第三章文档处理.ppt

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1、第三章 文档处理,Word的特点： 集文字、编辑、排版于一身。 所见即所得。 多媒体处理软件。 文档操作简单、直观、快捷。,3.1 Word的安装,一、Word的安装与运行环境 操作系统 内存 硬盘空间 CDROM 256色以上的显示卡 鼠标,3.1 Word的安装,二、Word的安装 通过安装Windows操作系统，即可以安装上Word。 通过控制面板安装,3.2 启动与退出Word字处理软件,一、启动 1.启动Windows操作系统； 2.打开“开始”菜单； 3.启动Word.,3.2 启动与退出Word字处理软件,二、Word窗口各种元素的初步认识 文档窗口 标题栏 菜单栏 “常用”工具

2、栏 “格式”工具栏 滚动条,3.2 启动与退出Word字处理软件,二、Word窗口各种元素的初步认识 拆分框 状态栏 标尺 视图模式转换按钮,3.2 启动与退出Word字处理软件,三、退出Word和关闭计算机 1.菜单栏：“文件”中单击“退出” 2.单击“开始”菜单中的“关闭系统”，选择“关闭计算机”，并单击“是”。 3.切断计算机电源。,3.3 创建保存文档,一、创建文档 1.确定输入文字的位置： 回车：Enter 空格：Space 退格键：Back Space 2.键入文字 3.段落结束换行,3.3 创建保存文档,二、保存文档 1.在常用工具栏上下拉“文件”菜单，单击保存按钮。 2.在对话

3、框的“保存位置”栏中选择所用的文件夹名。 3.在“文件名”栏中键入文档的文件名。 4.对文件名进行确认。,3.4 打开文档,一、打开Word文档的几种方法 1.打开Word文件，在“文件”中选择需要打开的文件。 2.双击需要打开的Word文档。 二、打开Word最近使用过的文件 1. 设置方法： (1)单击“工具”，确定“选项”。 (2)打开“选项”，单击“常规”。,3.4 打开文档,(3)选中“列出最近使用文件数”，确定。 2 .在“开始”“文档”中选择 三、使用“打开”对话框打开文件 1.“文件”中单击“打开”（或者常用工具栏中单击打开）。,3.4 打开文档,2.在对话框“查找范围”中选择

4、文件夹名，再单击你需要打开的文件名或者键入要打开的文件名。 3. 确定“文件类型”，DOC文件或者TXT文件。 4.选定文件后，单击“打开”。 附：介绍“打开”对话框的工具按钮名称及其含义。P 118,3.4 打开文档,四、利用设置条件查找文件高级查找 1.单击“打开”对话框右面的“高级”按钮，显示高级查找。 2.在“定义多重条件”栏中进行设置： “属性”栏：文件名、类型等 “条件”栏：包含、以开头等 “值”栏：键入内容,3.4 打开文档,3.条件设定完毕，单击“开始查找”。 五、打开非Word97格式的文档 转换设置：“工具”“选项”“常规”清除“打开时确认转换”“确定” “打开”对话框中选

5、择“文件类型”,3.5 文本编辑,一、选定要编辑的文本 1.在屏幕上滚动文档 （1）利用鼠标滚动文档 滚动一行；滚动一屏；滚动多屏 （2）利用键盘滚动文档 上下左右键；PgUp,PgDn的使用,3.5 文本编辑,2.在文档中选定文本 （1）用鼠标选定要编辑的文本 熟练运用鼠标进行正确操作 （2）用键盘选定要编辑的文本 熟练使用组合键进行正确操作,3.5 文本编辑,二、插入和删除文本 1.在文档中插入符号和特殊符号 （1）光标移到插入处 （2）“插入”“符号”选定符号单击“插入”按钮。 问题如何使用快捷键？,3.5 文本编辑,问题如何使用快捷键？ （1）打开自定义键盘对话框：“插入”“符号”“快

