第4章 EXCEL 2003电子表格处理.ppt

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1、2019年6月4日11时43分,1/101,第4章 Excel 2003电子表格处理软件,4.1 Excel 2003 概述 4.2 电子表格的创建与编辑 4.3 工作表的格式化 4.4 公式和函数 4.5 数据分析与管理 4.6 数据图表 4.7 打印工作表,2019年6月4日11时43分,2/101,4.1 Excel 2003 概述,4.1.1 EXCEL 2003 概述 4.1.2 EXCEL 2003 的启动与退出 4.1.3 EXCEL 2003 的窗口结构 4.1.4 获得Excel 2003 的帮助信息,2019年6月4日11时43分,3/101,4.1.3 Excel窗口结构

2、,1、工作簿、工作表、单元格 工作表是用于输入、存储、处理和显示数据的主要工作场所，它由排成行和列的一系列单元格组成。每个工作表都有一个工作表标签作为标识该工作表的名字。缺省工作表标签名为sheet1、sheet2、sheet3，并显示在工作簿窗口的底部，单击某个工作表标签，就可将该工作表激活。 工作簿是处理和存储数据的文件，其缺省的文件名为Book1（当再次新建时，其缺省的文件名依次为Book2、Book3），扩展名为.xls。 行和列相交形成单元格，行号是位于各行左侧的灰色编号区，列标是位于各列上方的灰色字母区 ，单元格存放着最基本的信息元。单元格的名称由列标 和行号构成，例如A5、B13

3、等。,2019年6月4日11时43分,4/101,2、窗口元素 （1）标题栏 （2）菜单栏 （3）“常用”工具栏 “常用”工具栏中提供操作中经常用到的一些工具图标。 （4）“格式”工具栏 在该工具栏中提供了常用的格式化工具，如“字体”、“字号”、“对齐方式”等工具图标。,4.1.3 Excel窗口结构,2019年6月4日11时43分,5/101,（5）数据编辑栏 单元格标识框：显示当前活动单元格的地址或单元格区域名； 三个按钮： “取消”、“确定” 、“函数向导” ； 数据区用于编辑单元格中的数据。 （6）其它工具栏 （7）滚动条 （8）活动单元格 （9）行号与列标 （10）工作簿名称 （11

4、）工作表标签,4.1.3 Excel窗口结构,2019年6月4日11时43分,6/101,3、窗口操作 （1）拆分窗口 ：直接用鼠标拖动垂直滚动条顶端或水平滚动条右端的窗口拆分块 ，可快速实现窗口拆分。 （2）冻结窗格 ：用于冻结活动工作表中的上窗格、左窗格或同时冻结两者。“冻结窗格”后，这时只有一个垂直滚动条和一个水平滚动条，用户可以在滚动工作表时，使行列标题保持在视线内。 冻结窗格的方法是：单击【窗口】菜单的【冻结窗格】命令项。,4.1.3 Excel窗口结构,2019年6月4日11时43分,7/101,4.2 电子表格的创建与编辑,4.2.1 工作簿的创建、打开与保存 4.2.2 数据的

5、输入 4.2.3 数据的编辑,2019年6月4日11时43分,8/101,4.2.1 工作簿的创建、打开与保存,1新建工作簿文件 Excel启动后，系统将自动建立一个新的工作簿Book1。,2打开与保存工作簿,3自动保存文件 “工具”菜单“选项” 。,4关闭工作簿,2019年6月4日11时43分,9/101,4.2.2 数据的输入,（一）输入数据 （二）数据输入技巧,2019年6月4日11时43分,10/101,4.2.2 数据的输入-（一）输入数据,1输入文本 在Excel中，文本是指当作字符串处理的数据，它包括汉字、字母、数字字符、空格及各种符号。 当需要输入邮政编码、身份证号码、电话号码

6、时，应先输入单引号“ ”，表示随后输入的数字作为文字，不可以计算。 在默认状态下，文本型数据在单元格内左对齐显示。,2019年6月4日11时43分,11/101,2输入数值 在默认状态下，所有数值在单元格中均右对齐。,4.2.2 数据的输入-（一）输入数据,注意事项 输入分数时应在分数前加“0”和一个空格。 带括号的数字被认为是负数。 如果在单元格中输入的是带千分位“，”的数据，而编辑栏中显示的数据没有“，”。 如果在单元格中输入的数据太长，那么单元格中显示的是“#” 。 无论在单元格中输入多少位数值，Excel只保留15位的数字精度。如果数值长度超出了15位，Excel将多余的数字位显示为“

