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1、安徽邮电职业技术学院毕业论文安徽邮电职业技术学院 毕 业 设 计（论 文）题 目： 基于asp办公自动系统设计与开发 姓 名： 学 号： 专 业： 计算机通信 指导教师： 2012年 4 月 20 日目 录摘要2ABSTRACT3第一章 绪论51.1 办公自动化系统概述51.2 办公自动化系统的现状和发展趋势7第二章 ASP技术运用102.1 ASP技术简介102.2 ASP技术的基本组成部分102.3 ASP技术的特点11第三章 系统功能实现133.1 系统功能实现133.2 系统功能特点193.3 系统功能二次开发20第四章 网上办公自动系统开发前景224.1 实施原则224.2 实施步骤
2、224.3 功能需求23结论26致谢27参考文献28附录29摘 要随着计算机及网络技术的飞速发展，Internet应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。越来越多的企业为了适应信息革命的要求，提高自身的竞争力，正打算或正在建立符合企业特色的办公自动化信息系统。办公自动化(OffficeAutomation，简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物口通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过以系统所实施的交换式网络应用，使信息的
3、传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。本文通过ASP技术，实现了企业办公过程的系统化、规范化、无纸化和自动化。本论文实现的办公自动化系统具体功能有文件上传，议题讨论，系统管理，修改个人信息，互通信息，公告信息，发送简讯，邮件等功能。其中议题讨论可以发表议题，查看议题，这个功能类似于一个论坛。公告信息可以看见主题，发布人，公布日期等。根据用户的权限可以查看到不同的内容，管理员可以看见用户信息，系统日志，可以看见哪个用户在什么时间登陆到本办公自动化系统，以及用户做了哪些事件。根据上站次数，可以评比优秀职员。互通信息功能可以方便的实现在线的用户互相发送消息和信件。本系统按
4、照用户类型分成不同的权限，各自有不同的功能，管理权限可进行读、写、修改、删等功能，写权限可进行读、写功能，读权限只能看，不能进行其他功能。而有些系统功能，则不分权限，任何系统用户都可以用。本系统代码阶段实现以后，进行了大量的测试工作。关键词： 办公自动化，ASP，软件工程，数据库ABSTRACTWith the rapid development of the computers and the Internet,the Internet is popularized day by day world-wide.Nowadays,our society is Heading for the i
5、nformation age with agreat speed.The information system Becomes much more important.In order to meet the needs of the information System and be more competitive in the world market,more and more Corporation sare designing or establishing their Office Automation systems Which can properly show their
6、characters.The Office Automation(OA) is an ewway of office work which Combines the modem office work with the Internet.This technology is the Result of the information age which is very competitive in the present Technological revolution.Through the Internet,the staff can cooperate with Each other w
7、ithout the limitation of the time and place.Switched Network,it Not only makes the transmission of the information much quicker and more convenient,butextends the way of the office work and makes the office work much more efficient. Through the technology of the ASP,this dissertation discusses the Q
