第五章账簿.ppt

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1、根据原始根据原始 凭证编制凭证编制 转换 记账 登记账簿的直接依据 记账凭证的定义图示 大连市社会服务业统一发票 发票联 NO 0421788 - 单位:年 月 日 大税（96）第二版 项 目 单位数量 单价 金额 备注 金额 （大写） 拾万仟佰拾元 角分 收款单位：收款人：开票人： 原始凭证 (经济业务) 付款记账凭证 19 年月 日 贷方科目 辽财会账证421号 （2） 摘要 结算 方式 票 号 借 方 总 账 科 目 科 目 明 细 科 目 金 额记账 符号 合计 会计主管人员记账 稽核 制单出纳交款人 百十元角分 记账凭证 （会计分录） 第五节 会计账簿的设置与登记 一、会计账簿的定义

2、 俗称账本，一般是在手工记账条件下用于设立账户， 由具有一定格式而又相互联结的账页组成，用以连续、系 统和全面地记录各项交易或事项，为会计报告储存信息数 据的簿籍。 设立与登记账簿是会计的专门方法之一。 第一节 会计账簿的定义及分类 第一节 会计账簿的定义及分类 二、设置账簿的意义 全面反映交易或事项，系统地积累会计信息资料 考核企业财务状况，评价经营者业绩等的依据 为企业财务报告的编制提供基础性数据资料 三、账簿的种类 （一）会计账簿按用途分类 用途：用于记录交易和事项，还是另有它用 序时账簿 分类账簿 备查账簿 库存现金 日 记 账 银行存款 日 记 账 总分类账 明细分类账 备查账 账

3、簿 用于 记录 发生 的交 易和 事项 用于记载与发生的交 易和事项的相关事宜 。如企业经营性租入 固定资产等。 （二）会计账簿按外表形式分类 外表形式：外观形式 订本式账簿 活页式账簿 卡片式账簿 库存现金 日 记 账 银行存款 日 记 账 总分类账 明细分类账 账 簿 卡片箱 卡片账页 期末装 订成册 用毕捆 扎保管 明细账账页 日记账的改进与发展过程 普通普通 日记账日记账 专用专用 日记账日记账 三栏式 专用专用 日记账 多栏式 专用专用 日记账 我国目前只有我国目前只有“ “现金现金 ” ”和和“ “银行存款银行存款” ”两个两个 账户设置日记账账户设置日记账 第二节 日记账（序时账

4、簿）的格式与登记方法 一、三栏式库存现金日记账 （1）格式：借、贷、余三栏式。 （2）登记方法：逐日逐笔登记。 （3）要求：做到日清月结。 （4）作用：通过库存现金日记账，可以了解 和掌握一个企业单位库存现金每日收入、 支出和结存情况，可以对库存现金的使用 及库存现金管理制度的执行情况进行严格 的日常监督，通过及时核对账款，以保证 库存现金的安全。 库存现金日记账 20年凭证 号数 摘 要对方科目 月日 31月初余额500 16付1提取现金银行存款2 000 20付2李宏借款其他应收款900 借 方贷 方余 额 【例】提现分录： 借：库存现金 2 000 贷：银行存款 2 000 “库存现金”

5、的对方科目 计算 填列 收、付款记账 凭证上的日期 收、付款凭证 的种类和编号 收、付款凭证 上所列的金额 收、付款凭证 上的业务内容 分录中与“库存现 金”相对应的科目 现现金日记帐记帐 年 凭 证证 摘要对对方 科目 借方 贷贷 方 余额额 月 日 字 号 11 上年 结结余 300 4 现现 付 1付购购料运费费原材料80220 4 银银 付 1 提现备发现备发 工 资资 银银行 存款 3000030220 4 现现 付 2 王明借差旅 费费 其他 应应收 款 20030020 4 现现 收 1张报张报 差旅费费 其他 应应收 款 5030070 4本日合计计3005028030070

6、根据上年期末转 来 （1）4日，以现金 80元支付采购材料 运杂费。 借：原材料 80 贷：库存现金 80 （2）4日，开出现现 金支票提取现现金 30000元备发备发 工资资 。借：库存现金 30000 贷：银行存款 30000 （3）4日，王明借 差旅费，以现金200 元付讫。 借：其他应收款-王明200 贷：库存现金 200 （4）4日，张扬报销差 旅费450元，退回现金50 元。 借：管理费用 450 库存现金 50 贷贷：其他应应收款-张扬张扬 500 2三栏式银行存款日记账 （1）格式：借、贷、余三栏式。 （2）登记方法：逐日逐笔登记 银行存款日记账 20年 凭证号摘 要 结算 凭