7、0”。,2019年6月4日11时43分,12/101,3输入日期和时间 （1）输入日期：通常，在Excel中采用的日期格式有：年-月-日或年/月/日。用户可以可以用斜杠“”或“-”来分隔日期的年、月、日。如2007年9月1日，可表示为07/91或07-9-1。 （2）输入时间：输入时间的方法有两种：即按12小时制或按24小时制输入。两者的输入方法不同：如果按12小时制输入时间，要在时间数字后加一空格，然后输入a(AM)或p(PM)，字母a表示上午，p表示下午。如下午6时30分25秒的输人格式为：6：30：25p。,4.2.2 数据的输入-（一）输入数据,2019年6月4日11时43分,13/1

8、01,自动填充数据 用户可以拖动当前单元格的填充柄，或者使用【编辑】菜单中的【填充】命令来完成对数据的快速填充。当前单元格的填充柄位于单元格右下角处，当鼠标指针指向该位置时，指针形状变为实心十字时，只要拖动填充柄便能实现对当前单元格数据的填充。不同形式的数据采用不同的填充方法。,4.2.2 数据的输入-（二）数据输入技巧,2019年6月4日11时43分,14/101,4.2.2 数据的输入-（二）数据输入技巧,（1）复制相同数据 对于数值常量、字符常量、逻辑常量等可以直接拖动填充柄在同一行或同一列进行相同数据的复制。 （2）填充有规律的数据 对工作表中某些有规律的数据序列，如月份：一月、二月、

9、（或1月、2月、），日期：1日、2日、，31日，5月1日、5月2日、5月31日，星期：星期一、星期二、等。这些数据序列，可以直接拖动填充柄在同一行（或同一列）填出该组数据。,2019年6月4日11时43分,15/101,（3）数据序列的自动填充 即填充任意步长的递增或递减的数据系列。如在单元格中输入“1”，那么可在同一行或同一列中快速填入“2、3、4、等”。其操作步骤如下： 选定待填充数据区的起始单元格，然后输入序列的初始值。再选定下一单元格，输入序列的第2个值。头两个单元格中数值的差为该序列的步长。 选定已输入数据的两个单元格。 用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要按升序排列，则输入的后一

10、个数要大于前一个数，如果要按降序排列，则后一个数小于前一个数。 当数据序列的步长为1时，只要在第一个单元格中输入初始值，然后按住CTRL键，再拖动填充柄，便能得到需要的数据序列。,4.2.2 数据的输入-（二）数据输入技巧,2019年6月4日11时43分,16/101,例1、启动Excel 2003, 在空白工作表Sheet1中输入如 图所示的数据（学号为字符型），并以“XSCJ.XLS”为文 件名保存在D:MYDIR目录下。,4.2.2 数据的输入-（二）数据输入技巧,2019年6月4日11时43分,17/101,4.2.3 数据的编辑,数据的编辑是对单元格、数据区域和工作表数据的操作 1、

11、注意数据清除和删除的区别。 2、移动、复制和粘贴 3、选择性粘贴 Excel 还可通过“选择性粘贴”来有选择地复制工作表中所包的公式、批注、格式等内容。使用选择性粘贴以前，应先用“复制”命令，将内容复制到剪贴板上，然后再选择要粘贴的位置，使用【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令项，在弹出的对话框中选择要粘贴的项目。,2019年6月4日11时43分,18/101,4.2.3 数据的编辑-单元格的选定,1、单元格的选定 （1）选定单个单元格 （2）选定连续区域单元格,（3）选定不连续单元格或区域,（4）选定行或列,2019年6月4日11时43分,19/101,4.2.3 数据的编辑-编辑工作表数据,

12、2、编辑工作表数据 （1）编辑单元格内容 （2）清除或删除单元格、行或列 （3）撤消错误操作、重复上一次操作 （4）移动、复制、插入单元格及单元格数据 （5）查找和替换文字、数字、单元格,2019年6月4日11时43分,20/101,例2、打开在例1中已建立的工作表，完成以下操作： （1）在第一行之前插入一行，且输入工作表标题“学生成绩统计表”，并合并居中。 （2）将第5行与第9行交换位置。 （3）将各门考试成绩为59分的改为60分。 （4）在姓名后插入一“出生日期”，并填入每个学生的出生日期。,4.2.3 数据的编辑-编辑工作表实例,2019年6月4日11时43分,21/101,3、工作表操

