强大Excel功能.ppt

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1、强大的Excel功能,高效的Excel功能,提高数据录入效率 常用公式与函数 数据处理与分析 1、排序、筛选 2、分类汇总、数据透视表 3、邮件合并 宏与VBA,1. Excel2003的简介,2. Excel的工作界面,3. Excel的基本操作,4. Excel的安装,Excel 入门知识,1.1 Excel 2003简介,电子表格是一种计算机的应用软件。它可以在计算机中给用户提供一个巨大的表格，使用户可以像平时一样方便地填写表格中的内容。它又可以很方便地提供给用户在表格中，编辑、计算、对记录排序、以及数据处理和数据分析等功能。例如对表格的插入行、列，对表格的数据进行求和、求平均值，对表格

2、数据的复制、移动、删除等。本章主要讨论中文Excel 2003各方面的应用与技巧。,1.1.1 Excel的功能与特点 采用电子表格管理数据 强大的数据处理功能 方便操作的图形界面,1.1.2 Excel2003窗口组成与操作,1标题栏 显示当前工作簿文件的名字。,2菜单栏 在每组下拉菜单中包括了一组相关操作或命令，可以根据需要选取菜单中的选项，完成相关的操作。包括：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助共菜单。,3工具栏 工具栏是一些图标按钮，每一个按钮都代表了一个命令，这些命令都等价于菜单中相关的命令。窗口中显示两个工具栏：格式工具栏、常用工具栏。,帮助,显示比例,绘图,图表

3、向导,降序,升序,自动求和,插入超级链接,恢复,撤消,新建,打开,保存,权限,电子邮件,打印,打印预览,拼写检查,信息检索,格式刷,复制,粘贴,剪切,字体颜色,填充颜色,边框,增加缩进量,减少缩进量,减少小数位数,增加小数位数,千位分隔式样,百分比,货币式样,合并及居中,右对齐,字体,居中,左对齐,下划线,粗体,斜体,字号,格式工具栏,4数据编辑栏 数据编辑栏是用来输入或编辑单元格或图表的值的区域。显示活动窗口中的内容。当在活动单元格中键入数据、公式或函数时，输入的内容会同时显示在单元格和编辑区中，既可以在单元格中修改数据，也可在编辑栏中修改数据。,5编辑栏 编辑栏最左边的是名称框，最右边的是

4、编辑栏。当用户向活动单元格输入或编辑内容时，编辑栏中将出现三个按钮。,编辑栏,确认按钮,函数向导按钮,取消按钮,名称框,6状态栏 状态栏即屏幕底端有关执行过程中的选定命令或操作的信息。当选定命令时，状态栏左边便会出现该命令的简单描述。状态栏左边也可以指示操作过程，如打开或保存文件，复制单元格或记录宏表等。,7滚动条 使用滚动条可以在长工作表中来回移动。,8工作表标签 标签栏位于状态栏上面，显示当前工作簿中所有工作表的名称，如图所示。,当前工作表标签,标签队列列表,标签队列切换按钮,图6-6 工作表标签,9任务栏 每次启动Excel 2003时会自动出现新建任务栏，用户可以很方便地新建工作 簿,

5、 打开已有的工作簿、利用模板等常用的功能。任务栏在使用时特别方便。,1.2 操作Excel工作表,1.2.1工作簿与工作表 1.工作簿 工作簿（Book）是Excel中存储电子表格的一种基本文件，其后缀名为.xls，一个工作簿可以看成是由若干个二维表格叠合而成的一组三维表格。 一个工作簿由多张工作表（Sheet）组成。每个工作簿最多可以包含255张工作表。,2.工作表 工作表就类似帐簿中的帐页。工作表是Excel的基本工作单位，位于工作簿的中央区域，包含按行和列排列的单元格，是工作簿的一部分，也称为电子表格，它是Excel用来存储和处理数据的最主要的文档，可以显示和分析数据，能容纳的数据有字符

6、、数字、公式、图表等。可以同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算。 3.单元格与单元格地址 工作表区中每一个行、列交叉处所形成的矩形区域称为单元格。单元格是Excel处理表格数据时的最小操作单位。在单元格内可以存放文字、数字或公式，每个单元格中最多可存放32000个字符信息。为了数据处理方便起见，单元格应该使用一个唯一的名称来识别，这个名称称为单元地址，单元格的地址由列号和行号组成。,1.2.2 输入工作表数据 1、工作表的建立 任何一个二维数据表都可建成一个工作表。在新建的工作簿中，选取一个空白工作表，是创建工作表的第一步。逐一向表中输入文字和数据，就有了一

