A1 考勤软件使用说明书.doc

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1、A1 考勤软件说明书 A1 考勤软件使用说明书目录第一章 系统功能特性 .3 第二章 系统要求 .4 第三章 软件的安装与数据库连接.4 3.1 单机版安装 .4 3.2网络版安装 .8 3.3 数据库连接 .8 第四章 操作指引：从启用软件至打印报表 .10 4.1初次使用向导 . 11 4.2考勤制度设置 .13 4.3班次设置 .14 4.4机构设置 .16 4.5 人员录入 .16 4.6 设备设置及通讯测试 .18 4.7 读取考勤机的注册信息.21 4.8员工排班 .21 4.9数据采集 .22 4.10考勤报表 .23 第五章 软件详细操作说明 .25 5.1系统登录 .25 5

2、.2 人事管理 .26 5.2.1机构设置 .27 5.2.2人员录入 .29 5.2.3 离职登记 .31 5.3考勤管理 .32 第 1 页A1 考勤软件使用说明书5.3.1考勤制度设置 .32 5.3.2 节假日设置 .37 5.3.3固定公休设置 .38 5.3.4班次设置 .39 5.3.5设置固定轮班 .42 5.3.7补签到登记 .47 5.3.8请假公休加班登记 .49 5.3.9考勤报表 .51 5.4 终端管理 .54 5.4.1 设备设置 .54 5.4.2 人员注册 .55 5.4.3 数据采集 .57 5.4.4系统配置 .60 5.5系统维护 .61 5.5.1系统

3、配置 .61 5.5.2更改密码 .64 5.5.3操作日志查询 .66 5.5.4系统权限管理（工厂版） .69 5.5.5操作员管理（写字楼版） .70 5.5.6数据维护 .71 5.5.7注销 .82 5.6帮助 .83 5.6.1帮助 .83 5.6.2关于 .83 5.6.3启动窗口提示信息 .83 第六章 常见问题解答 .84 附录 1：人员资料的导入 .89 注：说明书编写完成后，软件仍会不断升级完善功能，若有与说明书中不同的地方，请以软件的在线帮助为准。 第 2 页A1 考勤软件使用说明书第一章 系统功能特性 A1 考勤管理系统是以用户需求为导向，针对各工厂、公司考勤管理业务

4、进行计算机管理而开发的通用考勤管理系统，目前主要分为写字楼版和工厂版两个版本。其中写字楼版功能简单易用、允许设置多个班次、按周循环上班、无需排班，适用于写字楼型的简单考勤；工厂版功能强大、可以按天/周/月排班，轮班、可自定义考勤项目、考勤制度配置灵活、报表丰富，适用于工厂型的复杂考勤。系统采用流行的下拉式菜单，多文档操作模式，界面清晰舒适，直观性强，操作简便，增强的在线帮助功能，安全可靠。系统查询、汇总、计算快速简捷。A1 考勤管理系统由主管人员设定操作人员的权限，可由操作人员定义自己的口令密码，有效的防止了非法使用和越权使用系统。系统具有严格的数据录入容错体系，防止了误操作和非法数据录入。系

5、统备份功能保证了数据不会丢失，在系统发生故障时，可迅速恢复运行。 A1 考勤管理系统具有六大功能模块，分别为人事管理、终端管理、考勤管理、门禁管理（选择门禁机时才会有这个模块）、系统维护、帮助。 第 3 页A1 考勤软件使用说明书第二章 系统要求 一、硬件要求： 1、CPU：1GMHz 以上 2、内存：128MB 以上 3、硬盘：2GB 以上的可用硬盘空间 二、运行环境 1、单机运行 数据库：MSDE 2000 操作系统：WIN98/2000/ME/XP/NT/2003 2、联网运行 数据库：MS SQL SERVER 2000 以上企业版/标准版 工作站操作系统：WIN98/2000/ME/