6、捷键” （2）键入新的组合键： （3）单击“指定” （4）再单击“关闭”,3.5 文本编辑,二、插入和删除文本 2.在文档中插入当前日期和时间 （1）光标移到需要插入处 （2）“插入”“日期和时间”选择使反白 （3）单击“确定”,3.5 文本编辑,二、插入和删除文本 3.在文档中插入文件 （1）光标移到需要插入处 （2）“插入”“文件”打开对话框 （3）选择需要插入的文件名 （4）确定,3.5 文本编辑,二、插入和删除文本 4.在文档中删除多余的字符 Delete的使用 Back Space的使用,3.5 文本编辑,三、在文档中查找和替换指定的文本 1.在文档中查找指定的文本 （1）选定查找的

7、起始位置 （2）“编辑”“查找”显示“查找和替换”的对话框 （3）在“查找内容”中键入要查找的文本内容（高级查找的使用）,3.5 文本编辑,三、在文档中查找和替换指定的文本 1.在文档中查找指定的文本 （4）键入各选项，单击“查找下一处” （5）查找完毕，单击“取消”，“关闭”对话框,3.5 文本编辑,三、在文档中查找和替换指定的文本 2.在文档中替换指定的文本 （1）替换指定的文本 “编辑”“替换”打开“查找和替换” 键入“查找内容”，在“替换为”中键入新的文本，确定。,3.5 文本编辑,三、在文档中查找和替换指定的文本 2.在文档中替换指定的文本 （2）替换文本并改变文本格式 “编辑”“替

8、换”打开“查找和替换” 键入“查找内容”，在“替换为”中键入新的文本，确定。,3.5 文本编辑,四、复制与移动文本 1.用拖放文本的方法移动和复制文本 （1）设置方法：“工具”“选项”（对话框）“编辑”选“拖放式正文编辑” （2）拖放步骤：选定成为反白；指向反白，按右键；拖动到新位置。 （3）多次复制：Ctrl（2）,3.5 文本编辑,四、复制与移动文本 2.用剪帖板方法移动或复制文本 （1）选定，成为反白 （2）“编辑”“剪切”（或“复制”），或使用常用工具栏的剪切。 （3）移动光标到指定位置 （4）单击“粘贴”,3.5 文本编辑,五、撤销、重复和恢复编辑操作 1.使用“撤销”命令 可以撤销

9、的命令有：键入、清除、剪切、复制、粘贴、插入、设置各种格式以及其它编辑操作。 2.使用“重复”或“恢复”命令 3.使用快捷菜单进行编辑：鼠标右键的使用,3.6 为文档设置字符格式,一、设置字符的字体和字号 1.利用“格式”工具栏的“字体”框及“字号”框设置字符格式 2.利用“格式”菜单的“字体”命令设置字体和字号,3.6 为文档设置字符格式,二、为字符设置特殊字体和缩放字符 1.设置特殊字体 加粗、倾斜、下划线、字符边框、字符底纹 2.设置缩放字符 (1)在常用工具栏中 (2)在“格式”的“字体”中,3.6 为文档设置字符格式,三、为字符设置各种效果 1.为字符设置颜色 （1）常用工具栏中“字

10、体颜色” （2）“格式”“字体”“颜色” 2.为字符设置删除线、双删除线、阴影、空心、阳文或阴文等特殊效果 效果如下：,效果,3.6 为文档设置字符格式,四、设置首字下沉和将字符设置为上标或下标 1.设置首字下沉 步骤：光标确定“格式”中单击“首字下沉”选择下沉的方式 2.将字符设置为上标或下标 “格式”“字体”在上下标方式上打勾,3.6 为文档设置字符格式,五、设置字与字之间的距离 1.选定改变字间距的文本 2.“格式”单击“字体”对话框中选择“字符间距”选项卡 3.间距有三个选项：标准、加宽和紧缩 4.选定后单击“确定”,3.7 设置段落格式,一、设置段落的缩进 段落缩进的几种类型 段落的

