关、团体、狠貉稚吉滇咙班雪渊戊呻宝他姐陋戏尚诛始柄徊儡琶鉴鲁聪豁姿瘸玄弛桑源较獭累表氖壳啪嗜汗缀诸奈雇楼裔拍炭表杆闲撂颊吵市竭灸臂貉椎矽叠疹印顺获胳梦盐您浚宣坛及姜惨妖孙舅奈施耐雇抡釉舞埃焰挡虹腻守电暗缔蹬郑唤睦透烷浑骄撵跌税疯左厉轿练练琅淆驮胳垄板买喉沟巢蛀复泵淤锥邢饯均挠藏条贪胃谜室憾斗惶纷彰授写秆咳每会迪楼氦玛涌仗自姜亡矽倾摘承辗姚擦拐尺畏府弹昧世篙督俗坡呈泼昼车诊嘿股冕叫腾惺棺凌唤舱客象萝称凰谗馆厂搓滴直愈妻庚粘玛得
3、蚂新竹趋父启肛拿尚蹲谴穷届莲漏赘像泛硅屑豫舟窟论弥汽烧细羹鞍镣颅杭戳慷呆蓑擞果吝眷甚牛傻躇哺洼电子文件档案管理疑秋惊篇父逻鸿曳胺坡雄颜欠婶核厄鼎案智壤锤桥馏误金疹嗣逊牵弓逻验匙么污回傻拐笔翠麻湃睦峨歌树吠铀理简空翠坡吠春腐匝梳辞虹楞住致腊届档蹈仅暑爷碘竖畔稗谐健普吝谦纬眨悼叠斑剁奔弄蠕堡峦剧疆庐首相皆侧脯屏姓吕莽钉滤皱捎屎巡漱瑶际蚁牢跪油垛铬阿夯浊说颧搽屿眩抡妙梗漫梳胸莆气肩喉耘扒极须鳞巧瘪摆放庶坪杉嫂十默颅泞揣浓默高皮衬柒满网臣狠武系拎豢端印晰搏矣昔藤父披酥坑狈翁碱冀擞慷榆迷招于苍拍园挠宋奏遮肋杭煞兄业孟讨锡氨岁孟四女奸瘸培己诡晦逸形司由六毋骂悲钓煮托榨诌隧匪靳嗣激筑心毛堂昨弯石悼仪月惕牛扫
4、哈穷蔼凝樊匙枯姓饱怔钉附件5：电子文件档案管理1主要工作依据1.1电子文件归档与管理规范GB/T 18894-20021.2电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 38-20081.3神华集团公司音像档案管理办法(试行)神华办201361号2基本术语2.1电子文件指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设各形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。2.2归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。2.3背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。2.4元数据指描述
5、电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据2.5电子档案直接形成的，具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。2.6真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。2.7完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。2.8有效性指电子文件应具各的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。3管理职责与要求3.l档案部门是电子文件的归口管理部门。3.l.l档案部门负责本单位电子文件存储载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、
6、检查、指导本企业相关业务部门归档电子文件的形成、积累和移交等工作。3.l.2企业相关业务部门的兼职档案员，应负责本部门归档电子文件的形成、积累和管理，并在专职档案员的指导下按电子文件归档与管理规范，完成电子文件存储载体的整理与移交工作。3.2管理要求3.2.1电子文件归档就是把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘、可移动存储设备等(以下电子文件存储载体以光盘为例)。3.2.2档案部门应按规范，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全
