电子表格软件Excel04823.ppt

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1、电子表格软件 Excel 2003,计算机 一计算机的发展一、计算机的发展,三、计算机中数据的表示方法,四、计算机病毒与防治,本 章 重 点,Excel 2003 基本操作 Excel 工作表编辑与格式化 Excel 公式与函数的使用 Excel 图表 Excel 数据清单管理,1 Excel 2003 概述,Office家族成员之 电子报表软件,1.1 Excel 2003 简介,Excel工作表,数据的编辑、修改、保存、使用 计算与分析表格 公式与函数的应用,Excel 图 表,创建各式图表 分析与修饰图表,数 据 管 理,对数据统计、分析和数值预测 添加图形、图像 数据排序和筛选 分类汇

2、总 数据透视表,1.2 Excel 2003的启动,1. 从“开始”菜单启动,单击任务栏上 的“开始”按钮,将鼠标指针移动到“程序”选项，将“程序”子菜单打开,单击Office下的“Excel”选项,2. 文档驱动： 在资源管理器窗口中双击工作薄文件（扩展名.XLS）的图标，启动Excel2003中文版，并将工作薄文件打开。,4. 利用“启动” 在“开始 / 程序 / 启动”中添加Excel2003中文快捷方式，则每次启动WindowsXP时，系统会自动启动Excel2003中文版。,3. 从桌面启动 将鼠标指针指向桌面上的 Excel快捷图标，双击鼠标左键，即可启动（如桌面没有 Excel快

3、捷图标，可以自己创建该图标）。,公式编辑栏,名称框,行号,当前单元格,工作表标签,工作表,1.3 Excel 2003 窗口,工具按钮,此处会显示 单元格地址,列标, 工作簿（Workbook） 工作簿是处理和存储数据的文件，也就是通常意义上的Excel文件(. xls)。每一个工作簿最多可由255张工作表组成，在默认的情况下由 3 张工作表组成。,行号：从上至下按数字编码，依次为1、2、3、 65536，共 65536行 列标：从左至右按字母编码，依次为A、B、 AA、 IV，共 256列,工作表, 工作表（Worksheet） 它是工作簿的一页，它由单元格组成，单元格是由行和列组成的矩形块

4、。用来存储数据信息。,1.4 Excel 2003 的退出,二、从“文件”菜单中， 选择“退出”命令,一、单击Excel标题栏右上 角的“”（关闭）按纽,四、按Alt+F4键,三、双击标题栏左上 角的控制菜单图标,2.1 工作簿的新建和打开,2 Excel 基本操作,1新建工作薄 （1）在启动Excel后，将自动建立一个新的工作簿Book1 （2）单击“文件 / 新建”，通过“新建”对话框来创建 （3）单击“常用工具栏”上“新建”钮，直接新建空白工作簿,2打开工作薄 （1）单击“文件 / 打开”，在“打开”对话框中选择要打开的工作薄文件，再单击“打开”按钮 （2）单击“常用工具栏” 的 “打开

5、”钮，在“打开”对话框中选择要打开的工作薄文件，再单击“打开”按钮,2.2 工作簿的保存和关闭,1保存工作簿 （1）单击“文件 / 保存”命令 （2）单击“常用工具栏”上的“保存”钮 （3）单击“文件 / 另存为”，确定文件名和保存位置（一般不改类型），按“保存”按钮,2关闭工作簿 （1）单击“文件 / 关闭”命令 （2）单击工作薄窗口右上角的“关闭”按钮 （3）双击窗口左上角的“控制菜单”图标 （4）快捷键：Alt + F4 都可以将当前编辑的工作簿关闭并退出Excel,2.3 工作表的操作,（1）选定单个工作表：单击工作表标签 （2）选取多个工作表： 按住“Shift”键,可以选择连续的多

6、个工作表 按住“Ctrl”键,可以选择不连续的多个工作表 （3）选定全部的工作表：右击工作表标签 全部工作表,1、工作表的选取,(1) 双击工作表标签 输入新名 回车 (2) 右击工作表标签 “重命名” 输入新名 回车,2、工作表的更名：,右击标签,(1) 插入工作表： “插入 / 工作表”命令 (2) 右击工作表标签 “插入” “工作表” (3) 删除工作表：选定工作表标签 “编辑 / 删除工作表” (4) 右击工作表标签 删除,3、工作表的插入和删除,4、工作表的移动和复制,1）到同一工作簿：选定工作表拖到目的位置(即改变其位置) 2）到另一个工作簿：选定工作表“编辑 / 移动或复制工作表