11、首行缩进 段落的左缩进或右缩进 段落的悬挂缩进 反向缩进,3.7 设置段落格式,一、设置段落的缩进 1.移动水平标尺上的缩进标记设置缩进 （1）首行缩进 （2）右缩进 （3）左缩进 （4）悬挂缩进,3.7 设置段落格式,一、设置段落的缩进 2.利用“格式”工具栏的工具按钮设置缩进 增加缩进量 减少缩进量 3.利用“段落”对话框设置段落的缩进,3.7 设置段落格式,二、设置文档的对齐 1.设置文档的水平对齐 （1）“格式”工具栏上的四个按钮： “两端对齐”、“居中”、“右对齐”、“分散对齐” （2）“格式”“段落”对话框中,3.7 设置段落格式,二、设置文档的对齐 2.设置文档的垂直对齐 在页面

12、设置进行操作,3.7 设置段落格式,三、设置段落间距与行间距 “格式”“段落”对话框 Word文档默认的行间距为“单倍行距”，段落间距为0。 可以选择的行距有：单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、多倍行距、最小值、固定值 段落间距：段前间距和段后间距,3.7 设置段落格式,四、设置制表位 作用：准确定位，美观整齐 方法：使用Tab（制表位键）键 制表位类型名称及功能： 左对齐、居中、小数点、竖线、右对齐,3.7 设置段落格式,四、设置制表位 1.使用鼠标和水平标尺上的刻度设置和清除制表位定位符 （1）定位方法 （2）清除方法 缺点：精确定位时不能保证准确，如3.34处。,3.7 设置段落格式,四

13、、设置制表位 2.用“制表位”对话框设置和清除制表位 设置：“格式”“制表位”键入数字“确定” 清除：同上，选择“清除”或“全部清除”,3.7 设置段落格式,五、为文本设置和更改项目符号或编号 1.利用“项目符号”和“编号”工具按钮设置项目符号或编号 步骤：选定文本；“格式”工具框中单击“项目符号”或“编号”工具按钮 缺点：单一,3.7 设置段落格式,五、为文本设置和更改项目符号或编号 2.利用“项目符号编号”对话框设钮设置符号或编号 步骤：“格式”菜单单击“项目符号和编号”打开对话框进行选择,3.7 设置段落格式,六、为段落设置边框与底纹 1.用“边框和底纹”命令设置边框 步骤：选定文本“格

14、式”菜单单击“边框和底纹”命令，进行选项 注意：有三种选择，也可以自定义； 线型、颜色、宽度、应用范围等都可以设置。 适用：文本或段落,3.7 设置段落格式,六、为段落设置边框与底纹 2.为页面设置边框 特点： （1）可以设置艺术型边框； （2）“应用范围”栏中可进行选择 适用：整个页面,3.7 设置段落格式,六、为段落设置边框与底纹 3.为文本设置底纹 步骤： （1）选定文本，成为反白； （2）“边框和底纹”对话框选择“底纹”（3）选择底纹的颜色和样式 （4）单击“确定”，完成设置。,3.7 设置段落格式,七、为文档设置分栏 1.选定文档，单击“全选”； 2.在“格式”中单击“分栏”； 3.

15、在“预设栏中选择”； 4.在“栏数”框中，键入分栏数； 5.“分隔线”的使用； 6.单击“确定”完成。,3.8 文档的页面设置与打印,概述 1.下拉“文件”单击“页面设置” 2.纸的各个区域的位置 3.字符数/行数 4.页边距 5.纸张大小 6.纸张来源 7.版面,3.8 文档的页面设置与打印,一、为文档设置纸张尺寸 “纸张大小”选项卡的应用： 1.自定义大小 2.“纵向”和“横向”的应用,3.8 文档的页面设置与打印,二、设置每页的行数、每行的字符数以及正文的排列 A4纸（5号字）：1行40个汉字，每页44行，字符跨度10.3磅，行跨度15.6磅。 非默认方式，要进行适当的设置。 “正文排列

