《企业公文写作》PPT课件.ppt

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1、1,公文写作,2,目录,一、文书写作概述 二、中国公文写作 三、商务信函写作 四、经济文书写作 五、常用工作文书 六、社交礼仪文书,3,第一部分：文书写作概述,1、文书写作特点 2、文书写作要求 3、文书写作程序,4,1、文书写作特点,1、使用广泛，对象明确 2、约定俗成，格式固定 3、内容真实，实事求是 4、讲究时效，重视办理 5、语言明确，风格独特,5,文体多为陈述或说明式, ,以叙述为基础对人或事的过程的交代， 反映情况侧重叙述，但要概括 以议论为手段对事情的评价，阐明道理 偏重议论，但要针对主题 以说明为目的摆出事情的真相，提出要 求多用说明，但要简明,6,按作用分类,指挥性文书指示

2、规范性文书章程 报请性文书请示 知照性文书通知 联络性文书信函 记录性文书会议记录 报导性文书新闻 法律性文书合同,9,标点符号歌,一句话说完，划个小圆圈句号 中间要停顿，圆点加尾尖逗号 并列词语间，点个瓜子片顿号 并列分句间，圆点加逗点分号 总结导语前，上下两圆点冒号 疑惑或发问，耳朵坠耳环问号,10,标点符号歌,命令感叹语，滴水下屋檐感叹号 引文特殊词，蝌蚪上下窜引号 文中要注解，两头各半弦括号 转折或注解，一横写后边破折号 意思说不完，六点紧相连省略号 特别重要处，字下加圆点着重点,11,3、文书写作程序,明确写作主旨给写作的定位，目的？写什么？ 文种？怎么写？ 收集信息资料供写作参考，

3、需要哪些？怎 么收集？如何整理？ 拟定结构提纲搭写作框架，通盘安排，强 化要点，有祥有简 完成正文草稿填写作内容，按照提纲一步 步充实内容，加工成章 认真修改检查定写作终稿，反复推敲斟酌， 直至满意,12,二、公文写作,1、公文的作用特点 2、公文的范围、类型 7、通知和通报 3、公文的处理方法和程序 8、报告 4、公文的行文规则 9、请示 5、公文的通用格式 10、函 6、公文的种类 11、会议纪要,13,1、公文的作用,公文-国家机关、社团组织、企事业单位在公务活动中行使职权制定的 公务文书。 公文性质工具 公文作用-1、贯彻政策、规范行为； 2、通报情况、指导工作； 3、方便查找、积累史

4、料；,14,公文的特点,公文特点-1、制发者的法定性； 2、作用的权威性； 3、效用的现实性； 4、体式的规范性； 5、制作的程序性；,15,2、公文范围,按事业范围分-专用公文；通用公文 按行文方向分-上行文；下行文；平行文 按公文来源分-收进文；外发文；内部文 按发文性质分-问文；复文 按处理要求分-参阅性公文；承办性公文 按办文时间分-特急文（特急件）；急办文 （急件）；常规文（平件） 按机密程度分-绝密文；机密文；秘密文；普通文,16,3、公文处理方法和程序,三大环节： 1、发文处理： 拟稿-审核-签发-登记-缮印-用印-分发 2、收文处理： 签收-登记-分办-拟办-批办-承办-催办-

5、督办-办复 3、公文管理： 制定立卷类目表-归卷-调用-立卷-归档-销毁,17,4、公文行文规则,l 行文关系要和隶属关系一致 l 行文方式要根据工作需要灵活掌握 l 行文名义和内容要与发文机关的职权范围 相对应 l 行文线路要尽量缩短 l 处理好主送与抄送的关系 l 经过批准，有些文件可以通过新闻媒介公 开发布 l 如有必要，可以联合行文,18,5、通用公文的格式,1、排版自左至右 2、单位国家法定计量单位 3、字体发文单位初号宋体 标题2、3号宋体 4、用纸A4、B5 5、文头套红，占首页三分之一,19,文头部分格式（红头上1/3）,1、代码 5、收文处理章、 2、份号 3、秘级 4、紧急

6、程度 6、文件版头 7、发文字号 8、签发人,20,行文部分（下2/3）,1、标 题 2、题注 3、主送单位 4、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 6、发文署名 7、成文日期 5、附件说明 8、印章,21,文尾部分（最后）,1、主题词 2、抄送单位 3、印发说明 4、页码（单右双左）,22,通用公文惯用语,一、开篇起首的惯用语 根据、遵照、按照、兹将（因、有、介绍、证明、就派）为了、关于、敬悉等。 终篇收束的惯用语 此致敬礼、特此、恳请；妥否，请、当否，请、以上如无不当请、为盼、为荷、为感等。,23,公文序码标示,第一层 -一、二、三、四

