第4章Excel2003电子表格处理基础.ppt

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1、第 4 章 Excel 2003电子表格处理基础,大学计算机基础,4.1 电子表格处理软件的功能 4.2 Excel 2003工作环境 4.3 Excel 2003的基本操作（创建、编辑和格式化工作表） 4.4制作图表 4.5数据管理和分析 4.6打印工作表,本章主要内容,本章重点： 工作表的建立、编辑和格式化， 图表制作，数据管理和分析,4.1 电子表格处理软件的功能,Office家族成员之一电子表格软件,列号,名字框,行号,当前单元格,工作表标签,65536,3255,256,Sheet1!B3,Excel 2003的工作窗口,4.2 Excel 2003工作环境,编辑栏,显示和选定单元格

2、、图表项、绘图对象等,取消操作,确定操作,“编辑公式”状态,Enter,Tab,Esc,或,或,编辑输入区,工作簿与工作表,工作簿是计算和存储数据的文件，其扩展名.xls。 新建的第一个工作薄的默认名：book1.xls。 每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的。,工作簿,工作表,一个工作表最多有65 536行、256列。 行号：165536 列标：AIV 工作表由工作表标签区别，如sheet1、sheet2、Sheet3,工作表中行和列的交叉部分称为单元格，是存放数据的最小单元。 单元格的地址表示形式： 列标+行号 如： A5、 D8 为了区分不同工作表的单

3、元格，需要在地址前加工作表名称，如Sheet1! B3,单元格,4.3.1 创建工作表（输入计算）, 输入数据 直接输入 快速输入数据 自动填充数据 从外部导入数据 计算数据,“记忆式输入” “选择列表输入”,4. 3 Excel 2003的基本操作,直接输入数据包括： 文字。如果要将一个数字作为文字输入，数字前要加单引号“ ” 数值。可采用十进制形式或科学计数形式；如果数字以“+”或数字“0”开头，“+”和“0”会自动省略；分数的输入应先输入“0”和空格 日期和时间。日期输入可用“/”或“”分隔符，如：2006/10/08，2006-10-08；时间输入用冒号“：”分隔，如：21：56：15

4、。两者之间用空格分隔,返回,快速输入数据,“记忆式”输入,“选择列表”输入（仅对文本数据有效）,“选择列表”命令，或者按“Alt+”键,返回,自动填充数据,自动填充数据分三种情况： 复制数据。选中一个单元格，直接拖曳，便会产生相同数据，如果不是相同数据，则需要在拖曳的同时按Ctrl 键 填充序列数据。可通过“编辑/填充/序列”命令，在“序列”对话框中进行序列有关内容的选择 填充用户自定义序列数据,返回,从外部导入数据,选择“数据获取外部数据”命令，可导入其他数据库（如Access、FoxPro、Lotus123等）产生的文件和文本文件。 在数据输入过程中，有可能会输入无效数据，因此通常在输入前

5、选择“数据有效性”命令。,返回,计算数据,（1）公式 Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。 公式必须以等号“=”开始 Excel中的运算符,引用运算符：引用运算符可以将单元格区域合并起来进行计算,四类运算符的优先级从高到低依次为：“引用运算符”、“算术运算符”、“文本运算符”、“关系运算符”，当优先级相同时，自左向右进行计算。,例：有“公司员工工资表.xls”, 使用公式计算每位员工的实发工资。,）,（2）函数 是预先定义好的公式，它由函数名、括号及括号内的参数组成。其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式及其他函数。多个参数之间用“，”分隔。 函数输入有两种方法： 直

6、接输入法和插入函数法（更为常用）,下图为用函数计算示例,相对引用。当公式在复制或填入到新位置时，公式不变，单元格地址随着位置的不同而变化，它是Excel 默认的引用方式，如：B1，A2：C4 绝对引用。指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变。设置时只需在行号和列号前加“$”符号，如$B$1 混合引用。指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用，如$B1或B$1。$B1是列不变，行变化；B$1是列变化，行不变。,（3）公式中单元格的引用,单元格引用方式举例,例：设公式在 F2 单元格， 公式：=D2+E2 其中D2、E2为相对引用 公式：=$D$2+$E$2 其中D2、E2为绝对引用

7、 公式：=$D2+$E2 其中D2、E2为混合引用 注意：该公式复制到其他单元格，各种引用的区别就会显现。,“绝对引用”示例工资评价,4.3.2 编辑工作表,单元格数据的编辑 单元格内容的清除和删除、移动和复制 单元格、行、列的编辑 工作表的编辑 工作表的插入、移动、复制、删除、重命名等,工作表的选定操作如下表：,4.3.3 格式化工作表,单元格格式化 工作表格式化 调整列宽和行高 自动套用格式 使用条件格式,（1）设置单元格格式,选择”格式单元格”命令或“格式”工具栏,（2）设置工作表格式,设置列宽和行高 选择“格式列”、“格式行”菜单 自动套用格式 Excel提供了许多种漂亮专业的表格自动

