第7章文档的高级应用ppt课件.ppt

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1、第7章 文档的高级应用,7.1 邮件合并 7.2 目录的使用 7.3 宏的使用 7.4 域的使用 7.5 典型实例制作目录 小结 过关练习七,7.1 邮件合并 在日常工作中，有时需要处理大量的报表和信件。这些报表和信件的主要内容是基本相同的，只是具体数据有所变化。为了减少工作量，提高工作效率，Word为用户提供了邮件合并功能。所谓邮件合并是指将一个文件中的信息插入到另一个文件中，将可变的数据与一个标准文档相结合，从而创建另外一个新文档的过程。,7.1.1 创建主文档 主文档就是信函的主题部分，包括在各邮件中保持不变的文字、图形和格式，例如套用信函中的寄信人地址或称呼语。创建主文档的具体操作步骤

2、如下： （1）启动Word 2007，新建一个空白的Word文档。 （2）在“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”下拉列表中选择相应的选项，例如选择“信函”选项，在Word文档中创建主文档如图7.1.1所示。,7.1.2 创建数据源 数据源包含合并文档中所需的信息。用户可以指定一个已经存在的数据库或表作为数据源，也可以创建新的数据源。创建数据源的具体操作步骤如下：,图7.1.1 主文档,（1）在“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”组中的“选择收件人”下拉列表中选择“键入新列表”选项，弹出“新建地址列表”对话框，如图7.1.2所示。 （2）在该对话框中单击“自定义列”按钮，在弹出

3、的如图7.1.3所示的“自定义地址列表”对话框中进行相应的设置。,图7.1.2 “新建地址列表”对话框 图7.1.3 “自定义地址列表”对话框,（3）新建的地址列表如图7.1.4所示。在“新建地址列表”对话框中单击“确定”按钮，弹出“保存通讯录”对话框，如图7.1.5所示。,图7.1.4 新建的地址列表 图7.1.5 “保存通信录”对话框,（4）在该对话框中设置数据源的保存位置和名称，单击“保存”按钮保存数据源。 7.1.3 合并文档 合并文档的具体操作步骤如下： （1）在“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”下拉列表中选择“邮件合并分步向导”选项，打开“邮件合并”任务窗格（

4、一），如图7.1.6所示。 （2）在该任务窗格中选中“使用现有列表”单选按钮，单击 “浏览”按钮，弹出“选取数据源”对话框，如图7.1.7所示。,图7.1.6 “邮件合并”任务窗格（一） 图7.1.7 “选取数据源”对话框,（3）在该对话框中选择创建好的数据源，单击“打开”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，如图7.1.8所示。,图7.1.8 “邮件合并收件人”对话框,（4）在该对话框中进行相应的设置后，单击“确定”按钮，返回到“邮件合并”任务窗格（二），如图7.1.9所示。 （5）在该任务窗格中单击“下一步：撰写信函”超链接，打开“邮件合并”任务窗格（三），如图7.1.10所示。,图7.1.

5、9 “邮件合并”任务窗格（二） 图7.1.10 “邮件合并”任务窗格（三）,（6）在该任务窗格中单击“其他项目”超链接，弹出“插入合并域”对话框，如图7.1.11所示。 （7）在该对话框中单击“插入”按钮，在主文档中插入合并域，合并域名被“”括起来，效果如图7.1.12所示。,图7.1.11 “插入合并域”对话框 图7.1.12 插入合并域效果,（8）在“邮件合并”任务窗格（三）中单击“下一步：预览信函”超链接，打开“邮件合并”任务窗格（四），如图7.1.13所示。 （9）在“邮件合并”任务窗格（四）中单击“下一步：完成合并”超链接，打开“邮件合并”任务窗格（五），如图7.1.14所示。,图7

6、.1.13 “邮件合并”任务窗格（四） 图7.1.14 “邮件合并”任务窗格（五）,（10）设置完成后，邮件合并的效果如图7.1.15所示。,图7.1.15 邮件合并效果,7.2 目录的使用 在书籍和许多文档的编辑中，目录是不可缺少的。目录的作用是列出文档中各级标题以及每个标题所在的页码，以便用户快速找到需要阅读的文档内容。 7.2.1 创建目录 在默认情况下，Word提供3级目录供用户使用。创建目录的具体操作步骤如下： （1）将光标定位在需要创建目录的位置。,（2）在“引用”选项卡中的“目录”组中的“目录”下拉列表中选择“插入目录”选项，弹出“目录”对话框，打开“目录”选项卡，如图7.2.1

7、所示。,图7.2.1 “目录”选项卡,（3）在该选项卡中选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框，在目录中的每个标题后边显示页码并右对齐。 （4）在“制表符前导符”下拉列表中选择一种分隔符样式。 （5）在“常规”选区中的“格式”下拉列表中选择一种目录风 格；在“Web预览”区中即可看到该风格的显示效果。 （6）在“显示级别”微调框中设置目录中显示的标题层数。,（7）单击“选项”按钮，在弹出如图7.2.2所示的“目录选项”对话框中设置目录的选项；单击“修改”按钮，在弹出如图7.2.3所示的“样式”对话框中修改目录的样式。,图7.2.2 “目录选项”对话框 图7.2.3 “样式”对话框,（8）设置完