7、 第二层-（一）、（二）、（三）、 第三层-1、2、3、4、 第四层-（1）、（2）、（3）、 第五层- 、,24,6、公文种类12类13种,1命令发布重要行政法规，采取强制 性 行政措施 2决定对重要事项或重大行动的安排 3议案各级政府向同级人民代表大会或 常委会提请审议事项 4指示对下级布置工作，阐明工作活动 的指导原则,25,公文种类12类13种,5批复答复下级请示事项 6通告、公告 一定范围内公布应遵守 或周知的事；向国内外宣 布重要 或法定的事 7通知批转下级、转发上级和无隶属 机关的公文；发布规章、任免， 传 达周知事项 8通报表彰先进，批评错误，传达得 要 精神或情况,26,公文

8、种类12类13种,9报告向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问 10请示向上级请求指示批准 11函无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门请求批准 12会议纪要记载和传达会议情况和议 定事项,27,7、通知,概念向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性公文 特点适用范围广，使用频率高， 知办时限强，运用种类多 格式：1、标题 2、上款 3、正文开头、主体、结尾 4、落款,28,通知的种类,l 指示性通知通知的依据，主体，结尾 l 转发性通知来文单位及来文名称，转 发，顺带要求 l 发布性通知发布的依据，内容要求， 目的意义 l 事务性通知说清事项 l会议通知会议背景，有关事项，其他说明

9、 l任免通知任免依据，日期，人员，职务,29,8、报告,概念向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问时使用的陈述性公文 特点只指上行文 只指行政机关公文 不同于一般调查报告、考察报告、预测报告等,30,报告种类,|1工作报告总结工作经验、汇报工作进展、提出工 作意见，向上反映。 |2调查报告-调查概况、调查的情况、事后研究分析、 建议和方案。 |3建议报告-提出工作中急待解决、需上级关注的意 见或建议，供参考。 4答复报告-如实汇报和答复上级有针对的询问问题 或催办工作。 |5报送报告-随着向上级报送文件、物件时写的说明 报送对象和目的报告。,31,报告,按要求分： 呈报报告-直接向

10、上级汇报反映情况，不批转。 呈转报告-呈送上级并建议批准转发有关单位 执行或参照。 按性质分： 综合性报告-汇报全面或多方面工作的报告。 专题性报告-汇报某项工作、某一问题、某方情况的单一报告。,32,报告格式,1标题-标准式标题 （公司上半年各类产品质量评比工作的报告） 2主送单位-多为发文单位的上级单位。 3正文-缘由：概括基本情况、原由，说明报告主旨、 目的、意义。 事项：系主体内容，情况措施、经验教训、 意见建议等。 结尾：惯用尾语 （特此报告，请审阅；如无不妥，请批转） 4发文单位和日期：同其他公文。,33,9、请示,概念向上级请求指示、批准时用的公文 分类： 请求指示的请示-遇有疑

11、难问题、新情况、 不明确求上级指示或解释。 请求审批的请示-对不能做主的经济、物资、 编制等问题请上级审批。 请求帮助的请示-完成工作需要在人、财、 物上得到上级的帮助。 请求批转的请示-解决某问题涉及其他部 门单位，请求上级批转执行。,34,请示格式,1标题标准式 （关于开展公司上半年产品质量评比工作的请示） 2主送单位-根据隶属关系主送一个上级，不可多头 免批复意见不一；一般不越级行文。 3正文-缘由：请示目的、原因、依据，理由充分， 言之有据。 事项：系主体，要求审批的具体问题或事项， 要写明确,坚持一文一事. 要求：系结尾，提出肯定性要求 （当否，请批示） 4发文单位和日期：同公文，写

12、明确，以便批复。,35,请示和报告的区别：,1、 行文目的不同； 2、写作结构不同； 3、结束语不同； 4、处理方式不同； 5、内容宽窄不同； 6、行文时间不同； 7、报送制度不同；,36,10、函,概念无隶书单位商洽工作，问答问题及向主管部门请求批准事项时使用的公文 分类： 商洽函-不相隶属单位商洽工作的行文。 答询函-单位、部门间进行问题或事项的询 问和答复的行文。 请批函-向不相隶属单位和主管部门请求批 准 有关事项的行文。,37,函形式,公函内容比较重要，行文郑重，具有完整的公文 格式。 便函-多用于公务中事务性工作，不需完整公文 格式，不能用私事。 特点： 1简便轻捷-内容简约，形式

