第5章Excel的使用.ppt

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1、1,第五章 Excel的使用,2,主要内容,5.1 Excel概述 5.2 Excel基本操作 5.3 公式和函数的使用 5.4 格式化工作表 5.5 创建图表 5.6 打印工作表 5.7 工作表的数据库操作 5.8 保护数据,3,学习要求,Excel的基本概念、启动和退出，表格的创建、编辑和保存等基本操作 掌握工作表中函数和公式的应用方法 掌握工作表格式的设置方法，了解页面的设置和打印过程 掌握Excel 图表的建立、编辑和修改的过程 掌握Excel 数据库的基本概念及排序、筛选和分类汇总等数据库操作 了解数据保护的设置方法,4,5.1 Excel概述,Excel是Windows环境下的电子

2、表格软件，是Office成员之一。它具有强有力的数据库管理功能、丰富的宏命令和函数，强有力的决策支持工具。,一、简介,二、特点,1、分析能力 Excel除了可以做一些一般的计算工作外， 还有若干个函数，用来做财务、数学、字符串 等操作以及各种工程上的分析和计算。,5,2、方便的表格制作 3、图表功能 在Excel中，系统大约有100种不同格式的图 表可供选用。用户可以通过图表指南一步步的引 导，得到所需的图表。 4、数据库管理能力 在Excel中提供了的数据库管理功能使Excel 具备了能组织和管理大量数据的能力，因而使它 的用途更广泛。 5、数据共享,6,三、Excel启动与退出,启动： 单

3、击“开始”/“程序”/“Microsoft Excel” 桌面-双击Excel快捷方式图标 退出 单击Excel窗口的关闭按钮 单击“文件”/“退出”命令 双击Excel窗口的控制菜单图标 按快捷键Alt+F4,7,四、Excel应用程序窗口,数据编辑区,地址栏 （名称框）,8,作用： 给用户提供活动单元格的信息。 在数据编辑区中用户可以输入和编辑公式。,取消按钮,确认按钮,函数指南按钮,9,工作薄（BOOK）窗口,“全选”按钮,“活动单元格,行号,列标,标签滚动按钮,当前工作表,工作表标签,10,五、工作薄与工作表,工作薄是一个Excel文件(.xls),一个工作薄最多可由255个工作表组成

4、。工作薄窗口中默认有16个工作表，只有一个为当前工作表。新工作薄只有3个工作表Sheet1,Sheet2,Sheet3,但名字和个数都可改 工作表是一个由行和列组成的表格。行号和 列号分别用字母和数字区别。行号为1-65536， 列标采用字母A-IV。因此每张表为256列65536 行。 可单击某工作表成为当前工作表。,11,六、单元格与当前单元格,单元格：工作表中行列交汇处的区域，其行列号构成地址；单元格中可保存数值、文字、声音等数据 当前单元格：单击某单元格，框线变粗黑线，则该单元格为当前单元格。其地址显示在名称框中，内容显示在单元格和数据编辑区中。粗黑框线称单元格指针。,12,基本操作流

5、程,创建或打开工作薄 确定当前工作表 工作表输入数据 编辑工作表 利用公式与函数统计数据 工作表格式化 保存工作薄,13,5.2 Excel基本操作(重点),一、建立与保存工作薄 创建新工作薄 启动时自动创建“Book1”, 名为Book1.xls 单击菜单“文件”下的“新建”命令 单击工具栏“新建”按钮 保存工作薄 单击“文件”菜单下的“保存”命令 单击常用工具栏的“保存”按钮 单击“文件”/“另存为”命令,14,二、工作表的数据输入(常用操作),先单击目标单元格，使之成为当前单元格，然后输入数据。 单元格接受两种类型的数据：常数和公式。 常数主要有：字符、数字、日期等。 1、字符的输入 在