6、XP/NT 服务器操作系统：WINDOWS NT/2000/2003 SERVER 第三章 软件的安装与数据库连接 3.1 单机版安装1、获取安装程序，安装包中的文件分两部分：A1 考勤管理系统安装包、MSDE（Microsoft Sql Server Desktop Engine）。 2、运行 Setup.exe，开始安装系统 3、选择所要使用的语言，单击“确定”。 第 4 页A1 考勤软件使用说明书4、安装程序自动检查系统设置，启动安装向导。 5、开始设置安装内容，单击“下一步”。 第 5 页A1 考勤软件使用说明书6 、 选 择 程 序 要 安 装 的 路 径 ， 默 认 安 装 路 径

7、 为 ： C ： program filesmisA1，单击“下一步”。 7、点击“安装”按钮，开始安装。 第 6 页8、安装完成， A1 考勤软件使用说明书9、点击“完成”退出安装向导，接着弹出如下对话框，提示安装MSDE： 第 7 页A1 考勤软件使用说明书再点击“确定”，进入下一步骤。 12、开始自动安装 MSDE。如下图： 11、安装完毕。桌面、和开始菜单出现 A1 考勤管理系统图标。 注意事项： 1、没有安装 MSDE 或 Sql Server 的其它版本前，不能运行 A1 考勤管理系统。 2、如果用户电脑已经安装有 Microsoft Sql Server 2000 的任何版本，可

8、不用再安装 MSDE，仅安装 A1 考勤管理应用程序即可。 3、MSDE 为 Microsoft 公司的免费桌面数据库，用户可以自行下载。3.2网络版安装因为 MSDE 数据库管理支持网络操作,所以可以做网络版使用（较少用户数时），但是网络版推荐使用 Microsoft SQL Server 的标准版、企业版。 1、首先安装 Microsoft SQL Server。 2、安装 A1 考勤管理系统应用程序，安装具体步骤参见单机版安装过程。 3.3 数据库连接第 8 页A1 考勤软件使用说明书在初次运行 A1 考勤管理系统时，须创建数据库或连接已有的数据库，设置数据库连接参数。以下为数据库连接步

9、骤： 1、初次运行 A1 考勤软件，出现如下图数据库连接窗口： 系统默认按照 windows 验证连接本 MSDE 服务器，连接成功后，自动创建数据库。当连接失败或默认数据库已经存在时才显示数据库配置窗口由用户手工配置。 2、数据库服务器指 A1 考勤系统的后台 Sql Server 服务器，单机版为 MSDE，网络版为 MSDE 或 Sql Server 2000 的其它版本。系统自动搜索能够连接到的 Sql Server 服务器，显示在下拉列表框中。在 Win2000 以上版本如果本地服务没有启动会自动启动，但是需要等待 10s 左右（右下角的“本机服务器已启动”来表示）。用户可以连接网络

10、上其它的服务器。 3、A1 考勤程序连接 Sql Server 有两种方式：Windows 验证、混合验证，系统默认按照 windows 验证连接本 MSDE 服务器，连接成功后，自动创建数据库。当连接失败或默认数据库已经存在时才显示数据库配置窗口由用户手工配置。 4、选择“新建数据库”，输入数据库名称，单击“创建”将创建数据库。 5、创建数据库后会提示数据库创建成功，单击“确定”按钮，会提示数据库测试成功，单击“确定”则进入系统登录窗口。 注意事项： 第 9 页A1 考勤软件使用说明书1、找不到指定的服务器：可能是网络不通、防火墙阻塞 1433 端口、该服务器没有启动。若是本地服务器初次安装

11、没有启动 Sql Server，要等待片刻才可以启动。 2、连接不到指定服务器：请检查验证方式、用户名及密码是否正确。 3、若是连接已有数据库失败，可能数据库已损坏。 4、(local) 表示本地默认实例 Sql Server 服务。第四章 操作指引：从启用软件至打印报 用户购买人脸考勤机后可先于考勤机上登记员工的人脸模版，并记录下每个员工的人脸登记号，然后再进行软件操作。从启用软件至打印报表的基本操作流程及步骤如下描述。软件各功能的详细使用说明请参阅第五章。软件安装之后初次使用流程图： 初次使用向导固定公休设置机构设置人员注册考勤制度设置班次设置人员录入数据库备份第 10 页节假日设置固定轮

