第3章工作表的日常操作Excel2007版教材.ppt

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1、第3章 工作表的日常操作,Excel与数据处理 第3版,本章学习目标,掌握工作表的删除、插入、移动、改名等操作 掌握单元格、行、列的删除、插入、复制、贴补、剪切、移能及单元格的合并与拆分等操作 掌握为单元格添加批注的方法 掌握查看工作表数据的不同方式 设置打印的标题、页脚、纸张大小及页面边距和 工作表打印,3.1 最小化功能区,1、Excel 2007功能区的利与弊 好处是直接、功能按钮操作方便 缺点是功能区占用屏幕空间较大，不便小屏幕电脑操作；功能按钮分布较散乱，某些选项卡只中特定条件下才显示出来，易给初学者造成功能不及早期版本完善的错觉；与当前仍处于主流的菜单操作方式并不完全融洽。 2、最

2、小化功能区 小屏幕电脑最佳方式是最小化功能区，在熟悉功能区各控件的分布后，最小化后不影响EXCEL的任何操作。当要执行某项操作时，单击任一选项卡就会显示出正常化的EXCEL操作界面，选择相能的功能后，又会返回到最小化功能区状态。,3.1 最小化功能区,右击功能区中的任一选项卡将弹出此快捷菜单,选择“功能区域最小化”,最小化功能区后的操作界面,3.2 工作表操作,3.2.1 工作表常见操作 1工作表的切换 2工作表选择 3插入工作表 4删除工作表 5移动工作表 6修改工作表标签的名字 7复制工作表 8 修改新工作簿的默认工作表个数,3.2 工作表操作,3.2.2 工作表行、列操作 选择行、列 选

3、择单行：用鼠标单击要选择的行号 连接多行：按住Shift，然后单击第1和最后两个行号 不连接多行：按住Ctrl，依次单击要选择的行号 列的选择方法同行的选择法。,按住Shift单击行号2、3就选中了！,3.2 工作表操作,删除行、列 插入行、列 调整行高 调整列宽,把鼠标移到行号3的下边线上，当指针变成一个黑色“十字架”时，按下并拖动鼠标左键，就可增、减该行的行高,把鼠标移到G列的右边线上，当指针变成一个黑色“十字架”时，双击鼠标左键，G列的宽度就会自动进行调整以显示出那些被遮住的字,3.3 单元格操作,1、选择单元格 单个、连续与不连续的多个单元格的选择 2、清除单元格内容 3、删除单元格

4、注意单元格清除与删除的区别 4、插入单元格 5、移动单元格 6、复制单元格 7、单元格合并与取消,3.4 编辑工作表数据,3.3.1 使用快捷键,3.3.1 使用快捷键 见Page57,3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复,【例3.1】某商场在工作表中保存每天的销售记录，同一工作表中可能保存多天的销售记录，如Page 58图3.10所示。图中A1:E13是2009年4月18日的销售记录，H1:I13是2009年4月19日的销售记录。,这些数据都可以通过复制产生,3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复,1、复制和粘贴 2、剪切和移动 3、在剪贴板上收集多个复制项目 这些操作都在

5、“开始”选项卡的“剪贴板”,3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复,4、选择性粘贴 单元格或单元格区域具有许多内容如字体、字型、边框、色彩、单元格中的值、公式及有效性验证等，当对单元格进行复制和粘贴时，操作的是单元格或区域的全部内容。 单元格的各个单项内容可以通过选择性粘贴进行单项粘贴，这项功能非常实用，也常用到！,字型,字体,边框,色彩,公式,底纹,3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复,1、粘贴值、字体、格式等单项内容,D列的产品单价是用RANDBETWEEN随机函数生成的20100之间的随机数； C列是RANDBETWEEN产生的20500之间的随机数； 当任一单元格的数

