宁波市慈溪进出口股份有限公司.ppt

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1、宁波市慈溪进出口股份有限公司,整合型管理体系 2014年8月9日,引言 概况,整合型管理体系组成： QMS：质量管理体系 ISO9001:2008 EMS：环境管理体系 ISO14001:2004 OHSAS：职业健康安全管理体系 OHASA18001:2007,引言 概况,引言 概况,整合型管理体系发布日期 2013年7月30日,引言 概况,整合型管理体系管理者代表 叶良华,引言 整合型管理体系方针,提供客户满意的产品和服务，谋求员工、企业、社会和谐发展。,引言 整合型管理体系目标,质量目标 商品符合合同要求，合格率达到98%及以上； 客户投诉率2%及以下，顾客满意度85分及以上； 安全收汇

2、率99%及以上，索赔率及退货率1%及以下。 环境目标 提升员工环保意识，节约并逐步减少能资源消耗量； 实行垃圾分类收集，逐步提升垃圾分类回收率； 大厦环境指标外部监测达标率100。 职业健康安全目标 杜绝火灾事故； 杜绝重伤及以上人身伤亡事故； 杜绝食物中毒事件； 杜绝本公司车辆负同责及以上的重大交通事故。,引言 整合型管理体系目标,各公司（部门）做好相关目标的收集工作。 数据统计方法详见CIE3004-2010目标解释、分解及管理方法。,引言 整合型管理体系文件包括,文件化的方针、目标和指标； 手册； 文件化程序； 公司为确保进出口贸易业务过程的有效策划、运行和控制所需的支持性文件，如管理制

3、度、作业规范、外来文件等支持性文件； 体系所要求的记录。,引言 整合型管理体系术语,产品 公司进出口贸易业务有关的产品和服务的组合。 顾客 本司为其提供产品和服务的对象。 供方 向本司提供产品和服务的厂商或公司。 公司 为宁波市慈溪进出口股份有限公司的简称。 四不放过 事故原因未查清不放过，责任人员未处理不放过，整改措施未落实不放过，有关人员未受到教育不放过。,引言 整合型管理体系术语,出口普通合同 单票合同金额在20万美元及以下且在该客户成交授信额度余额内、逾期未收汇帐款20万美元及以下、佣金（包括暗佣）比率5%及以下的外销合同。 出口特殊合同 单票合同金额在20万美元以上或该客户逾期未收汇

4、帐款20万美元以上、佣金（包括暗佣）比率5%以上的外销合同。 进口一般合同 合同金额在20万美元及以下的进口合同。 进口重大合同 合同金额在20万美元以上的进口合同。,第一章 文件控制,详见CIE2001-2010文件和资料控制程序。各公司办公室重点做好： 受控文件要加盖“受控”章； 做好文件一览表，并填写完整； 文件借阅，要填写“文件借阅申请单”、“借阅登记表”； 外来文件填写“收文登记表”。,第一章 文件控制,外部文件(标准等)要确定该版本是否有效，如海关编码书、海关或商检的各类法规、规章等。,第二章 记录控制,记录分类 特别记录-长久保存，行政办统一保存。 重要记录-保存期5年，业务公司

5、办公室和财务部相关部门保存。 一般性记录-由业务员自行保管。,第二章 记录控制,记录的最迟移交日期为次年4月底。 业务员在每票业务发生时，将所有记录存放于一只档案袋内，同时在档案袋封面上注明合同号码、金额、货名、业务员等主要内容。,第三章 自营出口业务,流程：合同洽谈合同评审合同签订合同实施 分类：普通合同和特殊合同,3.1 合同洽谈,普通合同的业务洽谈由业务公司经理和业务员或业务公司经理授权业务员同外商直接进行。 特殊合同由总经理室参与或授权业务公司经理进行业务洽谈。 必要时业务洽谈由财务人员和企管办等相关部门共同参与。 谈判应遵守有关外事纪律和公司规定。,3.2.1 外销合同评审,总经理室