13、精短，商洽联系，及时迅速。 2行文多向灵活-不相隶属单位间上下左右均可， 自由灵 活。 3语言质朴自然-多是陈述、说明性，明白晓畅， 恳切平和。,38,函格式,1标题-发函用关于XXXX的函 复函用关于XXXX的复函 正式公函，应在标题下方标注发文字号。 2主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。 3正文：开头发函说明缘由、目的，商洽工作 原由、情况交代清； 复函引述来函日期、发文号做 起 首语，表明收到函。,39,函格式,主体-发函写清商洽、询问、请求的事项， 明确具体； 复函要针对来函事项逐一郑重作答， 不能回避不答。 结尾-发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达” 复函用“特此复函”、“

14、此复” 4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章， 有 的写明抄送单位。,40,11、会议纪要,定义-按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上 报和下达贯彻执行。 写作-1、忠实会议实际，准确反映会议情况和 意见。 2、突出会议中心，内容概括，有取有舍 有主有次，言语精练。 3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼 凑，必要时加理论说明。 4、及时印发，作为依据，起到指示、指 导、协调、约束作用。,41,会议纪要,格式-列为法定公文，版面编排由版头、本体、 版尾三部分，可不盖公章。 本体：标题-1、会议名称+纪要 2、单位名+会议名+纪要 3、正题（主题）+副题（会 议名称+纪要） 时间-标题下写纪要

15、印发时间， 署名下写成文时间,42,会议纪要,正文-概况：会期、会址、主持、参会、 议题、结果六要素 主体：具体反映会议的主要情况、内 容与成果（方法见后） 结尾：可用简短、明确、有力的语句 提出要求、希 望、 号召 签署-正文右下方署明主办单位或会议 名称,43,会议纪要的主体,主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。 表 达方式有: 概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用 小型会议 条块式；规模大，议题多的会根据不同内容 分块表达独立意思，或分条列项归纳 会议内容，或先块后条混合使用，层次明确 记录式：有重要讲话时用记录方式构成记要主体,44,三、商务信函写作,1、商务信函写作6个C要求

16、 2、商务信函写作格式 3、商务信函写作常用标注 4、商务信函样例 5、商务传真写法,45,1、商务信函的六个C要求：,1正确（Correctness）涉及权力、义务、利害关系，必须正确贯彻上司的意图。 2清楚(Clearness)思路、表达要清楚，让人一目了然看明白，且遵循一文一事。 3具体(Concreteness)忌一般化、抽象化、表达清做什么？要求什么？,46,商务信函的六个C要求：,4完整(Completeness)表达（意图、缘由、措施、建议、要求、希望、时间、地点、人物等）完整，不可遗漏。 5简洁（Conciseness）文字简炼，力戒修饰语堆积，函件冗长、拖沓。 6礼貌（Cou

17、rtesy）态度诚恳、亲切，措词妥贴得体，谦恭有礼。,47,商务信函的其他要求,国际通用A4纸，不能用B5纸 信纸、信封最好有企业的CI（企业形象识别系统） 标志，且平整、清洁 文字书写或印制清晰，打开后“全景”漂亮 每页上至少又有3行正文，不能只有落款 可不盖公章，用手签名 格式不严谨 站在对方的立场考虑内容，更人性化,48,2、商务信函写作俗成格式,信头部分-1、文书编号 2、日期 3、发文者 BB/KK 4、受文者 正文部分-1、件名 主题语 2、前文 开头应酬语 3、主文 4、末文 结尾应酬语,49,商务信函写作俗成格式（接）,信尾部分-1、祝颂语 2、发文者署名 3、承办者署名 4、

18、印章 5、（日期） 6、左下角附注,50,常用的商务信函写作,1、信纸企业规范信笺 2、收信人单位名称、职务 3、称谓尊称 4、开头应酬语 5、正文 6、结尾应酬语 7、祝颂语 8、署名 9、日期 10、左下角标注,51,3、信函左下角缩写标注,P.P.(Per procurationem) 代签 C.C.(Carbon copy) 抄送 P.S.(Post script) 补述、附言 Enc.(Enclosure) 随信的附件,52,称谓和署名,对具体人 Dear Mr Jones，Dear Mrs Smith 可用逗号，不用冒号 署名 您真诚的 Yours Sincerely 一般公函 D

