《Excel使用中常被忽略的十条实用技巧.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Excel使用中常被忽略的十条实用技巧.doc（11页珍藏版）》请在三一文库上搜索。
1、Excel使用中常被忽略的十条实用技巧Office技巧里最常用到的还是Excel技巧。以下是一些常被忽略的Excel技巧，您看有没有用？“End+方向键”进行快速定位至最边上单元格如图1所示，假如当前单元格在c3的位置，按End键后再按键，当前单元格则会跳到最上方c1单元格，而如果按的是键则会跳到最下文的c5单元格，按键会跳到最左方单元格，按键会跳到最右方单元格。也就是说不管当前单元格在哪个位置，反正按End键后再按方向键就会定位到最边上的单元格。而如果中间有空白单元格则会先会定位至空白单元格。这个作用是如果工作表中有很多行或列时，用此快捷键则可以快速找到空白单元格或定位至边上单元格。图1隔行
2、列快速粘贴如图2所示，按Ctrl键后同时选中a1、e1、a5、e5四个单元格，复制后粘贴会发现复制的内容连接到了一起。这样可以达到快速复制不连接单元格的作用。当然如果中间有空白单元格则是无法选中的。图2填充内容#与填充内容单元格格式类型当你需要输入大量前面部分或后面部分的相同内容时，可以在单元格格式中设置单元格类型为填充内容#或#填充内容，其中“填充内容”为自动填充的相同部分的内容，“#”为手动输入的部分。输入数字时用“#”，输入字符时用“”。中英文输入自动切换在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，这时可以选中需要输入中文的单元格区域，执行“数
3、据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后确定退出。 现在当选中需要输入中文的单元格时，中文输入法就会自动打开，而当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。用连字符“&”来合并文本如果想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，用连字符“&”就能够轻松将它搞定。在最后合并的单元格中输入公式：=“单元格1”&“单元格2”，回车后即可合并。按“Ctrl+Enter”组合键后定位在同一单元格有时，为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但是每次输入一个值后按下Enter键查看结果后，活动单元格就会默认移到下一个单元
4、格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。如果你按“Ctrl+Enter”组合键，则活动单元格仍为当前单元格。自动打开工作簿将需要自动打开的工作薄的快捷方式放到C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart文件夹中，以后每次启动时，Excel都会自动打开这个工作簿。在选定单元格中输入内容如果在一行中输入完后想切换至下一行，这时一般用鼠标移动并定位至要输入的单元格再开始输入，这样感觉很麻烦。不过我们可以先选中要输入的区域，然后可以按Tab键进行切换，如果要退回原来的单元格则可以用Shift+Tab键。快速打印多个工作表打印多个工作表时无需
5、一个一个打印，可以直接选中需要打印的工作表的标签，然后点击工具栏的打印按钮就可以了。用选择性粘贴的“转置”功能快速转换行列有时我们需要把Word中的一个表格的行列进行转换，这时我们可以复制后，在Excel中执行“选择性粘贴转置”来快速转换，准确又方便。抛弃PS Word 2007也能当抠图大师IT作者：冷孤月公关部的老张和小王在外面搞市场调研，接到公司发来的邮件，要求尽快将收集到图片资料整理好后回传，老张犯起愁来，很多图片都要涉及到“抠图”，可是自己的笔记本电脑上并没装Photoshop啊，小王凑过来一看，你不是电脑中有Word 2007吗？利用它就可以啊。“Word 2007怎么个抠图法呢？
6、我可不会啊”，小王就在老张的电脑上演示起来一、插入图片修剪后另存运行Word 2007新建一空白文档，单击工具栏上的“插入”菜单，在出现的浮动工具面板中单击“来自文件的图片”按钮找到需要处理的图片，将图片插入到文档中（如图1）。图1 Word 2007插入图片然后单击右上角的“裁剪”按钮，图片四周将出现黑色线框，拖动边缘的线框将图片裁剪至只剩下刚好能够包含到需要扣图对象轮廓的矩形区域（如图2）。图2 Word 2007裁剪图像单击左上角的“office”图标按钮将该文档另存为网页，即将保存类型选择为“网页（*.htm;*.html）”,选择好保存路径进行保存，这样就会生成一个与命名的文件名相同