7、”选取目标“工作簿名”,1）同一工作簿：选定工作表Ctrl+拖,2）到另一个工作簿：选定工作表“编辑/移动或复制工作表”选取“工作簿名”选“建立副本”项,（2）复制工作表,（1）移动工作表,2.4 数据输入,2.公式：由等号开头的一组数字和运算符及函数组成的数学表达式,步骤1：明确输入数据的单元格 当前活动单元格,步骤2：输入数据和公式（注意观察编辑栏）,确认操作,Enter,Tab,取消操作,Esc,1.数据类型：数字、文本、日期和时间,一、三种类型数据和公式的输入,输入文本 选定单元格 输入文字 回车 输入字符型数字 在数字前加单引号,输入时间日期 输入日期，要按“年-月-日”的格式 输入

8、时间，要按“时分”的格式 Ctrl + ; 输入当前日期 Ctrl + Shift + ; 输入当前时间,输入数字 选定单元格 输入数字 回车,单元格中可以输入：数字、文字、日期、时间、图形、公式,实例：人事管理系统,我们来看看数据有几种类型，应如何录入,l 输入数值时可以用逗号“,”分节 如：“7，357，542” l 输入纯小数值，以“.”开头，数值前自动补“0” l 正号省略，负数前面输入负号 l 数字以（%）结尾，则按百分数处理 输入分数时前面加0和空格。如： “0 1/4” 带分数用整数加分数的形式。如： “3 2/5”,（1) 输入方法：选定单元格输入数值按回车键 （2) 数据宽度

9、：数值超过11位，自动以科学计数法输入。 例：输入“123456789012”系统显示“1.23457E+11 （3) 其他：,1、输入数值,（1） 输入方法：选定单元格 输入文字 按回车键 （2） 注：数字作为字符串输入时，字符串前面加单引号 例：输入电话号码时 ： 02358418888,2. 输入文本,注意: 输入以0开头的数字时，系统会自动截掉首部的0 解决办法: 先输入单引号,再输入数字 或将单元格类型改为文本型,（1）输入方法：选定单元格 输入日期(时间) 按回车键 （2）日期格式：,l 年-月-日（年/月/日） 如：2007-12-15（2007/12/15）,3、输入日期、时间

10、,（3）时间格式：,l 时:分 am(pm) 时间与字母之间加空格 如：10 : 23 am l 时:分:秒 am(pm) 如：1 : 34 : 16 pm l 时:分 如：20 : 15 l 时:分:秒 如：15 : 13 : 24,注：可同时输入日期和时间，日期和时间用空格分隔 Ctrl；可输入当前日期、 CtrlShift；可输入当前时间,（1）同时在多个单元格中输入同一数据 1）选定要输入的单元格或单元格区域 2）输入数据 3）按下Ctrl 键并回车,（2）在多个工作表中同一位置输入同一数据 1)按住Ctrl 键，单击选定多个不连续的工作表 或 按Shift键，选多个连续的工作表 2)

11、在其中一个工作表中选定某个单元格, 输入数据后再回车,4. 一些特殊的输入,1. 填充相同的数值序列 填充柄：实现数据的自动填充 （1）鼠标填充：选定单元格光标至填充柄处成“” 拖到序列末单元格 （2）菜单填充：选定范围“编辑填充” 确定填充方向 （3）快捷方式：选定范围输入数据按住Ctrl，并回车,二、数据的自动输入,（1）鼠标填充：选定单元格 Ctrl拖填充柄，到序列末单元格 （2）菜单填充：选定范围 “编辑填充” “序列” 确定“类型”和“步长值” （3）简单方式：选定两个相邻单元格，直接拖填充柄,2. 填充不同的数值序列,不相同数列,相同数列,不相同数列,相同数列,不相同数列,相同数列

12、,3 工作表格式化,3.1 工作表的编辑,1. 选取单元格及单元格区域,（1）选取单个单元格,1) 单击所需的单元格 2) 在“名字框”中输入单元格名字,（2）选取多个单元格,1) 选取一行：单击行号 2) 选取一列：单击列标 3) 选取整个工作表：单击行号、列标的交叉处 4）选取单元格区域：单击首单元格 Shift单击末单元格 也可用“拖”的方法,5）选定多个不连续的单元格：Ctrl + 单击单元格 6）多个不连续单元格区域：Ctrl + 拖单元格区域,（1）拖动： 1) 左拖: 光标指向单元格边界, 拖到目的地,2. 数据的移动、复制,（2）剪切（复制） 粘贴 1) “编辑/剪切(复制)”