8、uestions about the system atization,standardization,paperless，and Automation of the office work.The OA system achieved through the Dissertation has many specific functions,including up loading documents, Discussing topics,system management,editing personal information, Exchanging information,issuing
9、 information,sending messages and mail sand soon.Among these,you can releaseor check through topics for discussion with the function of discussing topics,which is similar to aforum.You can also view the subject,the issuer and the date of issuance.According to the usersauthority,you can look differen
10、t contents.The administrator can see the users information and his system journal.He can also see when the user lands to the OA system and what the user does there.Besides these,Excellent Staff will be awarded according to the times he lands to the system.The function of exchanging information makes
11、 it more convenient for the users on line to send messages and mails to each other.According to the user type,the system endues them with different Authorities and different functions.The user who has the management. Authority can read,write,edit and leave out information.The user with the Writing a
12、uthority can carry out the reading and writing function while the user With the reading authority can carry on none of the functions except the Reading one.However,some system functions have no authority limit and can Beused by any system users. After the codest age of the system is realized,agreat
13、deal of testing work Has been carried out.KEYWORDS: OA,asp,software engineering,database 第一章 绪论办公自动化应用系统强调以知识管理为核心。利用网络通信基础及先进的网络应用平台，建设安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化信息管理系统，为管理部门提供学习功能与知识共享机制，使管理事务从被动向主动转变，从而提供整体创新与应变能力，实现办公事务处理自动化。 1.1办公自动化系统概述办公自动化系统是实现机关内部各级部门之间以及机关内外部之间办公信息的收集与处理、传输与共享、实现科学决策的具有战略意义的信息系
14、统。它的总体目标是:以先进成熟的计算机技术和通信技术为主要手段，建成一个覆盖机关各个部门的办公信息系统，提供机关与其它专用计算机网络之间的信息交换，建立高质量，高效率的机关信息网络，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。 1.1.1办公自动化系统的定义70年代美国麻省理工学院教授M CZsa.imn为初露端倪的办公自动化下了如下定义1:办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。80年代中期，我国制定了办公自动化的发展目标及远景规划，同
15、时，国务院电子振兴办办公自动化专家会议对办公自动化作了如下定义:办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量、辅助决策、求取更好的效果以达到既定(即经济、政治、军事或其它方面的)目标。一个比较完整的办公自动化系统应包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存这四个基本环节。核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需运用的信息。日本人工智能专家渡部和先生对办公自动化的概念作了富有哲理性的解释，他指出，凡是能够清楚地设定其指标的业务属于工场型的