7、的文件夹，在此文件夹下会有类似于image001的图片，该图片就是裁剪之后的图片，接下来我们要用到它。 二、利用“自由曲线”勾图回到Word2007中，单击菜单栏上的“插入”选项，在出现的浮动工具面板的“插图”选项组找到“形状”，然后单击“自由曲线”图标，拖动鼠标沿着图片的边缘勾画出需要扣图的轮廓，勾画时对于边缘较复杂的部分（例如头发、衣服等部位），可以先去掉一些细节暂时不管，但一定不要在人物周围留下空白，勾画完成后自动形成一个闭合的曲线。小提示：为了使抠出的图更精准一些，可以右击曲线从弹出的菜单中选择“编辑顶点”，曲线上将出现的大量顶点，通过移动顶点使曲线与人物轮廓边缘吻合得更精确。在编辑顶
8、点过程中也可以按住Ctrl键在已有的顶点上单击删除一些不必要的顶点，同时在需要增加顶点的地方单击就可以增加一个新顶点，仔细调整到曲线刚好能包围到所有的轮廓为止（如图3）。图3 Word 2007应用自由曲线三、填充图形并完成抠图在背景图片上单击，同时按下DEL键删除原有的图片，这时只留下勾画出的轮廓曲线，接着在闭合曲线框上单击选中它，右击选择“设置自选图形格式”打开“设置自选图形格式”对话框（如图4），在“颜色和线条”选项卡的“填充”标签分页下，点击“颜色”项的下拉箭头，从中选择“填充效果”，在出现的填充效果框中选“图片”，单击“选择图片”按钮，找到前面第一步准备好的图片作为填充图片，确定后返
9、回到“设置图片格式”对话框，将“线条颜色”设置为“无线条颜色”，确定之后返回到幻灯片中就可以看到抠出的图片了。若对于细节地方不满意，可以再次右击选择“编辑顶点”再次对图片进行调整直到满意为止。图4 Word 2007填充效果小提示：以上的抠图过程其实就是利用“自由曲线”工具对图片的人物进行勾取，然后利用同样大小的图片对勾划出的图形进行填充，因此用于填充的图片和勾画出的闭合曲线图形的大小一定要相同（这就是为什么要先进行裁剪的原因），否则就会导致填充后图片与曲线错位而吻合不好。Word和WPS中通用的文本排版技巧无论用Word还是WPS排版文档时难免会使用文本对齐、段落设置的功能，本文总结了Wor
10、d和WPS通用的文本排版技巧，希望对大家排版的工作有所帮助。1.单元格数字小数点对齐选中要处理小数点对齐的数字，如果是表格内的某行、某列一组数字的需要对齐，可选中单元格，接着在“格式”菜单下选择“制表位”命令打开“制表位”对话框。在“制表位位置”下输入制表位数值，在“对齐方式”中选择“小数点对齐”，“前导符”选择“无”。然后点击“设置”按钮，指定所设置的制表位，不需要的制表位可用“清除”或“全部清除”按钮来删除，确定后退出对话框。然后在该单元格输入的数字小数点就会自动对齐。2.段落对齐一般我们在文本每个段落的首行文字都会缩进2个字符，编写文档时先不处理段落格式，编写结束后将段落全部选中点击鼠标
11、右键选择“段落”命令，打开“段落”设置窗口，在“缩进和间距”选项卡中“缩进”中应用“特殊格式”下的“首行缩进”效果，设置“度量值”为“2”确定即可。如果要让文本内容自动适应页面的宽度，可以设置“常规”选项下“对齐方式”为“分散对齐”。3.巧设“列”距在“段落”设置中我们可以使用“间距”的“行距”功能设置文本每行的间隔距离，但这里没有列距的设置选项。如果要设置列之间的间隔距离，可以在“文本”菜单下打开“页面设置”对话框，然后在“文档网络”选项卡的“网格”中选择“文字对齐字符网格”，再设置“字符”中每行的字符个数，例如“20”这样就可增加文字之间的距离，变相增加列距。加快WPS表格数据录入速度的两
12、则技巧我们在WPS表格中录入数据时可能做了很多“无用功”，但我们却没有注意到。录入数据时，一般选择横着录入或竖着录入。横着录入和竖着录入可以分别用键盘上的“Tab”键和“Enter”键切换到下一个单元格继续录入。为什么说我们录入数据时做了很多“无用功”呢？当我们横着录入，F1单元格录入后要切换到A2单元格时用方向键就会需要击键很多次，用鼠标，手就要离开键盘。竖着录入同样有这样的问题。要加快录入，就要减少对鼠标的依赖和无效击键次数。下面介绍的方法可以有效得减少录入数据时对鼠标的依赖和无效击键次数。用鼠标选中需要录入数据的单元格，显示为反白的单元格为活动单元格然后开始录入数据，活动单元格录好后，如