6、（或授权人在授权范围内）负责特殊合同的评审批准。 业务公司经理负责普通合同的评审批准。 所有合同的评审均在ERP系统上进行。,3.2.2 外销合同评审,重点提示： 1、所有合同均先评审，后签合同。并按ERP系统自动判断最终审批人。 2、所有外销合同评审均需在该客户已获得的成交授信额度内。目前，ERP系统对每一客户的初始成交授信额度为20万美元，超过20万美元的，均需提交出口业务授信额度审批表出口业务授信客户情况表，按规定程序进行评审。,3.2.3 外销合同签订,合同评审通过后，被授权的签约业务员在正式外销合同上签字。外销合同的签订要有双方签字，内容要全面。 业务员的签约资格确认按CIE3011

7、-2010业务员合同签约资格执行。,3.2.4 外销合同实施,合同签订后，在实施过程中，填写出口履约标识单。 公司非证结算业务，应尽量申报出口信用险。 信用限额与授信额度的区别,3.2.5合同的赔偿、折扣或加价及非格式合同的评审,股份公司总经理室授权各公司经理外销合同赔偿或折扣的评审金额为5万美元。对规模性业务子公司经理，股份公司总经理室可授予特别授权为：外销合同赔偿或折扣的评审金额为10万美元。 外销合同赔偿或折扣的评审：单票或多票业务赔偿或折扣金额在股份公司总经理室授权范围内的，由各业务公司经理或授权人员评审。超过股份公司总经理室授权金额的，由股份公司总经理室或授权人员评审。,3.2.5合

8、同的赔偿、折扣或加价及非格式合同的评审,对所有非格式合同（协议），包括客户提供或附加的合同、协议、条款等等，须严格按合同授权逐级进行商务评审、技术评审、法律评审。对于独家采购（或销售）及其他涉及股份公司责任义务的需提交股份公司总经理室评审。非格式合同（协议）并报股份公司业务管理部备案。 各业务公司根据本公司的实际情况制定各类合同的赔偿、折扣或加价的管理规定，确定是否对下属部门（公司）授权，并报股份公司备案。,3.3.1 采购合同评审,采购前,要对供方进行评定,并把供方相关内容完整输入ERP系统,由业务管理部资源管理员进行合格供方的评定，并统一编码国内供方调查表必须认真、完整填写。 所有采购合同

9、均需输入ERP系统,按ERP系统的要求做好相应评审,最终评审通过后,才能向外签署正式合同。,3.3.2 采购合同履行,对200万元以上采购合同的供方质量要进行全过程质量监控。 产品检验，填写验货报告单。 不合格品处理。 合同纠纷 ，填写合同纠纷处理情况记录表。,3.3.3 采购合同赔偿或加价的评审,股份公司总经理室授权各公司经理采购合同赔偿或加价的评审金额为25万元。对规模型业务子公司经理，股份公司总经理室可予特别授权为：采购合同赔偿或加价的评审金额为50万元。 采购合同赔偿或加价的评审：单票或多票业务赔偿或加价金额在股份公司总经理室授权范围内的，由公司业务公司经理或授权人员评审。超过股份公司

10、总经理室授权金额的，由股份公司总经理室或授权人员评审。,3.3.3 采购合同赔偿或加价的评审,各业务公司根据本公司的实际情况制订各类合同的赔偿、折扣或加价的管理规定，确定是否对下属部门（公司）授权，并报股份公司备案。 对所有非格式合同（协议），包括客户提供或附加的合同、协议、条款等等，须严格按合同授权逐级进行商务评审、技术评审、法律评审。对于独家采购（或销售）及其他涉及股份公司责任义务的需提交股份公司总经理室评审。非格式合同（协议）并报股份公司业务管理部备案。,3.4 出口单证控制,领证、审证 托运 商检 报关、配载、出运 结汇制单、交单、安全收汇 付款 、退税 做好出口单证标识单，每个环节做

