时间管理高绩效经理人的行为特点广州华夏智诚.ppt

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1、时间管理 高绩效经理人的行为特点,广州华夏智诚 精品内训 廖大相 2013年11月,课程目的,认识时间管理的重要性 识别导致时间浪费的因素 掌握时间管理的原则与应用技巧,课程大纲,时间与时间管理 浪费时间的五大因素 时间管理的原则与应用,一、时间与时间管理,时间是物质运动的顺序性和持续性 其特点是一维性，是一种特殊的资源 毫无弹性 无法取代 无法蓄积 不能再生,什么是时间？,什么是时间管理？,时间管理 不是指以时间为对象而进行的管理； 它是指面对时间而进行的“个人的自我管理”。如工作任务，工作习惯和生活习惯、生活方式等,时间管理的重要性,人类的发展史就是一部与时间斗争的历史 因为生命（时间）是

2、有限的，而人的欲望是无限的。 组织的发展也是在不断地和时间进行较量才取得管理的进步（码农一大傻，建好IT就下岗）,1、主动性 2、网络化 3、自我管理（时间管理） 4、洞察力 5、下属关系 6、领导关系 7、团队工作 8、组织知识 9、表述能力,美国管理学家RobertEKelley和他的同事通过在贝尔实验室和3M公司近十年的研究终于发现了一个重大的、令人吃惊的结论。一个优秀的工作者，你无需高IQ、非常强的自信或者圆滑的社交技巧，事实上，你只需改进你的九项工作策略。他们研究发现你只要把这九条策略贯彻到你的日常生活中去，你就能极大提高工作能力 。这九条策略按重要性的次序排列如下：,二、浪费时间的

3、最大因素,我们的时间到哪里去了？,二十二岁大学毕业后到七十岁（工作48年） 工作 16年 睡觉 15年 看电视 7年 其他休闲 4年 吃东西 4年 坐车 2年 人口统计学资料 来源 杰夫 戴维森个人时间管理,拯救时间的简单公式,0.5小时/24小时=1小时/48小时 =1年/48年 零碎时间利用好 可办事情真不少,浪费时间的五大因素,1、工作缺乏计划 2、组织工作不当 3、时间控制不够 4、整理整顿不足 5、进取意识不强,浪费时间的五大因素,1、工作缺乏计划 查尔斯史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，

4、我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。 数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟

5、美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。,浪费时间的五大因素,1、工作缺乏计划 尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条： 1、因过分强调“知难行易”而认为没必要在行动之前多做思考； 2、不做计划也能获得实效； 3、不了解做计划的好处； 4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心； 5、不知如何做计划。 我们作为一个高新科技企业的员工，要步上职业化的道路，成为一个强调实效性的职业人士，不应该把以上原因当做工作中的借口,浪费时间

6、的五大因素,2、组织工作不当 组织工作不当的主要体现在以下几个方面： * 职责权限不清，工作内容重复 *“事必躬亲，亲力而为” *沟通不良 *工作时断时续 首先，学会如何接受请托; 其次，学会利用资源。,浪费时间的五大因素,3、时间控制不够 1、习惯拖延时间。 2、不擅处理不速之客的打扰。 3、不擅处理无端电话的打扰。 4、泛滥的“会议病”困扰。,浪费时间的五大因素,4、整理整顿不足,办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌,浪费时间的五大因素,5

7、、进取意识不强 主要表现在以下几个方面： *个人的消极态度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏嘘不已，做白日梦 *工作中闲聊 如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦，那就需要好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！,浪费时间的五大因素,好了，前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句话： 昨天是一张已被注销的支票， 明天是一张尚未到期的本票， 今天则是随时可运

8、用的现金。请善用它！,三、时间管理的原则和技巧,时间管理的六项基本原则： 1、目标牵引原则 2、有计划、有组织地进行工作 3、20/80原则 4、合理地分配时间 5、与别人的时间取得协作 6、制定规则、遵守纪律,时间管理的原则和技巧,目标牵引原则,时间管理首要原则,时钟与罗盘,做事要有效率，但前提是： 方向要正确,目标与成就,组织如何确立正确的目标,有目标才有结果，目标能够激发我们的潜能。那么我们究竟如何选择或是制定正确的目标呢？我们认为在选择或制定目标时应考虑两个方面：一是目标要符合自己的价值观，二是要了解自己目前的状况。,请记住：成功完全是一种个人现象，只有你所完成的事情和你的价值观相符，

9、你才会觉得成功。,一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的,具体的（specific） 可衡量的（measurable） 可达到的（attainable） 相关的（relevant） 基于时间的（time-based）,目标SMART化,如何去完成目标,1）妥善计划 2）调整步伐 3）减少干扰 4）有效委派 5）A-time工作法 6）单元技术 7）集成应用 8）高频应用 9）并行工程,有计划、有组织地进行工作,时间管理第二原则,1）妥善安排计划,制作工作待办清单 守时 切记帕金森定律 找出关键路径,常用计划工具,每日计划 滚动计划 GANTT 图 PERT 图,WBS（工作任务分解）是创