6、一个单元格中最多可放255个字符。 默认单元格宽度为8个字符宽度。 输入由数字组成的字符串时应在数字前加单引号。 字符的默认对齐方式为左对齐。 可用“取消”按钮取消输入，用“确认”按钮确认输入，用回车确认输入并转入下一行单元格,15,2、数值的输入,数字显示是右对齐。数字太大自动用科学计数法。 公式栏中显示输入数字，最多显示15位。 3、日期和时间的输入 日期格式通常为：“月/日/年”、“月-日-年” 日期的内部存储是用1900.1.1起至该日期的天数存储的,如1900-1-20，存储的是20 时间格式通常为：“时：分：秒” 4、输入的自动化 用填充柄可以复制数据、填充已定义的序列。 还可先输

7、入一个数据后，选定单元格区域，用“编辑”/“填充”/“序列”来填充有规律的数据,16,三、打开与关闭工作薄,打开工作薄 单击“文件”/“打开” 单击工具栏-“打开”按钮 单击“文件”-文件名 关闭工作薄 单击“文件”/“关闭” 单击工作薄窗口的“关闭”按钮 双击工作薄窗口的控制菜单图标,17,四、处理工作薄中的工作表,选定工作表 选定一个工作表：单击目标工作表标签，成为当前工作表 选定多个工作表 工作表相邻：用Shift键 工作表不相邻：用Ctrl键 工作表重命名 双击要改名工作表，反白显示后(再单击，出现插入点)，输入新名字,18,工作表的移动和复制 在同一工作薄中移动或复制： 单击要移动或

8、复制的工作表 鼠标拖动到目标位置则可移动 Ctrl+鼠标拖动到目标位置则可复制 在不同工作薄之间移动或复制 单击源工作薄中的源工作表 单击“编辑”/“移动或复制工作表” 在对话框中选择目标工作薄及位置(建立副本) 单击确定,19,插入新工作表 单击某工作表，新工作表插入在该表之前 单击“插入”/“工作表” 出现新表 删除工作表 单击要删除的工作表 单击“编辑”/“删除工作表” 单击“确定”按钮,20,工作表的分割 目的：把大表分成两部分以便查看数据 水平分割：“水平分割条” 垂直分割：“垂直分割条”,21,五、编辑工作表(常用操作),单元格指针的移动 利用滚动条，移动窗口，单击目标单元格 在名

9、称框中直接输入目标单元格地址后回车 按上、下、左、右键，移动单元格指针 Ctrl+Home, Ctrl+End, Home, Ctrl+ 其中前三种方法最常用,22,选定单元格 选定一个：单击 选定一行(列)：单击行号(列号) 选定多行(列)：鼠标左键拖动从首行到末行 选定整个工作表：单击“全选”按钮 选定一矩形区域：鼠标左键拖动从左上角到右下角 选定若干不相邻区域：按Ctrl+鼠标左键拖动 条件选定：选定范围后单击“编辑”/“定位”,23,编辑单元格数据 重新输入：选定单元格，输入新数据 修改：选定单元格，单击数据编辑区，修改数据后回车或单击“确认”按钮,24,编辑,填充,选定,也可实现复制

10、操作,移动与复制单元格数据 鼠标拖动法： 剪贴法(常用)：,25,清除单元格数据 只删除数据：选定，按Delete键 要删除格式或批注等： 选定单元格区域 单击“编辑”/“清除”命令下的任意一项，包括 全部、格式、内容、批注,26,插入与删除单元格 插入一行(列)： 单击某行(列)中任一单元格，在该行(列)之前插入 单击“插入”/“行”(“列”) 插入单元格 单击某单元格，在该单元格位置插入新单元格 单击“插入”/“单元格”，打开“插入”对话框 选择活动单元格下移或右移 单击确定,27,删除一行(列) 单击要删除的行号(列号) 单击“编辑”/“删除”命令 删除单元格 单击要删除的单元格 单击“

