总账业务终结版.ppt

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1、会计 电算化 教程,主讲：赵序海 FTP:/192.168.25.252：214 (jgy14001218),课程结构 Contents,4 总账系统,总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、对账以及结账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。,4.本章知识体系,5. UFO报表,4.1 总账初始化,4.1.1 录入期初余额 录入期初余额并试算平衡是总账日常业务的开始。如果把录入期初余额看成一个标志，那么 基础设置1总账业务 录入期初余额 操作步骤： 企业门户财务会计总账设置期初余额在“期初余额”列表下输入主体账、辅助账期初余额试算 辅助账期初余

2、额录入：双击科目点击增加选择辅助核算档案 实验任务： 按照实验资料录入期初余额并试算平衡 资产=权益 3，415，37000 = 3，415，37000,4.1 总账初始化,要点提示： 1.新建帐套（新用户）才需要人工输入基础档案、期初数据，如果是新一年度的账，那么我们只需要通过进入系统管理“结转上年数据来实现”。这个操作我们将会在本年度结账后再演示。 （以帐套主管注册新年帐套年度帐结转上年数据结转总账数据导出结转科目结转成功） 2录入设有辅助核算的科目时需要双击进入对应的基础档案然后录入期余额；录入数量金额式科目时，必须输入数量和总金额。 3.通过试算不平衡的差额来找出录入金额的错、漏 4.

3、记账后期初余额将不能被修改 难点答疑： 如果在增加辅助账期初余额时发现多增加了一行空数据，应该按什么键退出？ ESC键,4.1.2 选项 凭证、账簿选项是对凭证登记、账簿打印进行控制。比如说要在录入凭证时是否必须登记支票登记簿、输入现金流量表项目，出纳凭证是否需要出纳签字等等。 操作步骤： 企业门户业务总账选项凭证/账簿分页栏在控制项目 上编辑确定 实验任务： 除了系统默认的选项之外，本实验资料还需要设置 支票控制：目的是为了保证输入支票时必须使用支票登记簿； 可以使用应收受控科目：目的是在不启用应收系统前提下照常输入科目金额。 可以使用应付受控科目：原理同上。 出纳凭证必须由出纳签字：收款、

4、付款凭证出纳必须签字。 现金流量科目必录现金流量项目：当录入现金流量科目（1001，1002，1009）时，只有录入正确的现金流量金额，凭证 才能保存。 难点答疑： 如果不允许修改、作废他人填制的凭证，应该如何设置？,4.1 总账初始化,4.2 凭证处理,4.2.1 增加修改凭证 操作步骤： 1.增加凭证 总账凭证填制凭证点击增加录入凭证类型、日期（日期必须序时，大于系统日期） 输入摘要、科目代码、金额、附件张数保存成功 2.修改未审核的凭证 填制凭证直接更改错误数据保存 备注：如果凭证选项可以设定为不允许修改、作废他人填制的凭证，则必须由制单人本人登录。 实验任务： 1. 翻到第21张PPT

5、,从经济业务1-13笔业务手工录入. 2. 做业务时应思考以下 “三部曲”: (1) 一笔经济业务需要哪些原始附件? (2) 这些原始附件需要具备哪些合法要件才能录入凭证? (3) 录入凭证时的会计处理是什么?,4.2 凭证处理,要点提示： 1.增加凭证时的快捷键： 回车 复制上行摘要 空格 切换借贷方金额 负号- 红蓝字切换 F9 计算器功能 Ctrl+L 显示/隐藏数据位线 Esc 删除空行 另外，还要注意以下几点： .摘要不能为空。可事先建立摘要库。 采用序时控制时凭证日期应大于或等于上笔业务日期。 录入完辅助项后，辅助项信息将会在凭证下方显示 外部系统传来的凭证不能不能在总账系统中进行

