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1、第二章 固定资产系统2.1固定资产系统概述固定资产系统适用于各类企事业单位进行固定资产的核算与管理，可以完成固定资产的购进、内部调拨、出售、报废、盘存、重估等多种业务的处理。固定资产的核算以固定资产卡片为主，根据需要可任意设置固定资产卡片的格式及数据项目，提供资产附属设备和辅助信息的管理，并提供固定资产的分类汇总情况查询，以及在用资产、报废资产的查询统计等。功能特点：1、资产卡片项目除系统提供缺省设置外，可以任意添加设置；2、自定义部门编码结构、资产类别编码结构；3、系统提供四种常用折旧方法，对于系统未提供的根据需要可以自行定义；4、提供对多种类型的资产变动进行记录，包括增加资产、减少资产、资
2、产评估、内部调拔、状态变动、大修理记录等；5、 根据定义的折旧方法及占用比例自动计提折旧6、 可以根据定义的相关科目自动生成折旧费用凭证，以及固定资产增加、减少等其他业务的凭证；7、 灵活丰富的帐表查询输出功能，可以输出各期资产明细余额表、资产折旧明细及折旧汇总情况、资产登记薄、分部门资产折旧情况，并可以对资产各期间数据进行任意汇总查询以及资产变动记录等；8、 提供了强大的资产分析功能，对资产的各种状态提供了图形及报表的分析，包括：资产占用分析、资产状态分析、资产类别分析、资产来源分析等。2.2固定资产初始化初次使用固定资产系统时要根据自己单位的实际情况进行一些必要的设置，系统设置如系统参数、
3、编码结构、数据精度；还需要设置固定资产项目、资产类别、使用部门、资产来源和减少原因、资产状态、资产用途、折旧方法、录入资产卡片及主要附属设备。系统中对常用的资产项目、资产来源、减少原因、以及折旧方法等内容都有缺省设置，减少了录入的工作量，在【窗口】菜单下还提供了【初始引导】更易操作。期初建帐操作流程如下图：一、系统设置系统设置是根据本单位实际业务情况建立适合的核算环境。主要包括系统参数、编码结构、数据精度定义，为固定资产由手工帐过渡到机器帐作好准备。操作向导：点击【初始】菜单下的【系统设置】，屏幕显示如图2.1图2.1注释：1、系统参数系统启用日期：查询帐套管理中固定资产系统的建帐日期，不能修
4、改。折旧期末全额计提折旧：该选项用于判断是否在资产使用年限到期的最后一个会计期间将剩余的未计提折旧全额计提，默认值为选中。2、编码结构设置固定资产使用部门编码结构、资产类别结构等，在进行相应数据维护时，要按相应设置输入编码。项目明细:自定义目录的编码级数和长度。3、数据精度可以设置数量、金额、折旧率以及净残值率在业务核算中采用四舍五入法保留的小数位数。二、资产项目资产项目是详细反映企业每一项固定资产的资料即描述信息，是最终反映在资产卡片上的内容。软件中提供了预置的资产项目，即系统项目，反映了每项资产最基本的信息，因而是必须反映在资产卡片上的内容；此外，为了满足不同单位实际业务情况的需要，软件中
5、提供了自定义项目的功能，可以通过增加和删除操作，对资产项目进行维护。对于自定义的资产项目，系统提供了自定义目录的功能，可以输入自定义资产项目的结构和详细信息。操作向导： 项目维护：点击【初始】菜单下的【资产项目】，资产项目中有预制的缺省项目，缺省项目不可以删除只可以修改显示宽度，点击可以新增一个资产项目，增加完毕点击下一步。实例：增加资产备注、规格型号，选择项目类型为文本，显示宽度分别为20和10，然后点击下一步，屏幕显示如图2.2图2.2 定制卡片项目：单击下一步，出现窗口2.3图2.3上图左侧为上一步中新增加的资产项目，右侧为系统项目。在此可选择新增的资产项目是否在卡片项目中显示。点击新增
6、的资产项目通过选择到右边窗口（在卡片中显示的资产项目） 定义项目公式：选择完最终在卡片中显示的项目之后，单击【下一步】,系统显示如下图.4图2.4对于新增数据类型为数量或金额的资产项目，可以在此定义项目计算公式；文本类型的项目可以在自定义目录中增添详细信息。如果没有需要定义公式的项目点击完成即可。三、资产类别企业中的固定资产种类繁多、规格不一，要对固定资产进行合理有效的管理，需要对其进行分类，并为计算和汇总提供依据。企业需要根据自己本单位的实际情况，参考国家对资产的分类方法，确定合理的资产分类方法。操作向导：进入固定资产子系统，选择“初始”菜单下的“资产类别”功能。选择此功能，系统显示如下图2