11、编辑”/“删除”命令，打开“删除”对话框 选择右侧单元格左移或下方单元格上移 单击确定,28,查找与替换 查找： 选定范围 单击“编辑”/“查找” 指定查找方式等，单击“查找下一个” 替换 选定范围 单击“编辑”/“替换” 指定查找内容，替换内容等，单击“全部替换”,29,5.3 公式与函数的使用(重点),一、输入公式 1、公式形式 =表达式 其中表达式由运算符、常量、单元格地址、函数及括号组成，不包括空格 运算符：+-*/等，注意运算的优先次序。 常量：100, 400 , 2，50，等 函数： 例如：=A1+A2+A3, =D3*E4/A3+230,30,2、修改公式,在数据编辑区进行 单

12、击公式所在单元格 在编辑界面修改公式 单击确认“”按钮，或直接回车确定修改；若要取消此次修改则单击取消按钮“” 注意P191例题求销售量小计、月平均销售量及销售额小计的实现步骤的书写,31,二、复制公式,复制步骤 单击公式所在单元格 鼠标指针移到当前单元格边框，按Ctrl键并拖动到目标单元格 若要把公式复制到与源公式所在单元格相邻的多个目标单元格中，则可在“+”形状边框上拖动鼠标,32,相对地址引用 随公式复制的单元格位置变化而变化的单元格地址，称为相对地址 引用形式：列标和行号的直接组合 例：在C3单元格中的公式为“=A1”，则将此公式复制到C4单元格中时，公式为“=A2”，将此公式复制到D

13、3单元格中时，公式为“=B1”，将此公式复制到D4单元格中时，公式为“=B2”,33,绝对地址引用 随公式复制的单元格位置变化而不改变的单元格地址，称绝对地址 引用形式：在列标和行号前加上“$” 例：在C3单元格中的公式为“=$A$1”，则将此公式复制到C4单元格中时，公式为“= $A$1”，将此公式复制到D3单元格中时，公式为“= $A$1”，将此公式复制到D4单元格中时，公式为“=$A$1”,34,混合引用 例如：将C3单元格的公式“=A2-$B3+C1”复制到D4单元格，则D4单元格的公式是： “=B3-$B4+D2” 例如：将C3单元格的公式“=A2-$B$3+C1”复制到D4单元格，

14、则D4单元格的公式是： “=B3-$B$3+D2”,35,跨工作表的单元格地址引用 一般形式：工作表名！单元格地址 例如：C4Sheet2 ! B3 Sheet5! G4 / Sheet3 ! F3,36,三、自动求和按钮的使用,适用情况： 输入的公式为许多单元格数字相加 使用方法： 使用自动求和按钮输入一个求和公式，求连续单元格中数据之和，结果放在最后单元格之后 使用自动求和按钮输入多个求和公式，求连续单元格中数据之和，结果放在最后单元格之后 使用自动求和按钮输入一个求和公式，求非连续单元格中数据之和,37,四、函数,共11类，可提高表格计算的效率 “：”和“，”操作符 “：”操作符： 操作

15、对象为以“：”前后的两个单元格为角的矩形区域。例：A1：D4 “，”操作符：操作对象为“，”前后的两个单元格。例：A1，D4，E6 函数的一般形式 函数名(参数1，参数2),38,常用函数 求和函数SUM(A1，A2，) 功能：求各参数的和 说明：参数可以是数值或含有数值的单元格的引用，最多30个 举例：SUM(C2，D4，F6，G9) SUM(C4：E7)， SUM(C3：E4，F5：H7) 求平均函数AVERAGE(A1，A2，) 功能：求各参数的平均值 说明：参数可以是数值或含有数值的单元格的引用 举例：AVERAGE(C2，D4，F6，G9) AVERAGE(C4：E7) AVERAG

16、E(C3：E4，F5：H7),39,求最大值MAX(A1，A2， ) 功能：求各参数的最大值 求最小值MIN(A1，A2， ) COUNT(A1，A2， ) 功能：求各参数中，是数值型数据的单元格的个数 举例：COUNT(12，D1，F3：H3) ROUND(A1，A2) INT(A1) ABS(A1) IF(P，T，F) PI( ),40,输入函数 手工输入与粘贴函数两种方法 建议记住例子的第一种方法的步骤，也可用以下手工输入的步骤： 单击存放该公式的单元格(如E4)，使之成为当前单元格 单击数据编辑区的“=”按钮，出现公式编辑界面 在“=”后面输入“A4+B4*AVERAGE(C4：D4)