7、证 对方科目借方贷方余额 月日 81月初余额600 000 银付1提现 现支0356 库存现金16 000 银收1销售货款 转支2375 主营业务 收 入 35 100 （略） 登记银行结算凭 证的种类和号码 与“库存现金日记 账”填列方法相同 与银行存款的 结算方式有关 实验二：会计账簿认知 实验目的：理解账簿设置的意义，掌握账簿设 置和登记的方法。 实验材料： 502账页 504账页 614账页 库存现金日记账账页 银行存款日记账账页 实验步骤： 根据实验材料设置账簿；思考账簿登记方法。 分 类 账 总分类账明细分类账 三 栏 式 三 栏 式 数 量 金 额 式 多 栏 式 借、贷、 余三

8、个金 额栏 适用于财产 物资明细账 各种费用、 收入明细账 第三节分类账的格式与登记第三节分类账的格式与登记 1.格式：一般为借、贷、余三栏式。 2.登记方法： 逐笔登记。根据专用记账凭证逐笔登记。 汇总登记。对专用记账凭证进行汇总后， 根据汇总记账凭证上的汇总数字登记。 汇总登记：总分类账 簿登记的独特方法！ 一、总分类账簿的格式与登记方法 逐笔登记 总分类账 会计科目：原材料 20年 凭证号 摘 要借 方贷 方 借 或 贷 余 额 月日 51月初余额借120 000 6银付3购入20 000140 000 10转5领用5 000135 000 31本月合计40 00044 000借116

9、000 收款记账凭证付款记账凭证转账记账凭证 填写记 账凭证 的种类 及编号 扼要 说明 业务 内容 根据确定的余额方向填写 计算填列 分别根据借、贷方发生额计算填列 根据记账 凭证上的 日期填写 确认金额填列 分别根据 记账凭证 二、明细分类账簿的格式与登记方法 1.三栏式明细分类账（同总分类账） （1）格式：借、贷、余三栏式。 明细分类账 会计科目：应收账款启明公司 20年 凭证号 摘 要借 方贷 方 借 或 贷 余 额 月日 51月初余额借40 000 6转7售产品未收款30 000 70 000 25银收5收回销货 款 70 000平 31本月合计30 00070 000 账户的设置依

10、据为 明细科目（变化） 0 0 明细分类账 会计科目：应收账款启明公司 20年 凭证号 摘 要借 方贷 方 借 或 贷 余 额 月日 51月初余额借40 000 6转7售产品未收款30 000 70 000 25银收5收回销货 款 70 000平 31本月合计30 00070 000 （2）登记方法：逐笔登记 适用范围：往来款项等业务 特点：只提供价值指标 只可逐笔登记，不可汇总登记 账户没有余 额时的填写方法 0 0 各栏目登记方法同总分类账 2.数量金额式明细分类账 (1)格式：借、贷、余三栏中分设数量、金 额等专栏。 明细分类账 会计科目：原料及主要材料 计量单位：元/千克 材料名称：G

11、材料 最高储备： 6000 材料规格：5cm 最低储备： 5000 20年 凭证 号 摘 要 借 方贷 方借 或 贷 余 额 月日 51 月初余额 借50021 000 6转4 车间领 用 1002200借4002800 10转5购入100022 000借140022 800 12转7 车间领 用 50021 000借90021 800 （略） 31 本月合计 400028 0003 60027 200借90021 800 数量单价金额数量单价金额数量单价金额 各栏目内容同总分类账 明细账户详细资料 (2)登记方法：逐笔登记 适用范围：实物资产等业务 特点：提供价值量、实物量两种指标 明细分类

12、账 会计科目：原料及主要材料 计量单位：元/千克 材料名称：G材料 最高储备： 6000 材料规格：5cm 最低储备： 5000 20年 凭证号 摘 要 借 方贷 方借 或 贷 余 额 月 日数量单价金额数量单价金额数量单价金额 81 月初余额 借4 0001.506 000 7转1 入库 10001.501 5005 0001.507 500 10转3发出20001.503 00030001.504 500 15转5 发出 10001.501 50020001.503 000 （略） 31 本月合计 10001.501 5004 5001.506 750借5001.50 750 只可逐笔登记