13、作 （1）工作表的选定、切换 选定单个工作表 选定多个工作表 选定全部工作表 切换工作表 （2）工作表的重命名、插入、复制和删除 （3）工作表窗口操作,4.2.3 数据的编辑-工作表操作,2019年6月4日11时43分,22/101,4.3 工作表的格式化,4.3.1 单元格格式 4.3.2 调整行高和列宽 4.3.3 设置边框和图案 4.3.4 工作表背景 4.3.5 自动套用格式 4.3.6 设置单元格的条件格式 4.3.7 保护工作表,2019年6月4日11时43分,23/101,4.3.1 单元格格式,用户既可以自动套用系统提供的单元格格式，也可以自行进行设置。单元格的格式决定了信息在

14、工作表中的显示方式及输出方式。 操作方法： 选中需设置格式的单元格，单击“格式”菜单下的“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，设置数字格式、字体格式、对齐方式、边框、保护。,2019年6月4日11时43分,24/101,4.3.2 调整行高和列宽,1调整行高 方法1 ：菜单法 单击“格式”菜单中的“行”命令，在弹出的级联菜单中选择“行高” ，打开“行高”对话框，在“行高”编辑框中输入行高的数值，单击“确定”按钮。 方法2 ：鼠标拖动法 将鼠标移至两行的分隔线上，鼠标指针变为双向箭头，按住鼠标左键，根据当前行高大小的磅值显示，拖动行号的底边框线至要调整到位置，释放鼠标左键，行高就被调整了。,

15、2019年6月4日11时43分,25/101,2调整列宽 方法1 ：菜单法 单击“格式” “列”“列宽”，打开“列宽”对话框，在“列宽”编辑框中输入列宽的磅值，单击“确定”按钮完成调整列宽。 方法2 ：鼠标拖动法 将鼠标移至两列的分隔线上，当鼠标变为双向箭头时，根据当前列宽大小的显示，按住左键拖动列标的边框线即可调整列宽，释放左键后，列宽即被调整了。,4.3.2 调整行高和列宽,2019年6月4日11时43分,26/101,4.3.3 设置边框和图案,Excel 中的表格在显示或打印时，无表格线，所以制作表格时，需要加上边框和表格线，有时还要配以底纹图案，以达美化报表的效果。 1、设置边框 设

16、置边框的步骤为： （1）选择要设置边框的数据区域； （2）单击【格式】菜单中的【单元格】命令项，弹出“单元格格式”对话框； （3）单击对话框中的“边框”选项卡，并选择需要设置边框形状、线形和颜色等，并按“确定”完成设置。,2019年6月4日11时43分,27/101,2、设置图案 图案的设置方法与设置边框类似，只需在弹出的“单元格格式”对话框中单击“图案”选项卡，在“颜色”栏中选择合适的颜色，若还需配上底纹，可在卡片下部的“图案”下拉列表框中选择合适的底纹即可。,4.3.3 设置边框和图案,2019年6月4日11时43分,28/101,4.3.4 工作表背景,单击“格式”菜单下的“工作表”命令

17、可以为工作表添加一个背景图片。,2019年6月4日11时43分,29/101,4.3.5 自动套用格式,在Excel工作表中快速设置格式的方法是利用“自动套用格式”功能。选定需套用格式的单元格区域后单击“格式”菜单下的“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，进行自动套用格式的设置。在对话框中单击“选项”按钮，还可设置“应用格式种类” 。,2019年6月4日11时43分,30/101,4.3.6 设置单元格的条件格式,在工作表中设置单元格的条件格式可以突出显示满足条件的数据。无论单元格中的数据是否满足条件格式，条件格式在被删除前会一直对单元格起作用。如果单元格中的值发生更改而不满足（满

18、足）设定的条件，Excel 会暂停（启用）突出显示的格式。,2019年6月4日11时43分,31/101,4.3.7 保护工作表,Excel设置了“保护工作表”的功能，它可以防止其他人修改或删除工作表中的数据和公式、图表中的项目和图形对象等。 在设置保护工作表之前，必须先将所有需要保护的单元格设置于“锁定”状态。这样，当设置了工作表的保护方式后，被锁定的单元格就不能进行任何修改操作。 单击“单元格格式”对话框中的“保护”选项卡，并选中“锁定”复选框，就可以将单元格设置为“锁定”状态。在“锁定”状态下，单击【工具】菜单，并执行【保护】子菜单下的【保护工作表】命令项，在打开的“保护工作表”对话框中