6、修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。,4.2 凭证处理,4.2 凭证处理,难点答疑： 1.如果想查询或者漏输了辅助项，应该如何操作？ 填制凭证点击凭证中已录科目鼠标滑动至凭证下方辅助项 出现圆珠笔图样双击修改 2.漏输入了现金流量表项目，应如何操作？ 进入填制凭证界面制单现金流量增加 3.审核前的记账凭证可以通过“制作凭证”直接修改，那如果审核后甚至记账后的凭证发生错误应如何修改？ 未经审核的错误凭证可通过制单功能直接修改 已出纳签字的凭证应先取消出纳签字后，再通过制单功能进行修改 已审核的凭证应先取消审核后，再通过制单功能进行修改 已记账凭证发现有错，不能直接修改，可采用红字凭证冲销法或

7、补充登记法进行更正，或者通过反记账功能来实现（不推荐使用）（未来章节讲） 步骤可归纳为：取消记账取消审核取消出纳签字制单直接修改,4.2 凭证处理,4.2.2 删除、冲销凭证 1.若遇到非法的凭证需要作废时，则可以使用作废/恢复功能，将这些凭证作废。 2.若需要红字冲销某张已记账凭证，可以通过制单菜单下的冲销凭证功能来实现。 操作步骤： 1.删除未审核凭证凭证 凭证制单作废/恢复凭证整理选择凭证期间是否整理凭证断号点击是 注意：作废凭证不经凭证整理也可以入帐，整理凭证只是让作废凭证永远在数据库中消失。 2.冲销已记账凭证 凭证制单冲销凭证确定选择凭证期间、类别、已记账凭证号确认保存生成的红字凭

8、证凭证保存成功 实验任务： 作废1#凭证，并进行凭证整理,4.2 凭证处理,4.2.3出纳签字 为加强企业现金收入与支出的管理，出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金或银行科目的凭证进行检查核对。 操作步骤： 拥有出纳权限操作员登录企业门户总账凭证出纳签字确定弹出凭证出纳签字或成批签字签字后凭证下方显示出纳签字人 实验任务： 对本实验资料已录入的收、付凭证进行出纳签字 要点提示： 1.涉及指定科目的凭证才需出纳签字 2.凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字职能由出纳自己进行 难点答疑： 1.在电算化中，已经出纳签字的凭证如何进行更正？ A 作废后

9、重新填制凭证 B 取消出纳签字后再通过制单功能修改 2.在现实企业中，一定要设置出纳签字功能吗？,4.2 凭证处理,4.2.4审核凭证 审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核，只有审核权的人才能使用本功能。 操作步骤： 财务主管身份登录企业门户总账审核凭证确定弹出凭证对照式审核或成批审核凭证下方显示审核人 实验任务： 对本实验资料已制单的5张凭证凭证进行对照式或成批审核 要点提示： 1.制单和审核不能为同一人 2.凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有取消

10、审核后才可以修改或删除，取消审核职能由审核人员自己进行 3.作废的凭证不能被审核 4.未审核的凭证不能入账，本月也不能结账,难点答疑： 1、严格来说，下列说法正确的是： A.制单和记账不能为同一人 B 制单和审核不能为同一人 C审核和记账不能为同一人 D.出纳和制单不能 为同一人 2、如何生成科目汇总表？ 总帐凭证科目汇总,4.2 凭证处理,4.2.5 记账与反记账 记账：记账凭证经审核后，即可用来登记总账和明细账。记账是由有记账权限的操作员发出操作指 令，由计算机按照预先设定的程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记账簿等操作。 相较于手工账，电算化节省了大量的人工，极大地提高了记账的效率和准

11、确性 操作步骤： 业务总账凭证记账选择记账范围点击“下一步” “记账完毕” 实验任务： 对本实验资料已审核的凭证进行记账 要点提示： 1.第一次记账时，若期初余额不平衡，不能记账 2.未审核凭证不能记账 3.上月未记账，本月不能记账 4.记账完后不能整理凭证断号 5.记账后的凭证不能在“填制凭证”界面查询，只能在“查询凭证”界面查询 难点答疑： 1.上月未结帐，本月可以记账吗 不可以。 2.本月所有凭证全部审核完（即所有业务都处理完）才能够记账吗 不是。只要凭证通过审核，就可以记账,4.2 凭证处理,4.2.5 记账与反记账 反记账（取消记账）：如果由于某种原因,事后发现本月已记账的凭证有错误