13、，不可汇总登记 金额价值量指标数量实物量指标 填写明细账 户相关资料 应参照原 始凭证登记 日期和摘要等 填列方法同前 3.多栏式明细分类账 (1)格式：按借方、贷方或借贷双方分别设 置专栏。 管理费用明细账 （只按借方发生额设置专栏的多栏式） 20年 凭证号 摘 要 借 方 合 计 月 日工 资 福利费办公费折旧费 35转5分配工资 8 500 5转6提取福利费 1 190 15付7购办 公用品500 500 31转33提取折旧6 000 31转34月末结转 8 5001 190500 6 00016 190 这种账页 可不设贷方栏 按明细账户核算的具 体内容设置多个专栏 平时增加发生额 按

14、设置的专栏登记 销售退回、月末结转收入时（减少数）用红字登记 （只按贷方发生额设置专栏的多栏式） 这种账页 可不设借方栏 按明细账户核 算的具体内容 设置多个专栏 应交税费明细账 平时或期 末按设置的专 栏登记发生额 （分别按借、贷方发生额设置专栏的多栏式） 按明细账户核算的具体 内容分别设置多个专栏 管理费用明细账 （只按借方发生额设置专栏的多栏式） 20年凭证 号数 摘 要 借 方 合 计 月日工 资福利费办公费折旧费 35转5分配工资 8 500 5转6提取福利费 1 190 15转7购办 公用品500 31转33提取折旧 6 000 31转34月末结转 8 5001 190 5006

15、000 16 190 （2）登记方法：逐笔登记 （3）适用范围：成本、费用和收入等业务 （4）特点：只提供货币量信息；减少数用 红字登记 有关费用发生时，在预先 设置的相应栏次登记 月末分配制造费用时（减少数）用红字登记 日期和摘要等填列方法同前 三、三、 总分类账户和明细分类账户的平行登记 总分类账户和明细分类账户的平行登记 同 时 期 同 方 向 同 金 额 复式记账与平行登记 借方 原材料 贷方 购入 62 000 借方 原材料甲材料 贷方 借方 原材料乙材料 贷方 借方 原材料丙材料 贷方 购入 12 000 购入 40 000 购入 10 000 借方 银行存款 贷方 62 000

16、复式记账 平 行 登 记 借方 银行存款日记账 贷方 62 000 【例】企业用银行存款购入材料。 平行登记 平行登记法举例平行登记法举例 现金购入A材料200kg,1元， B材料150kg,2元. 借:原材料A 200 B 300 贷：库存现金 500 原原 材材 料料 库存现金库存现金 生生 产产 成成 本本 材料明细账材料明细账:A:A材料材料 重量单位重量单位: :公斤公斤 金额金额: :元元 日期日期 摘摘 要要 收收 入入发发 出出结结 存存 数量数量数量数量数量数量 单价单价单价单价单价单价金额金额金额金额金额金额 初初 700700 初初 800800 初初 900900 期初

17、结存期初结存 350 1 350350 1 350 500500 500500 购入购入 200 1 200200 1 200 子产品子产品生产领用生产领用A A材料材料250kg,1250kg,1 元元 B B材料材料100kg,2100kg,2元元. . 借：生产成本借：生产成本 子产品子产品450450 贷：原材料贷：原材料A 250 A 250 B 200 B 200 450450 - 450450 领用领用 250 1 250 250 1 250 第四节 账簿的设置与登记规则及错账更正方法 一、 账簿启用规则 单 位 名 称 账 簿 名 称 册次及起讫页自 页起至 页止共 页 启 用

18、 日 期 年 月 日 停 用 日 期 年 月 日 经管人员姓名接管日期交出日期经管人员盖章会计主管盖章 年 月 日年 月 日 年 月 日年 月 日 年 月 日年 月 日 年 月 日年 月 日 备 注 单位公章 填写“账簿使用登记表” 账户名称页数账户名称页数账户名称页数 填写“账户目录表” 二、账簿记录规则 1.依据凭证登记，做好记账标记 转账记账转账记账 凭证证 20年8月15日 转转字第10号 摘 要一 级级 科 目二级级或明细细科目借方金额额贷贷方金额额记记 账账 生产产用料生产产成本甲产产品10 000 原材料钢钢材10 000 合 计计10 00010 000 借 生产产成本 贷贷

19、转转10 10 000 借 原材料 贷贷 转转10 10 000 记账标记 避免重复登记 依据凭证登记，个别业务除外（如更正错账采用划线更正法） 2.内容登记齐全，数字书写规范 制造费用明细账 （只按借方发生额设置专栏的多栏式） 20年凭证 号数 摘 要 借 方 合 计 月日工 资福利费折旧费办公费 31月初余额 3 000 420 2 800 200 6 420 5转5分配工资 5 500 5转6提取福利费 770 15转7购办 公用品 300 31转33提取折旧 3 200 31转34分配 8 5001 190 6 000 500 16 190 所有栏目均应登记，不得遗漏 标准阿拉伯数字字