6、据有变化时，随机数都会发生变化！ 通过复制和粘贴值可将区域C3:D13粘贴为纯数字，这些数值就不会变化了！,3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复,选择性粘贴 以粘贴上屏C3:D13区域中的随机数公式为值的例，方法如下： （1）选择C3:D13区域，再单击“开始” “剪贴板”复制工具按钮； （2）单击“开始”“剪贴板”下面的三角形选择性粘贴。,应该注意，本对话框中的内容都是每个单元格具有的，可以将其中的任何一个单项复制粘贴到其它单元格或自身中！,3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复,2、粘贴运算,1、复制A2:I2,2、选中A4:I4,3、“选择性粘贴”运算中的“乘”运算后，

7、A4：I4的结果,3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复,3、粘贴链接 链接即连接，它不是将源单元格或区域中的数据或公式复制到目标单元格或区域中，而是建立两者之间的链接，并通过链接在目标单元格或区域中显示源单元格或区域中的内容。当链接源单元格或区域中的数据发生变化时，目标单格或区域中的数据也会发生变化。 在企业数据的分析过程中，可能会涉及到多个用户或部门的提交的不同工作簿，需要对这些工作薄中的数据进行汇总，并将相关的数据集成在一个汇总工作簿中，应用链接来实现这样的操作非常有效。因为通过链接形成的汇总报表，当源工作簿发生更改时，链接汇总工作簿中的数据会被Excel自动修改，使之与源工作薄

8、中的数据同步。,粘贴链接,【例3.2】某电视机厂将2009年每个季度的销售数据保存在一个工作表中，如Page61图3.13（a）所示。在年末时需要制作汇总表，将每个季度的数据汇总在一个表中，并统计出年度销售总数，如图3.13（b）所示。,链接,链接,链接,链接,链接,3.3.3 编辑栏,编辑栏具可显示、编辑、修改和输入数据，实时显示活动单元格中的内容。当需要在单元格中输入长公式、修改字符数目较多的单元格内容时，在编辑栏中更方便和直观。 【例3.3】某学校按职称为教师发放奖金，教授2000元，副教授1500元，讲师1000元，助教500元。,3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换,1、自动

9、更正,1、当在单元格中输入错误的符号、单词时，Excel将按此处列出内容进行更正。 2、用户可将自定义更正方案添加到此对话框中。 3、显示出此对话框的方法： 单击Office按钮“Excel选项”“校对” “自动更正选项”,3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换,2、单词翻译(Page63) Excel2007可以实现多种不同语言的词汇翻译。,3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换,3、汉字简繁转换,3.3.5 斜线表头,【例3.4】某茶叶公司将2000-2004年的茶叶销售数据存放在Excel工作表中，为了清晰地达表格数据的含义，需要绘制斜线表头，如Page64图3.18所示.,

10、3.3.5 斜线表头,1、调整单元格到合适大小,3、选择Excel2007“插入”形状”文本框，输入文本内容并旋转文本框。,4 、 结过前面操作之后，单元格的大小和直线长短位置常常还会重新调整。比较麻烦,3.3.6 单元格批注,批注是为单元格添加注释，以便说明单元格数据或公式的意义。 【例3.5】某班某次期末考试的成绩表如Page65图3.21所示，其中有三位同学没有成绩，为了避免时间长了忘记他们无成绩的原因，在其对应的单元格中添加了批注。,3.5 查看工作表数据,3.5.1 全屏幕观察工作表数据,选择“视图”选项卡中“工作薄视图”组中的”全屏显示”按钮,就会见到全屏幕视图,如图示,3.5 查

11、看工作表数据,3.5.2 按比例查看工作表数据 在Excel 2007中可以按任何比例查看工作表,3.5.3 按打印的页面布局查看工作表数据,【例3.6】某公司的订单保存在Excel 的工作表中，有几百行数据，如图3.24所示。,对于这种类型的大型工作表，如果要将其打印在纸质报表中，在打印之前很有必要在页面布局视图中调整纸张的边距、添加页眉（即每页的标题）及页脚（显示在每页底部的标识，如页码）等内容。如不作这些工作，很有可能打印出一大堆费纸（如将最右边的一列或最下边的一行数据打印在一纸新的打印纸上，但通过页边距调整就能够在一张纸上打印出来）。,3.5.3 按打印的页面布局查看工作表数据,在Ex