16、事务，将来应由办公室机器人来处理。办公自动化的长远目标是改善人们在办公室中的工作效率，使办公室的工作人性化。这意味着在这样的办公系统中，人的活动集中于办公业务的核心部分，而这些活动是无论科学多么发达都不能完全由机器所取代的。这样，人的精力将只用于创造性的智力工作，办公自动化将对智能型业务提供强有力的支持，办公室将真正成为智力活动的场所。1.1.2办公自动化系统的特点本系统实现的系统具有如下一些特点：第一，采用先进的体系结构6。系统采用目前比较流行的B/S结构。使开发者只需将注意力集中到Web服务器后台应用的开发，省去了客户端前台交互界面软件的开发，用户只需通过浏览器就可以进行信息访问和交流，真
17、正实现了客户端的零安装和零维护，实现了开发环境和应用环境的分离，使开发环境独立于用户前台应用环境，避免了为多种不同操作系统开发同一应用系统的麻烦，也便于用户群的扩展，变化以及应用系统的管理和软件的安装，维护和升级。B/S模式实质上是一种三层GS模式，它把传统的GS模式的服务器进行了进一步的分化，分解为一个数据库服务器和一个Web服务器。第二，良好的用户界面。完全We b化的统一风格和完备的在线帮助信息，便于用户实现各种操作，在操作过程中体现了简单，方便，灵活的特点。第三，开放性和可扩展性。系统设计采用标准化接口，硬件平台采用标准网络接口，采用开放式数据库互连接口，使本系统与其它应用系统容易实现
18、互连。采用模块化，结构化设计，使系统功能增加，业务扩展容易实现。1.1.3办公自动化系统研究的必要性及可行性 1、必要性办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群休工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。办公自动化可以和一个企业的业务结合地非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可
19、以得到想要的结果，从而极大地方便了企业领导的管理和决策。办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系;另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品朋及务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。2、可行性目前，我国加大了对电子政务的推广力度，从中央的最高层，到
20、各省市，及至各级政府，都在加大推广电子政务。办公自动化技术的应用已经十分广泛，如:大家所熟悉的OA、工作流管理、人事、销售管理软件等，都是办公技术的不同应用。这样的系统有一个共同点，那就是很好地满足了用户处理单一任务的应用需求。1.2办公自动化系统的现状和发展趋势1.2.1办公自动化系统的现状进入20世纪90年代中期以后，由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速发展阶段。国内专门从事软件开发的公司也逐渐成长起来，并专门为政府和企业定做办公自动化系统。由于这些系统是根据用户的具
21、体需求开发的，所以需要功能比较完善，并能较好地满足用户的实际需要。但这是一个巨大而低效的OA市场，具体表现在投资大，效果不明显；水平低，重复建设多；硬件投入多，软件投入少;模拟手工作业增加管理负担等。这是因为开发商水平参差不齐，开发队伍组队模式不合理，缺乏开发办公自动化产品的经验，用户缺乏对办公自动化产品的认识等。部分软件产品质量不高，不顾中国企业的运作特点照搬国外技术，使得实施困难，对OA的理解起点不高，导致OA系统与其他系统集成度差;用户使用水平低，又不愿意花太多的精力投入培训，售后服务不到位，定做开发又会因为用户需求不断变化，从而要对软件进行不断的修改维护。这样，到最后，整个软件的性能和
22、可适用性都会大大降低，没有耐性的企业索性废弃掉从而导致项目失败。 1.2.2办公自动化系统未来的发展趋势办公自动化是在20世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响的背景下，发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种信息设备解决对部分办公业务处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。随着政府信息化的发展，企业信息化的成功应用经验逐渐引入政府之中，包括OA系统的应用。回顾我国政府中OA的应用和发展历程，可以总结如下5:第一代OA系统，是从20世纪80年代中期到90年代中期以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计
23、和文档写作电子化，即将办公信息载体从原始纸介质方式转向比特方式。第二代OA系统，是从90年代中期开始的以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了工作流程自动化，即:将收发文从传统的手工方式转向工作流自动化方式。第二代办公自动化系统，实现了政府不同职能部门间的工作流程自动化。不同部门及其工作人员工作间的协作大大加强，从而使政府办公的效率得到较大的提高。而且，以Internet为基础，办公自动化系统实现了移动办公，政府资源的利用不再受通讯技术的限制，从而实现了电子政务的第一个组成部分:政府内部的电子化和网络化办公。第三代OA系统，是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。它以知识管理为核心