13、 “编辑/粘贴” 2) (常用工具栏)“剪切(复制)”钮 “粘贴”钮 3）(右击) “剪切(复制)” “粘贴” 4）CtrlX(C) CtrlV,2) 右拖： 将光标指向单元格边界，右拖到目的地，选择选项,注: 复制时，如果单元格中有公式，则公式内容不会发生变化，但其中的相对地址会自动调整（即计算对象要变）,删除单元格中的数据，而保留单元格及它的属性 （1）选定单元格或区域，按 Del 键 （2）选定单元格或区域，鼠标右击在快捷菜单中选择“清除内容”命令 （3）选定单元格或区域，单击“编辑 / 清除”命令,3. 数据的清除,删除是将数据连同单元格一并删除 （1）选定单元格或区域，单击“编辑 /

14、 删除”命令，在“删除”对话框中选择一项进行删除。 （2）选定单元格或区域，右击出现快捷菜单，选择“删除”命令,4. 数据的删除,3.2 工作表,1调整行高 方法一：用“格式”菜单命令调整行高 选定调整行高的区域 “格式 / 行”命令 “行高” ,在“行高”对话框中，输入要设定的高度 “确定” （也可用“最适合的行高”，让系统自动调整行高）,方法二：用鼠标调整行高 将鼠标指针移到行号的下方边界，当光标变成带上下箭头的“ ”型时，按住鼠标左键不放，拖动鼠标，调到适宜的高度时，松开鼠标左键。,2调整列宽 方法一：用“格式”菜单命令调整列宽 选定调整列宽的区域 “格式 / 列”命令 “列宽”, 在“

15、列宽”对话框中，输入要设定的宽度 “确定” （也可用“最适合的列宽”，让系统自动调整列宽）,方法二：用鼠标调整行高。 将鼠标指针移到列标的右侧边界，当光标变成带左右箭头的“ ”型时，按住鼠标左键不放，拖动鼠标，调到适宜的宽度时，松开鼠标左键。,3设置工作表的颜色 方法一：使用工具栏 选定要设置颜色的单元格区域 单击工具栏上的“填充颜色”下拉按钮 在“填充颜色”下拉窗口中选择要使用的颜色,方法二：用菜单方式 选定要设置颜色的单元格区域 “格式/ 单元格”命令 选择“图案”选项卡 选择填充颜色和图案,4设置表格框线 （作用：美化和使表格线能被打印出来）,方法一：用菜单方式 选定单元格区域 “格式

16、/ 单元格”命令 “边框”选项卡 选择“预置”、“边框”、“线条”、“颜色” 下的各选项 “确定” 。,方法二：用“格式”工具栏 选定单元格区域 选择“格式”工具栏上的“边框”右边下拉列表 单击下拉边框列项。,3.3 设置字符的格式,1设置字体和字号,方法二：使用格式工具栏中的“字体”钮 选定要设置字体的所有单元格 单击格式工具栏上“字体”、“字号”钮 选择字体、字号,方法一：使用菜单中的“格式”命令,选定要设置字体、字号的单元格 “格式 / 单元格”命令 选择字体 、字号 “确定”,2设置字符的颜色,（1） “格式 / 单元格 / 字体”命令 “颜色”项 （2）（“格式”工具栏）“字体颜色”

17、按钮,3单元格数据的对齐方式,（1）常用对齐 Excel 2003默认将文本左对齐，数字右对齐方式，但可以自行改变数据的对齐方式。 1）选定单元格 “格式 / 单元格”命令 选择“对齐”项 从“水平对齐”和“垂直对齐” 中选择对齐的方式,2）（“格式”工具栏）上的对齐按钮：左对齐、居中对齐、右对齐和合并居中,（2）标题合并及居中对齐,表格的标题一般要居中，可使用“合并和居中”钮进行设置： 选定标题范围 “合并和居中”钮,（也可用“格式/单元格/对齐”中的“合并单元格”，加“居中对齐”）,3.4 设置数字（数据）的格式,不同的应用场合需要使用不同的格式。因此，要设置单元格的数据格式。Excel

18、2003提供的数据格式有：常规、数值、货币、会计专用、百分比、分数、科学记数、文本、特殊以及自定义等。可以利用命令或格式工具栏，将单元格加以格式化。其操作步骤如下： 1设置单元格数据格式,方法一：利用格式工具栏 格式工具栏上有货币样式、百分比样式、千分分隔样式、增加小数位数和减少小数位数等五个按钮,利用“格式 / 单元格 / 数字”中的选项（先选定单元格） (1)常规：不包含任何特定的数字格式 (2)数值：确定小数位数 (3)日期：确定各种日期格式 (4)百分比：自动添加百分号 (5)分数：确定各种分数类型 (6)文本：可输入字符型数字 (7)特殊：可将数字转换为文字 (8)自定义：设置特殊数