12、班设置终端设置A1 考勤软件使用说明书4.1初次使用向导进入软件首先弹出“初次使用向导”，客户可以根据自己公司的情况选择合适的软件版本。如果客户的考勤情况比较简单就选择“写字楼版”，相反如果考勤情况比较复杂则选择“工厂版”。 选择完版本后，单击“下一步”按钮进入公司信息设置，包括公司名称及 LOGO 图标。 设置完公司信息，单击“下一步”进入设备类型选择窗口。 第 11 页A1 考勤软件使用说明书选择完设备类型以后，单击“下一步”按钮进入人员编号长度设置的窗口 默认长度为 6，客户可以自行调整。设置完后单击“下一步”按钮进入系统密码更改窗口。 第 12 页A1 考勤软件使用说明书系统初次登录的

13、用户名为系统管理员帐号：sa，密码为：空。建议用户在这里先更改密码。或者登录以后到系统维护里更改。 点击菜单“系统维护-更改密码”打开，输入新密码和确认新密码（密码可以设为 0-9 的数字或字母），如下图示，再点击确定即可。 4.2考勤 度设置点击菜单“考勤管理考勤制度设置”，打开如下“考勤制度设置”设置界面。用户可在此根据实际设置出勤、加班、迟到、早退、旷工、请假、外出、多次打卡间隔等计算规则。 第 13 页A1 考勤软件使用说明书设置完毕单击“确定”按钮保存。 4.3班次设置班次为员工一天中的上下班时间。用户需先设置出员工的每一种上下班时间。设置步骤如下： 1、点击菜单“考勤管理班次设置”

14、进入班次设置窗口。 2、点击“增加”按钮，输入班次名称、包含的时间段数量、备注。第 14 页如下图： A1 考勤软件使用说明书设置完之后单击“保存”按钮，就会在班次框里多出一个“早班”班次，然后再在班次包含的时间段里选择不同的时间段，对上下班的时间进行调整，设置起始/终止识别的时间，如果需要计算早退、迟到、缺勤、外出等，应在相应的小方框内打上勾。 设置完成后单击“保存”按钮完成班次的设置。如果不明白可以使用向导。 第 15 页4.4机构设置A1 考勤软件使用说明书点击菜单“人事管理机构设置”进入机构设置窗口。在使用之前，建议先整理公司的部门架构，包括编号、名称和层次结构。 添加一级部门时，点击

15、公司名称，再点击“增加”按钮，然后输入部门名称，再点击“保存”按钮。 若继续增加一级部门，则按上面的方法进行操作；若增加一级部门的下属部门，则点击一级部门的名称，再点击“增加”按钮，选择上级机构为一级部门，然后输入部门名称，再点击“保存”按钮。依此方法可增加不同级别的部门。如下图示： 4.5 人员录入点击菜单“人事管理人员录入”打开，选中要录入人员的部门名称，再点击“增加”按钮，然后依次输入人员编号、姓名、登记号码、选择性别、证件号码、考勤方式、默认班次、固定公休、入职日期等。 *注：若员工为固定班次上班，在此选择默认班次后则不需要再进行排班登记。 若要为人员选择相片，则单击相片框或单击“载入

16、”，选择编辑第 16 页A1 考勤软件使用说明书图片选项，在弹出的选择文件窗口选择相片。 输入完毕，点击“保存”按钮完成，如下图示： 第 17 页A1 考勤软件使用说明书如要继续增加人员则重复上面的操作。 4.6 设备设置及通讯测试1、设备的添加/修改 将设备连接到电脑(使用通讯线)。若有多台设备连网使用，应为每台机器设置不同的编号，如：001，002，保证机号不能重复。 点击菜单“终端管理”会直接进入“终端管理”窗口。 第 18 页A1 考勤软件使用说明书点击添加/修改设备（M）进入“添加/修改设备”界面 在界面里面填写好设备的 IP 地址，端口号（一般情况默认），通讯密码，点下一步： 第

17、19 页A1 考勤软件使用说明书单击“完成”按钮完成设备的添加。 2.属性设置 在终端管理窗口单击“属性设置”按钮，进入设备属性设置窗口，在“常用属性”里的“获取设备时间”、“更改设备时间为电脑时间”前的小方框里打勾，再点击“确定”按钮，这时将把考勤机时间改为与电脑时间同步，如下图示： 第 20 页A1 考勤软件使用说明书4.7 读取考勤机的注册信息更改设备时间和查看考勤机信息后，建议用户将考勤机上注册信息读取到软件数据库中，以作备份。 在终端管理的窗口单击“人员注册”进入人员注册窗口，点击“在线检测”，搜索到机器后，选中在线机器，然后点击“获取所有注册信息”按钮，完成读取 4.8员工排班 点