24、，提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保使用者能随时随地根据需要向专家学习、向组织现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变并因此提高企业运作效率。第三代OA的核心是知识，其突出特点是:实时通信、实时交流。新OA以知识管理为核心。从我国政府办公自动化建设和应用情况初步调查来看，我国未来政府办公自动化系统将以知识管理为核心，具体呈现以下功能和特点:第一，具备强大的数据信息处理功能。面向知识管理的办公自动化系统将集成各种信息数据，这些数据不仅包括电子邮件信息，而且还包括文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，以及互联网上的各类数据。第二，具备多种共享方式和强大
25、共享能力。充分利用各种协同工作手段，包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具，提供在线及时共享等，除此之外，还将提供不同层面的信息共享方式，包括移动通讯设备的支持、手机的WAP接入访问、PDA的支持等。第三，办公自动化系统起到“知识管理”的平台作用。面向知识管理的办公自动化系统逐步把知识管理原则与实践融入每个员工的日常工作中去，它不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。第四，集中体现政府业务流程优化、管理和决策水平提升。目前我国政府OA目标主要体现在提高政府办公效率，如手工作业精简、文档电子化、公文自动流转等，而后台办公流程和组织
26、结构基本忠实原有模式，这种情况下管理水平提升有限。未来办公自动化将突破业务流程对管理和决策水平的侄桔。第二章 ASP技术运用ASP是1996年11月由软件业巨头微软公司推出的Web应用程序开发技术2, 其后续技术支持以及与操作系统的衔接是无缝的。众所周知，ActiveX技术是微软在 Internet上除了IE外的另一个新举措，可以说该技术渗透在它的整个Internet策略中。 ActiveX是一个功能强大的部件，可以用VB,C或C+等语言进行编写，因为是编译 后执行，速度比较快。在ASP中内建了多个功能强大的ActiveXServer控件，包括 AdRotator(动态广告生成控件)，Brow
27、serTypeCapabilities(浏览器相容控件)，Database Access傲据库存取控件)，ContentLinking(文件链接控件)和FileAccessComponent(文件存取控件)等。当然，ASP除了可以调用内嵌的ActiveX控件外，还可以调用其他用户编写的标准的ActiveX控件。 2.1 ASP技术简介 ASP是一种服务器端支持的HTML嵌入式Script语言，语法简单，易学易用。它大量采用了VbScript,JavaScript的语法，只需要掌握很少的编程知识就能使用ASP 建立一个真正交互的Web站点。如果对HTML非常了解，就可以用网页制作工具制作优秀的W
28、eb网站。 2.2 ASP技术的基本组成部分 ASP技术大致分为以下7个部分3: 第一、开发调试环境的建立。 第二、开发语言语法的掌握。ASP只是微软推出的一套技术接口，对用什么语言 开发，并没有严格限制，ASP本身支持VBScript和JScript(微软YITJavaScript)，并在 帮助文档中提供了相应的开发范例程序。第三、对ASP内置对象的掌握。微软提供的技术接口，实际上就是这些对象，他们是ASP的核心。 第四、针对数据库的编程。这是创建交互式Web的最关键技术，ASP的强大之 处就在于对数据库的良好支持，十分方便的使我们的网站拥有数据库支持。第五、各种外部辅助功能对象的了解口第六
29、、ASP的安全，以及解决方案。第七、ASP的扩展开发。ActiveX控件中嵌入和自建对象的使用，微软不同技术 之间良好的接口，可以使VisualBasi。和VisualC十+在ASP的开发中一样发挥神奇的作用。 2.3 ASP技术的特点 ASP技术特点有以下一些: 第一、面向对象。 第二、ASP技术完全与HTML集成，因此易于生成，只需掌握一门脚本语言。 第三、使用常规文本编辑器，如Windows的记事本，即可设计。 第四、ASP是在服务器端运行的，因此开发者无需考虑浏览器兼容问题。 第五、ASP只把结果返回给浏览器，开发者不必担心ASP源程序代码会被别人窃取。 第六、ASP可以通过使用Act
30、iveXServercomponents(ActiveX服务器组件)来扩充 脚本语言的功能。ActiveXServercomponent，可使用VisualBasic,Java,VisualC+, COBOL等语言来实现。 第七、ASP本身自带了五个ActiveXServercomponents(ActiveX服务器组件)，其中最重要的两个是数据库访问组件ADODB(ActiveXDataObjectsDataBase)文件访问组件FileSystemObjectsa 第八、使用server端script产生client端script，你可以使用ASP程序码，在站点服务器执行script语言(