8、成后，单击“确定”按钮，即可将目录插入到文档中。 注意：用户在创建目录之前，必须确保对文档的标题应用了样式。 7.2.2 更新目录 如果对文档进行了修改，则必须更新目录，具体操作步骤 如下： （1）将光标定位在需要更新的目录中。 （2）在“引用”选项卡中的“目录”组中单击“更新目录”按钮，弹出“更新目录”对话框，如图7.2.4所示。,（3）在该对话框中选中“只更新页码”单选按钮，则只更新现有目录的页码，而不影响目录的增加或修改；选中“更新整个目录”单选按钮，则重新创建目录。 （4）单击“确定”按钮，即可更新目录。,图7.2.4 “更新目录”对话框,7.3 宏的使用 用户在使用Office办公软

9、件时会接触到宏的概念。宏是Office软件提供的一个很好的扩展功能，使用宏可以提高工作效率。 宏是由一系列的Word命令或指令组成的、用来完成特定任务的指令集合，以实现任务执行的自动化。如果要完成一项由多个Word选项和操作指令组成的任务，可以将构成的这些操作步骤 按照操作顺序录制成一个宏，并取一个名称。在需要的时候运 行这个录制的宏，系统将自动按顺序执行宏中所包含的所有操作步骤。,宏的用途非常广泛，主要有以下几种： （1）加快普通的编辑和格式设置，简化操作。 （2）使用户更易于选择对话框中的选项。 （3）自动执行一系列复杂的操作。 （4）组合多个命令。 7.3.1 录制宏 录制宏的过程实际就

10、是进行一系列需要使用的操作。 Word 2007中提供了两种录制宏的方法：宏录制器和Visual Basic编辑器。,使用宏录制器录制宏的具体操作步骤如下： （1）在“开发工具”选项卡中的“代码”组中单击“录制宏”按钮，弹出“录制宏”对话框，如图7.3.1所示。,图7.3.1 “录制宏”对话框,（2）在该对话框中的“宏名”文本框中输入宏的名称；在“将宏保存在”下拉列表中选择保存宏的位置；在“说明”文本框中输入该宏的一些说明文字。 （3）如果需要将宏指定到自定义快速访问工具栏中，具体操作步骤如下： 1）在“将宏指定到”选区中单击按钮，弹出“Word选项”对话框，如图7.3.2所示。, 2）在该对

11、话框中选中一个宏名称，例如“Normal.NewMacros.宏1”，单击“添加”按钮，将其添加到“自定义快速访问工具栏”列表框中，单击“确定”按钮，即可开始录制宏，此时鼠标变为形状。,图7.3.2 “Word”选项,（4）如果需要将宏指定为键盘快捷键，具体操作步骤如下： 1）在“将宏指定到”选区中单击按钮，弹出“自定义键盘”对话框，如图7.3.3所示。,图7.3.3 “自定义键盘”对话框,2）将光标定位在“请按新快捷键”文本框中，然后按要指定的快捷键，单击“指定”按钮，即可将宏指定为快捷键。 3）单击“关闭”按钮开始录制宏，此时鼠标变为形状。 7.3.2 编辑宏 录制完一段宏后，还可以对其进

12、行编辑。编辑宏包括修改 宏的说明文字和编辑宏命令两个方面。编辑宏的具体操作步骤 如下：,（1）在“开发工具”选项卡中的“代码”组中选择“查看宏”选项，弹出“宏”对话框，如图7.3.4所示。,图7.3.4 “宏”对话框,（2）在“宏名”列表框中选择要编辑的宏的名字，例如选择“宏1”。 （3）单击“编辑”按钮，打开如图7.3.5所示的“Visual Basic编辑器”窗口，在该窗口中可对宏进行编辑、修改和调试。,图7.3.5 “Visual Basic编辑器”窗口,（4）编辑完成后，关闭该窗口，返回Word文档编辑窗口。 7.3.3 运行宏 运行宏的具体操作步骤如下： （1）在“开发工具”选项卡中

13、的“代码”组中选择“查看宏”选项，弹出“宏”对话框。 （2）在该对话框中的“宏名”列表框中选择需要运行的宏。 （3）单击“运行”按钮即可运行宏。,7.3.4 删除宏 删除宏的方法非常简单，在“宏”对话框中的“宏名”列表框中选择需要删除的宏，然后单击“删除”按钮，系统弹出如图7.3.6所示的信息提示框，单击“是”按钮即可删除宏。 注意：如果要删除多个宏，可在按住“Ctrl”键的同时选择“宏名”列表框中要删除的多个宏，然后单击“删除”按钮即可。,图7.3.6 信息提示框,7.4 域的使用 域是一种特殊的代码，用于指明在文档中插入何种信息。域在文档中有两种表现形式：域代码和域结果。域代码是一种代表域