12、且必须在本月进行修改,利用“恢复记账前状态“功能,将本月已记账的凭证恢复到未记账状态,进行修改,审核后再进行记账. 操作步骤： 第一步：业务总账期末对账按“CTRL+H”键，激活恢复记账状态 第二步：凭证“恢复记账状态” 单击“最后一次记账前状态”或“12月月初状态” 实验任务： 取消上一次记账，并恢复记账前状态。 要点提示： 1.已结帐的月份的数据不能取消记账 2.怎样记忆“CTRL+H”，CTRL是我们通常用的组合键，H表示恢复记账前状态HUIFU的拼音首字母。 难点答疑： 1.知识点回顾：错误凭证已经记账，按照会计制度不能反记账，讲如何进行凭证处理？ 冲销凭证或补充登记。 2.已经结帐月

13、份的数据如果想取消记账，应该怎样做？ 先取消结帐，再恢复记账前状态,经济业务1：预借差旅费,原始凭证附件1,经济业务1：预借差旅费,付1 现金流量：其他经营活动产生的现金流出 1200,附 件 1,经济业务2 以支票付款方式购买原材料，材料在途中。,附 件 2,经济业务2 以支票付款方式购买原材料，材料在途中。,附 件 3,经济业务2 以支票付款方式购买原材料，材料在途中。,经济业务2 以支票付款方式购买原材料，材料在途中。,付款2号凭证：,经济业务2 以支票付款方式购买原材料，材料在途中。,付款2号凭证 分录： 借：物资采购-甲材料 100000（100元*1000千克） 借：应交税费-应交

14、增值税（进项税） 17000 贷： 银行存款 117000 银行结算方式：支票（票据号） 现金流量：购买商品、接受劳务支付的现金 117000.00,经济业务3 销售商品，已收到货款。,收字1号凭证,附件1,经济业务3 销售商品，已收到货款。,收字1号凭证,附件2,经济业务3 销售商品，已收到货款。,收字1号凭证 现金流量：销售商品、提供劳务收到的现金：210600.00,经济业务4 缴纳上月增值税及附加。,付字3号凭证,附件1,经济业务4 缴纳上月增值税及附加。,付字3号凭证,附件2,经济业务4 缴纳上月增值税及附加。,付字3号凭证 银行结算方式：其他。 现金流量：支付的各项税费 20790

15、0.00,经济业务5 支付前欠货款。,付字4号凭证（附件1）,经济业务5 支付前欠货款。,付字4号凭证（附件2）,经济业务5 支付前欠货款。,付字4号 银行结算方式：支票（单据号码：0031） 现金流量：购买商品、接受劳务支付的现金：43000,经济业务6 报销差旅费。,转字1号凭证,附件1,经济业务6 报销差旅费。,转字1号凭证,附件2,经济业务6 报销差旅费。,转字1号凭证,附件3,经济业务6 报销差旅费。,转字1号凭证,附件4,经济业务6 报销差旅费。,转字1号凭证： 摘要：报销差旅费 借：管理费用-差旅费 1460 贷：其他应收款-差旅费-陈国正 1460,经济业务6 报销差旅费。,收

16、字2号凭证,附件5,经济业务6 报销差旅费。,收字2号凭证： 摘要：报销差旅费，退回现金 借：现金 40 贷：其他应收款-差旅费-陈国正 40 现金流量：其他经营活动产生在现金流入 40,经济业务7 材料入库。,转字2号凭证,附件 1,经济业务7 材料入库。,转字2号凭证 注意输入数量金额式 100元*1000千克=100 000元,经济业务8 领用原材料。,转字3号凭证,附件1,经济业务8 领用原材料。,转字3号凭证,附件2,经济业务8 领用原材料。,转字3号凭证,附件3,经济业务8 领用原材料。,转字3号凭证,附件4,经济业务8 领用原材料。,转字3号凭证,附件5,经济业务8 领用原材料。