19、选择要保护的项目，并设置好密码，单击“确定”按钮，便完成对工作表的保护设置。,2019年6月4日11时43分,32/101,【例3】设置工作表：标题为黑体、20号、加粗、蓝色、A1H1跨列居中；字段的格式：黑体、加粗、红色、12号、水平居中、垂直居中、25%的灰色底纹、粗框；数据清单四周双线边框线，内部细框线。,4.3 工作表的格式化-实例,2019年6月4日11时43分,33/101,【例4】在例1所建工作表中，（1）对考试成绩不及格（小于60分）的分数，用红色显示，大于等于90分的加粗并用蓝色显示。 （2）对工作表中的所有考试成绩进行工作表保护。,4.3 工作表的格式化-实例,2019年6

20、月4日11时43分,34/101,4.4 公式和函数,4.4.1 公式 4.4.2 运算符 4.4.3 单元格引用 4.4.4 函数,2019年6月4日11时43分,35/101,公式是对单元格中数值进行计算的等式。通过公式可以对单元格中的数值完成各类数学运算。公式的输入由等号（=）开头，其后为常量、单元格引用、函数和运算符等。 例如 =（A3+B3+C3+D3）/4 就是一个合法的 EXCEL公式。,4.4.1 公式,2019年6月4日11时43分,36/101,在Excel的公式中包含三种类型的运算符：算术、比较和文本运算符。 算术运算符包括：+（加号）、-（减号）、* （乘）、/（除）、

21、%（百分号）、 （乘幂）。 比较运算符可以比较两个数值并产生逻辑值TRUE或FALSE。比较运算符包括：= （等号）、 （大于号）、= （大于等于号）、（不等于号）。 文本运算符用“&” （连字符）表示，将两个文本值连接或串起来产生一个连续的文本值。 引用运算符有冒号“：”，逗号“，”，空格和感叹号“！”四种：冒号为区域运算，逗号为合并运算，空格为交叉运算（即两个区域的公共部分），感叹号“！”用于引用另一工作表中的数据，格式为“工作表名！单元格引用区域”。,4.4.2 运算符,2019年6月4日11时43分,37/101,如果公式中同时用到了多个运算符，运算符运算优先级别是： : （冒号）,

22、（逗号） - （负号） % （百分比） （乘幂） * 、 /（乘和除） + 、 -（加和减） & （连接两串文本、连接符） = = （关系运算符）,4.4.2 运算符,2019年6月4日11时43分,38/101,单元格的引用有绝对引用、相对引用和混合引用。 绝对引用：不论包含公式的单元格处在什么位置，公式中所引用的单元格位置都是其在工作表中的确切位置。 相对引用：相对引用是指引Excel从公式单元格出发如何找到所引用的单元格。使用相对引用类似于指路，即告之从出发地如何走到目的地。 绝对引用与相对引用的区别：当生成公式时，对单元格或区域的引用通常基于它们与公式单元格的相对位置。 混合引用：只在

23、列标或行标前加“$”符号，构成只对列或行绝对引用。,4.4.3 单元格引用,2019年6月4日11时43分,39/101,4.4.4 函数,1、函数运算 数值运算： 求和函数 ： SUM（参数1, 参数2,） 求平均值函数 ：AVERAGE(number1,number2,) 求最大值、最小值函数：MAX和求MIN 四舍五入函数：ROUND(number,num_digits) 条件统计函数：COUNTIF(range,criteria) 可以理解为：COUNTIF（数据区域, 条件表达式),函数的格式为：函数名（参数，参数，）,2019年6月4日11时43分,40/101,（2）日期和时间的

24、运算 求当前系统日期函数 ：TODAY（） 求当前系统日期和时间函数 ：NOW（） （3）条件判断函数： IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 可以理解为：IF（条件，结果1，结果2）,4.4.4 函数,2019年6月4日11时43分,41/101,例5、在例1所建的工作表中，先计算每个学生的总分和平均分，然后在平均分后增加一列“奖学金”，奖学金的评定标准为：当平均分大于等于90时为500元，若大于等于80且小于90时为300元，若大于等于65且小于80时为150元。,4.4.4 函数-实例,2019年6月4日11时43分,42/101,例

25、6、如下图职工工资表所示，按要求完成以下操作： （1）将表标题从单元格A1到I1合并居中； （2）将职称为“高工”的“基本工资”增加10%，其他增加5%； （3）计算每个职工的应发数和实发数； （4）计算每个工资项的合计和平均值； （5）将工资表添加外粗边框内细实线，并将其保存在D盘中，取名为“工资表03”,4.4.4 函数-实例,2019年6月4日11时43分,43/101,4.5 数据分析与管理,4.5.1 创建数据记录单 4.5.2 数据排序 4.5.3 数据分类汇总 4.5.4 数据筛选 4.5.5 数据透视表,2019年6月4日11时43分,44/101,4.5.1 创建数据记录单,