19、值格式,方法二：利用菜单命令,自定义数据格式,Excel 提供了许多预设的数据格式，若还需要一些特殊的格式，这就需要自定义数据格式，操作步骤如下： 选定单元格或区域 选择“格式/单元格/数字” 在“分类”列表框中选择“自定义”选项 在“类型”列表框中选择需要的类型 “确定”,3格式刷和样式的使用 与Word一样，在Excel 中同样可以使用格式刷和样式来快速对选定单元格进行格式化。,4自动套用格式 对于一些常见的表格，可以利用“自动套用格式”功能。它是系统已预先定义好的表格格式，这些格式中组合了数字、字体、对齐方式、边界、模式、列宽和行高等属性，只要单击一些按钮，就能完成工作表的格式化，从而大

20、大简化格式化的设置过程。其操作步骤如下：,选定要套用的区域 “格式/自动套用格式” 在 “自动套用格式”框中，选择表格样式 “确定”,5条件格式 Excel 的工作表中可以利用“条件格式”，根据一定的条件来突出显示某些单元格。其操作步骤如下：,选定单元格区域 “格式 / 条件格式” 在 “条件格式”对话框中输入设置的条件和数据显示的格式,（1）公式：由连续的一组数字和运算符组成的序列。该序列必须由等号开头 公式是对数据进行分析与计算的等式，它可对工作表中的数值进行简单的四则混合运算直到复杂的财务计算、统计分析,选定单元格在编辑栏（或单元格）中输入等号和公式回车,（2）输入公式并计算,1、输入公

21、式,SUM( B3 : E3 ),4.1使用公式,在公式中尽量使用函数，可使公式更简捷,1. = D3 + E3 + F3 + G3 - H3 - I3 2. = SUM(D3:G3) - H3 - I3,2公式的复制(Excel的优点之一),为了在其它单元格使用同一公式，可以通过移动或复制公式达到这一目的。当移动公式时，公式中的单元格地址不会改变，但在复制公式时，单元格地址会自动调整。 复制公式的方法是：先选定已有公式的单元格，然后拖填充柄至最后一个单元格。,（1）自动计算 求 和： 选取求和区域 ,在状态栏显示结果 2）其他计算： 右击状态栏，选择计算式，在状态栏显示结果,注：自动计算结果

22、显示在状态栏，自动求和结果显示在单元格中,3、快速运算,（2）自动求和 选取求和区域 （“常用”工具栏”）求和钮 选定放结果单元格求和钮选定要计算的单元格,其它计算：单击求和钮旁的下拉钮，选择计算式,函数是Excel已定义好的具有特定功能的内置公式,=（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10)/9,= Average(B2:B10）,例: 求平均,3.2 使用函数,为了适应各种计算要求, Excel 2003提供了常用函数、财务函数、日期和时间函数、数学和三角函数、统计函数、查找和引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数等10类函数，每一类有若干个不同的函数，一共有几

23、百个之多，基本能够满足各种领域内绝大多数人的使用要求。,Excel的任何函数都有一样的标准结构，即：都是由函数名和参数两部分组成。参数可以是数字、数组、文本、逻辑值或单元格引用，参数也可以是常量、公式或其他函数，将函数作为另一个函数的参数也称为嵌套函数。,在公式里，任何函数都直接跟在“ = ”，或者其它运算符号后面，首先是函数名称，然后是括号，括号中是此函数必需的参数。如果函数对应的参数不只一个时，就必须按照规定的顺序依次排列，并用逗号把它们隔开。,不同类型的函数要求给定不同类型的参数,函数引用：函数名（参数1，参数2 ， ）,代表函数功能,1函数语法,函数区域的表示法： 独立地址：各地址用

24、“ ，” 隔开 例如，=SUM( A1，A8 )，表示A1和A8两单元格的数值和。 连续地址：首、尾地址用 “ ：” 连接 例如，=SUM( A1 : A8 )，冒号表示计算范围从A1到A8的单元格区域 混合地址： 例如，=SUM( A1 : A6，C9 )，计算A1到A6再加C9的和,（2）引用运算符： 冒号“ : ”：连续单元格区域 。如 C2 : E3 逗号“ , ” ：不连续单元格区域 。如 A5 , B10 , F8,（1）公式中引用单元格的方法： l用键盘输入 用鼠标选定,（1）手工输入：选定单元格 输入“ = ” 输入函数及参数 （2）函数向导： 1） “插入/函数” 选择类别