31、VBscript或Jscript)，来产生或更改在client端执行的script语言 第九、ASP通常必须放在支持ASP的WEB服务器上的一个有可执行权限的目录下才能被正确运行。ASP具有强大的数据库操作能力。它最强大和最重要的特征是它的数据库集成，用它完成一个含有数据库功能的网页程序变得非常简单。ASP的数据库功熊应该说是它最有用的功能之一，一目前它支持范围覆盖了包括SQLServer,Access,ODBC等在内的大多数常见数据库。对数据库的查询和操作支持SQL查询语言。 本章小结 本章讲述了ASP技术的背景知识和特点。因为系统的实现基于ASP技术，所以先介绍ASP的相关知识。ASP采用
32、HTML内置标记技术，无需编译，执行效率高。服务器解释脚本不需要承担任何额外负担，解释程序本身作为Web服务器的一个模块运行，相当大地提高了运行时的解析速度。 第三章 系统功能实现3.1系统各功能模块说明：3.1.1系统登录系统登录画面设计简单明了，给人以清爽的感觉。登录的时候只需要输入账号和密码使用登录就可以顺利进入系统主页了，方便快捷。同时还设计了一个复位功能，操作更人性化。3.1.2信息的录入(1)个人总结添加在这里，公司员工可以发表自己的工作总结，以便加强管理者与员工之间的交流，使单位能够了解员工的想法，使员工能够真正的溶入到单位文化里来，从而提高人员参政议政为单位发展献计献策的积极性
33、。其中公司员工还可以发表一下将来或者现在的工作计划，能够调动员工工作的积极性，促使员工在自己现有的工作计划内更多发现有利于公司发展的诸多计划，使公司挖掘内部现有人才，最大限度发挥各类人才的作用。(2)个人工作安排添加。就如日程安排，用来安排提醒今天以后任何一个时间段将要完成的工作任务。以便可以及时提醒使用者计划安排的内容，从而可以按时完成。主要是让员工每天记录下今后的工作情况且写好明日的工作计划，明日计划是要求员工做好明天的工作计划，培养起员工按计划行事的良好习惯，考虑到出差等因素，对于当天没有能及时记日记的员工，可在补记中记录，但补记只能补二天的记录，以保证工作安排计划和日记相媲美的特点。
34、(3)员工、管理人员添加。能够及时添加员工和管理人员的基本信息：姓名、账号、初始密码、私人电话、联系邮箱。同时可以录入该员工在公司中的任职情况。通过此系统能够更好更快的更新公司内部员工详细架构，更新公司信息等等。3.1.3信息的修改(1)个人密码修改为了防止自己的账号密码因某种原因而泄露，此系统更人性化的设计了修改密码的功能。进入“修改您的密码”输入自己所用的账号和原始密码，再输入现在需要用的新密码，确认重新输入一次新密码，确定就行了。过程简单易懂。(2)修改公司总结(计划)公司领导可以发表并修改公司总结，能够让员工知悉公司现在的运行情况，总结公司以前的经营经验及教训，更好的让员工了解最近最新
35、的经营策略和发展计划，从而为员工指明了方向。(3)修改个人工作安排对于在添加个人工作安排中有错误等情况，可以在修改中及时修改。确保个人工作安排的正确性。(4)修改员工设置修改员工基本信息：姓名、账号、初始密码、私人电话、联系邮箱。同时可以修改该员工在公司中的任职情况。通过此系统能够更好更快的更新公司内部员工详细架构，更新公司信息等等。3.1.4相关查询(1)所有公司客户资源分类存贮、及时修改、方便查询。便于单位中的每一名员工都可以快速准确的查找到与单位有各方面接触客户的详细信息。方便其他人员与此客户的再联系。(2)公司员工可以使用如网上搜索引擎般的查询类功能，只需要输入关键字，就能够找到相应的
36、资源，真的非常的方便快捷，节省了员工做一件事情的工作时间，提高了员工的工作效率。3.2 系统功能特点 3.2.1 远程网络协同办公功能 在任何地方都可以通过电脑网络进行处理、审阅、批复办公文件、处理事务；提高工作效率，实现办公无纸化、电子化、信息化、远程协同化； 3.2.2 实时事务提醒功能 当有事务或公文等需处理时，系统会自动通过电脑或通讯设备进行提醒，延时警告等； 3.2.3 工作流程自动传递功能 各个职能科室、部门、岗位的工作流自动传递提交； 3.2.4 科学的管理功能 主管部门领导可以通过该系统对下属或部门进行考评、督察等，该系统提供的查询、统计、考勤、考核及工作效率测评；3.2.5
37、文件、数据安全可靠 该系统采用先进科学的权限审核管理制度，多层的加密手段，确保文件、资料、数据不被篡改、窃取或丢失； 3.2.6 查询、催办等辅助功能 该系统提供强大的文件资料查询功能，对办公事务有自动催办功能，使工作变的轻松、高效；3.2.7 功能实用、结构简明、个性化桌面、管理和维护简单易行 客户只需使用IE浏览器即可进入使用本系统，各功能模块全部图标化、中文化，轻点鼠标即可完成操作。每个人都可根据自己的喜好设计自己的桌面背景，清新高雅的桌面背景可按使用者心情愉悦，创造温馨的工作气氛； 3.2.8 数据信息异地交换和公文处理 本系统最适合于大、中型企事业单位，尤其是异地有分支机构的集团公司
38、和分支机构间的数据信息交换和公文处理和办公等； 3.2.9 信息数据资源共享 先进的B/S结构，一切数据资料实时存储Web服务器中，确保数据安全性和实时性，便于数据、信息资源统计和共享。3.3 系统功能二次开发 我们可以根据具体需求，对本系统进行二次开发或改进升级，比如资源后台这一功能，我们可以添加新闻发布，公司文件在线查看、下载，添加一个BBS类似的功能，员工可以发表自己的主题，也可以查看别人的主题，以此加强员工之间的工作经验交流、讨论。谈到这里，我想在下个制作程序中添加如下的功能：个人信箱（1）公共信件公共信件这一功能是将单位要对全体员工公布的政策、文件、通报等，在这里公布出来，使得全体员