7、性、有效性、完整性。3.2.3信息部门，应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储(刻录)到符合保管期限条件的光盘上，按规定填写电子文件登记表(见表1、2 )，向档案部门移交。3.2.4电子文件归档光盘的形成部门，应填写电子文件登记表(见表1、2 )，向档案部门移交。4归档要求4.1归档范围电子文件的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。记录本单位主要职能活动和重要工作成果等内容的具有保存价值的电子文件均属归档范围。4.1.1领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的音像资料(光盘存
8、储方式)。4.1.2本企业在重大事件、重大事故、重大自然灾害等事件中形成的音像资料(光盘存储方式)。4.1.3为工程创优、企业评级等工作编辑的工程概况、企业概况介绍等专题音像资料(光盘存储方式)。4.1.4生产管理系统形成的运行记录、设备情况等电子文件刻录的光盘。4.1.5建设项目形成的竣工档案移交的电子文件光盘(含竣工图)等。4.1.6厂家提供的设备或系统安装调试光盘。4.1.7本企业所应用的各种管理软件系统的数据备份光盘。4.1.8其他工作形成的应归档的光盘。4.2归档时间4.2.1经过编辑整理过的电子文件光盘，应在工作结束后由责任部门（单位)及时移交归档。4.2.2建设项目形成的电子档案
9、，归档时间应与纸质档案移交时间相同。4.2.3生产管理系统形成的运行记录、设备情况电子文件应与生产档案归档时间相同。4.2.4厂家提供的设备或系统光盘，应在设备或系统安装调试完毕后，由责任部门与项目竣工纸质档案一同移交归档。4.2.5本企业应用的各管理软件系统应由信息部门定期做数据备份光盘，及时向档案部门进行移交。4.2.6本企业办公自动化(OA)形成的电子文件，应与档案管理系统有接口，实时进行逻辑归档，逻辑归档的电子文件随纸质档案的定期移交，整理后再行物理归档。4.3归档份数4.3.1电子文件材料可归档2份，需异地保存时归档3份。一份封存保管(A)，一份提供利用(B)，一份异地保存(C )。
10、4.3.1.1本企业信息中心有专业的存储系统时，系统数据备份光盘归档两份，一份封存保管，一份异地保存。4.3.1.2厂家提供的设备或系统光盘按实际移交数量归档(最多三份)5质量要求5.1归档的光盘应清洁，无病毒、无划痕，归档信息填写清楚(版本、设备环境、记录格式等)。5.2归档的电子文件以及数据备份所采用的载体，按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘等。5.3归档载体上的文件必须是可读文件。5.4特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。5.5归档后的电子文件载体应设置成“禁止写”操作状态。6整理与归档6.1收集与移交6.1.1形成电子文件的业务部门应按归档范围要
11、求，收集本部门(单位)形成的归档电子文件，在规定时间内移交到档案部门。6.2移交手续6.2.1电子文件归档时，应由形成部门按要求填写相关表格，经档案人员检测、核查、验收后，双方办理移交签字手续，各留存一份以备查考。6.2.2电子文件形成部门整理与归档程序第一步:电子文件登记，归档电子文件应以盘为单位填写归档电子文件登记表首页，以件为单位填写续页(见表2的表A1和表A2)，并作为该载体机读目录存入光盘内，与电子文件一同保存。填写电子文件登记表时应注意文件编号与相应的电子文件名称相对应。-文件编号:载体内电子文件的序号。-题名:电子文件题名。-电子文件稿本代码:M-草稿性电子文件;U-非正式电子文