13、果选择横着录入数据就一直按键盘上的“Tab”键切换到下一个单元格；如果选择竖着录入数据就一直按键盘上的回车键“Enter”来切换到下一个单元格。如果前面有录入错误的单元格，可以按键盘上的“Shift+Tab”键或“Shift+Enter”键返回，选择录入错误的单元格。二、批量录入相同的数据和公式用鼠标选中需要录入相同数据或公式的单元格，在编辑栏中输入数据或公式，然后按键盘上的“Ctrl+Enter”键即可。以录入相同公式为例，选中批量录入公式的单元格，然后在编辑栏中输入活动单元格所对应的公式，按下键盘上的“Ctrl+Enter”键。解决WPS 2007中文字换行的怪问题作者：刘长德这几天单位准
14、备发送催款通知，在用WPS文字编辑通知过程中，遇到了一个非常罕见的问题，就是由于各单位欠款额度不同，在金额前要预留有一定的空位来填写所欠金额。问题就出在了预留的空位上，“拾”与“佰”之间的空位总在页面之外，如图01，根本就没办法移动，就是将其删除后，在“拾”字前面也无法添加空格，尝试过多种办法，均以失败而告终。最后只能是将字号调小，再调整页面边距才得以解决。图1 文字错位以前也遇到过类似的问题，就是有时在网上看到有用的资料时，就想复制、保存下来以备后用，可从网页上复制再粘贴到WPS文字后，带有英文（单词）的长句子格式就发生了变化，要是在行中不能容纳整个英文句子，处于行尾的英文句子，就会自动转到
15、下一行，至使上一行剩余的文字自动分散占满整行，造成整个页面很不协调，如图02。即便是利用“选择性粘贴”，将其粘贴为“无格式文本”仍然无济于事。图2 不协调的页面事后反复思考，百思不得其解，经过多方求教才终于解开了谜团，原来是“允许西文在单词中间换行”在作怪。由于中、英文书写格式不同，在输入过程中，中文输入是以字为单位，而英文又是以单词为单位，且单词又是由多个字母组成，并且单词与单词之间又用分隔符来分隔，为了保持英文单词与整个句子的完整性，默认的是不允许在单词中断开，这就造成了整个句子自动跳到下一行的结果，致使前面的文字自动分散。解决方法是点击“编辑全选”，选中整篇文档，再点击“格式段落”，在打
16、开的“段落”窗口中点击“换行和分页”标签，在“换行”下将“允许西文在单词中间换行”选中就行，点击“确定”，如图03。图3 修改换行设置这时你再看行后的空格自动移到了下一行，再将行中的空格作适当删减，并对段落作适当的调整即可。如果在含有英文的句子中，此时也会按照中文版式作自动调整，如图04，单词前面的文字也不在是分散对齐，而是按段落要求整齐的排列了。图4 自动调整如何恢复一个已破坏的OfficeWord文档如果文档打开不正常，可以使用如下几种办法来恢复其中保存的所有或者大部分信息：（1）. 复制到新的文档。可以拷贝文档中除了最后一个段落标志之外的所有对象至一个新的文档。Word在段落标志中保存大
17、量信息，而文档中的最后一个段落标志包含更多信息，包括关键节和样式数据。在许多情况下，Word文档中的最后一个段落标志也包含文档的破坏信息。此时，将其余对象全部拷贝至新的文档可以解决问题。（2）. 将整个文档保存为另一种格式，例如低版本的Word文档、RTF、 HTML或者WPS。可能会丢失只有Word文档格式支持的元素，但这样做常常可以解决问题。将文档分块拷贝至一个新的文档，一次拷贝一块，每次拷贝后均保存新文档。这样可以大概找到文档破坏信息存在的位置。通常情况下，问题只是存在于一个可能无关紧要的图像中，或者是特定的段落中。去掉这些有问题的地方，并拷贝破坏信息前后的所有其他元素。可以尽可能地挽救
18、文档。（3）在一个新的文档中使用【插入】菜单中的【文件】命令，在新文档中插入已破坏的文档。（4）在草稿模式下测览文件。单击【工具】菜单下的【选项】命令，在【选项】对话框中单击【视图】标签， 然后选中【草稿字体】复选框，单击【确定】按钮。（5）使用从任意文件中恢复文本功能。Word文件被破坏后，可以使用【从任意文 件中恢复文本】功能来打开文件。在Word2000中，从任意文件中恢复文本】功能作为默认安装的一部分安装。如果没有，则可以重新将它装上。使用这种功能可能非常有效，但它会清除格式化文件中除文本之外的对象。操作步骤如下：（l）单击【文件】菜单下的【打开】命令。（2）在【打开】对话框中的【文件
19、类型】下拉框中选择从任意文件中恢复文本选项。（3）选择需要打开的被破坏文件。然后单击【打开】按钮。 如果最后一次成功保存文件时，打开了Word的快速保存功能，则文本可能不会按正确的顺序显示，但是大部分文本均可找到。注意：使用【从任意文件中恢复文本】功能以后，一定要将【文件类型】下拉框中的设置修改为原有设置；否则Word将使用【从任意文件中恢复文本】功能处理下一个打开的文档。（6）使用【检测与修复】功能，在Word2000中，可以利用【检测与修复】功能来修复被破坏的文件。单击【帮助】菜单下的【检测与修复】命令。运行这个修理程序，可以自动校验并重新安装成功运行Word所需要的文件和注册表项目。检测和修理用户计算机中的原始安装状态和当前状态之间的差别，并可以处理出现的问题。