7、.6：图2.6注释：在此输入的使用年限、残值率是该资产类别的默认使用年限和残值率，在录入资产卡片时，选择该资产类别则自动取其默认值，也可以根据需要进行修改。四、使用部门在实际工作中，需要按部门考核固定资产的使用情况，系统在进行固定资产的原值、折旧计提等数据处理时，依照各使用部门所分管的资产种类，做明细及汇总的统计工作，便于进行明确管理责任与分级管理。操作向导：进入固定资产子系统，选择“初始”菜单下的“使用部门”功能。选择此功能，系统显示如下图如图2.7图2.7软件对部门信息进行统一管理，在各子系统中加入的部门信息都会自动加入到公共部门目录中，是所有子系统所定义部门的集合。因此除了直接录入使用部
8、门之外，还可以使用【编辑】菜单中【公共部门数据转入】功能将需要的部门信息转入进来。五、资产来源企业的资产来源大致可以分为企业购置的固定资产、自行建造的固定资产、租入的固定资产、接受捐赠的固定资产，和盘盈的固定资产等，企业应当区分不同来源进行资产的管理和会计核算。系统提供了缺省的资产来源，如果缺省信息已经满足您单位的需要，可以不必再进行设置。操作向导：点击【初始】菜单下的【资产来源】进入录入窗口，然后点击【编辑】菜单下【增加】录入资产来源，屏幕显示如图2.8六、减少原因固定资产减少原因主要有报废毁损、出售、对外投资、捐赠和固定资产盘亏等。针对不同的情况设置减少原因，利于对企业固定资产进行有效的管
9、理。同样，系统提供缺省的减少原因，如果缺省信息已经满足您单位的需要，可以不必进行设置。操作向导：点击【初始】菜单下的【减少原因】进入录入窗口，然后点击【编辑】菜单下【增加】录入减少原因，屏幕显示如图2.9图2.8图2.9七、资产状态用于说明固定资产的使用状况，并确定资产在该状态下是否计提折旧。操作向导：点击【初始】菜单下的【资产状态】进入录入窗口，然后点击【编辑】菜单下【增加】录入资产状态，并在提折旧栏双击选择该状态下是否计提折旧，屏幕显示如图2.102.10八、资产用途购入资产时，明确资产的购入用途，以后可依据用途进行分析。操作向导：点击【初始】菜单下的【资产用途】进入录入窗口，然后点击【编
10、辑】菜单下【增加】录入资产用途，屏幕显示如图2.11九、折旧方法系统提供了四种缺省的折旧方法：平均年限法、工作量法、双倍余额递减法和年限总和法，也可以根据需要设置其他折旧方法，定义折旧公式。操作向导：点击【初始】菜单下的【折旧方法】进入录入窗口，然后点击【编辑】菜单下【增加】输入折旧方法并定义计算公式，录入完毕点击，屏幕显示如图2.11图2.11图2.12十、资产卡片在开始使用固定资产处理日常业务之前，必须将固定资产启用日期之前入帐的资产卡片资料录入到系统中，以保证数据的完整性和连续性。操作向导：点击【初始】菜单下的【资产卡片】进入录入窗口，然后点击【编辑】菜单下【增加】可以录入资产卡片，屏幕
11、显示如图2.13图2.13注释：1、 只有在初始建帐期间并且没有进行资产折旧计算时，才可以录入初始的资产卡片。2、 当月新增的固定资产不能在初始资产卡片中录入，而应在本月资产增加中录入。3、 输入资产使用部门有两种方法：一种适用于该资产由一个部门使用，在资产卡片使用部门项中直接单击右键使用帮助窗口进行选择；另外若该资产由多个部门共用，可以在保存卡片时在【使用部门情况】中录入。十一、核算科目发生每一笔固定资产业务，都需要在帐务中进行凭证处理，如果发生固定资产业务时需要直接生成帐务凭证，系统提供了核算科目定义功能事先定义各种业务与帐务科目的对应关系。如果不使用生成凭证功能，核算科目可以忽略不用定义
