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1、認識公函,作用,公函就是個人與團體或者機構 團體之間，因為要解決行政公 務上的種種問題而使用的往來 信件。,公函的種類,從對象分類，公函可分為三類。 1.上行公函：下級機關對上級機關所用的 函件 2.平行公函：彼此以平等地位洽商事務的 函件 3.下行公函：上級機關對直屬下級機關所 用的函件,上行公函,學生會主席 致函學校,平行公函,學校與學校之間 的往來信件,下行公函,老師致函 學校的學會主席,確定公函的種類有利於擬定內容及措詞。,上行公函 措詞誠懇有禮、 平行公函 不卑不亢。 下行公函： 措詞同樣誠懇有禮、 扼要明確，但不可 咄咄逼人。,公函格式-常見的兩種格式,比較傳統的書信寫法，會在稱謂
2、之後加上 知照語，並在署名之後，加上啟告語。它 們都是表示尊重的敬辭。 這些成分在近代的書信裏已逐漸省略不 用。不過，在比較嚴肅、鄭重的情況下， 我們可以考慮採用這種寫法。 由於傳統書信重視受文者與發文者之間的 親疏尊卑關係，因此一般會按雙方的關係 選用不同的用語。,知照語,例子： 知照語一般放於稱謂之後，如：林主任台鑒,啟告語,例子： 啟告語一般放於發文者的署名之後，如：讀者張大文謹啟,公函空白格式範例(一),收信人職銜+姓名+(知照語)+冒號,發信人自稱+姓名+(啟告語),祝、順頌等字可寫在正文結束位置或另行入兩格,年、月、日另行頂格全寫,另行頂格,公函空白格式範例(二),不用寫收信人的姓
3、名,可寫在正文的結束位置或另行入兩格,發信人自稱+姓名+(啟告語),收信人職銜+姓名,年、月、日另行頂格全寫,注意事項,內容,發函的目的在於交代 事情，故公函的內容 宜具體、明晰，能有 效、準確地交代事情。,組織,有條理，井然有序， 讓收信人看過後可以 一目了然。,行文,因應不同發函目的，不同的 作者和閱讀對象，行文會有 些變化。但是總要大方得 體，誠懇有禮。,常用詞語,稱自己：我、本人 稱對方：您、閣下、先生、台端 稱對方機構：貴公司、貴校、貴廠 稱己方機構：敝公司、敝校、本人的公司 稱對方意見：高見、偉論 稱己方意見：愚見、淺見,格式,準確掌握公函的格式， 不要弄錯發信人及收 信人的姓名及擺放的 位置。,完,