17、,转字3号凭证 分录: 借:生产成本-基本生产成本-A产品-直接材料 234 000 生产成本-基本生产成本-B产品-直接材料 172 000 制造费用-办公费 24 000 管理费用-办公费 12 000 贷:原材料-甲材料 250 000(100元*2500千克) -乙材料 192 000(60元*3200千克) 附注:注意甲、乙材料要输入数量金额式。,经济业务9 计提工资,转字4号凭证,附件1,经济业务9 计提工资,转字4号凭证 分录： 借:生产成本-基本生产成本-A产品-直接人工 52 600 生产成本-基本生产成本-B产品-直接人工 39 400 制造费用-工资 11 360 管理费

18、用-工资 9 200 贷：应付职工薪酬-工资 112 560,经济业务10 支付水费,附件1,3750.00,3750.00,3750.00,经济业务10 支付水费,附件2,3750.00,经济业务10 支付水费,附件3,3750.00,3450.00,经济业务10 支付水费,付字5号凭证： 分录： 借：管理费用-水电费 300.00 借：制造费用-水电费 3450.00 贷：银行存款-工行人民币 3750.00 银行结算方式：支票；票号0035 现金流量：购买商品、接受劳务支付的现金 3750.00,经济业务11 计提折旧,转字5号凭证,经济业务11 计提折旧,转5,经济业务12 结算制造费

19、用,4.80,25925.00,20885.00,46810.00,经济业务12 结算制造费用,转字6号凭证： 按照分摊率为5.2元/工时分摊 借：生产成本-基本生产成本-A产品-制造费用 25925 生产成本-基本生产成本-B产品-制造费用 20885 贷：制造费用-办公费 24000 -人工 11360 -水电费 3450 -折旧 8000 操作任务： （1）生成常用凭证 （凭证 - 常用凭证） （2）做完此笔分录后，查找制造费用看是否为0。不是的话，检查错误。,经济业务13 产品完工入库,附件1,20925.00,52 600.00,39 400.00,234 000.00,172 00

20、0.00,2340,143.33,32.83,52.6,20.93,20885,17.40,307525.00,307.5,232285.00,193.57,经济业务13 产品完工入库,附件2,307525.00,232285.00,539810.00,193.571,307.525,经济业务13 产品完工入库,转字7号凭证 分录1： 借：库存商品-A产品 307525.00 （307.525元 *1000台） 贷：生产成本-基本生产成本-A产品-直接人工234000 -直接材料52600 -制造费用20925,经济业务13 产品完工入库,转字8号凭证 分录2： 借：库存商品 -B产品 232

21、285.00 （193.57083元*1200台） 贷：生产成本-基本生产成本-B产品-直接人工172 000.00 -直接材料39 400.00 -制造费用20885.00,自定义期末转帐生成,1.在做转帐生成之前,首先将未完成结帐的月份结帐. 结帐操作步骤: 操作步骤:期末结帐勾选“未结账”月份 结帐成功 2.将之前制单的凭证审核、出纳签字 3、将审核、出纳签字后的业务凭证记帐: 操作步骤:凭证记帐下一步下一步记帐确定 4.转帐生成: 操作步骤：期末转帐生成选择自定义转帐是否结转“Y” 生成凭证（有两笔凭证）保存更换具有审核权限的操作员将所生成凭证审核将所生成凭证记账,经济业务14 结转销

22、售成本（参考经济业务3）,转字9号凭证：附件1 出库采用加权平均法核算,200,200,62811.90,40483.46,106000.00,314.0595,202.41731,经济业务14 结转销售成本（参考经济业务3）,转字9号凭证：附件1 出库采用加权平均法核算 分录： 借：主营业务成本-A产品 62811.90 -B产品 40483.46 贷： 库存商品-A产品 62811.90 -B产品 40483.46 思考：1.若采用先进先出法核算销售成本，应如何做分录？ 2.根据1，怎样做期末自动结转计算加权平均成本。 建议：在做完14笔业务之后，在审核、出纳签字之前先做好备份，以免再以后