14、的符号，它包含域符号、域类型和域指令。域结果就是当Word执行域指令时，在文档中插入的文字或图形。 使用域可以在Word中实现数据的自动更新和文档自动化，例如插入可自动更新的时间和日期、自动创建和更新目录等。,7.4.1 插入域 插入域的具体操作步骤如下： （1）将光标定位在需要插入域的位置。 （2）在“插入”选项卡中的“文本”组中的“文档部件”选项下拉列表中选择“域”选项，弹出“域”对话框，如图7.4.1所示。,图7.4.1 “域”对话框,（3）在该对话框中单击“公式”按钮，弹出如图7.4.2所示的“公式”对话框，在该对话框中可编辑域代码。 （4）在“域”对话框中的“类别”下拉列表中选择要插

15、入域的类别，例如选择“时间和日期”选项；在“域名”列表框中选择需要插入的域。 （5）单击“域代码”按钮，再单击“选项”按钮，弹出“域选项”对话框，如图7.4.3所示。,图7.4.2 “公式”对话框 图7.4.3 “域选项”对话框,（6）在该对话框中选择开关类型，单击“添加到域”按钮，即可为域代码添加开关。 （7）设置完成后，单击“确定”按钮，即可在文档中插入选定的域。 技巧：按快捷键“Ctrl+F9”，即可直接在括号中输入需要的域代码。 7.4.2 查看和更新域 在文档中插入域后，用户还可以查看域和更新域。,1查看域 查看域有两种方式：域结果或域代码。一般情况下，在文 档中看到的是域结果，在显

16、示的域代码中可以对插入的域进行编 辑。Word允许用户在这两种方式之间切换。 如果用户需要查看域代码，可将鼠标移至域上，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”命令，可在文档中看到域代码。,2更新域 域的内容可以被更新，这就是域与普通文字的不同之处。如果要更新某个域，需要先选中域或域结果，然后按“F9”键即可；如果要更新整个文档中的域，可以在“开始”选项卡中的“编辑”组中选择“选择”“全选”命令，选定整个文档，然后按“F9”键即可。,7.4.3 锁定域和解除域锁定 如果要锁定域，首先选中该域，然后按快捷键“Ctrl+F11”即可。锁定域的外观与未锁定域的外观相同，但在锁定域上单击鼠标

17、右键时，将发现快捷菜单中的“更新域”命令呈不可用状态，即该域不随着文档的更新而更新。 如果要解除域锁定以便于更新域结果，首先选中该域，然后按快捷键“Ctrl+Shift+F11”即可。,7.5 典型实例制作目录 本节主要介绍在Word文档中利用本章学过的目录的使用和操作来制作目录，最终效果如图7.5.1所示。,图7.5.1 最终效果图,创作步骤 （1）创建一个文档，并在文档中应用样式。 （2）将光标定位在需要创建目录的位置，在“引用”选项卡中的“目录”组中的“目录”下拉列表中选择“插入目录”选项，弹出“目录”对话框，打开“目录”选项卡，如图7.5.2所示。,图7.5.2 “目录”选项卡,（3）

18、在该选项卡中选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框，在制作的目录中显示页码并右对齐。 （4）在“制表符前导符”下拉列表中选择一种分隔符样式。 （5）在“常规”选区中的“格式”下拉列表中选择一种目录样 式，在“Web预览”区中即可看到该样式的显示效果。 （6）在“显示级别”微调框中设置目录中显示的标题层数。,（7）单击“选项”按钮，在弹出如图7.5.3所示的“目录选项”对话框中设置目录的选项；单击“修改”按钮，在弹出如图7.5.4所示的“样式”对话框中修改目录的样式。,图7.5.3 “目录选项”对话框 图7.5.4 “样式”对话框,（8）单击“确定”按钮，即可生成文档目录，效果如图7.5.5所示

19、。 （9）选中目录，对目录中的字体进行设置，最终效果如图7.5.1所示。,图7.5.5 生成目录,小 结 本章主要讲解了Word 2007文档的高级应用，主要包括邮件合并、目录、宏、域的使用等知识，通过本章的学习使用户对Word 2007文档的高级应用有一个初步的了解，并能使用Word 2007的高级功能方便、快捷地处理日常工作事务。,过关练习七 一、填空题 1在邮件合并中，_是信函的主题部分，包括在各邮件中保持不变的文字、图形和格式，_包含合并文档中所需的信息。 2在主文档中插入合并域，合并域名被_括起来。,3_的作用是列出文档中各级标题以及每个标题所在的页码，以便用户快速找到需要阅读的文档内容。 4用户在创建目录之前，必须确保对文档的标题应用了_。 5Word 2007中提供了两种录制宏的方法：_和_。 6按快捷键_，即可直接在括号中输入需要的域代码。 二、上机操作题 1使用邮件合并功能创建一个校庆邀请函。 2为一篇文章创建目录。,