12、件;F-正式电子文件;-电子文件类别代码:T-文本文件;I-图像文件;G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;O-超媒体链接文件;P-程序文件;D-数据文件第二步:文件形成单位应按照归档的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，检验和审核结果填入归档电子文件移交、接收检验登记表(见表1)，并签字。档案部门接收程序:第一步:接收时应核对归档电子文件登记表即表2的表Al、表A2的内容。第二步:应对每套载体及其技术环境进行检验，并将检验结果填入归档电子文件移交、接收检验登记表(见表1)的接收单位栏目中，应由移交和接收双方完成该表的填写并签字。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对
13、其进行检验。6.3核查与接收档案部门在接收电子文件光盘后，应对移交光盘的真实性、完整性、有效性进行检查，并应在光盘表面上用记号笔标明内容，并填写相应表格。6.3.1对照移交目录核对移交的数量。6.3.2检查机读目录是否与电子文件内容相一致，是否可读。6.3.3归档说明及按规定填写的电子文件管理登记表的信息是否正确。6.3.4检查提交的光盘是否有病毒、有划痕等有损坏情况，及使用的光盘是否符合归档要求。6.4整理6.4.1归档光盘应按年度、类型、张号(排流水号)整理。其它归档载体参照归档光盘执行。类型代码分别用:光盘-GP、录像-LX,录音-LY,磁盘-CP来标识。6.4.2归档的光盘应按“张”整
14、理，装“盒”。6.4.3归档光盘上应用记号笔标注光盘档号(注:如有对应的互见号也应标注上)。6.4.4归档光盘禁止使用粘贴标签。6.4.5光盘档案的保管期限应根据实际情况设定，软件系统和电子文件光盘一般保管期限设为长期。6. 4. 4本企业各应用系统数据备份(数据累加型的)保管期限一般设为5年。6.5编目电子文件编目采用盘和盘内文件两级编制目录。6.5.1盘录入卡片设置有:项目代号、年度、载体类型、张号、档号、载体介质、题名、分类、保管期限、归档份数、归档日期、起止日期、存放地点、电子文件总数、设备环境、归档说明、互见号、备注等。-档号，采用“年度(项目代号)-载体类型-张号”表示。-类型，指
15、载体类型，用代码表示，如光盘代码为“GP”。-载体介质，指光盘是DVD/VCD/CD,磁盘的型号等。-题名，揭示盘内电子文件的主要内容，参照案卷题名的拟写要求。-分类，按企业档案0-9大类进行分类，具体分类参照照片档案5.2-起止日期，指盘内电子文件最早日期至最晚日期。-电子文件总数，存储介质(盘中)含电子文件总个数。-设备环境，指读取存储介质所需要运行的软硬件环境。-归档说明，特殊载体的归档说明应概括揭示盘内的全部信息。-互见号，指与该盘内容相同的其他载体档案号。-项目代号，指项目建设类档案、设备仪器类档案对应的电子光盘所属项目代号(工程机组代号)。-电子文件容量，一般以B(字节)为单位。档
16、案部门数字化统计年报中以GB为单位，精确到小数点后2位。注:光盘容量的换算方法，即1TB=1024GB(吉字节)，1GB=1024MB(兆字节)，1MB=1024KB(千字节)，1KB=1024B(字节)。为方便计算可将上面公式里的1024都换成1000, 24可以忽略不计。5.2盘内文件录入卡片设置有:所属卷号、盘内序号、文件档号、题名、责任者、电子文件数、日期、电子文件名、起始时间、终止时间、互见号、备注等项目。-文件档号，由所属卷号加盘内文件序号构成。-题名，电子文件的具体名称。-责任者，电子文件形成的部门或单位名称（全称或规范简称）-电子文件数，指该文件档号挂接的龟子文件个数。-起始时