23、发现凭证输错后，再取消审核、取消出纳签字。,经济业务14 结转销售成本（参考经济业务3）,2.销售成本自动结转方法 销售成本结转就是按照一定的成本结转方法(如加权平均法)做如下分录: 借:主营业务成本 贷:库存商品 操作步骤： 第一步: 将113笔业务 全部审核记帐. 第二步: 期末转账定义销售成本结转输入凭证类别(转帐凭证)选择库存商品科目、销售收入科目、销售成本科目选择按照商品销售贷方数量结转确定期末转帐生成保存生成凭证 实验任务：对经济业务第14笔业务进行销售成本结转:,62811.90,40483.46,202.41731,314.0595,200,200,销售成本结转设置,转帐生成（

24、1）,转帐生成（2）,经济业务15 计提税金及附加（勿手工输入）,附件1,13600.00,13600.00,918.00,2142.00,3060.00,经济业务15 计提税金及附加（勿手工输入）,转字10号凭证（参考经济业务3） 分录： 借：主营业务税金及附加 1360 贷：应交税费-应交教育费附加 408 （30600-17000)*3%=408） -应交城建税 952 （30600-17000)*7%=952）,经济业务15 计提税金及附加（勿手工输入）,操作步骤：期末转账定义自定义结转增加输入转账序号：0001,、转账说明：为计提税金及附加、凭证类别：转帐凭证确定增行转帐分录信息（见

25、下张PPT）保存,自定义设置1,定义转帐分录信息： 摘要 科目编码 方向 金额公式 公式注释 计提增值税随征 5402 借 JG（） 取对方科目金额结果 计提城建税 217108 贷 JE(217101,月)*0.07 计提教育费附加 217113 贷 JE(217101,月)*0.03 公式注释： QM表示期末余额；FS表示本期发生额 JE(217101,月)表示取应交税费-应交增值税 当月净发生额,经济业务16 转出未交增值税(勿手工输入）,转字11号凭证（此业务运用期末自动结转） 当月未交增值税，将其转出 借：应交税费-应交增值税（转出未交增值税） 30600-17000=13600 贷

26、：应交税金-未交增值税 13600.00 思考：若是当月缴纳了增值税，应如何做分录？ 提示：借：应交税费-应交增值税（已交税金） 贷：？,期末自动结转之1自定义转帐凭证（2）,增加第二笔自定义转帐. 将当月未交的增值税从“应交税费-应交增值税（转出未交增值税）”中转出到”应交税费-未交增值税”科目中,转帐生成凭证1计提税金及附加,凭证生成凭证2转出未交增值税,经济业务17 结转损益(勿手工输入）,转字12号凭证（此业务运用期末自动结转） 步骤： 借：主营业务收入 180 000 贷：主营业务成本 103 295.36 主营税金及附加 1 360 管理费用 25 832 本年利润 49512.6

27、4,期末自定义转帐2损益结转,3.“税前利润”损益结转 在做税前利润损益结转之前必须作完: 完成实验资料1至16笔业务审核并且全部记账. 损益结转是在月末把收入类科目和支出类科目(除所得税外）结转到“本年利润”中去，以计算出税前利润。 步骤:期末转帐定义期间损益凭证类别选择“转帐凭证”，本年利润科目选择“3131” 确定,损益结转凭证生成,1.将之前制单的凭证审核、出纳签字 2、将审核、出纳签字后的业务凭证记帐: 操作步骤:凭证记帐下一步下一步记帐确定 3.转帐生成: 操作步骤：期末转帐生成选择损益结转是否结转“Y” 生成凭证（有两笔凭证）保存更换具有审核权限的操作员将所生成凭证审核将所生成凭

