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1、第8章 报表的建立与维护,8.1 认识报表 8.2 使用报表向导创建报表 8.3 自动创建报表 8.4 使用图表向导创建报表 8.5 使用标签向导创建报表 8.6 使用设计视图创建报表,8.1 认识报表,8.1.1 报表的结构 报表可以包含报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚和主体等5个部分，如果对报表中的记录进行了分组，报表还可以包含组页眉和组页脚。,1. 报表页眉 在报表的顶端，显示报表的标题、图形或说明性文字，每个报表对象只有一个报表页眉，一般是以大字体将报表的标题放在报表顶端的一个标签控件中。 2. 页面页眉 显示报表中的字段名称或对记录的分组名称，报表的每一页有一个页面页眉。 3.
2、 组页眉 组页眉主要是通过文本框或其他类型的控件显示分组字段等数据信息，可以建立多层次的组页眉和组页脚，但不可以分太多的层，一般不超过36层。 4. 主体 打印表或查询中的记录，是报表显示数据的主要区域。主体用来处理每条记录，其字段数据必须通过文本框或其他控件绑定显示，主要是复选框和绑定对象框。根据主体内字段数据的显示位置，报表又划分为多种类型。,5. 组页脚 组页脚主要是通过文本框或其他类型的控件显示分组统计数据。组页眉和组页脚可以根据需要单独设置使用，可以选择“视图”“排序与分组”命令，在“排序与分组”窗口中进行设置。 6. 页面页脚 通过文本框和其他一些类型的控件，在每页的底部显示页码或
3、本页的汇总说明，报表的每一页有一个页面页脚。 7. 报表页脚 显示整份报表的汇总说明，每个报表对象只有一个报表页脚。,8.1.2 报表的类型,报表主要分为4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。 1. 纵栏式报表 也称为窗体报表，一般是在主体区域中以垂直方式显示一条或多条记录。纵栏式报表中记录的字段标题和字段数据在每页的主体中一起显示。,2. 表格式报表 以整齐的行、列形式来显示记录，通常一行显示一条记录，一页显示多行记录。与纵栏式报表不同，表格式报表记录的字段标题不是安排在每页的主体中显示，而是在页面页眉中显示。可以在表格式报表中设置分组字段，显示分组统计数据。 3. 图表报表
4、 指包含图表显示的报表类型，在报表中使用图表，可以更直观地显示数据之间的关系。 4. 标签报表 是一种特殊类型的报表，在实际应用中，经常会用到各种标签，例如物品标签、客户标签等。,8.1.3 报表的视图类型,Access 2003提供了报表的3种视图类型，即设计视图、打印预览视图和版面预览视图。设计视图用于创建和编辑报表的结构。打印预览视图用于查看报表的页面数据输出形态。版面预览视图用于查看报表的版面设置。通过单击工具栏中的“视图”按钮，可以实现在3种视图之间的切换。,8.2 使用报表向导创建报表,例： 以学生表为数据源，利用报表向导创建“学生”报表 例: 以成绩表为数据源,利用报表向导创建”
5、每个学生的成绩明细及期中和期末成绩的汇总,8.3 自动创建报表,“自动报表”功能是一种快速创建报表的方法。设计时先选择表或查询作为报表的数据源，然后选择报表类型为纵栏式或表格式，最后系统会自动生成报表，显示数据源的所有字段。 1. 纵栏式报表 2. 表格式报表,8.4 使用图表向导创建报表,图表向导可以将Access 2003中的数据以图表的方式显示出来，可以快速生成图表报表。在报表中使用图表来表示数据，能更直观地表示出数据之间的关系。,8.5 使用标签向导创建报表,标签向导可以将Access 2003中的数据以标签的形式显示出来，可以快速生成标签报表。,例:以课程表为数据源,建立课程表的标签
6、报表,8.6 使用设计视图创建报表,1. 使用设计视图创建报表 打开一个已有的数据库，单击 “报表”， “新建” ，选择“设计视图”，选择数据源，单击“确定”按钮，打开报表的设计视图。 在设计视图中，报表分为3个部分：主体、页面页眉页脚，系统还打开“工具箱”和数据源的字段列表。 根据需要还可以加上报表页眉页脚、组页眉页脚。,8.6 使用设计视图创建报表,8.6 使用设计视图创建报表,也可以先建立查询，再把查询作为数据源。,8.6 使用设计视图创建报表,把主体中的标签剪切再粘贴,把主体中的文本框剪切再粘贴,8.6 使用设计视图创建报表,2. 在报表中排序和分组 完成了报表的主体设计之后，可以在报
7、表中指定按某字段进行排序和分组，为分组统计作准备。,8.6 使用设计视图创建报表,3. 在报表中添加公式 可以根据需要在设计视图中添加公式，使报表能显示汇总或计算结果的数据。 4. 设置报表的布局 可以对当前报表的设计视图使用系统预定义的布局 。,8.6 使用设计视图创建报表,5. 在报表中添加分页符 在报表中可以在某一节中使用分页控制符来标志要另起一页的位置 6. 在报表中添加页码 插入页码 7. 在报表中绘制线条 单击直线控件，按住shift 键再画线 8. 在报表中绘制矩形,小结,本章介绍了Access 2003中各种报表的创建与打印等。报表是专门为打印而设计的特殊窗体，Access 2003中使用报表来实现打印格式数据的功能，将数据库中的表、查询的数据进行组合，形成报表，还可以在报表中添加多级汇总、统计比较、图片和图表等。建立报表和建立窗体的过程基本一样，只是窗体最终显示在屏幕上，而报表还可以打印在纸上。,