10、造出产品所必须进行的全部活动的清单，它是PERT、GANTT分层计划以及预算和人员分配的基础。,2）调整步伐,创造纪律 善用你的生理周期（一年之计在于春，一日之计在于晨，一周之计在于周一周二） 适应周围的节奏性（记者与编辑的生活） 不要拖延,如何克服拖延？,为什么会拖延？ 如何克服拖延？ 直接面对，不要逃避迈出第一步 想象一下，提前完成后心理多爽 Salami Technique-大工作化为小工作 自我激励 不必追求完美 包出去,3）减少干扰，学会说“不”,干扰是不可避免的 尽量减少干扰 计划时间要留有余地 学会说“不” 文档归类、信息归一,管理干扰的W-4系统,W1问题：已有明文规定，员工自

11、行处理，或手册已注明。如无手册，请尽快印制。 W2问题：其他同事可代为回答，请员工学会求助，或请指定员工回答。 W3问题：通常可以用：“是”或“不是”来回答，需要主管与员工的互动，一般一个电话即可解决。 W4问题：需要主管的参与，必须与希望回答的问题。,4）有效委派，节省时间,1、合理委派任务节省时间 2、要跟进与反馈 3、指示要明确，最好让他复述一遍 4、注重结果，而不是过程 5、责任要分清，全面责任由你来承担 6、加强考核，鼓励要慷慨，批评要适度,5）A-time工作法,将无法更改的时间在日历上标明（强时间） 注意你每天的生理效率周期,20/80原则,时间管理的第三个原则,普通人的时间分配

12、,80%最佳效 果的工作,20%较为 次要的工作,80%的时间,20%的时间,来自,花去,高效率经理的时间分配,80%最佳效 果的工作,20%较为 次要的工作,80%的时间,20%的时间,20/80原则给我们的启示,去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域 集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题 在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作 重视你生活中重要的人和事 扔掉不必要的东西 逆势操作 治理文山会海,20/80原理对我们的重要启示便是,避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。所以，你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌

13、握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。,合理地分配时间,时间管理第四个原则,重要：你个人觉得有价值及对你的使命、 价值观及优先目标具有贡献的活动(价值） 紧急：你或别人认为需要立刻注意的活动（时间） 时间管理的精髓在于：区分事情的轻重缓急，并合理地组织它。 史蒂芬科维,我们首先澄清两个概念,消防队法则 农场法则 学校法则,让我们探讨几个法则,时间管理的四象限,重 要,不重要,紧急,不紧急,I,危机 时间紧的项目 救火,计划 准备 提升自己,干扰 一些会议 一些报告,逃避性的活动,必要的,领导的,虚假的,浪费的,4D工作法,重 要,不重要,紧急,不紧急,I,DO I

14、T LATER 稍后做,DELEGATE 授权,DONT DO IT 不做,必要的,领导的,虚假的,浪费的,DO IT NOW 立即做,这个问题问过数千人，发现绝大多数答案可归类如下： 1、改善人际关系。 2、改善事先准备工作。 3、更周详地规划与组织。 4、善待自己。 5、抓住机会。 6、充实自我。 7、增进能力。,在哪一方面如果持续有优异的表现， 对个人生活或工作会有积极的意义？,这些都属于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也属于这七项，为什么不身体力行呢？,普通人的时间分配,重 要,不重要,紧急,不紧急,I,25-30%,15%,50-60%,2-3%,必要的,领导的,虚假的,浪

15、费的,高绩效经理的时间分配,重 要,不重要,紧急,不紧急,I,20-25%,65-80%,15%,1%,必要的,领导的,虚假的,浪费的,每天分析工作任务,A型：重要并且紧急的任务； B型；重要或紧急，但不是既重要又紧急的任务； C型：既不重要又不紧急的日常任务 如果你对某项任务的分类犹豫不决，就把它归入C型任务，或取消。,这项任务是否既 重要又紧迫 否 是,是否今天就需 要完成？ 否 是,立即行动 A型,这项任务是否有 最后期限？ 否 是,这项任务是否重要 但不紧迫，或紧迫 但不重要 否 是,这项任务是否日 常性的？ 否 是,这项任务能否助 你更有效地工作？ 否 是,留出时间来完成 B型,制定

16、可行的期限 B型,分出时间来完成 C型,留待有空时再做 C型,这项任务是否必要？ 否 是,不必做， 取消它,考虑一项任务的优先程度,平衡日常工作任务,一个工作日,A型任务 你应该尝试每天 完成几项紧急和 有难度的任务,B型任务 你的工作主要由这 部分任务构成，这 些任务应占去大部 分工作时间。,C型任务 这些不紧急的事情 在有时间时再做。,要事第一原则的启示,人重于事 确定你的第二象限 未雨绸缪预防危机 认清忙碌的真象是狗摇尾巴还是尾巴摇狗？ 第一次就把事情做好 休息高效率的原动力,最重要的是行动,要成功就必须行动 行动要有恒心 当机立断,与别人的时间取得协作,时间管理第五个原则,与别人的时间

17、取得协作,任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性；而我们作为社会或是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下，我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。,制定规则、遵守纪律,时间管理第六个原则,制定规则、遵守纪律,制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面： 1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。 2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。 3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。,总结,抛除陋习、改变方式 订立目标、妥善计划 权衡轻重、下放权力 自我约束、持之以恒,时间管理并没有什么高超的技巧， 关键就在于持之以恒!,感谢聆听，欢迎提问！,