26、工作表中对数据的管理大多需要通过“数据记录单”来进行，因此在操作前应先创建好“数据记录单”。 1增加记录 在“记录单”对话框中单击“新建”按钮，出现一个空白记录，输入对应字段的数据，单击“关闭”按钮，增加的记录将显示在工作表中。 2修改记录 在“记录单”对话框中，单击某一文本框即可对该字段进行修改（但如果记录中某一项是公式或函数，它将没有编辑框），然后单击“上一条”或“下一条”按钮，即可对每条记录进行修改。,2019年6月4日11时43分,45/101,3删除记录 在对话框中，查找到需要删除的记录，单击“删除”按钮，出现警告信息对话框，单击“确定”按钮即可删除记录。 4查找记录 在“记录单”对

27、话框中，用户能在不同字段框中设定条件，查找符合条件的第一条记录。,4.5.1 创建数据记录单,2019年6月4日11时43分,46/101,4.5.2 数据排序,1单列内容的排序 可以利用“常用”工具栏中的“升序”按钮和“降序”按钮，对工作表数据进行简单排序 。 2复杂排序 当排序字段的数据出现相同值时，无法确定它们的顺序，为克服这一缺陷，Excel为用户提供了多列排序的方式来解决这一问题。,2019年6月4日11时43分,47/101,具体操作步骤如下： 选定要排序的数据清单中的任意一个单元格。 单击【数据】菜单中的【排序】命令，弹出 “排序”对话框。 从“主要关键字”下拉列表框中选择要排序

28、的字段名。 选中“递增”或者“递减”单选钮确定排序的方式。 如果要以多列的数据作为排序依据，可以在“次要关键字”区中选择要排序的字段名和排序的方式。对于特别复杂的数据清单，还可以在“第3关键字”区中选择想排序的字段名和排序的方式。 如果要防止数据清单的标题被加入到排序数据区中，则应选择“当前数据清单”区中的“有标题行”单选钮，若选“无标题行”，则标题将作为一行数据参加排序。,4.5.2 数据排序,2019年6月4日11时43分,48/101,4.5.3 数据分类汇总,分类汇总的具体操作步骤如下： 先按分类字段进行排序，从而使同类数据集中在一起。 先单击数据清单中的任一单元格，再单击【数据】菜单

29、中的 【分类汇总】命令，出现 “分类汇总”对话框。 在“分类字段”列表框中，选择分类字段（即步骤中的排序字段）。 在“汇总方式”列表框中，选择汇总计算方式。“汇总方式”分别有 “求和”、“计数”、“平均值”、“最大值”、“最小值”、“乘积”共6项。 在“选定汇总项”列表框中，选择需要计算的列（只能选择数值型字段）。 按要求选择后，单击“确定”按钮，完成分类汇总。,2019年6月4日11时43分,49/101,例7、（1）将已建立的“学生成绩统计表”按“总分”递减排序，当“总分”相等时按“英语” 递减排序（注意：标题行不参加排序）。 （2）在“姓名”后插入“性别”字段，先输入每个学生的性别，再按

30、性别分类计算每门考试成绩的总分和平均分。,4.5.3 数据分类汇总-实例,2019年6月4日11时43分,50/101,4.5.4 数据筛选,数据筛选是在数据清单中显示出满足指定条件的行，而暂时隐藏不满足条件的行。Excel提供了“自动筛选”和“高级筛选”两种操作来筛选数据。,2019年6月4日11时43分,51/101,1自动筛选 “自动筛选”是一种简单、方便的压缩数据清单的方法，当用户确定了筛选条件后，它可以只显示符合条件的信息行。具体操作步骤如下： 单击数据清单中的任意一个单元格。 单击【数据】菜单中的【筛选】命令，并从出现的级联菜单中选择【自动筛选】命令。此时，在每个字段的右边出现一个

31、向下的箭头 单击要查找列的向下箭头，弹出一个下拉菜单，其中包含该列中的所有项目。 从下拉菜单中选择需要显示的项目。如果筛选条件是常数，则直接单击该数选取，若筛选条件是表达式，则单击“自定义”打开“自定义自动筛选方式”对话框，在对话框中输入条件表达式，然后单击“确定”按钮完成筛选。,4.5.4 数据筛选,2019年6月4日11时43分,52/101,2高级筛选 如果需要使用复杂的筛选条件，或者将符合条件的数据复制到工作表的其他位置，则使用高级筛选功能。使用高级筛选时，须先在工作表中远离数据清单的位置设置条件区域。条件区域至少为两行，第1行为字段名，第2行以下为查找的条件。条件包括关系运算、逻辑运