16、”：“竖排”和“横排”,3.8 文档的页面设置与打印,三、为文档设置页边距 页边距：文档的版心的边缘到纸张边缘的距离。 作用：用于装订或注释。 页眉 页脚,3.8 文档的页面设置与打印,四、打印文档 1.在打印前预览文档版面 （1）在预览窗口编辑文字 a.“文件”中单击“打印预览” b.单击“放大镜”，光标移至文档中 c.修改文档的文字 d.关闭、返回,3.8 文档的页面设置与打印,四、打印文档 1.在打印前预览文档版面 （2）在预览窗口调整页边距 a.“文件”中单击“打印预览” b.点击标尺，显示水平与垂直标尺 c.鼠标移至水平或垂直页边距线，变为双箭头，即可拖动至适当位置,3.8 文档的页

17、面设置与打印,四、打印文档 2.打印文档 （1）选择打印机 a.“打印到文件”选项：文档不从打印机中打出 b.“双面打印”选项：须选奇偶数,3.8 文档的页面设置与打印,四、打印文档 2.打印文档 （2）选择和设置页面范围 （3）选择副本的数量 （4）设置打印质量 “打印”“属性”进行选择,3.8 文档的页面设置与打印,四、打印文档 3.选择打印的供纸方式 4.设置后台打印 “打印”“选项”选定“后台打印”,3.8 文档的页面设置与打印,四、打印文档 5.打印多个文档和取消打印 (1)打印多个文档 设置：“文件”“打开”选择文件，使其反白按“命令和设置”按钮单击“打印” (2)取消打印过程,3

18、.9 在文档中使用表格,概述： 表格：文字表格和数据表格 文字表格：履历表、社会调查表、功能分类等 数据表格：工资表、统计表、成绩单等,3.9 在文档中使用表格,一、表格的创建 1.利用“插入表格”工具按钮创建表格 (1)选定位置，插入光标 (2)单击“插入表格”，按住鼠标左键，拖动光标移动，显示表格模板 (3)放开鼠标按钮，出现匀称表格，调整宽行格式，得到满意表格,3.9 在文档中使用表格,一、表格的创建 2.利用“表格和边框”工具栏的工具绘制表格 (1)单击“表格和边框”(或在“视图”“工具栏”“表格和边框”) (2)将“笔”形光标指向插入表格处，按住鼠标左键，绘制表格外框,3.9 在文档

19、中使用表格,一、表格的创建 2.利用“表格和边框”工具栏的工具绘制表格 （3）同样方法绘制行、列和斜线 （4）表格线绘错可用“橡皮”擦除 （5）绘制完成，进行调整,3.9 在文档中使用表格,一、表格的创建 3.用菜单栏的“表格”项创建表格 （1）将光标插入需要放置表格的位置 （2）菜单栏的“表格”项选择“插入表格” （3）在对话框中键入列和行数 （4）“确定”完成，进行调整,3.9 在文档中使用表格,二、表格的编辑 1.在表格中键入文本和移动光标 （1）鼠标的使用：鼠标点击单元格 （2）键盘的使用：Enter、Tab、Shift+Tab、Alt+Home、Alt+End、Alt+Page Up

20、、Alt+Page Down、上箭头、下箭头、左箭头、右箭头,3.9 在文档中使用表格,二、表格的编辑 2.选择表格的单元格、行、列或表格 （1）用鼠标在表格内选择项目 选择一个单元格：格内右上的箭头 选择某一行：框外右上的箭头 选择某一列：框外向下的黑箭头 选择多个单元格、多行或多列：拖动、Shift键的使用,3.9 在文档中使用表格,二、表格的编辑 2.选择表格的单元格、行、列或表格 （2）用菜单命令选择表格项目 （3）用键盘选择表格项目 注：P 157 选择整个表格（无法操作）,3.9 在文档中使用表格,二、表格的编辑 3.设置表格的列宽、列间距和行高度 何为列宽、列间距和行高？ （1）