25、选择函数输入参数 确定 2）单击 “插入函数”钮 选择类别 选择函数 输入参数 确定,输入函数一般可以采取手工输入和“函数向导”两种方法,4、部分常用函数 （1）SUM： 求和函数 格式：SUM（参数1, 参数2, ） 功能：求各参数的和 （2）AVERAGE： 求算术平均值函数 格式：AVERAGE（参数1, 参数2, ） 功能：求各参数的算术平均值,（4）MIN：求最小值函数 格式：MIN（参数1, 参数2, ） 功能：求各参数中的最小值,（3）MAX：求最大值函数 格式：MAX（参数1, 参数2, ） 功能：求各参数中的最大值,（5）COUNT： 统计个数函数 格式：COUNT（参数1,

26、 参数2, ） 功能：求各参数中数值型参数和包含数值的单元格个数,实例：,各科总分：=SUM ( C3：C12 ),各科平均分：= AVERAGE ( C3：C12 ),最高分：= MAX ( C3：C12 ),最低分：= MIN ( C3：C12 ),不及格人数：= COUNTIF ( C3:C12, 60 ),（6） ROUND ：四舍五入函数 格式：ROUND（数值，位数） 功能：对数值项进行四舍五入。 （7） INT：取整函数 格式：INT（数值） 功能：取此数值的最大整数，不是四舍五入。 （8）COUNTIF：条件计数函数 格式：COUNTIF（取值范围，条件式） 功能：计算某区域内

27、满足条件的单元格个数 （9） IF ：条件判断函数 格式：IF（条件式，值1，值2） 功能：若满足条件，则结果取值1，否则，取值2,=IF(条件式, 值1,值2),条件式,条件为假 取值2,结果值,条件为真 取值1,判断条件是否满足，满足则返回值1，不满足则返回值2,例： 利用IF函数确定学生等级： （总分大于等于350分为合格，低于350分为不合格） 打开“学生成绩表”，在工作表“成绩表” 中，先选定存放计算结果的单元格K3，在编辑栏中输入公式： =IF(I3=350,“合格”,“不合格”) 公式含义是： 当I3的值（总分）350时，取值“合格”，否则（350）取值“不合格”,=IF(I3=

28、350,“合格”,“不合格”),例：在“学生成绩表”中，按总分的多少，排学生名次,= RANK( J3，J3:J12，0 ),判断J3中的值在区域J3:J12中应排第几名 (降序排列),4.3 单元格引用,引用的作用是标识工作表上单元格或单元格区域，并指明公式所用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同单元格中的数据，或同一工作簿的不同工作表的单元格。,对单元格的引用有三种方法：相对引用、绝对引用和混合引用,（） 相对地址引用：例如：A3、B4、C5 相对引用的特点当公式复制到一个新位置时，公式中的相对地址会随之发生变化。 （） 绝对地址引用：例如：B2的绝对地址为$B$2 绝对引用

29、的特点当公式复制到一个新位置时，公式中的绝对地址不会发生变化。 （） 混合地址引用：例如：B2的混合地址为$B2或B$2 在单元格中既有相对地址引用，也有绝对地址引用 （4）三维地址引用：例如： Sheetn! B2 三维地址引用的特点引用不同工作表中的单元格。,单元格地址在公式中的作用,相对地址： A2 绝对地址: $A$2 混合地址：$A2 A$2,E4=B1+A2+C2,按F4，可在以上三种地址引用之间进行切换,在B3中输入：,在D3中输入：,三维地址引用,例一, SUM (一班!B2: F2 ), SUM (二班!B2: F2 ),例二,5 数据的图表化,数据图表化就是将工作表中数据以

30、各种统计图表的形式显示出来，使得数据信息变得生动形象，做到层次分明、条理清楚、易于理解。当表中数据发生变化时，图表中对应项的数据也会自动变化。 Excel2003的图表有两种：一种是嵌入式图表，它和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候同时打印。另一种是独立式图表，它是一张独立的图表工作表，打印时候将与数据表分开打印。,数据表格,常用图表,1. 柱形图 2. 条形图 3. 折线图 4. 饼形图 5. XY散点图,创建步骤： 选取数据 插入图表 嵌入式图表 独立式图表 编辑图表 修饰图表,5.1 建立图表,（1）菜单法建立: “插入/图表” 进入“图表向导” （2）工具栏按钮: 单击(

31、工具栏)“图表向导”按钮,建立图表（在图表向导中）,选择图表类型 选取数据源 指定图表元素 图表标题 X轴(类型)标题 Y轴(数值)标题 图表标记 数据标签 图例 刻度线,确定图表位置选“作为新工作表插入”，则为独立式图表,例：创建“职工登记表”中“工资表”的各员工“基本工资”、“奖金”、“水电”、“实发工资”的图表,1. 先选定要创建图表的数据区域“姓名”、“基本工资”、“奖金”、“水电”、“实发工资”各列（要包括标题）,2. 单击“插入 / 图表”命令，在“图表类型”中选定图表类型，如“柱形图”，并指定其子图表类型,3. 在“图表选项”对话框中可确定“标题”、“X轴”、“Y轴”的名称,4.