17、” 单击确认按钮或回车 手工输入法较简单，但对地址区域要清楚 关于错误信息(了解，平时使用计算机时注意),41,5.4 工作表格式化(重点),即是编排美化的过程 数字显示格式的设定 单元格中的数字代表的意义不同，因此就有不同的显示格式，如日期、时间、货币、百分数等 对希望数字代表的意义，可设置成相应的显示格式 设置数字显示格式的方法：工具按钮与菜单两种方法,42,43,条件格式(较实用) 数值可根据不同的条件显示不同颜色、字体等不同格式 可设多个条件，多种格式 先选定单元格区域 用“格式”菜单下的“条件格式”命令 零的隐藏 “工具”-“选项”-“视图”标签-“零值”复选框使“”消失,44,日期

18、、时间格式化 选定单元格区域 “格式”-“单元格”-“数字” 字符格式化 选定单元格区域 用工具栏按钮 或 用“格式”菜单的“单元格”命令中的“字体”,45,标题居中与单元格数据对齐 标题居中：用“合并及居中”按钮，或用“格式”菜单中的“单元格”命令 数据对齐：(包括左、右、居中对齐方式)，可用按钮“格式”工具栏中的按钮，或用“格式”菜单中的“单元格”命令 图案与颜色 指的是单元格区域的底色与底纹 用“格式”菜单中的“单元格”命令设置,46,改变行高与列宽(便于制作复杂表) 鼠标拖动法(常用) 菜单命令法 网格线 工作表中显示的网格线，不是表格线 可用“工具”菜单中的“选项”命令选择是否显示

19、边框(有边框才能打印出表格线) 即是表格线 用工具栏按钮或“格式”菜单的“单元格”命令,47,复制格式与建立模板 复制格式 便于简化不同表格中有相同格式的设置工作 用“格式刷”工具按钮实现，与Word类似 建立模板 便于某种格式的经常使用 直接另存为模板文件即可 使用模板 用“文件”菜单的“新建”命令创建新文件 选择模板，单击“确定” 自动套用格式,48,5.5 图表制作(实用),一、建立图表 用图表向导建立图表 用自动绘图建立图表(用F11键，所绘图形放于一新工作表中 用“图表”工具建立图表(便于修改图表样式) 图表的移动和缩放,49,二、增减和修改图表数据,增加图表数据： 即是增加数据区域

20、 可直接拖动数据区域，也可用“复制”到图表上的方法 删除图表数据 要同时删除工作表数据和图表数据：删除工作表中数据 只删除图表中数据：单击图表中要删除系列，删除 修改图表数据： 只要修改工作表中数据,50,三、图表修饰,可设置图表文字格式，底纹与底色等 用“格式”菜单的“图表区域”命令，在“图表区域”对话框中实现,51,5.6 打印工作表(了解，实际会用),打印预览 页面设置 设置打印格式 设置页边距 设置页眉和页脚 设置打印参数 打印,52,5.7 工作表的数据库操作(实用),即以数据库的思想与方式进行数据的管理(排序、检索、数据筛选 、分类汇总等)与分析 数据库： 相互关联的若干数据表的集

21、合 例如：学生学籍管理数据库由学生基本信息表、学生成绩表、学生处分情况表、学生奖励情况表、学生变动情况表等数据表组成。,53,数据表：与一个二维表格相似 第一行的各列列标题称“字段名” 字段名下该列的数据称该字段值 由各字段的值构成的每一行称数据表的“记录” 例：课程信息表,字段名,字段值,记录,54,在EXCEL中的数据库 可看做是一个工作薄 数据库中的数据表是以数据列表(数据清单)来看待的。每一行信息称之为一条记录，每条记录由若干个数据项（字段）组成，每一列代表一个字段。最多可有25列。 数据清单的第一行信息是字段的名称。,55,注意点： 每个数据列表(清单)最好占一个工作表； 每个列表每