21、修改列宽和列间距 a.拖动标尺上的列间距：Alt键的使用 b.用“单元格的高度和宽度”对话框 数值调整，比较准确,3.9 在文档中使用表格,二、表格的编辑 （2）修改表格的行高度 a.用鼠标拖动光标 b.在“单元格高度和宽度”对话框中调整 自动设置、最小值、固定值各自代表的含义？,3.9 在文档中使用表格,二、表格的编辑 4.在表格中插入和删除单元格、行、列 （1）在表格中插入单元格、行、列 a. 在表格中插入新的单元格 单元格反白单击“插入单元格” 活动单元格右移、活动单元格下移、 b. 在表格中插入新的空行：同上,3.9 在文档中使用表格,二、表格的编辑 b. 在表格中插入新的空行 添加一

22、行：行首，回车 添加多行：光标移至最后一行的下一行的行首，下拉“表格”“插入行”键入数字确定,3.9 在文档中使用表格,二、表格的编辑 c.在表格中插入空列 选定一列或几列，单击“插入列” 光标移至最右列的外侧，单击“表格”“选定列”,3.9 在文档中使用表格,二、表格的编辑 （2）在表格中删除单元格、行和列 注意：删除命令和操作和插入基本相同 使用Delete键只能行列中的内容，不能删除表格线,3.9 在文档中使用表格,二、表格的编辑 5.表格中内容的移动和复制 （1）移动表格的内容 命令方式、拖放方式 （2）复制表格的内容 命令方式、拖放方式（须按住Ctrl键）,3.9 在文档中使用表格,

23、三、表格的编辑 1.拆分单元格：垂直和水平拆分两种 （1）用“表格和边框”工具栏中的“绘制表格”工具按钮 用笔绘制 （2）用菜单栏的“拆分单元格”命令 原文本的保留形式 P 162,3.9 在文档中使用表格,三、表格的编辑 2.拆分表格 光标定位“表格”单击“拆分表格” 3.将表格中多个单元格合并为一个 （1）用“表格和边框”工具栏“擦除” （2）用菜单栏中“合并单元格”命令,3.9 在文档中使用表格,四、表格的修饰 为表格添加边框、底纹，设置表格格式 （1）为表格添加边框和底纹 选定位置“格式”菜单中的“边框和底纹”进行选项确定 （2）用“表格自动套用格式”命令设置表格格式 P 163,3.

24、9 在文档中使用表格,四、表格的修饰 (3)调整表格在页面上的位置 下拉菜单“表格”“单元格高度和宽度”进行选项设置,3.9 在文档中使用表格,五、文档中文字与表格之间的相互转换 1.将文字转换为表格：例如 2.将表格转换为一般文字 六、表格的编号、排序及计算 1.为表格编号 选定行列成为反白，点击编号工具按钮 若要改变格式编号，下拉菜单项目符号,3.9 在文档中使用表格,六、表格的编号、排序及计算 1.为表格的指定列进行排序：升序、降序 （1）使用“表格和边框”工具栏排序 “表格和边框”单击“升序”或“降序”，以第一个字符为依据条件进行了排序 例如：,3.9 在文档中使用表格,六、表格的编号

25、、排序及计算 2.为表格的指定列进行排序：升序、降序 （2）使用菜单命令排序 “表格和边框”单击“升序”或“降序”，以第一个字符为依据条件进行了排序 例如：,3.9 在文档中使用表格,六、表格的编号、排序及计算 3.表格中数学的计算 例如： 光标定位“表格”中单击“公式”调整确定 其它计算机公式的含义： AVERAGE（）：一组值的平均值,3.9 在文档中使用表格,六、表格的编号、排序及计算 3.表格中数学的计算 COUNT（）：一组数的个数 MIN（）：取一组数中的最小值 MAX（）：取一组数中的最大值 PRODUCT（）：一组值的乘积 SUM（）：一组数或算式的总和,3.9 在文档中使用表