18、击菜单“考勤管理员工排班”打开员工排班窗口。 先于窗口左侧“1人员选择”窗口中选择需要排班的人员，然后在“2输入日期范围”里设置排班日期的起始日和终止日，并单击“显示排班”按钮，然后再在“3先选择班次或固定轮班”里选择排班方式”，当选择完排班方式之后，只需 下面的表格里单击修改班次就可以了。 第 21 页A1 考勤软件使用说明书当选择“按固定轮班排班”时，则会按照已经设置好的固定轮班（固定轮班设置情参考第五章）来进行排班，点击“保存”按钮，即完成排班。 4.9数据采集 员工于考勤机上考勤后，用户若要查看考勤记录，则需进行数据采集。采集之前先要检测机器是否在线，然后点击“采集”按钮，进行数据读取

19、。 第 22 页4.10 考勤报A1 考勤软件使用说明书 单击 “考勤管理考勤报表”进入考勤报表窗口 选择输入要查询的人员名单和日期，单击“查询”按钮则弹出下面的窗口（日考勤明细，月考勤统计，符号日考勤表需要考勤处理后方可以查询到数据）。 第 23 页A1 考勤软件使用说明书如果需要打印报表，单击“打印”按钮进入打印设置窗口 单击“确定”则进入预览窗口， 第 24 页A1 考勤软件使用说明书单击进行打印即可。 第五章 软件详细操作说明 5.1 系统登录登录窗口用于校验当前登录操作员的密码，并根据选择的操作员控制系统的使用权限。系统默认管理员帐号为sa,初次登录密码为如果在“初次使用向导”里没有

20、修改则为空。如果没有设置密码和其它操作员，则运行软件时不显示登录窗口。 【使用步骤】： 1、 运行程序后，会出现一个登录图片画面，如下图： 第 25 页A1 考勤软件使用说明书同时连接数据库，若连接成功会出现登录窗口。 2、出现登录窗口后，在用户名后面的列表框会列出所有的操作员，选择你的用户名。 3、在密码框输入密码，确定进入主界面。 5.2 人事管理第 26 页5.2.1 机构设置A1 考勤软件使用说明书机构设置用于设置公司的部门架构，包括部门的编号、部门名称、备注，并可设置各部门之间的层次结构。 【使用步骤】： 1、点击菜单“人事管理机构设置”进入部门设置窗口。在使用之前，建议先整理公司的

21、部门架构，包括编号、名称和层次结构。 2、对应公司的架构，在部门设置窗口点击“增加”，选择上级机构，若没有上级机构，则选中公司名称，输入编号（默认为自动编号）、机构名称和备注。如图： 3、点击“保存”完成。如图： 第 27 页A1 考勤软件使用说明书5、更改公司层次结构 1 选中要修改层次结构的部门 2 按住鼠标左键，将鼠标拖动至需修改部门的上级部门上面 3 放开鼠标，系统提示如下信息： 4 若确认要修改，单击是，否则单击否。 6、修改部门编号和名称 1 选中要修改的部门，点击“编辑”按钮 2 修改部门后，点击“保存”按钮，对应部门的人员会自动更新。第 28 页注意事项： A1 考勤软件使用说

22、明书1、 部门编号默认为系统自动生成时，用户不能设置部门编号。 2、当要删除的部门下面有子部门或有人员属于该部门时不允许删除，可先删除子部门，或将该部门的人员移到其它部门。5.2.2 人员录入人员录入用于输入或修改人员基本资料，包括：所属部门、编号工号、姓名、登记号码、性别、证件号码、入职日期等；输入或修改人员与考勤处理相关的属性，包括：默认班次、工作组、固定公休；人员资料查询、导出。所谓的工作组是指为了方便考勤登记及人员查询操作，一般将工作性质及考勤时间相同的人员设置成一个工作组，在各种考勤登记(如：排班、签卡、公休登记等)及查询时可按工作组来选择人员和查询条件。人员录入时可以采用人员资料导