7、张工作表的结构。,2、数据输入 (1)数值输入 数值输入默认右对齐。正数输入时可省略“+”；负数输入时，或者加负号，或者将数值加上圆括号，例如，-6.09与（6.09）同义。 (2)字符输入 字符是指字母、汉字以及非计算性的数字等，默认情况下输入的文本在单元格中以左对齐形式显示。如输入学号“2001528121”等数字型信息时，必须在第一个数字前先输入一个（单引号）。例如，2001528121。,(3)日期和时间输入 Excel将日期和时间视为数字处理，默认情况下也以右对齐方式显示。输入日期时，可用“/”或“”（减号）分隔年、月、日部分。例如，2002/02/12。输入时间时，可用“：”（冒号

8、）分隔时、分、秒部分。例如，10：30：47。 双击单元格，系统转入编辑状态，可作修改操作。,3、单元格与数据区的选取 单元格的选取 连续单元格的选取 不全连续单元格的选定 整行（或整列）的选取 多行（或多列）的选取 工作表所有单元格的选取,4、数据的复制和移动 单元格或数据区的信息移动和复制。 以插入方式移动或复制。 5、数据填充 对重复或有规律变化数据的输入，可用数据的填充来实现。 填充相同数据 输入序列数据,6、行、列及单元格的插入 修改工作表数据时，可在表中添加一个空行、一个空列或是若干个单元格，而表格中已有的数据会按照指定的方式迁移，自动完成表格空间的调整。 7、数据区或单元格的删除

9、 删除操作有两种形式：一是只删除选择区中的数据内容，而保留数据区所占有的位置；二是数据和位置区域一起被删除。,1.2.3 编辑工作表 1、工作表的添加、删除与重命名 2、工作表的移动和复制 在一个工作簿内移动或复制工作表 在工作簿之间移动或复制工作表 3、工作表窗口的拆分和冻结 通过工作表窗口的拆分和冻结，可实现在同一窗口下对不同区域数据的显示和处理。,1.2.4 格式化工作表 1、数字格式的设置 使用“格式”工具栏设置数字格式 (1)”货币样式”按钮 给数字添加货币符号，并且增加两位小数。 (2)”百分比样式“按钮 将原数字乘以100后，再在数字后加上百分号。 (3)”千位分隔样式”按钮 在

10、数字中加入千位分隔符。 (4)”增加小数位数”按钮 使数字的小数位数增加一位。 (5)”减少小数位数”按钮 使数字的小数位数减少一位。,使用菜单命令设置数字格式,2、字体、对齐方式、边框底纹的设置 对表格的数据显示及表格边框的格式可进行修饰和调整。方法是：先选定数据区域，再选择“格式|单元格”命令，在打开的对话框中选择不同的选项卡来实现。,3、行高和列宽的调整 行高和列宽有精确和粗略两种调整方式。 (1)精确调整 选择“格式|行（列）|行宽（列宽）”，打开对话框，输入适当的值。 (2)粗略调整 将鼠标指针移向需调整的格线上，使鼠标指针变为一个带有左右箭头的黑色十字，按住鼠标左键并拖动即可。,4

11、、自动套用格式 Excel内置了一些表格修饰方案，对表格的组成部分定义了一些特定的格式。套用这些格式，既可美化工作表，也可省去设置和操作过程。,5、单元格醒目标注的条件格式设置 条件格式是指当给定条件为真时，Excel自动应用于单元格的格式。,1.3 Excel2003的数据计算,1.3.1 使用公式计算 运用公式可方便地对工作表、工作簿中的数据进行统计和分析。公式是由运算符和参与计算的运算数组成的表达式。运算数可是常量、单元格、数据区域及函数等，其中，单元格、数据区域既可以是同一工作表、工作簿的，也可以是不同工作表、工作簿的。 输入公式必须以“=”开始，然后是公式的表达式。,1.3.3 单元

12、格的引用功能 （1）相对引用 相对引用也叫相对地址，它是指在一个公式中直接用单元格的列标号与行标号来取用某单元格的内容。 （2）绝对引用 绝对引用也叫绝对地址，他是以列号和行号前增加符号“$”构成的。 （3）混合引用 混合引用也叫混合地址，他是在列号或行号前加符号“$”。,1.3.4 函数分类及用法 1、函数的使用 函数由函数名和参数组成。函数名通常以大写字母出现，用以描述函数的功能。参数是数字、单元格引用、工作表名字或函数计算所需要的其他信息。 在建立函数时，必须按如下语法规则： (1)函数必须以“=”开头，例如：“= Average（A1:A10）”。 (2) 函数的参数用园括号“（ ）”