32、 最后选择图表所在位置： 选“作为新工作表插入”钮，在文本框中键入新图表的名称，则创建独立式图表； 选“作为其中的对象插入” 钮，并选择工作表，就创建嵌入到指定工作表中的图表。,如果工资表中数据有修改，图表会自动随之更新；反之，图表有所变化工作表中数据也会自动发生变化,1. 柱形图，用于对各项数据进行比较。如对一年来各种产品每月的销售情况进行分析比较。,各种图表类型使用对象略有不同,2. 折线图，用于表示一段时间内某种数值的变化。如分析各种产品一年来的销量走势。,各种图表类型使用对象略有不同,3. 条形图，用于比较不连续的无关对象的差别情况。如分析各种产品一年来每月总销量百分比情况,各种图表类

33、型使用对象略有不同,4. 三维饼图，体现一个整体中每部份所占的比例。如分析一年中各个月份某产品（如A产品）销量的比例分配关系。,各种图表类型使用对象略有不同,5.2 图表的编辑,要修改和编辑图表，可使用“图表”工具栏,1）“图表对象”下拉列表框：可以从下拉列表框选择想要进行设置的图表对象，这对一些不太容易从图表中直接选择的对象如网格线等非常有用； 2）“格式”按钮 ：可对在“图表对象”中选定的对象进行格式（如边框、底纹、字体等）的设置； 3）“图表类型”按钮：可以直接更换当前图表的类型； 4）“图例”按钮 ：可以快速显示或隐藏图例； 5）“数据表”按钮 ：可以选择是否要在图表上显示数据表格；

34、6）“按行”按钮 和“按列”按钮 ：可以快速设置“系列产生在行”和“系列产生在列”； 7）“顺时针斜排”按钮 和“逆时针斜排”按钮 ：可把分类轴上的文字改成不同方向的斜排样式。,右击绘图区里的空白处，在快捷菜单中，会出现“图表类型”、“源数据”、“图表选项”、“位置”等命令，正是“图表向导”里面的四个步骤。这样图表中的所有内容都可以修改,1、改变图表类型 右击图表 “图表类型” 选“子图表类型”,2改变数据源区域 右击图表 “源数据” 重选数据源区域,3改变图表各选项 右击图表 “图表选项” 在各标签下修改,4改变图表存在的形式（嵌入图表、独立图表）,右击图表 “位置” 设置图表所在位置,5修

35、改图表中的数据 两次单击要修改的数据结点，鼠标指针指向该柱形图的顶端，当变成双箭头时按住左键上下拖动。图形变成新的大小，工作表中的数据也会自动相应改变。 或直接修改工作表中数据,6. 移动嵌入图表并改变其大小 移 动：按住鼠标左键拖动到目标位置 改变大小：先将鼠标移到边框的小黑方块处，当指针变成双箭头时按住左键拖动,7. 修改图例的格式 双击图例 在“图例格式”对话框中进行设置,如对图例中文字的字体、字号、字形、颜色，添加边框、底纹，改变位置等进行设置,5.3 格式化图表,图表格式化主要包括对标题、图例等进行字体、字形、字号、图案、对齐方式进行重新设置，以及对坐标轴的格式重新设置等。 双击图表

36、中的标题、图例、分类轴、网格线或数据系列等部分，打开相应的对话框，在该对话框中进行图表格式设置。,1. 数据清单：具有特殊数据组织形式的工作表，实际上它是工作表中的一个矩形区域。 数据清单具有类似数据库的特点。,矩形区域的每一列叫一个“字段”，每个字段包含相同类型的数据。 第一行为各字段标题，叫“字段名”。字段名不能相同。以后每一行的数据表示一条记录。 所以数据清单是由多条记录组成的。,6 数据清单的管理,6.1 建立数据清单,正确创建数据清单的规则： 同列的数据其类型和格式必须相同 没有合并的单元格，多余的空格、空行或空列 在同一工作表中只建立一个数据清单 数据清单可以是整个工作表，也可以是

37、工作表的一部分。数据清单的处理功能只能在一个数据清单中使用,数据清单,字段,字段名,使用“数据记录单”菜单命令，打开某数据清单的记录单。,利用记录单可以进行下列操作： 添加记录 修改记录 删除记录 查找记录,2. 使用数据清单,数据清单的作用： 用户可以通过“数据清单”对表中的数据进行排序、筛选、分类和汇总等操作，以实现日常所需要的统计工作,单击“条件”按钮，输入相关的查找条件。例如：列出“平时成绩：80” 的学生。最后单击“上一条”或 “下一条” 按钮，可查看到符合给定条件的所有记录,选定范围 “数据排序” 确定排序关键字和顺序,排序：依据某一列或几列字段值，按一定的顺序将工作表的记录重新排