11、好签收、登记等工作。,第四章 代理出口业务,所有开展代理业务的客户，均需签订合作书，并输入ERP系统合作书管理模块。合作书作为财务付款依据。 出口合同签订和评审：与合作客户签订合作书以后，若需对外签订出口合同，业务员须按照合作书所标示的合同号对外签订。业务员根据合作客户确认的出运金额、数量、品名、出货时间、质量要求等信息制作出口合同，并进行合同评审。,4.2 代理出口业务,制单与出运 如果被委托方配载出运、制单结汇，按自营业务程序操作。 如果委托方自营配载制单的操作程序 与代理人的纠纷处理 代理业务收汇付款规定,出口业务涉及的主要文件,CIE20072010 授信额度评审控制程序 CIE200

12、82010 外销合同评审控制程序 CIE20102010 服务控制程序 CIE20112010 供应商控制程序 CIE20122010 采购控制程序 CIE20132010 样品控制程序 CIE20142010 出口单证控制程序 CIE20162010 出口服务过程控制程序,出口业务涉及的主要文件,CIE20192010 合作业务过程控制程序 CIE20212010 安全收汇控制程序 CIE20222010 交付控制程序 CIE20232010 标识和可追溯性控制程序 CIE20242010 顾客提供产品控制程序 CIE20292010 不合格控制程序,第五章 自营进口业务,一、进口合同的分类

13、 二、进口合同的评审 1、ERP系统上评审 2、ERP通过后，对纸质单证进行手工审批。代理进口审批表、自营进口审批表。,5.2 自营进口业务,三、进口合同签订 市场调研、资信调查、合同洽谈、合同评审、签订合同。 四、合同履行 五、进口报关 六、货物检验 填写进口验货报告单,5.3 自营进口业务,进口付款 1、ERP系统上制作全套开证资料，交财务部。 2、业务公司审证、签署付款意见。 3、财务部付款。 4、若需我方办理保险，取得保险单，并存档。,5.4 自营进口业务,进口核销 相关单据,第六章 代理进口业务,进口委托方登记于ERP系统 ERP系统评审代理进口协议 代理进口保证金，20%，40%。

14、不足时，报公司总经理室审批。财务负责把关。 先付款后放货。,进口业务涉及的文件,CIE20092010 内销合同评审控制程序 CIE20132010 样品控制程序 CIE20152010 进口单证控制程序 CIE20172010 进口服务过程控制程序 CIE20192010 合作业务过程控制程序 CIE20232010 标识和可追溯性控制程序 CIE20282010 检验和验证控制程序 CIE20292010 不合格控制程序,第七章 加工贸易业务,业务洽谈 合同签订,7.2 加工贸易业务,手册申领 ERP系统审批 业务员外经贸局审批及盖章。 业务员向海关办理加工企业备案，并报海关审批，同时向海

15、关申办手册。 手册申领后把手册复印件交业务管理部。,7.3 加工贸易业务,开立信用证 议付 报关 货物盘查 成品出口 手册变更 手册核销及归档 有关处罚,第八章 单证员操作手册,领证、审证 托运 代理报关委托书的管理 FORM A 证书 商检产品及动、植物产品检疫 配载、装运 电放、保险,8.2 单证员操作手册,结汇制单、交单 T/T业务收汇 退税备案 财务交单 申报退税 出口单证标识单的填写,第九章环境因素、危险源识别与评价,详见CIE2033-2010环境因素、危险源识别与评价控制程序。 相关人员了解自身所在区域的环境因素、危险源，重大与否、对环境影响、现有控制措施、控制计划等相关内容。,第十章 法律法规及其他要求,详见CIE2034-2010法律法规及其他要求控制程序 ZJ2034-01 管理体系适用的法律、法规及其他要求清单,第十一章 环境和职业健康安全运行控制,详见CIE2035-2010环境和职业健康安全运行及绩效评价控制程序。 公司定期组织体检、运动会、旅游等保护员工的健康。,谢 谢,