12、。操作向导：点击【初始】菜单下的【核算科目】，在科目编号那里点击右键选择即可，屏幕显示如图2.14图2.14注释：如果需要对应不同分类标准定义多个核算科目，则选择分类标准后在明细科目中输入科目编号即可。如折旧费用凭证，就可以用使用部门作为分类标准，并分别定义核算科目，生成凭证时会将按使用部门归集的折旧分别计入制造费用、管理费用等科目。3.3日常业务处理固定资产在日常使用中，会发生各种各样的业务，如本月新购进固定资产、原有固定资产的减少、内部调拨、大修理等。这样，每月都需要进行资产的日常业务处理记录资产的变动情况。一、资产增加即增加一张资产卡片，完成本月新增资产的录入。处理本月新增资产业务，系统
13、自动判断不计提本月折旧。操作向导：点击【资产】菜单下的【资产增加】进入录入窗口，然后点击【编辑】菜单下【增加】录入卡片信息即可。实例：企业新购进一辆汽车用于生产运输。折旧方法使用平均年限法，净残值率5（%）资产编号资产名称资产类别资产状态资产来源资产用途入帐日期使用部门数量使用年限资产原值累计折旧3004运输车交通工具在用购建生产用1999.01.01动力分厂1840000屏幕显示如图2.15图2.15注释：录入资产卡片后如果需要生成帐务凭证，在列表方式下选择【文件】【凭证生成】功能，屏幕显示如图2.15图2.15若在初始核算科目功能中已完成资产增加对应科目的定义，直接点击系统显示“凭证生成成
14、功!本次生成的凭证编号为xxxxx”，即可完成此凭证的生成,并在帐务处理中可以查询。二、资产减少资产减少：处理本单位减少的资产，同时标明减少的原因。操作向导：点击【资产】菜单下的【资产减少】【资产减少】进入录入窗口，然后点击【编辑】菜单下【增加】，在资产编号处点击右键帮助窗口中选择需要减少的资产，并录入减少原因。实例：减少浪潮计算机一台，详细信息如下：资产编号资产名称减少日期减少数量减少原值减少原因4001浪潮计算机1999.01.01120000报废清查屏幕显示如图2.16图2.16注释：1、本月增加的资产可以本月减少；当月重置的资产也可以当月减少，只是减少日期应该大于上一次的原值重置日期。
15、2、如果减少资产的数量大于1，还要输入减少数量。如果减少数量小于卡片中的数量，系统会自动计算出本次减少的原值、累计折旧，并且把卡片中没减少的资产数量的折旧额也统一计算出来，在月末计算时不再重新进行计算。3、如果本月未计提折旧，则在减少时系统自动预先计提该资产的本月折旧，以满足本月减少资产在本月继续计提折旧的业务要求，同时在计提折旧时不在计提该资产折旧，也不允许修改本资产的本月折旧。4、在列表方式下选择【文件】【凭证生成】功能可以生成资产减少的帐务凭证，方法同资产增加。三、资产评估对评估的固定资产的现时价格进行评定和估算。定期对固定资产进行评估，有利于加强资产管理，正确计提折旧、计算成本和利润，
16、以便反映企业真实的经营情况。操作向导：点击【资产】菜单下的【资产评估】进入录入窗口，然后点击【编辑】菜单下【增加】，在资产编号处点击右键帮助窗口中选择需要评估的资产，评估后不同的信息可以进行修改，屏幕显示如图2.17图2.17注释：1、当月增加的资产可以重估原值。2、评估后的资产还可以返回到评估前状态，通过【编辑】菜单下的【回溯】功能实现。四、内部调拨如果资产在使用过程中有内部转移业务可以使用内部调拨功能，反映资产在不同部门之间转移的情况。同一天内同一资产不能进行两次内部调拨操作。操作向导：点击【资产】菜单下的【内部调拨】进入录入窗口，然后点击【编辑】菜单下【增加资产】，在资产编号处点击右键帮
17、助窗口中选择需要调拨的资产，直接更改现使用部门，或者点击【编辑】菜单下【增加部门】选择多个部门并输入占用比例，屏幕显示如图2.18图2.18五、状态变动固定资产在使用过程中发生资产状态的变动，如由原来的在用状态变成不需用或者闲置的状态。针对这种情况，系统提供了状态变动功能，以处理有资产状态变动发生的业务。操作向导：点击【资产】菜单下的【状态变动】进入录入窗口，然后点击【编辑】菜单下【增加】，在资产编号处点击右键帮助窗口中选择发生状态变动的资产，选择现状态并录入变动日期等信息，屏幕显示如图2.19注释：1、使用【编辑】【批量处理】，通过定义筛选条件，可以成批的改变资产状态。2、对于当月减少资产不