13、括起来。其中，左括号必须紧跟在函数名后，否则出现错误信息。如个别函数PI等没有参数，也应在函数名后加上括号。例如，“=B2*PI（）”。 (3)函数的参数多于1个时，要用“，”号分隔。 (4)文本函数的参数可以是文本，该文本要用英文的双引号括起来。 (5)函数的参数可以是己定义的单元格或单元格区域名。例如：若将单元格区域A1：A9命名为TL，则函数“=SUM（TL）是计算单元格区域A1：A9中数据之和。 (6)函数中可以使用数组参数。 (7)可以混合使用区域名、单元格引用和数值作为函数的参数。,2、常用函数 (1)求和函数SUM 格式：SUM（number1,number2,number3）

14、参数：number1,number2,number3,为计算机求和数的1到30个数值。 功能：求参数表中所有参数的和。 (2)条件求和函数 格式：SUM（range,criteria,sum_range） 参数：range：搜索区域 criteria：条件值 sum_range：求和区域 功能：在求和区域内将搜索区域中满足条件的值求和。,(3)求平均函数AVERAGE 格式:AVERAGE（number1,number2,number3） 参数：number1,number2,number3为计算平均数的1到30个数值 功能：求参数表中所有参数的平均值 (4)计数函数COUNT 格式：COUN

15、T（value1,value2,value3） 参数：value1,value2,value3为1到30个数值型的数值。 功能：求参数表中所有数值型的数值个数。,(5)条件计数函数COUNTIF 格式：COUNTIF（range,criteria） 参数：range:搜索区域 criteria:条件值 功能：在搜索区域中求满足条件值的个数。 (6)IF工作表函数 格式：IF（logical_test,value_if_true, value_if_false ） 参数：logical_test：测试条件 value_if_true：条件为真时的结果 value_if_false：条件为假时的结

16、果 功能：当参数logical_test取值为TRUE（真）时，返回value_if_true的结果，否则返回value_if_false的结果。 (7)求最大值函数MAX（区域） 功能：求出指定区域中最大的数 (8)求最小值函数MIN（区域） 功能：求出指定区域中最小的数,1.4 操作Excel工作簿,1.4.1 建立与保护工作簿 1、建立工作簿 当刚刚启动Excel时，系统会自动产生一个名为book1的新工作簿。如果再需要新建工作簿文件，可以按如下步骤操作。 （1）用鼠标单击“文件”菜单。 （2）选择“新建”命令。 （3）单击“确定”按钮。 新建的工作簿文件自动取名为book2、book3

17、等，当文件第一次存盘的时候系统会让用户为这些文件指定新的文件名。另外也可以通过单击工具栏中的新建按钮来创建新工作簿。在工作簿中，文件默认的扩展名为.XLS。,2、保护工作簿 (1)保护工作簿的结构和窗口 对工作簿进行保护可以防止未授权用户对工作簿进行的删除、移动、插入、重命名等操作。 (2)保护工作簿文件不被查看和编辑 通过设置密码保护方式，保证工作簿不被未授权的用户查看和编辑。可以设置两个不同的密码，一个是用户要打开或查看文件时必须输入的密码，另一个是用户要编辑和保存对文件所做的修改时，需要输入的密码。,1.4.2 工作簿的基本操作 工作簿的基本操作是指对工作簿的保存、打开合关闭。 1、工作

18、簿的保存 选择“文件|保存”命令可直接保存文件。对新建文件的第一次“保存”或选择“文件|另存为”命令，系统会提示输入新的工作簿名。 2、工作簿的打开 要使用已有的工作簿，必须先将其“打开”。选择“文件|打开”命令，或者在任务窗格内选择“打开工作簿”，单击工作簿名即可。 3、工作簿的关闭 关闭工作簿的方法有多种。一般选择“文件|关闭”命令。,1.5 制作Excel图表,数据的图表化就是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示，使数据更加直观易懂。当工作表中的数据源发生变化时，图表中对应项的数据也自动更新。使用图表可帮助用户更好地对工作表的数据进行分析和处理。,1.5.1 创建图表 嵌入图表是放置

19、在工作表中的图表，当要查看或打印图表及其源数据时，嵌入式图表就非常有用。当要独立于工作表数据，存入图表时，应该使用独立图表。 例:在工作表中创建图表。,操作步骤如下： （1）先选定数据所在的单元格（可相邻，也可不相邻）。 （2）单击“插入”菜单中的“图表”命令，打开 “图表向导4步骤之1图表类型”对话框，并自动激活 “标准类型”选项卡。在“图表类型”列表框中提供了多种图表类型，对于每一种类型的图表在“子图表类型”选项中又列出了其子图表类型。在“子图表类型”框下的说明框中是对用户所选的子图表的用途进行说明。用户也可使用“自定义类型”选项卡来选择所需的图表类型。 （3）单击选择所需的图表类型和子图