32、算等。在逻辑运算中，表示“与”运算时，条件表达式应输入在同一行；表示“或”运算时，条件表达式应输入在不同的行。,4.5.4 数据筛选,2019年6月4日11时43分,53/101,例8、（1）在“学生成绩统计表”中，用自动筛选的方法查找并显示总分在350分以上或者总分在300分以下的记录。（2）用高级筛选的方法，将“学生成绩统计表”中各门功课有不及格的记录复制到以L2开头的区域中。,4.5.4 数据筛选-实例,2019年6月4日11时43分,54/101,4.5.5 列表的使用,列表是Excel 2003的新增功能，它是对数据清单的进一步完善，将某一区域指定为列表后，用户可方便地管理和分析列表

33、数据而不必理会列表之外的其他数据。 1创建列表 可在现有数据中或在空白区域中创建列表，下面以“学生成绩表”为例，创建一个列表，操作步骤如下：,2019年6月4日11时43分,55/101,（1）先选定创建列表的数据区域，单击“数据”菜单中的“列表”命令，从出现的级联菜单中选择“创建列表”命令，弹出“创建列表”对话框. （2） “列表中的数字的位置”就是已选定的数据区域，若要改变，可单击文本框右侧的区域选择按钮“”，在工作表中拖动鼠标选择列表的数据位置。 （3）单击“列表有标题”复选框，以便列表将字段名称与数据区分开。 （4）单击“确定”完成列表创建。 列表中包含有星号的行，称为插入行。在该行中

34、键入信息将自动将数据添加到列表中,4.5.5 列表的使用,2019年6月4日11时43分,56/101,2对列表数据的筛选、排序和汇总 （1）筛选和排序 在如图4-71所示的列表中，标题行中已为列表中的所有列启用自动筛选和排序功能，单击字段名中的下拉按钮，便可对该字段值的数据进行快速筛选或排序。 （2）汇总 创建列表后，可以对各数据项进行各种形式的汇总。单击“数据”菜单中的“列表”命令，从出现的级联菜单中选择“汇总行”命令，便能在插入行之下显示汇总,4.5.5 列表的使用,2019年6月4日11时43分,57/101,4.5.5 列表的使用,行，单击“汇总行”单元格，会弹出一个下拉列表，其中列

35、出了可以使用的汇总选项，选择其中的某个选项，便能对该列数据进行相应的汇总， 通过拖动列表边框，可以移动列表，拖动列表边框右下角的调整手柄，可修改列表大小，单击“数据”菜单中的“列表”命令，并选择“转换为区域”，可删除列表。,2019年6月4日11时43分,58/101,4.5.6 数据透视表,数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。它不仅可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。,2019年6月4日11时43分,59/101,1创建数据透视表 创建数据透视表的操作步骤如下： （1）单击用来创建数据透视表的数据清单

36、。 （2）单击【数据】菜单中的【数据透视表和图表报告】命令，出现 “数据透视表和数据透视图向导-3步骤之1”对话框。在“请指定待分析数据的数据源类型”下，选中“Microsoft Excel数据列表或数据库”单选按钮；在“所需创建的报表类型”下，选中“数据透视表”单选按钮。 （3）单击“下一步”按钮，出现 “数据透视表和数据透视图向导-3步骤之2”对话框，让用户选择数据区域。 （4）单击“下一步”按钮，出现 “数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3”对话框，让用户确定透视表的显示位置。,4.5.6 数据透视表,2019年6月4日11时43分,60/101,4.5.6 数据透视表,（5）如果没有

37、单击“版式”，也可直接单击“完成”按钮，进入数据透视表视图环境，在该环境中设置报表布局。 （6）如方法（4），从“数据透视表字段列表”工具栏中，将所需的字段分别拖到“请将页字段拖至此处”、“请将行字段拖至此处”、“请将列字段拖至此处”和“请将数据项拖至此处”的提示区域。 这样，一张符合要求的数据透视表就创建好了。,2019年6月4日11时43分,61/101,2编辑数据透视表 增加、删除字段。 操作方法：在透视表中单击“数据透视表向导”按钮，将右边的字段按钮拖到左边布局图的“行”区域可以增加“分类字段”；将右边的字段按钮拖到左边布局图的“数据”区域，可以增加“汇总字段”；将左边布局图的“行”区