38、列。,最多可设置三个排序约束条件,6.2 数据排序,6.3 数据筛选,1. 自动筛选：“数据 / 筛选 / 自动筛选” 设定条件,筛选：只显示满足筛选条件的记录，以减少查找范围，提高操作速度。,出现下拉箭头钮，表示进入到自动筛选状态,例：查询德澳集团在北京分公司的职工信息,2自定义筛选,“自动筛选”的“自定义”选项提供了对同一字段进行筛选的两个条件，并且这两个条件可以是“与”或“或”的关系。,例：查询总分在430到450的学生成绩,刚才是对同一字段进行筛选的两个条件的“与”关系，现在看看“或”的关系：,例：查询计算机在90分以上和计算机不及格的学生记录,筛选条件还可使用通配符“ ？”或“” 例

39、：在“学生成绩表”中显示姓张的学生记录,3高级筛选,如果筛选的条件比较多，则可用“高级筛选” 来筛选数据。它可设置行与行之间的“或”、“与”关系，也可以对一个特定的列指定三个以上的条件，并还可以指定计算条件。 要先建立一个条件区域，用以确定筛选条件。,（1）创建条件区域，输入筛选条件（注意：要与数据清单用空行隔开，且首行是字段名）,例： 查询软件1班计算机成绩在90分以上及2班英语在85分以上的学生记录,3高级筛选,如果筛选的条件比较多，则可用“高级筛选” 来筛选数据。它可设置行与行之间的“或”、“与”关系，也可以对一个特定的列指定三个以上的条件，并还可以指定计算条件。 要先建立一个条件区域，

40、用以确定筛选条件。,（2） “数据/筛选” “高级筛选”命令,例：查询1班计算机90分以上及2班英语85分以上的学生记录,高级筛选中“条件区域”的设置：,“条件区域”必须与数据清单隔开，且第一行是字段名。其他行用来放置筛选条件。 注意：同一行上的条件认为是“与”条件，而不同行上的条件认为是“或”条件。,例：,英语=80 并且计算机90分,英语=80 或者计算机90分,姓张并且计算机=80分,例：,软一1班英语=85 或者软一3班计算机=90分,6.4 分类汇总,作用：将相同类别的数据，进行数量求和、计数、求平均值、最大值、最小值之类的汇总运算。 分类汇总可将计算结果自动分级显示出来。我们可以建

41、立清晰、明了的总结报告，还可以在报告中只显示第一层次的信息而隐藏其他层次的信息。,注意：必须对表格按进行分类汇总的字段进行排序。 分类汇总的三个基本要素 分类字段：选定要进行分类汇总的列，并按此列对表格进行排序。 汇总方式：利用求和、计数、求平均值等汇总函数，进行对分类字段的计算。 汇 总 项：可选择进行汇总的多个字段。,对分类的字段排序 “数据 / 分类汇总” 指定分类字段（排序字段）、汇总方式（选择计算方式）、选定汇总项（选定计算字段）,例： 计算各班学生高数、英语、计算机的平均分,1. 对进行分类的字段“班级”排序（升、降序均可）,2. 单击“ 数据 / 分类汇总 ”，进入“分类汇总”对

42、话框,3. 分类汇总 1）指定分类字段（一般默认为原定的排序字段） 2）汇总方式（选择计算的方式） 3）选定汇总项（选定参与计算的字段）,分级显示数据,分级显示可以具有至多八个级别的细节数据，其中每个内部级别为前面的外部级别提供细节数据。你可以单击分级显示符号来显示、隐藏细节行。,分级显示符号,单击分级显示符号可以显示或隐藏细节行,例2：查看德澳集团每分公司、每一部门中的最高工资,1）首先对 “分公司”列和“部门”列排序。 2）使用“数据分类汇总”命令。 3）在“分类字段”框中，选择 “分公司”为数据列、“汇总方式” 选择“最大值”、“选定汇总项” 选定“基本工资”。,例2：查看德澳集团每分公

43、司、每一部门中的最高工资,4）显示出对“分公司”的自动分类汇总后，再对“部门”执行“数据分类汇总”命令（“分类字段” 选“部门” 、“汇总方式”选“最大值”、“选定汇总项”选“基本工资”）。 清除“替换当前分类汇总”复选框，接着单击“确定”按钮。 这叫“嵌套分类汇总”，它的前提是数据要按两个以上的关键字排序分类。,数据透视表可以将排序、筛选和分类汇总这三个过程结合起来，将数据进行快速汇总和建立交互式表格。,操作如下： “数据 / 数据透视表和数据透视图” 利用向导,6.5 数据透视表和数据透视图报表,数据透视表是快速汇总大量数据的交互式数据分析报表，也称为三维表。它由行、列、数据和页四个区域组