20、体 3.说明简明扼要,书写适当留格。 会计科目：应付账款 摘 要 借 方 贷 方 百 十 万 千 百 十 元 角 分 千 百 十 万 千 百 十 元 偿付货款 3 0 0 0 0 0 0书写规范(占行 高二分之一) 书写不规范 (书写占满格) 为更正错账留有余地 30 0 0 0 0 0 文字应简明 偿付货款 4.使用蓝黑墨水，红字限制使用。 制造费用明细账 （只按借方发生额设置专栏的多栏式） 20年凭证 号数 摘 要 借 方 合 计 月日工 资福利费折旧费办公费 31月初余额 3 000 420 2 800 200 6 420 5转5分配工资 5 500 5转6提取福利费 770 15转7购

21、办 公用品 300 31转33提取折旧 3 200 31转34分配 8 5001 190 6 000 500 16 190 在不设对方栏的账页登记相反数时可用红字 月末结账时划红线允许用红字 更正错账、冲账等允许用红字 5.空行、空页按规定方法处理 总分类账 会计科目：原材料 20年凭证 号数 摘 要借 方贷 方 借 或 贷 余 额 月日 81月初余额借20 000 5转25入库10 00030 000 7转30出库5 00025 000 31本月合计10 0005 000借25 000 空行的处理 此行空白 张 清 出现空行 总分类账 会计科目：原材料 20年凭证 号数 摘 要借 方贷 方

22、借 或 贷 余 额 月日 空页的处理 此页空白张 清 出现空页 6.注明余额方向 本月归还8 000 应付账款 月初余额 5 000 本月新欠 3 000 本月合计 3 000本月合计 8 000 在“T” 形账户中没 有余额时的 表示方法 总分类账 会计科目：原材料 20年凭证 号数 摘 要借 方贷 方 借 或 贷 余 额 月日 51月初余额借120 000 6银付3购入20 000140 000 （略） 31本月合计40 00044 000借116 000 有余额时写 “借”或“贷” 0平 没有余额时写“平” 7.账页结转按规范要求处理 会计科目：生产成本 摘 要 借 方 贷 方 百 十

23、万 千 百 十 元 角 分 千 百 十 万 千 百 十 元 领用材料 1 0 0 0 0 0 分配人工费 6 0 0 0 0 分配制造费用 4 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 过次页 此行是账边，不得记账 账页最后一行的处理 已记满业务账页 会计科目：生产成本 摘 要 借 方 贷 方 百 十 万 千 百 十 元 角 分 千 百 十 万 千 百 十 元 2 0 0 0 0 0 承前页 新账页第一行的处理 新账页 8.记账发生错误，按规定方法更正 三、错账的更正方法 （一）错账的查找方法 1.错账的原因（通过编制试算表而发现） 账户名称 本期发生额 借方贷方 银行存款 原 材 料 固定资产

24、 短期借款 应付账款 应付票据 实收资本 盈余公积 400 000 100 000 20 000 80 000 80 000 190 000 15 015 4 985 20 000 480 000 正常情况下的“合计计”695 000695 000 错账错账 的原因 错账错账 引起合计计数变变化 （1）若“银行存款”借方漏记400 000元295 000695 000 （2）若“应付账款”借方的80 000元误记入贷 方 615 000775 000 （3）若“应付账款”贷方的4 985元颠倒为4 958元 695 000694 973 2错账的查找方法 （1）差数法：根据试算表上借、贷双方合

25、计 数的差额直接查找错账的一种方法。在上例 中,“银行存款”借方漏记了400 000元，则双 方合计数的差额恰好就是这个数字。 （2）除二法：将试算表上借、贷双方合计数 的差额除以2，根据商数查找错账的一种方法 。在上例（2）中双方差数为160 000元。将 其除以2,商数为：160 000280 000。根据 这个商数查找账户发生额中有否与其相同的 金额数字，就能够很容易查到错账。 （3）除九法：将试算表上借、贷双方合计数 的差额除以9，根据商数的某些特征查找错账 的一种方法。在上例（3）中，“应付账款”账 户的贷方发生额4 985元被颠倒为4 958元。 双方差数为27，将27除以9，商数