8、套用格式，可以快速实现工作表格式化。这通过“格式|自动套用格式”命令来实现。 使用条件格式 条件格式可以使数据在满足不同的条件时，显示不同的格式。 “格式|条件格式”,条件格式,对学生成绩表完成进一步的格式化操作：将基本工资大于等于1500的单元格设置成蓝色、加粗、倾斜、浅灰色底纹，基本工资小于500的单元格设置成红色、加双下划线。,4.4 制作图表,创建图表（可通过“插入/图表”命令或单击“常用”工具栏中的 按钮，利用图表向导来创建图表） 编辑图表 调整图表的位置和大小 更改图表的类型 添加和删除数据 修改图表项 添加趋势线 设置三维视图格式,图表组成,图表制作,根据工作表中的姓名、基本工资

9、、奖金、实发工资产生 一个簇状柱形图,4.5 数据管理和分析,数据清单，又称为数据列表。是Excel工作表中单元格构成的矩形区域，即一张二维表。它与工作表的不同之处在于： 数据清单中的每一行称为记录，每一列称为字段，第一行为表头 数据清单中不允许有空行或空列；不能有数据完全相同的两行记录；字段名必须唯一，每一字段的数据类型必须相同；,4.5.1 建立数据清单,在学生成绩表中，如果数据行较多，查看、修改、更新某学生的数据。要找到某数据行就有难度了。但记录单提供了这类操作的方便！,（1）使用记录单修改、删除或增加记录,“删除”将删除工作中与记录单内容相对应的数据行,“上一条”、“下一条”可进行逐行

10、数据查看。,选择“数据”|“记录单”菜单命令，Excel就会显示工作表的记录单！,“新建”可在数据表最后一行的下面添加一行,（2）用数据单进行条件查询 单击记录单中的“条件”就能进行条件查询！,条件！,查看姓王的员工,查找部门为销售部基本工资=1000的员工,4.5.2 数据排序,作用：以便于比较、查找、分类 简单排序（1个关键字） 单击 、 按钮 或 “数据/排序”命令 复杂排序（两个以上） “数据/排序”命令,“排序”对话框,对学生成绩表排序，首先按男女生排列，然后按“总分”降序排列，总分相同时再按“计算机 ”成绩降序排列。,4.5.3 数据筛选,1、概念 数据筛选就是将数据表中所有不满足

11、条件的记录行暂时隐藏起来，只显示那些满足条件的数据行 。 2、Excel的数据筛选方式 自动筛选 (数据|筛选|自动筛选） 高级筛选 （数据|筛选|高级筛选）,自动筛选,筛选在公司员工工资表中筛选出销售部基本工资大于等于1000，奖金大于等于1000的记录。,高级筛选,要在公司员工工资表中筛选销售部基本工资1000或财务部基本工资1000的记录，并将筛选结果在原有区域显示。,分类汇总 是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算。分为： 简单汇总（指对数据清单的某个字段仅统一做一种方式的汇总） 嵌套汇总（指对同一个字段进行多种方式的汇总）,前提

12、：对分类字段排序,4.5.4 分类汇总,在公司员工工资表中，求各部门基本工资、实发工资和奖金的平均值 。,步骤： 1）首先对“部门”排序 2）选择”数据分类汇总“命令,简单汇总,在上例求各部门基本工资、实发工资和奖金的平均值的基础上再统计各部门人数。 步骤： 先按上例的方法求平均值，再在平均值汇总的基础上计数,嵌套汇总,注意：“替换当前分类汇总”复选框不能选中。,4.5.5 数据透视表,如果要对多个字段进行分类汇总，需要需要利用数据透视表。 利用“数据透视表和数据透视图”向导，分3步建立数据透视表： 指定数据源 选定数据区域 决定透视表的放置位置,数据透视表,统计各部门各职务的人数。 步骤：第1、2步默认，第3步布局对话框如图。,创建好数据透视表之后，可以通过“数据透视表”工具栏修改它，主要内容有： 更改数据透视表布局 改变汇总方式,“数据透视表工具栏,“数据透视表字段”对话框,4.6 工作表的打印,Excel 2003工作表的打印根据打印内容有3种情况： 选定区域(最常用） 选定工作表 整个工作簿 通过“文件|打印”命令打开“打印内容”对话框，在“打印内容”栏中进行相应设置来实现。,电子表格的数据输入、计算和编辑 格式化：单元格、条件格式 图表的建立、编辑 数据的排序（简单、复杂）、筛选（自动、高级）、分类汇总（简单，嵌套）、数据透视表,小 结,【本章结束】,