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1、档 案 现 代 化 管 理,一、电子文件及电子档案在科怡系统中的管理与应用,结合科怡档案管理系统软件，电子文件归档的流程如下：,文件登记,文件归档,检索有需归 档标识的文件,填写电子文件相关 信息外还须填写需 归档的标识,根据“三合一”制度 填写文件相应的 光盘代号、形成年度、 类目号、保管期限、 类别号,确认归档,填写归档电子文件登记表首页 打印归档电子文件登记表续页,填写、盖章 归档电子文件移交 接收检验登记表 一式两份,归档成功,归档电子文件登记表（首页）,归档电子文件登记表（续页）,注：电子文件性质代码:R-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;O-正式电子文件。 电子文件类别代码：T-
2、文本文件;I-图像文件:G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;M-多媒体件； P-计算机程序；D-数据文件。,归档电子文件移交检验表,二、科怡管理系统在应用中所注意的问题,(一)、数据录入前的准备工作（进入数据维护模）,1、 全宗管理，用来设置自己单位的全宗代号。 2、 类目设置，根据3合1制度来设置类目号。 3、 辅助字典，根据自己单位的档案情况来设置保管期限、密级、会计类别、科技档案分类号等等。 4、 档号格式设置，根据不同的档案目录，比如传统方法整理、简化方法整理、科技档案、会计档案，这些档案目录的档号编制方法是不同的。,(二)、目录数据应按标准格式录入,比如：题名录入时的字符长度为
3、50个字（加标点空格等字符）；责任者字符长度为12个字等等。,(三)、数据备份,1、用鼠标点击数据管理中备份与恢复模块进入备份与恢复窗口； 2、在备份窗口的备份类型下拉式菜单中选择库备份； 3、点击备份窗口中备份路径的望远镜图标，在弹出的路径选择窗口中选择相应的备份路径（例如：D盘名字叫备份的文件夹）； 4、选定备份路径后，点击右下角的备份按钮； 5、关闭窗口。,(三)、数据恢复,将备份文件夹中的名为is_ARCHIVE.db的文件复制粘贴到科怡档案管理软件的安装路径底下 盘符：insoft4sinfarch,覆盖现有的文件即可。 （在桌面上用鼠标右键单击科怡档案管理软件的快捷方式，然后查看属
4、性，单击快捷方式标签，在目标一栏中显示的就是科怡档案管理软件的安装路径）,三、档案数字化一般流程及挂接,（一）、纸质媒体整理登记：将各个单位送来的各类纸质档案分门别类进行整理，加工全过程完成以后再将纸质档案还原。（如没有目录数据，则还要进行目录数据录入工作） （二）、打印条码：为了让扫描的文件与录入的档案信息相对应，将每条文件所对应于的条码打印出来。 （三）、批量扫描：将经过条码打印后的档案文件扫描，使原始文档资料数字化。,（四）、图像纠错：对图像进行一校处理，然后纠错。通过对扫描好的图像和文档进行纠错和压缩处理，实现条码识别和对档案文件的去黑斑去黑点、美化档案以便高质高量的保存档案文件。 （五）、二校处理：将经过了图像纠错的档案文件进行二校处理，可以检查扫描纠错后的档案条码的正确性。 （六）、自动上载：将二校检查后的档案文件自动上载到服务器制定的文件夹中，以便客户能方便查阅原文。 （七）、光盘发布：为了让用户更好的查阅原文和保管已经加工好的数字化档案，我们最后制作光盘。,谢谢!,