38、域中的字段拖出时，可以删除该“分类字段”；将左边布局图的“数据”区域中的字段拖出时，可以删除该“汇总字段”。,4.5.6 数据透视表,2019年6月4日11时43分,62/101,改变统计方式。 在透视表中单击“数据透视表向导”按钮，在向导第三步对话框中单击“版式”按钮。在“版式”对话框中双击“数据”区域中需改变统计方式的字段，在弹出的“数据透视表字段”对话框中重新设置该字段的统计方式。 改变透视表布局。 在透视表中单击“数据透视表向导”按钮，在向导第三步对话框中单击“版式”按钮。在“版式”对话框中改变透视表布局。,4.5.6 数据透视表,2019年6月4日11时43分,63/101,4.6

39、数据图表,4.6.1 创建数据图表 4.6.2 编辑数据图表 4.6.3 设置图表选项 4.6.4 设置图表格式,2019年6月4日11时43分,64/101,4.6.1 创建数据图表,单击 “图表向导”按钮，打开“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框，选择一种图表类型。 单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4步骤之2-图表数据源”对话框，选择图表的“数据区域”。 单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框，设置图表的“标题”、“坐标轴”、 “图例” 等选项。 单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框，设置图表的位置。 最后单击“完成”。,201

40、9年6月4日11时43分,65/101,4.6.2 图表的编辑和格式化,1图表对象说明 单击图表工具栏“图表对象”按钮，打开图表对象列表框，如下图所示。,2019年6月4日11时43分,66/101, 分类轴：水平坐标轴显示的数据。 分类轴标题 绘图区：柱形图所在的灰色背景的矩形区域。 数值轴：垂直坐标轴显示的数据。 数值轴标题 数值轴主要网格线：绘图区内水平刻度线。 图表标题：图表顶端显示的标题。 图表区：整个图表区域。 图例：指示图表中各系列的颜色。 系列：分类轴所对应数据项，其名称显示在图例中。,4.6.2 图表的编辑和格式化,2019年6月4日11时43分,67/101,2图表的复制、

41、移动、删除 图表的复制：可以采用复制粘贴的方法。对于嵌入式图表还可以按住Crtl键用鼠标直接拖动。 图表的移动：可以采用剪切、粘贴的方法。对于嵌入式图表还可以用鼠标直接拖动。 图表的删除：选中图表按Del键直接删除或者删除整个图表工作表。,4.6.2 图表的编辑和格式化,2019年6月4日11时43分,68/101,3、调整图表的位置和大小 选定图表后，图表的四周会出现一边框，框上有8个小黑块（称为控制手柄），此时，将鼠标指针放在任一黑块上，拖动鼠标便能调整图表的大小；若将鼠标指针放在图表中的任一位置，按住左键拖动鼠标便能移动图表。 4、向图表中添加数据 如果要向图表中添加数据，可以先选定要添

42、加数据的图表，再单击【图表】菜单中的【添加数据】命令，在弹出的“添加数据”对话框中输入要添加的数据区域，或直接用鼠标选择数据区域，最后单击“确定”完成添加。,4.6.2 图表的编辑和格式化,2019年6月4日11时43分,69/101,4.6.2 图表的编辑和格式化,5、删除数据系列 当工作表中某项数据被删除时，图表内相应的数据系列也会消失。如果不想删除工作表中的数据，仅想删除图表中的数据系列，可在图表中右击该数据系列(该数据系列的名字会出现在“名称”框中)，然后在弹出的快捷菜单中选择【清除】命令即可。注意，清除图表中的数据系列，不影响工作表中的数据。,2019年6月4日11时43分,70/1

43、01,6更改数据源 更改数据源的方法是： 单击插入的图表，选择“图表”菜单栏中的“数据源”命令，打开 “数据源”对话框。 在对话框中更改图表的数据类型，单击“确定”按钮后，插入图表将根据数据的改变而改变。 7更改图表类型 Excel共提供了14种图表类型，每一种类型下都有两种以上的子图表。另外还提供了20类自定义图表。如果用户对所创建的图表类型不满意，可以更改图表的类型，具体操作方法是：先选定图表，单击【图表】菜单下的【图表类型】命令，在弹出的“图表类型”对话框中选择所需要的图表类型即可。,4.6.2 图表的编辑和格式化,2019年6月4日11时43分,71/101,1、添加图表标题 给图表添