44、成。 “ 行 ”区：放置按行显示的字段 “ 列 ”区：放置按列显示的字段 “数据”区：放置数据透视表中的各个数据 “ 页 ”区：放置按页显示的数据，即分页显示不同的三维表,例： 查询德澳集团各分公司各部门职工基本工资的平均值 （以“分公司”为行，以“部门”为列，以“工资平均值”为数据项）,1） “数据 / 数据透视表和数据透视图” 进入向导,2）选择生成数据透视表还是数据透视图（一般取默认值：取“数据透视表”）,例：查询德澳集团各分公司各部门职工基本工资的平均值 （以“分公司”为行，以“部门”为列，以“工资平均值”为数据项）,3）确定数据源区域（系统会自动选取，故一般取默认值） 注意：选定数据

45、区域时必须带有表头信息,例：查询德澳集团各分公司各部门职工基本工资的平均值 （以“分公司”为行，以“部门”为列，以“工资平均值”为数据项）,例：查询德澳集团各分公司各部门职工基本工资的平均值 （以“分公司”为行，以“部门”为列，以“工资平均值”为数据项）,4）单击“布局”钮，将所要字段拖到数据透视表中适当位置,“分公司”拖到“行”区 “部门”拖到“列”区 “基本工资”拖到“数据”区,我们要的是平均值，但显示的是求和，于是要双击数据区域内的“基本工资”项，再选择“平均值”,例：查询德澳集团各分公司各部门职工基本工资的平均值 （以“分公司”为行，以“部门”为列，以“工资平均值”为数据项）,5）选择

46、“新建工作表”项，则在新工作表中建立数据透视表,单击“分公司”的下拉钮，可显示指定分公司的情况（同样可显示指定部门的情况）,例：查询德澳集团各分公司各部门男、女职工的平均工资 （以“分公司”为行，以“部门”为列，以“工资平均值”为数据项，并可按男、女分别显示）,操作与前面相同，只是在单击“布局”钮后，将性别字段拖到“页”区,单击“性别”的下拉钮，可指定显示男或女职工的情况，即按性别分页显示,7 页面设置和打印,7.1 页面设置,单击“文件 / 页面设置”命令，在“页面设置”对话框中可进行“页面”、“页边距”、“页眉和页脚”、“工作表”等的设置,“页面”、“页边距”选项卡 “页面”选项卡可以设置

47、纸张方向、缩放比例、纸张大小、打印质量、起始页码；“页边距”选项卡可设置页面四个边界的距离、页眉和页脚的上下边距等，设置方法同Word2003类似.,“页眉/页脚”选项卡 单击 “页眉/页脚”选项卡，或者选择“视图 / 页眉和页脚”命令，都会出现“页眉/页脚”对话框。 如果设置页眉和页脚，可单击对话框中的“页眉”和“页脚”的下拉列表，选择内置的页眉和页脚格式,单击“自定义页眉”钮。在“页眉”对话框的“左”、“中”、“右”框中可输入页眉的内容，并可设置其格式。 同样可对页脚进行类似操作。,3工作表选项卡 （1）打印区域：若不设置，则当前整个工作表为打印区域；若 在“打印区域”框中输入范围（或单击

48、右侧的按钮，在工作表中拖动选定打印区域），则可指定打印的范围。 （2）打印标题：如果要使每一页上都重复打印行标题，则单击 “顶端标题行”编辑框，然后输入标题的行号（或用鼠标拖动选定）；如果要使每一页上都重复打印列标题，则单击“左端标题列”编辑框，然后输入标题所在的列标（或用鼠标拖动选定） 。 （3）全页都打印行号和列标：选中“行号列标”复选框 。 （4）打印网格线：选中“网格线”复选框。,7.2 设置分页符,1人工分页 选择工作表中一单元格，使其作为新页的左上角的单元格，单击“插入 / 分页符”命令，则可把整个工作表分成四个部分。若只想分成上、下或左、右两页，则只要选择行号或列标即可。 2调整分页 当插入分页符后，表格中会有虚线显示出来。我们还可通过“视图 / 分页预览”命令来查看分页情况，在查看时可以拖动分页符来调整分页。 3删除分页符 选定要删除的分页符右边或下边的任一单元格，单击“插入 / 删除分页符”命令，就可删除相应的分页符。,7.3 打印预览和打