23、入的方式（附录 1）。 【使用步骤】： 1、点击菜单“人事管理人员录入”进入人员录入窗口。（在输入前，应先录入部门结构、工作组、班次、固定公休这些人员的基本属性）。 2、在录入前，应准备好人员资料，至少包括部门、人员编号、登记号码、姓名、性别、入职日期，若有固定的班次、固定的公休、工作组，还应包括相应信息，证件号码可根据需要选择输入。 3、选中要录入人员资料的部门，点击“增加”按钮。 4、输入人员的信息。 第 29 页A1 考勤软件使用说明书5、若要为人员选择相片，则双击相片框或单击右键选择编辑相片选项，在弹出的选择文件窗口选择相片。 6、点击“保存”按钮完成。 7、重复 3、4，5，6 步输

24、入其它人员。 8、完成退出。 9、更改员工姓名、登记号码、编号 1、选择需要更改的人员，点击“编辑”按钮 第 30 页A1 考勤软件使用说明书2、在对应的输入框修改登记号码、姓名、编号 3、修改后点击“保存”按钮即可。 注意事项： 1、由于每个员工在系统中有很多相关的考勤记录、出勤资料，必须登记离职后方可在离职窗口删除。 2、人员录入后需进行人员注册，把人员资料注册到人脸考勤机中。人员可以逐个注册，也可以一次性全部注册到人脸考勤机中。 3、系统可以设置人员编号和登记号码是否由系统自动生成，若为自动生成，则系统会按照系统生成未用过的最小的编号。若需要在新增时编辑，可进入考勤制度设置中去掉自动增长

25、的选项。 4、在考勤处理时，若人员当天未排班次，则取默认班次为当天班次，一般在人员只上一个班次，或大部分都上一个班次时，可选择输入默认班次，只在临时变更时进行排班即可，否则可以直接进行排班登记而不选择默认班次。 5、工作组为人员的选择提供一个比部门更小的单位，一般将工作时间基本相同的分为一组，在进行登记和处理时，可以按组来进行选择，在人员较多时，可减少工作量。部门与工作组没有关系，不同部门的人可以组成一个工作组。 6、固定公休是用于设置人员每周的固定公休时间，在人员每周有固定的休息时选择，若公休不固定，可直接进行公休登记而不选择固定公休。 7、若有人员资料的 EXCEL 文档，可直接到人员资料

26、导入处导入资料，也可以把人员资料导出为 EXCEL 文档，以便以后使用。 8、只有在人员编辑和增加状态才能修改相片。 9、在人员录入时一定要输入正确的入职日期，考勤处理从入职当天开始计算，若输入大于入职日期，则输入日期前无出勤结果，若小于入职日期，会出现多余的出勤。5.2.3 离职登记离职登记用于一人或多人登记离职，查询或删除离职人员的资第 31 页料。 【使用步骤】： A1 考勤软件使用说明书1、在人员列表里选中要登记离职的人员（可以拖动鼠标进行多选），然后单击上方的“离职”按钮，弹出确认对话框： 2.单击“是”则会把选中的人员登记离职。 注意事项： 1、在离职登记前应先采集数据，否则会丢失

27、数据。 5.3 考勤管理5.3.1考勤 度设置用于设置出勤、加班、迟到、早退、旷工、请假、外出、多次打卡间隔等的计算规则。 【使用步骤】： 1、 点击菜单“考勤管理考勤制度设置”进入设置界面。 1迟到早退制度 上班后多少分钟内刷卡不算迟到、下班提前多少分钟刷卡不算早退、迟到早退时间是否同时记为出勤时间、上班后超过多少分钟刷卡算缺勤，下班提前多少分钟刷卡算缺勤。这些设置项均表示超过设定的分钟数才计算后面项目的统计数据，如上班后超过10 分钟打卡计算为迟到，如果不到 10 分钟则不计算为迟到。 第 32 页2加班制度 A1 考勤软件使用说明书加班大于多少分钟有效表示加班必须超过该值才计为加班，否则不计加班；平时加班计算