26、为3。该商 数的基本特征是：为被颠倒相邻两数之差。 如本例中，将85颠倒为58，5与8二者之差为 3。因此，错账就有可能发生在相邻两数为3 的金额记录上。依此类推，可较为容易地查 到错账。 （二）错账的更正方法 1.划线更正法 适用于文字适用于文字 数字书写错误，及时发现数字书写错误，及时发现 取得 填制 登记账簿 事项 交易 记账凭证原始凭证 划线更正法划线更正法 例例: :材料账摘要材料账摘要入库甲材料入库甲材料500Kg,3.23500Kg,3.23 误为乙材料误为乙材料,3.32,3.32元元 正确更正正确更正: : 入入 库库 乙乙 材材 料料500Kg, 3.32 500Kg, 3

27、.32 元元 错误更正错误更正: : 入入 库库 乙乙 材材 料料500Kg,3.32 500Kg,3.32 元元 甲甲 3.233.23甲甲 2323 划线更正法适用于更正记账记账 凭证证正确 只是记账记账 时发发生的错错账。 【例】用银行存款2 425元购买办公用 品。记账凭证上的分录为： 借：管理费用 2 425 贷：银行存款 2 425 错账：其中在“银行存款”账户中 误登记为2 452。 更正方法为： 分录正确，无 需更正凭证 更正方法（见下） 会计科目：银行存款 摘 要 借 方 贷 方 百 十 万 千 百 十 元 角 分 十 万 千 百 十 元 角 分 购买办 公用品 2 45 2

28、 0 0 不规范的更正方法 2 4 2 50 0 2 5 购买办公用品 注意问题： 对错误的数字必须全部划掉。 划掉的数字必须保持清晰可见。 2 45 2 0 0 张 清 1 1 2 3 3 2 4 4 5 5 刘红 2.红红字更正法 记账凭证上会计科目用错 取得 填制 登记账簿 事项 交易 记账凭证原始凭证 记账凭证上金额写多 （1）适用于更正记记账凭证会计科目用错的错错账。 资料：2002年11月30日，企业在对账时发现下 列一笔经济业务 业务内容：2002年11月5日，开出现金支票780元 ，购买办公用品。在进行会计处理编制的记账凭 证如下： 有关账簿记录如下： 管理费用总账如下： 分析

29、：本业务开具的现金支票，应通过“银行存 款”账户进行核算，而不是通过“现金”账户。该错 误属于会计科目使用错误，由于已编制记账凭证 并据以登记入账，应采用红字更正法进行更正。 具体更正应分两步，先编一张红字记账凭证并 登账，再编一张正确的记账凭证并记账。 具体步 骤如下： 编一张红字记账凭证并登账 红字记账凭证 据此以登记有关账簿： 根据红字记账凭证登记的“管理费用”总账如下： 根据红字记账凭证登记的“现金”总账如下： 编一张正确的记账凭证并登账，如下： 并据此登记有关账簿： 根据正确的记账凭证登记的“管理费用”总账如下 根据正确的记账凭证登记的“银行存款”总账如下： （2）用于更正记账凭证上

30、金额写多的错错账 【例】借入短期借款200 000元，已存入 银行存款。 错误分录如下，并已入账： 借：银银行存款 2 000 000 贷贷：短期借款 2 000 000 错错账：分录中金额写多（1 800 000 元，即2 000 000200 000）。 短期借款 2 000 000 180 000 银行存款 2 000 000 180 000 更正方法 用红字编分录并记账（金额为正确数字 与错误数字二者之差），冲销错账： 借：银行存款 180 000 贷：短期借款 180 000 重新登记以后，原来多 记部分被冲销掉，实际记 入数变为200 000元 （应 记正确金额） 3.补充登记法适

31、用于更正记账凭证 上金额写少而引发的错错账。 【例】用银行存款偿还货款100 000 元 。 错误分录如下，并已入账： 借：应应付账账款 10 000 贷贷：银行存款 10 000 错错账：会计分录中金额写少（90 000 元，即100 00010 000）。 更正方法为： 应付账款 10 000 90 000 银行存款 10 000 更正方法 用蓝(黑)字编分录并记账（金额为正确数 字与错误数字二者之差），更正错账： 借：应付账款 90 000 贷：银行存款 90 000 重新登记以后，原来 少记部分被记入，实际 记入数变为100 000元（ 应记正确金额 ） 90 000 第五节 会计档案及其保管 一、使用中凭证和账簿的管理要求 专人管理，保证安全； 查阅复制，需经批准； 除必要外，不得外带。 取得 填制 登记 账簿 原始凭证 记账凭证事项 交易 二、使用过的凭证和账簿归档保管的要求 归类整理，保证齐全； 装订成册，手续完备； 编制清单，归档保管； 妥善保存，期满销毁。 取得 填制 登记 账簿 原始凭证 记账凭证 年度终了时被 更换掉的账簿 事项 交易 END