26、格,六、表格的编号、排序及计算 3.表格中数学的计算： 命名规则：列的顺序为A、B、C 行的顺序为1、2、3. 如SUM（A1，B1）：A1和B1两个单元格的数的和。如SUM（A1：A5）：表示5个单元格的求和,3.10 在文档中使用图形等对象,一、在文档中插入对象 在Word中可以信息共享，即可以插入其它软件创建的一系列信息。 信息共享的操作方法有： 使用复制和粘贴；使用拖放编辑；使用导入和导出；使用链接对象；使用嵌入对象。,3.10 在文档中使用图形等对象,一、在文档中插入对象 1.用剪贴板插入对象 2.用拖放的方法插入对象 拖动是剪切的过程 按下Ctrl键，拖动鼠标即可实现复制 3.在文

27、档中嵌入或链接对象 “插入”“对象”：具有OLE功能,3.10 在文档中使用图形等对象,链接与嵌入的区别： 数据存放的位置和更新的方式不同 链接：源文件更改后，链接的信息将随之消失，当前位置仅是数据的映像 嵌入：源文件更改后，已嵌入的信息不会随之消失，已成为目标文件的一部分。,3.10 在文档中使用图形等对象,（1）在文档中嵌入新对象 “插入”“对象”创建图标 （2）在文档中嵌入或链接已有对象 “由文件创建”“浏览”选择需要嵌入或链接的文件,3.10 在文档中使用图形等对象,二、在文档中使用图形 1.在文档中插入“剪辑库”的图形 “插入”“图片”“剪贴画”选择后确定 2.在文档中插入由其它软件

28、创建的图片 “来自文件”选择确定 3.在文档中插入从扫描仪输入的图片 注：Word97中没有此项功能,3.10 在文档中使用图形等对象,二、在文档中使用图形 4.在文档中绘制图形 （1）绘图工具栏：19个工具按纽 学会使用 （2）在文档中绘制简单图形 *5、6、7、8按纽 *Shift的使用,3.10 在文档中使用图形等对象,二、在文档中使用图形 4.在文档中绘制图形 （3）使用“自选图形”按纽绘图常用图形 单击“自选图形”，选定，单击，移动（或拖动） 控制点：尺寸控制点改变尺寸大小 调整控制点改变形状，不改变大小,3.10 在文档中使用图形等对象,三、在文档中使用文本框 .插入文本框和在文本

29、框中添加内容 框内可放置：文字、表格、图表和图形 （1）插入文本框及为已有内容添加文本框 （2）为文本框添加内容,3.10 在文档中使用图形等对象,三、在文档中使用文本框 2.选定文本框和设置文本框内文字的位置 （1）调节文本框的大小 （2）双击网格线，“设置文本框格式” （3）文本框转换为图文框,3.10 在文档中使用图形等对象,四、选择和定位图形 1.选择图形 鼠标选择，Shift的使用 “绘图”“选择对象”按纽：虚线框 2.设置图形的定位 （1）以对齐和分布方式定位图形 （2）使用图形与坐标线对齐,3.10 在文档中使用图形等对象,五、为图形的线条设置线型和颜色 1.选择线型：虚线7种，

30、带箭头的线10种 2.为线条设置颜色 “绘图”“线条颜色”“确定” 3.设置带图案的线条 “绘图”“线条颜色”“带图案线条”,3.10 在文档中使用图形等对象,六、为图形添加阴影和三维效果 “绘图”“阴影”或“三维效果”进行各种设置 七、为图形填充颜色或其它效果 图形的过渡、图案、纹理或图片 (1)为图形填充颜色 (2)在图形中填充其它效果,3.10 在文档中使用图形等对象,八、多个图形的组合和叠合 1.组合图形和取消组合 (1) 组合图形 使用Shift键 (2)取消组合 2.改变多个图形的叠放次序 (1)改变文档中图形对象的叠放次序,3.10 在文档中使用图形等对象,八、多个图形的组合和叠合 选定图形“叠放次序”选择 (2)改变图形和文字之间的叠放次序 九、旋转或翻转图形 (1)使图形旋转90度 (2)将图形旋转任意角度 (3)将图形水平翻转和垂直翻转,3.11 如何随时获得帮助,一、“目录和索引”帮助文档 二、屏幕提示,