20、表类型。如“柱形图”。 （4）单击“下一步”按钮，打开 “图表向导4步骤之2图表源数据”对话框，并自动激活“数据区域”选项卡。,（5）选择好数据区域，在“系列产生在”里选择“列”。 （6）单击“下一步”按钮，在“图表标题”下输入“期末成绩单”作为该图表标题。在分（X）轴中输入“姓名”，在分类（Y）轴中输入“分数”。弹出如图所示的“图表选项”对话框。,在Excl 2003中，图表分为嵌入图表和独立图表。嵌入图表是工作表的一部分，把他们和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候也同时打印；另一种是独立图表，他们是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表，打印时将与数据表分开打印。不管嵌入图表

21、还是独立图表，都与工作表数据相连接，也就意味着更新工作表数据时，同时也会更新图表。,(7)单击“下一步”按钮，弹出所示的“图表位置”对话框。,（8）选中“作为新工作表插入”单选按钮。 （9）单击“完成”按钮，工作簿里增加一个新的工作表。,将图表嵌入同一个数据表中的方法同上面 的方法一样，在“图表位置”选项中，选择“作 为”其中的对象插入”即可。,1.5.2 编辑图表 1、编辑图表中的说明文字 Excel在图表上设定了许多区域，可调整和重新编辑这些内容。 (1)在图表中添加新的说明信息 (2)更改图表的标题信息 (3)修改分类轴与数值轴格式,2、调整图表位置及大小 3、调整图表的类型 4、在图表

22、中添加或删除数据项 5、调整查看三维图表的角度 6、图表背景、图区背景的设置,1.6 管理数据,1.6.1 数据清单的基本操作 数据清单的管理一般是指对工作表数据进行如排序、筛选、分类和汇总等操作。,1、数据清单及其特点 数据清单是典型的二维表，是由工作表单元格构成的矩形区域。它的特点有以下两种： (1)矩形区域的第一行为表头，由多个列标识名组成。 (2)表头标识下是连续的数据区域，这个区域可以是整个工作表的数据，也可以是工作表数据的一部分，数据清单的处理功能只能在一个数据清单中使用。,2、建立一个数据清单 例：建立学生期末成绩数据清单，字段名为：学号、姓名、各科分数、总成绩等。 (1)建立列

23、标识 创建列标识，在数据清单的第一行，Excel将使用这些列标识创建报表，并查找和组织数据。 (2)输入数据 输入数据时应确保同一列有同类型的数据值。,3、编辑记录 编辑记录可在单元格中进行。也可在记录单中编辑记录。 4、查找记录 若查找记录，则单击“条件”按钮，输入相关的查找条件。,1.6.2 排序与筛选工作表数据 1、数据的排序 排序是将某个数据按从小到大或从大到小的顺序进行排列。通过排序，可以根据某特定的内容来重排数据表中的行。当选择“排序”命令后，Excel 2003会利用该列和指定的排序次序，或利用自定义排列次序来重新排列行或单个的单元格。否则，Excel 2003将根据选择的“主要

24、关键字”列的内容以升序（由低到高）对行进行排序。排序时，Excel 2003将按指定的排序顺序重新设置行、列以及各单元格。,默认排序顺序 Excel 2003的约定如下： （1）数字：从最小的负数到最大的正数排序。 （2）文本以及包含数字的文本：按09、AZ顺序排序。 （3）逻辑值：按False、True排序。 （4）空格：排在最后。按降序排序时，Excel 2003约定与升序时的情况相反。,按列排序 按照某一选定列排序的操作步骤如下： （1）接上操作，首先选定数据区。 （2）用鼠标单击“数据”菜单上的“排序”命令，出现 “排序”对话框。 （3）在“主要关键字”列表框中，选定重排数据表的主要列

25、字段，并选“降序”。 （4）按“确定”按钮即可。 多列排序 实际上，“排序”命令一次只能按三列排序。若要按四列或更多列将数据清单排序，可通过重复执行排序命令达到这一效果。,2、数据筛选 利用筛选操作，只选择显示符合设定筛选条件的数据行，而隐藏其它行。 自动筛选 自动筛选是在访问含有大量数据的数据清单中，快速获取所需数据的简单处理方法，仅显示需要看到的数据内容。特点是对单一字段定义筛选条件。 取消筛选,建立复杂条件的高级筛选 (1)高级筛选是在多个字段间设置筛选条件，显示的条件表达式有多个，且在表的条件区域中输入条件表达式。条件区域内容需用户建立，这是使用高级筛选的前提。自动筛选以单一字段来建立