12、cel 2007的“页面布局”视图中见到的工作表近似于在打印纸中显示工作表。同时，“页面布局”视图提供了水平和竖直方向上的标尺，使用标尺可以测量数据的宽度和高度，快速调整工作表内容在打印输出时的纸张边距；在页面布局视图中还可以方便地更改页面方向，添加或更改页眉和页脚，设置打印边距以及隐藏或显示行标题与列标题；更改数据的布局和格式。,3.5.3 按打印的页面布局查看工作表数据,（1）单击“视图”“工作薄视图”组“页面布局”按钮。,3.4.4 按打印的分页预览视图查看工作表数据,分页预览能够显示要打印的区域和分页符（在一个分页符后面的表格内容将被打印到下一张打印纸上）位置。要打印的区域显示为白色，

13、自动分页符显示为虚线，手动分页符显示为实线。 在分页预览视图中可以调整当前工作表的分页符 。还可以调整打印区域 （打印区域：不需要打印整个工作表时，打印的一个或多个单元格区域。如果工作表包含打印区域，则只打印打印区域中的内容）的大小。 选择“视图”选项卡中的“分页预览”命令，Excel就将以分页预览的方式显示工作表。,3.5.4 按打印的分页预览视图查看工作表数据,选择“视图”|“分页预览”命令 打印之前，用这种查看方式能发现一些打印问题。,3.5.6 在多窗口查看数据,1、单击“视图”“窗口”组中“新建窗口”按钮 2、单击“视图”“窗口”组中“并排查看”按钮 若不满意“并排查看”，可以选择其

14、它查看方式。,3.5.7 在拆分窗口中查看数据,1、单击要进行窗口分隔的单元格位置 2、单击“视图”“窗口”组中“拆分”按钮 若不满意“拆分”，可以拖动分隔线重新定位分隔位置。,3.4.7 冻结行列标题查看数据,单击要冻结行下边，要冻结列右边的交叉点单元格。 单击“视图”“窗口”组“冻结窗格”，然后在弹出的菜单中选择“冻结拆分窗格”。,3.5 工作表打印,1、打印纸及页面设置 进行正式打印之前要确定的几件事情： 打印纸的大小； 打印的份数； 是否需要页眉 是打印指定工作表，还是整个工作簿，或某个工作表的单元格区域。 这些问题可以通过页面设置解决。,3.5 工作表打印,2、Excel 2007

15、的打印设置相关功能,3.5 工作表打印,页面设置对话框的方法 单击“页面设置”、“调整为合适大小”或“工作表选项”组右边的箭头,3.5 工作表打印,2、打印预览 （1）打印预览的意义 打印预览是打印稿的屏幕预显，其效果与最终的打印效果没有什么区别。 在进行工作表的正式打印之前，有必要进行打印预览。以便及早发现问题，进行页面和纸张的重新设置，避免打印出无用的表格。 （2）方法 单击Office按钮，从弹出的“文件”菜单列表中选择“打印预览”菜单命令,3.5 工作表打印,打印预览,3.5 工作表打印,3、缩放打印比例以适应打印纸大小 比较糟糕的打印情况： 只有一两行（列）的内容被打印到了另一页上！ 打印内容不足一页，整张打印纸内容较少，页面难看。,这些情况可通过打印缩放解决！,3.5 工作表打印,4、打印标题或页码 进入页面设置对话框 单击“自定义页眉”可输入页眉或页脚的文字。也可以选择页码或日期 等,3.5 工作表打印,5、标题在工作表的首行 如果工作表的首行是标题，而且工作表内容较多，可能打印多页。可以通过页面设置，将首行指定为标题。,3.5 工作表打印,6、打印整个工作簿或指定工作表区域 如果需要打印工作簿中的全部工作表，或打印一个工作表的指定区域 ，单击Office按钮，选择“文件” “打印”菜单命令，弹出“打印内容”对话框。,谢谢大家！,