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1、如何开会,人力资源管理与开发系列讲座,刘 洪 南京大学商学院,如何开会？,为什么要开会？ 会议的作用 会议的类型 会议的准备 会议的主席 讨论的结构 会议的引导 会议的总结（会议纪要） 本资料根据Antony Jay: “How to Run a Meeting”, Harvard Business Review, March-April 1976 改写。,为什么要开会？,不开会可以吗？ 开会的意义在于其历史性、指导性 领导说：“这件事要开个会讨论讨论”，通常出于3个目的： 避免武断、独裁，削弱权威； 推卸责任 延迟决策 有时开会是自然界生物的一种本能，是生活的一种方式 信息时代还需要开会吗？
2、,开会有什么作用？,是界定一个团队、群体和组织的最简单、最基本的方法 会议用来审议、修改和增加作为一个群体存在的内容和地点 会议有助于个人理解集体目标和对集体目标的贡献 会议能够产生参加者对于会议所做出决策和追求目标的义务 会议是管理者实施领导的时机和场合 会议是地位的象征，竞争的场所（尤其在一个组织建立初期） 会议也可以是浪费时间、寻求刺激、阻碍组织进步的方式。,会议有哪些类型？,（1）从会议规模分 The assembly 100人以上，聚会，听报告 The council，40-50人，议会，提出问题和参与讨论 The committee，10以下，委员会，平等地位，轮流发言 （2）从会
3、议召开的频率分 日常会议、周旬会议、月度会议、季度会议、年度会议、不定期会议 会议的频率反映了成员全体团结的程度 （3）从成员组成分 从事相同工作的人 从事不同但是并行工作的人 来自不同团体，也许相互陌生的人 仅仅为了会议而聚集在一起，为了本次会议的目的,会议有哪些类型？,（4）是否具有激励性分 大家是否具有共同的目标 成员之间是否具有竞争性的工作关系（比如利益分配会议） 是否希望通过会议本身解决某些问题 （5）从决策程序分 凭感觉的决策 投票制度（多数服从少数） 主席决定制度（听取事实、意见和讨论之后，主席自己做决定） （6）会议模式 日常会议从事相同的工作，具有共同的目标，通常达成相同决策
4、 周或月度会议从事不同但并行工作，既有竞争又有协作，通常主席决策 不定期会议参加会议者没有联系，每人都有一票，但很少它票。之所以参加会议，仅仅为了实现会议的目的。,会议的准备工作,1 制定目标 （1）信息消化（过去如何？） 会议主题 要讨论对象的进展 整体项目的概况 （2）建设性的创造（未来如何？） 新的政策 新的战略 新的产品、市场、目标等 （3）执行者的责任（如何做？成员之间分配） 使得大家知道作为一个群体成员是实现目标的最好方式 理解并影响其他成员，实现整体优化 协同动作，遵照执行 （4）会议的治理结构 确定会议组织结构，制定会议工作程序、路线和规则等。,会议的准备工作,1 做准备 会议
5、主席，罗列出目标，要讨论的问题，确定游说提出来讨论 （1）参加人员准备 人数：尽可能控制参加会议的人数。根据会议的目的确定人数，参加会议的人必须是能够对会议目标做出贡献的人。 不必参加会议的人：希望参加会议的人和经常参加会议的人，可以不参加。 控制会议人数的办法： 设计会议程序，确定不同的人参加不同程序的会议 将大会议划分成为几个小的会议 会前征求意见，并作为选择参加会议者的标准 会前的交往：会议前一天，与部分成员交流，明确提出问题的人,会议的准备工作,（2）文件准备 主题明确 原因明了 次序得当前期、后期安排，适应期安排 会议议题的分类一致性决策的会议议题，放在最后 避免小事，紧扣会议主题
6、事务性会议时间不宜超过1个半小时 会议开始、结束时间在会议议程上标明 如果会议有延长的可能性，则安排在下班前或吃饭前1小时 提交会议的文件要尽可能短，开门见山 主席可以根据会议的进程随时增加临时性议题,如何做主席？,主席如何做开场白 主席的作用：社会型、任务型 团结大家的主心骨 类似法官，没有个人目的 摆脱责任的手段 避免感情用事 让大家满意，让大家知道有些事情依靠自己是无法完成的 将自己看成是奴隶而不是统治者 权威体现在会议的引导、帮助和阻止妨碍会议的行为 聆听别人的发言 总结别人发言要简单、果断、有力、决定性，马上转移议题 给予意见不同者一定的反对时间，鼓励发言者进一步阐明观点或留以后研究
7、 主席不要过早地表达自己对于争论双方的意见，总结时加入个人偏好 如果自己是任务的主人，再不与参会者冲突的情况下，可由自己人主席；否则，由他人担任。,会议讨论的结构,描述问题 阐述问题存在的结果 了解以前是如何解决问题的 诊断目前存在问题的症结所在 寻求就解决问题的途径 寻求解决问题的方案,会议的引导,（1）会议主题的引导 一个议题开始时就确定结束的时间或时机 不能达成一致意见的议题，建议下次会议（或专门会议）讨论 预先对议题有一个整体的研究（去过、现状、预期） 纠正误解和不相关的话题 邀请有关人员向不了解情况的人介绍情况 会议当中不要修正文件错误 如果已经达成一致意见，就结束讨论转入下一个议题
8、 有下列情况者就结束讨论 1 进一步讨论所需的资料缺乏； 2 讨论所需的人没有参加会议； 3 成员认为需要时间考虑或与同事商量； 4 事情说明原有议题的假定已经发生改变； 5 本次会议已经没有时间更好地讨论该议题了； 6 有反对意见，达成一致意见明显是困难的。 结束每个议题的讨论后，主席要总结一下所取得的成果,会议的引导,（2）参加者的引导 l 开会一定要准时，不要等待。 l 位置非常重要。 l 主席要考虑到谁坐在自己的对面。 l 并列坐在一起，不易形成不一致。 l 如果开会只是为了向世界显示大家是团结的，就故意让反对者坐在自己的身边。 l 主席的右边是“dead mans corner”。
9、通常，主席是一种荣誉、地位的象征。尤其在一个狭长的卓子两旁开会时距离主席越远者，是地位越低的人。所以，要根据自己的地位为自己选择适当的位置。,会议的引导,（3）对于爱多说话的人 让他写详细报告 发言时做出某些暗示 故意与别人交谈、打岔等 （4）打破沉默 沉默的含义： 两类沉默需要打破 （5）保护弱者 （6）鼓励实现火花 （7）不要企图一切问题都有答案 （8）最重要的人物最后发言,会议的总结,会议的时间、地点、参加人员 参加者姓名，缺席者的歉意 被讨论的议题和达成的决策，必要时请有关人员签字 会议结束的时间 协助会议者、机构的致谢 会议决算（必要时） 下次会议的日期、时间和地点,参加会议要注意哪些？,进入会场时间 座位安排与选择 会议礼貌 对待争论 名片准备 新人介绍 纸张、笔、设备的准备,会议的重要性在于其历史性。会议的形式往往重要于内容；会议的准备、会议召开和结束事项，构成了会议的全部。 同志们，您为什么多组织或参加些会呢？ 刘 洪,