26、筛选条件，不需建立条件区域。 (2)自动筛选的条件不影响高级筛选的运行和结果，两种方法相互独立。,1.6.3 分类汇总与分级显示 1、分类汇总 分类汇总是对数据表的数据进行分析的一种方法。他建立在已排序的基础上，将同类别的数据进行统计汇总。Excel 2003可以对工作表中选定的列进行分类汇总，并将分类汇总的结果插入相应类别数据行的最上端或最下端。方法是：在“数据”菜单上单击“分类汇总”命令，在数据表中插入分类汇总行，然后按照选择的方式对数据进行汇总。汇总的方法包括求和、求平均值、统计个数等。,例：根据如图所示表汇总有关数据。 在分类汇总之前，需要先对数据表中的分类汇总的字段进行排序，如按专业

27、汇总，则应按专业进行排序。操作步骤如下：,（1）按“专业”字段将表单排序。 （2）用鼠标选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，弹出“分类汇总”对话 框，如图所示。,（3）在“分类字段”下拉列表框中选择“专业”字段。 注意：这里选择的字段就是在第一步排序时选择的主关键字。 （4）在“汇总方式”下拉列表框中选择“平均值”。 （5）在“选定汇总项”选定“高等数学”。 （6）单击“确定”按钮即可完成。分类汇总的结果如图所示。,如果要撤消分类汇总，可以选择“数据”菜单中的“分类汇总”项，进入“分类汇 总”对话框，单击“全部删除”按钮即可恢复原来的数据清单。,2、分级显示 从分类汇总表可以看出，数据按分级

28、显示，工作表的左边为分级显示区，列出各级分级符和分级按钮。 在默认情况下，分级显示区分为三级，从左到右分别表示最高级、次高级和第三级。,1.6.4 使用数据透视表 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格，可以转换行和列以看查源数据的不同结果，可以设置不同的显示页面来筛选数据，它集筛选、分类汇总于一体，用户只需对字段进行适当的拖放操作，就可以在数据清单中重新组织和统计数据。 1. 数据透视表的基本术语 2.源数据：是数据透视表提供的数据清单，是数据透视表的基础。 3.字段：数据透视表的字段有4种，分为行字段、列字段、页字段和数据字段。,例：建立数据透视表，比较不同专业的男女

29、生人数。 数据透视表的操作步骤： （1） 首先选定数据清单中的任一单元格。 （2） 用鼠标选择“数据”菜单中的“数据透视表”命令，弹出如图6所示的“数据透视和数据透视图向导-3步骤之1”的对话框，选择数据源为“Microsoft Excel数据清单或数据库”。,（3）用鼠标单击“下一步”按钮，弹出如图所示的“数据透视和数据透视图向导-3步骤之2”对话框，在“选定区域”框中已经自动指定了整张数据清单作为数据区域，用户可以直接修改或进入数据清单重新选择数据区域。本例选择区域为“$A$2:$J$12”。,（4） 再单击“下一步”按钮，弹出 “数据透视和数据透视图向导-3步骤之3”对话框，如图所示。在

30、其中选择“新建工作表”选项。,（5）单击“布局”按钮，弹出如图所示的“数据透视表和数据透视图向导-布局”对话框。在该对话框中建立数据透视表结构，方法是：用鼠标将出现在对话框右边的字段名拖放到指定位置，如“性别”拖到列字段，“姓名”拖到数据字段，“专业”拖到行字段，“是否补考”拖到页字段。,（6） 建立数据透视表结构后，单击“确定”按钮，弹出“数据透视和数据透视图向导-3步骤之3”对话框，再单击“完成”按钮即可，数据透视表如图所示。,在进行到“数据透视表向导步骤3”的“布局”对话框时，最关键的是两个框中字段名的选取。一个是“页”框，它相当于“自动筛选”；另一个是“数据”框，它相当于分类汇总。审清题意，正确地拖放符合要求的字段名于这两个框中，接下来就是“行”、“列”框的拖放。,Click to edit title,Sub Title,1,3,4,2,Click to edit title,Sub Title,- - -,Text 1,Text 2,Text 3,Text 4,Text 5,Text 6,Click to edit title,Sub Title,Chart Documents,Chart Documents,Chart Documents,COMPANY LOGO,Add Your Company Slogan,Your site here,Thank you!,