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1、文书立卷培训材料,档 案 馆,十二大类档案分类体系,以门类分类法为基础的 档案分类体系,党群、行政、教学、科研、基建、产品、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物,文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、荣誉档案等,关于我校档案实体分类方案 调整的说明,2. 文书档案整理规则, 中国华人民共和国档案行业标准 归档文件整理规则 （DT/T 22-2000） 华北水利水电学院档案分类办法,2.1 文书档案整理, 文书档案整理是指以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程 淡化“卷”的概念，以“件”为单位整理档案 “件”与“组件”的概念,2.2 整理原则,遵循文件的形成规律
2、保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用,2.3 归档文件质量,书写材料、纸张、装订材料等应符合档案 保护要求 已破损的文件应予修复 字迹模糊或易褪变的文件应予复制 超大纸张应折叠为A4规格 祛除文件上的金属物,2.4 整理方法,2.4.1 文件分类 归档文件采用年度组织机构保管期限分类 先分年度：以文件签发时期为准，“组件”以 装订时排在前面的文件日期为准，没有日期的，应考证出准确或近似日期。 再分组织机构：校党委讨论，以行政名义发出的文件，归入校办；业务部门起草，内容主要涉及某方面业务的，即使以学校行政名义发文，也应归入具体业务部门，如果内容涉及全局，则归入校办；联合发文一般归
3、入主办单位，分不清主次，则归入最后最后承办单位。 最后分保管期限：永久、定期。,2.4.2 文件初始鉴定,鉴选文件材料,划分保管期限,决定文件 “存”与“毁”,永久、定期,2.4.3 文件的排列,在文书档案分类方案的最后一级类目即“保管期限”内进行 按事由结合时间、重要程度排列 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列 “组件”以装订时排在最前面的文件时间为排序依据 不能考证出确切时间的文件，应排在最后,2.4.4 文件装订, 档案装订用专用的不锈钢夹和订书机。 定期档案，本身装订好的，可保持原状，本身没 有装订的，应按要求装订。 装订由兼职档案人员完成，超过40页，由档案人员用传统的装订方法
4、装订。 装订特殊组件时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。,2.4.5 文件编号,有字的页面均须编号，正面在右下角，背面在左下角，用碳素墨水；有页码不编,编件号,依文件排列顺序逐件编号,编页号,加盖并填写归档章, 全 宗 号：目前我校档案只有一个全宗，固定为1001 。 机 构：由档案馆拟定。 年 度：以四位阿拉伯数字填写文件形成年度。 室编件号：不填。 馆编件号：在同一保管期限内按文件排列顺序填写。 保管期限：填写保管期限简称，Y（永）、D（定） 页 号：每“件”文件的总页数，本身有页码的，须加上
5、文书 处理笺的页数 。,2.4.6 编 目,归档文件应依据分类方案和馆编件号顺序编制归档文件目录。 归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。, 件号，填写馆编件号。 责任者，文件的署名者，使用全称或通用简称。联合发文时应将所有责任者照实抄录，过多时可适当省略；未署责任者时，应尽量加以考证并填写。 文号,文件的发文字号。 题名，文件标题。文件有正副题名的，正题名不能反映文件内容时，应抄录副题名；文件的附件独立性强，正题名不能反映附件内容时，可在正题名后抄录附件题名，外加“（）”号；对于特殊“组件”，应自拟标题，外加“ ”号。, 日期，文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注
6、 年月日，如20030812。 页数，指每件归档文件的页数。 备注，注释文件需说明的情况。 归档文件目录一律采用国际标准A4幅面纸打印。 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件 目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管 期限、机构等项目。这项工作主要由档案馆完成,2.4.7 装盒, 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文 件情况说明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修 改、补充、移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件的人员姓名。 日期：归档文件整理完毕的日期。,将归档文件按馆编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。,兼职档案人员归档流程,文件收集,剔除无保存价值的材料,划分保管期限,文件排序,送档案馆审查,编件号、页 号,装 订,录入文件目录,校对、打印文件目录,办理移交手续,装 盒,