18、允许变动资产状态；当月增加的资产可以变动资产状态。图2.19六、资产状况变动资产状况变动是针对固定资产减值准备而言的；您可以根据相应的变动业务，选择修改相应的资产改变项目，变动业务是系统预制的描述信息；变动后折旧方法系统自动对应编号以J开头的对应于减值准备后的折旧方法。操作向导：点击【资产】菜单下的【资产状况变动】进入录入窗口，然后点击【编辑】菜单下【增加】，选择变动业务类型及需要变动的资产，修改状态变动后信息即可，屏幕显示如图2.20图2.20七、资产卡片维护提供本系统中所有卡片部分项目的修改，在此可以修改资产编号、资产名称、资产类别、资产来源和资产用途等资产项目，其余项目，不能在此进行修改
19、。2.5固定资产月末处理月末处理业务主要包括：工作量输入、折旧计算、分摊折旧、折旧费用凭证、平衡检查和月末结转。一、折旧处理折旧处理主要包括工作量的输入，本月折旧计算，分摊折旧及折旧费用凭证的自动生成。操作向导： 工作量输入：点击【月末】菜单下的【工作量输入】进入录入窗口，选择资产并输入本月工作量后退出，屏幕显示如图2.21图2.21注释：1、固定资产中有使用工作量法计提折旧的时候，在每月折旧计算之前必须录入资产本月工作量，如果没有使用工作量法计提折旧的资产，此步骤忽略不做。2、“本月工作量”列值调整：可以成批录入工作量相同资产的本月工作量。 折旧计算：点击【月末】菜单下的【折旧计算】进入折旧
20、计算窗口，然后点击【编辑】【折旧计算】系统将按固定资产的折旧方法及状态自动计提本月折旧，计算的折旧可以进行修改，屏幕显示如图2.22图2.22注释：1、这里参加折旧计算的固定资产不包括本月增加和本月减少的资产；2、点击【编辑】【折旧回滚】可以将本月已计提折旧清零。3、 折旧费用凭证：点击【月末】菜单下的【折旧费用凭证】，系统参照初始时核算科目的设置可以生成帐务凭证，点击后可到帐务处理中查询，方法同资产增加。二、平衡检查是固定资产系统与帐务系统之间的对帐功能，以检查固定资产系统中的数据与总帐系统中的数据是否一致。平衡检查中反映的科目有两个：固定资产与累计折旧。注意：系统对平衡检查结果只是提供查询
21、功能，不进行任何控制。三、月末结转在本月业务处理完毕以后，需要把本月的数据进行备份存档，并且将财务日期自动置为下一会计期间。会计期间在212月份时，可以执行月结试算取消月结。屏幕显示如图2.23图2.232.6报表查询报表查询可以通过各种形式查询固定资产信息。主要包括：资产明细余额查询、折旧明细表、折旧汇总表、资产登记簿、资产卡片查询，可以查询部门明细折旧表、部门折旧明细表以及对逾龄资产进行明细和汇总查询。涉及菜单如图2.24图2.24以资产明细查询为例。功能菜单：【报表-资产明细余额】查询每一项资产的原值、累计折旧以及净值发生情况。操作步骤1、 选择此功能，系统首先进入查询日期窗口，选择查询
22、日期的年月值，可以查询历史月份以及当前月份资产原值及累计折旧的余额情况。单击【确定】按扭。2、显示资产明细余额表如下图2.25 图2.252.7单据查询单据查询是对当前或历史期间的资产变动情况的原始记录进行查询。主要包括：增加资产、减少，资产原值变动、发生内部调拨等各种原始记录情况。涉及菜单如图2.26图2.26查询实例：查询1月份企业资产的调拨情况，点击【单据】菜单下的【内部调拨记录】，选择查询期间1999.01-01，点击即可，屏幕显示如图2.27图2.27查询结果显示如图2.28图2.282.8资产分析分析菜单提供了强大的资产分析功能，对资产状况提供了图形及报表的分析，可以随时查询到资产变动的各种信息。固定资产分析主要包括：资产占用分析，资产状态分析，资产类别分析、资产来源分析、资产用途分析和资产价值分析。涉及菜单如图2.29图2.29查询实例：查询1月份企业资产的占用情况，点击【分析】菜单下的【资产占用分析】，选择查询日期为1999.01，部门级次可以根据需要进行选择，如不选择部门级数，则系统直接默认为分析所有使用固定资产的部门，点击即可，屏幕显示如图3.30图3.30查询结果显示如图3.31，还可使用进行图形分析，使查询结果更加直观清晰。图3.31