28、证记账,损益结转凭证1/3生成,损益结转凭证2/3生成,损益结转凭证3/3生成,经济业务18 计提所得税(手工输入）,转字13号凭证 步骤： 借：所得税费用 12378.16 贷：应交税费-应交所得税12378.16,计提所得税费用凭证示例,经济业务19 结转所得税(手工输入）,转字14号凭证 步骤： 借：本年利润 12378.16 贷：所得税费用 12378.16,4.3 出纳管理,出纳管理包括四个方面的内容： 4.3.1 查询日记 4.3.2 资金日报 4.3.3 支票登记簿 4.3.4 银行对账单 实验任务： 根据银行对帐单，编制银行余额调节表,4.4 账簿管理,4.4.1账簿设置 4.

29、4.2往来管理 4.4.3部门管理 4.4.4项目管理 实验任务： 1.将生产成本、管理费用设置成为多栏式明细账 2.查询【客户-海城市机电商场】欠款、开发票情况 3.查询收到【供应商-海城市电子器材厂】抵扣联情况 4.查询本期【杨玲华】所经办往来业务。 5.生成年度现金流量表,4.5. 期末处理,4.3.1 对账与结帐 在会计期末，除了对收入、费用类帐户余额进行结转外，还要进行对账、结帐，并在结帐之前进行试算平衡。 对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。 试算平衡就是将系统中设置的所有科目的期末余额按会计

30、平衡公式“借方余额=贷方余额”来进行平衡检验，并输出科目余额表以及是否平衡信息。 每月月底都要进行结帐。结帐是计算和结转个账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的帐务处理工作。 在电算化下，对账和结帐由计算机自动完成，比手工账方便很多。,4.3 期末处理,4.3 对账与结帐 操作步骤： 总账期末结帐（按照向导操作：1.开始结帐 2.核对账簿 3.生成月度工作报表 4.完成结帐） 实验任务： 对实验资料中12月份经济业务进行对账、结帐 要点提示： 1.已结帐月份不能再填制凭证 2.还有未记账的凭证不能结帐 3.年底结帐前先做好数据备份再结帐 难点答疑：如何反结帐？ 结帐后，如果出现非法操作或计算

31、机病毒等原因造成数据破坏的情况，可使用反结账功能，取消结帐。 操作步骤为：总账期末结帐向导指向“1.开始结帐”时选择要反结帐的月份，按CTRL+SHIFT+F6键即可取消结帐。,课后练习,不定项选择 :,1. 2. 3. 4.,1在进行处理凭证日常业务时，我们应遵循的方法为： A. 采用序时控制时凭证日期应 大于或等于上笔业务日期。 B. 不同行的摘要可以相同或 不同，但不能为空。可事先 建立摘要库。 C. 金额不能为0，红字以“”号 表示 D. 不能查询别人填制的凭证 答案：ABC,2. 在修改凭证时，以下说法正确的是： A . 未经审核的错误凭证 可通过制单功能直接修改 B . 已出纳签字

32、的凭证应先 取消出纳签字后，再通过 制单功能进行修改 C . 已审核的凭证应先取消 审核后，再通过查询功 能进行修改 D . 已记账凭证发现有错， 不能直接修改 答案：ABD,3以下对于删除凭证处理正确的是 A. 删除凭证可以留有痕迹 B. 删除凭证可以不留痕迹 C. 作废凭证仍保留凭证内 容及编号，只显示作废 字样，该凭证不能修改， 不能审核 D. 作废凭证不想保留时， 则可以通过凭证删除/整理功能，将其彻底删除. 答案:ABCD,4. 在记帐之前的需要完成的工作是： A. 若期初余额试算不平衡 ，不能记账 B. 上月未结账，本月不能 记账 C. 未审核凭证不能记账 D. 作废凭证一定要审核 才可直接记账 答案:ABC,4.5期末处理,FTP:/192.168.25.252：214 (jgy14001218),Thank You !,