39、工可以在第一时间里能够知晓单位最新的精神、政策及规定。为了保证信件内容的严肃性，这一功能的操作都是需要具有相应权限的员工才可以执行，权限由系统管理员来设定。（2）写邮件在该菜单中，用户可以编写自己要发送的邮件可以查询以前所发送的邮件。（3）收件箱在该菜单中，用户可以查询其他用户和你的亲友所发邮件，方便了联系和沟通。（4）发件箱在该菜单中，用户可以自己把所要发送邮件保存在该发件箱，可以查询以前所发送的邮件。（5）回收站与WINDOWS里的回收站功能类似。在系统任何删除的数据都将存放在回收站里。有回收站清理功能的人可以查看到各类被删除的信息。选择这些信息后可以永久删除他们或把他们还原。第四章 网上
40、办公自动系统开发前景全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的生活方式，Internet技术应用以及电子商务的飞速增长给人们生活工作的各个层面带来了深刻的影响。回顾我国政务信息化的进程，大致可分为三个阶段：（1）以桌面字处理工具为典型的个人办公工具软件阶段，计算机应用提高了个人工作效率。（2）基于关系型数据库技术，以C/S体系结构应用为特征阶段，这一阶段基本实现了部门级的数据处理、公文处理等的自动化。（3）基于符合Internet/Intranet技术标准的平台应用阶段，这一阶段，不仅在技术上有了很大进步，而且应用范围已从部门内部、部门之间扩展到行业/系统内部，乃至跨部委跨系统。4.1 实施原则
41、：实用性原则；先进性及成熟性原则；可靠性原则；开放性及安全性原则；标准化原则；可扩充性原则；可维护性、可管理性原则；节约性原则。4.2 实施步骤：首先，在组织内部构建通信平台（如电子邮件系统、电子论坛等），工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、常用申请 、会议管理、档案管理、信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。第三，在Internet上建立公用网站，进行信息采集、发布，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，
42、将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。此时，基本实现电子政务。在以上过程中，网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强健的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着政府部门信息化建设的成败。4.3 功能需求：一般来说，政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理（尤其以领导办公）为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用，另外鉴于Internet在日常办公中占有日益重要的地位，办公自动化系统应该与Internet留有平滑
43、的接口。 4.3.1 提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。 4.3.2 处理大量的复合文档型的数据信息办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。这些区别于传统数
44、据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。 一般认为，关系数据库系统（如Oracle、DB/2、SQL Server、Foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。 当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。 4.3.3 包含大量的工作流应用所谓的工作
45、流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。 工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打破单位界限的，发生于机关与机关的相关单位之间。 在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即：基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模
46、式”）的。 从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。 4.3.4 支持协同工作和移动办公在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。 所谓的“移动办公
47、”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。 办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。 4.3.5 应有完整的安全性 安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。 4.3.6 能集成其他业务应用系统和Internet随着Internet技术的普及和应用，办公自动化系统作为Intra