44、加标题的方法是：先选定图表，并单击【图表】菜单下的【图表选项】命令，弹出“图表选项”对话框，再单击“标题”标签，在“图表标题”框中输入图表的标题，在“分类（X）轴”和“分类（Y）轴”框中输入X轴和Y轴的标题，最后单击“确定”按钮。 2、添加数据标志 用户可以为图表中的数据系列、单个数据点或者所有数据点添加数据标志。具体操作方法与添加标题基本相同，不同的只是在“图表选项”对话框中单击“数据标志”标签，并在弹出的对话框中选择“显示数据标志”或“显示值”按钮即可。 其他显示项的设置方法基本与上法相同，都是在“图表选项”对话框中完成。,4.6.3 设置图表选项,2019年6月4日11时43分,72/1

45、01,4.6.4 设置图表格式,Excel中的图表包含图表区、绘图区、背景、图表系列、坐标轴、图例等。对图表的各个部份都可以进行格式设置和编辑。 1、设置图表区格式 图表区格式的设置包括对图表背景、图表标题、坐标轴和图例的文字等格式的设置。具体设置方法是：双击图表区，打开“图表区格式”对话框，然后单击“图案”、“字体”或“属性”标签，分别对图表的背景、标题、坐标轴和图例的文字格式进行设置，最后单击“确定”完成设置。,2019年6月4日11时43分,73/101,2、设置绘图区格式 绘图区的格式设置只限于边框和背景，具体设置方法是：双击绘图区，或右击绘图区，在快捷菜单中选择【绘图区格式】命令，打

46、开“绘图区格式”对话框，在边框栏中可以设置绘图区的边框，在区域栏中，可以设置绘图区的背景。 3、其他图表元素的格式设置 其他图表元素如：坐标轴、图例、数据源、趋势线、网格线等格式的设置，只要将鼠标指针在图表中要设置格式的某个元素上右击，便能弹出与该元素相关的快捷菜单，按要求选择菜单中的命令项即可。,4.6.4 设置图表格式,2019年6月4日11时43分,74/101,4.7 打印工作表,4.7.1 页面设置 4.7.2 插入分页符 4.7.3 打印工作表,2019年6月4日11时43分,75/101,4.7.1 页面设置,页面设置的具体操作步骤如下： 单击【文件】菜单中的【页面设置】命令，在

47、弹出的“页面设置”对话框中来完成，主要设置内容包括： 页面：确定打印方向（横向或者纵向）、缩放比例、纸张大小、打印质量等； 页边距：打印时，工作表与纸张边距之间的距离。 页眉页脚：每页需要重复打印的标题行、标题，每页下方的页码等； 工作表：设置工作表的打印区域、行列标题、打印方式等。 图表：设置图表的大小及图表打印质量等（仅在选定图表时出现）。,2019年6月4日11时43分,76/101,4.7.2 插入分页符,如果要打印一个多页的工作表，Excel会自动插入分页符。若不在自动分页处分页，可以通过插入分页符的方法使工作表在指定位置分页。用户可以插人水平和垂直两种分页符。其具体操作步骤如下：

48、单击拟在某一行上面插入分页符的行号或列标。 选择【插入】菜单中的【分页符】命令，此时会在 该行的上方出现一条水平或垂直的虚线，这便是分页符。,2019年6月4日11时43分,77/101,4.7.3 打印工作表,1、打印预览 如果要查看工作表的打印输出效果，可以切换到打印预览窗口中进行。单击【文件】菜单中的【打印预览】命令，或单击工具栏中的“打印预览”按钮，即可进入打印预览窗口。,2019年6月4日11时43分,78/101,2、打印工作表 当打印格式设置完成后，就可以执行【文件】菜单中的【打印】命令对工作表进行实际的打印。打印工作表的具体操作方法如下： 单击【文件】菜单中的【打印】命令，出现

49、 “打印”对话框。 在“打印机”区中，允许用户从“名称”列表框中选择打印机。 在“打印”区中，可以设置打印的内容：“选定区域”、“选定工作表”或者“整个工作簿”。例如，选择“选定工作表”单选按钮。,4.7.3 打印工作表,2019年6月4日11时43分,79/101,在“范围”中选择“全部”或部份页进行打印。 在“打印份数”中，可以指定打印的份数。 单击“确定”按钮，即可开始打印。 注意： 1、如果输出的表格要有表格线，必须事先在“单元格格式”对话框中为表格设置边框，否则打印时无表格线。 2、执行“打印预览”时，若有部份内容没在“打印预览”窗口中显示，则表明表格的宽度超过打印纸的宽度，此时应调整单元格的列宽，使所有内容均在工作表中的竖虚线之内（竖虚线为打印纸的右边界，超过该虚线的内容将不能在同一张打印纸上打印。,4.7.3 打印工作表,2019年6月4日11