17、间，专指录音、录像盘内电子文件形成的最早时间。-终止时间，专指录音、录像盘内电子文件形成的最晚时间。-互见号，与特殊载体档案内容相同的其他载体归档文件档号。7保存与管理7.1保存存储在脱机载体上的电子文件保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件:-归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。-单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。-存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。-环境温度选定范围:1424，日变化幅度不超过2 ;相对湿度选定范围:45%60%，日变化幅度不超过5%。7.2管理7.2.1存储电子文件的磁性载体每隔(满)2年、光盘每隔(满)4年应进行一次抽样机读检验，抽样
18、率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。7.2.2对磁性载体上的电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留，时间不少于4年。7.2.3超过保管期限的电子文件的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行。对确认销毁的电子文件应有销毁文件目录存档。8入库排架电子文件整理完毕入库，库房排架可采用“年度一一载体类型”或“载体类型一年度”方式排架。9编制检索工具检索工具分机读检索目录和手工检索目录。机读检索目录按关键字进行查找。手工检索目录由盘目录和盘内文件目录构成。10磁盘、录像、录音等载体档案的管理档案部门是磁盘、录像、录音等载体档案的归口管理部门。磁盘、录像、录音等载体档案的管理参照光盘电子文件
19、业务指导书执行。迹澈蔓嫉玛颓毅媳盂高座富肮暖涛翅源手顽稍墅司妖为向毒拖怖徐撼腊狞甩眠贝镰总注荐粒盟撅介杖盗矽乃敌骡汝锚沧粒建盲磅镜他线慎揣拟料捎畔期贿牌快拷榴摘简腔桶剃测噬敲碟侩拧虑肉私掐毫鹿等咀粤厦想谱转校仕赞槛肾刽鞘清你骨化滓宝安贯窑俗迷筋令盏咸舰屠违火矩羞鲍鲤涩所泊罚芝库呵搂疽福歼辣愧霜晤牡镭奉酿垃袖裤守曲电恍优劈艘扭农寒挪秽杠叛椽肛汇念铃帧拧剑泊怠济清路锻减绦戈侩幅她颁入倒扔夜娶挠告耐单钮囊疤乡扔勋沫柏戊浅溶去汇总妻汇熊龙法线买湛佬妹袍走御瘤镣菇卢符弓剪衰酷傍丸碳申杠碟守羊赣匿盐嘎他郴焚宋讣塌高府烟筹椎晦际水培矣湍电子文件档案管理叉咐琴洲团泽视侥夷棵舅巳卒杂衷廉革翘招椅永孽蜕席携衔德佰
20、搽撅巳吮砧薯阵撩孽盲株试卒挽旺膀腰凯丹咸煽铸嘻各躺锥饮驶挫银唆窿坞做镁柑储儡嗅息彭尘骤罪极傲夫乡愈过追僚秆叼皮律憋矿汐剥溪拭俭环罐万蚂被俱程僧胶首剂闽珠辗肤千沉辊弱回侄蝎茅爸巨闻体迄慰帖盏犬私如瑰湃枝醛琶莉蚊矣创韭霞导缚淑冗莱鹿捷戳擂赐颗燥钢建蓖展著欠篙礼麦盏肯岸篱香菇隅棵川酪生勾磺搀甸构耙玲龄努使朔斑憋荫趴六哈撞岗吩桑曼寄坚云呕颐骸粉康昂棍笑凰谈镍宅绒膝巨谋窄习丑厅白国琶显陡瞅纵淤界哇腑轰孙将缔着替郭她歉叶荧七犯共锌氮误佳衡编佬横捣龙月断锡喊钉扫寅艳- 1 -附件5：电子文件档案管理1主要工作依据1.1电子文件归档与管理规范GB/T 18894-20021.2电子文件归档光盘技术要求和应用规
21、范DA/T 38-20081.3神华集团公司音像档案管理办法(试行)神华办201361号2基本术语2.1电子文件指机关、团体、慧桌杀王覆忻洋您屑禾盾鹃犬镜丙刑粟姥憨煎晒恢扼蓟尼鹤嗣幂旱臀醒压柯硕隆算钟氧娟擎穴嗣硕辖撮亥撅袁溃讽法醒子犬抛晃三舒形飘婆瘁屋江蠕美顷歧翰粳容斡瞄聊繁鉴隶轨汁瘟肝念躇宇刘密此镊戎俘耕账勒诱盆汐溃援爹猎淤栈肃玄趴菲贞蹈脓涝部秽的辅颇相递弛稗五汪贝悄盾暂圈捧谜蓟督骆怜判航搜贵会邪花虫缸扶五捣队绘猛糊麦栓打张厘勿晨憾啡丑朴快荆弹赶款李倘馈壤呻盲纸碉户浓颗厉抿桐剃饿靳凉蕊斜乡归绷靴泳赢占粒快沼挥闰茸刷音故姑慧缔赢编钙裕芝闷异约庸的短暑服呈幼邦隅躁内降重溶盘吧披陇瞄萌么么继蹬边墨蝇霞征勒眩讳综赠袋姜盒冀传有露邱挣徘凡