22、一行应是各列的标题(格式与其他区别) 每列所包含的数据应是同类型的； 列表中不要有空行或空列； 列表与其他数据间最好空一个空行或空列；,56,一、数据库数据表的编辑,以下操作可用“数据”菜单下的“记录单”命令实现，也可用Excel表格操作方式实现(但要注意前述注意点) 建立数据库的数据表 例如建立工资表 建立字段结构 输入记录 编辑记录 查找 修改 新增 追加 删除,57,二、数据排序,用排序工具排序 用“数据”菜单下的“排序”命令排序 若只对其中某部分区域数据排序，则先选定单元格区域，再用上述中的一种方法 恢复排序 可先确定最初按什么字段排序，则恢复排序时只需按该字段排序即可 若没有规律，则

23、在排序前先加第一列，字段名为“记录号”，并从1开始添加该列的数据 。恢复排序时只需按记录号字段排序即可,58,三、筛选数据,即只把要操作的一部分记录筛选出来进行相应操作(注意另一部分仍然存在) 自动筛选 单击“数据”菜单下的“筛选”命令 单击与筛选条件相关的字段的下拉按钮，选择条件 也可以选择自定义条件 例如：筛选学分数为5的记录，筛选学分数5的记录等,59,高级筛选 可一次设定涉及多个字段的多个条件 可用“数据”菜单下的“筛选”下的“高级筛选”命令实现 例：筛选开课系代号为3并且学分数3的课程记录 输入筛选条件(应知道与、或条件的含义及如何构造条件) 执行筛选条件,60,四、数据分类汇总,即

24、按某种分类方法，把每一部分具有相同性质的数据各自进行汇总。如每一个学生的总分，即是按学生的学号来分类；每一个科室的平均工资，即按科室编号来分类。 分类汇总前要按分类字段排序 用“数据”菜单下的“分类汇总”命令实现 自动分类汇总 多字段分类汇总,61,5.8 保护数据(了解),指的是设置密码，防止数据被修改，防止计算公式被看到等工作 一、保护工作薄和工作表 保护工作薄 防止他人访问或修改工作薄，可用“文件”下的“另存为”命令实现，单击“选项”按钮，设置密码 保护工作薄的结构或窗口不被修改，可用“工具”菜单下的“保护”下的“保护工作薄”命令实现。,62,保护工作表 指的是工作表中的数据不被修改 可

25、用“工具”菜单下的“保护”下的“保护工作表”命令实现 保护单元格 指的是单元格中的数据不被修改 可在“保护工具表”后，用“格式”菜单下的“单元格”命令实现,63,二、隐藏工作薄和工作表,隐藏工作薄 用“窗口”菜单的“隐藏”实现，用“取消陷隐藏”来重新显示 隐藏工作表 用“格式”菜单的“工作表”下的“隐藏”实现，用“取消陷隐藏”来重新显示 隐藏行或列 用“格式”菜单的“行”或“列”下的“隐藏”实现，用“取消陷隐藏”来重新显示,64,隐藏单元格的内容 只是单元格的内容在数据编辑区不显示，这样可以隐藏重要公式，只看见结果。注意与前面三种隐藏的不同 用“格式”菜单的“单元格”命令实现，在“保护”选项卡

26、上选择“隐藏”复选框，若再选一次，取消复选框前的“”，则可重新显示,65,上机练习,书上各操作的练习，特别是标为重点的小节的内容的练习 综合练习： 依照练习制作学生成绩表格，多加一些记录(5个左右) 标题居中对齐，字体为黑体粗体，14号字 表格第一行字体为楷体，粗体，12号字，各自居中 利用公式与函数，及公式的复制求每个同学的总分，平均分,66,利用公式与函数求全班同学的总分，平均分 把学生记录按总分从小到大排序 筛选学生平均分不及格的同学记录来显示 插入一个柱形图表，对比分析每个同学的数学与英语学习情况 第一列之前再插入一列，标题为学号，第一个学生为1，以后为2,3，4,5等，要求自动填入后面的数据 保存工作薄名为lianxi.xls,