19、ear Sir/Madam 署名 您忠诚的 Yours Faithfully,53,4、商务信函样例,1、发给： 绍兴利华商贸公司 2、称谓 副总经理 3、开头应酬语 赵耀华先生 4、正文 5、结尾应酬语 6、祝颂语 7、署名 8、日期,A4纸,公司标准信笺,2、称谓 3、开头应酬语 4、正文 5、结尾应酬语 6、祝颂语 7、署名 8、日期 9、附件,54,商务信函样例,尊敬的赵先生：（称谓） 您好！（开头应酬语） 根据 - - - 希望您能在4月23日抵达绍兴。（正文） 有何需要，请不吝赐教。（结尾应酬语） 顺颂 商祺！（祝颂语） 绍兴锦茂商贸有限公司 副总裁 （手签） 张洪山谨启（署名）

20、二O一一年八月八日（日期） 附件：XXXX,接前页向下,55,商务信函写作要领,称呼正确，语气适当 言简意赅，表达正确 交谈诚恳，平实话语 避免幽默，不要抒情 祝颂语言，商业性强 先要手签，后再打印 不要忘掉，附注说明,56,5、商业传真写法（传真头）,收件人To 发件人From 传真号fax 日期Date 电话Phone 页数Pages 主题Re 抄送Cc 紧急 审阅 批注 答复 传阅 Urgent For Review Comment Reply Recycle Please,57,商务传真写法,对外传真，正规封页 填写齐全，不要遗漏 机密文函，注意保密 书写内容，如同信函 有效利用，电脑

21、传真,58,五、常用工作文书,1、工作总结 2、专用工作报告 3、会议记录 4、简报 5、备忘 6、策划文案,59,1、工作总结,用处对前段工作的回顾检查，找出经验教训而形成的文字材料 分类可按内容、时间、部门、性质区分 结构： 标题 正文-基本情况、经验体会、问题教训、今后努力方向和工作意见 署名（日期）,60,2、专用工作报告,种类： 市场（预测、调查）报告标题、前言、正文（情况、做法经验、建议决策）、结尾 经济活动分析报告标题、正文（引言、主体-分析原因，得出结论、结尾-意见措施） 可行性研究报告标题、署名、正文（详细论证）,61,例： 公司2010年财务计划执行情况分析,（引言）-现将

22、情况分析如下： 一、实现利润分析- 二、产品成本分析- 三、流动资金分析- 四、专用资金分析- 几点措施： 1、- 2、- 3、-,62,选择最适合的呈现信息方法,对于工作总结、报告等专业文书呈现信息方法多种多样，不要只用文字陈述 明确文书的内容、要求和使用意图 选择最有效、最简明的呈现信息的方法 包括：文字叙述、各种表格、 图画图形、各类图表、 流程图、真实照片 投影胶片、 投影幻灯片 等等,63,3、会议记录,用处真实客观反映会议内容和进程，为日后存查备考提供历史依据 种类：摘要记录、详细记录、音像记录 格式： 开头（名称、时间、地点、出缺人员、主持人、记录人） 正文（按会议进程记录内容）

23、 结尾（主持人总结、记录人和主持人签名）,64,会议记录样例,XXX 扩大会 时间：2010年8月5日 地点：1号会议室 出席人：XXX YYY JJJ FFF LLL 缺席人：RRR 主持人：NNN 记录人：VVV 会议内容：听取考察GG的汇报，研究我市实施意见。 一、JJJ汇报考察情况 -,65,接上页,- 二、研讨（略） 三、决议 1、- 2、- 3、- 4、- 主持人签名： 记录员签名：,66,电话留言,来电人姓名 要找人姓名 来电人的联络号码 来电时间 来电内容 记录人姓名 放到适当位置（防丢或需保密） 确认及时收到留言 再次提醒当事人,67,6、策划文案,企业运作离不开创意性策划，

24、策划文案就是将独特的想法设计成一个切实可行的具体操作方法，并形成计划性文字 写作要求： 围绕主题，点名宗旨和目的 精心构思，搭好框架 逐项设计内容 表达精确、生动，有可操作性 明确工作程序（包括分段目标、人员、资金、实施步骤和方法,68,整合运作文案 -例样,XX公司整合经营方案 一、项目概述：=- 二、市场定位- 三、经营目标- 第一阶段：- 第二阶段：- 第三阶段：- 四、经营方法- 五、经营测算- 六、管理制度- 七、发展战略- 八、结束语,69,文书制作小结,文书所有在办公中使用的文件、信函、传真等纸面文书，或称应用文 作用贯彻方针政策，书面领导指导，内部沟通、对外联络不可缺少的办公手段，也是工作程序和日后考证的重要凭证 内容与外观体现单位的人员素质 体现单位的管理水平 体现单位的对外形象 要求认真、严肃、规范、迅速,