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1、于主 主要提挈，添加邮件主是电子邮件和信的主要不同之处，在主里用短短的几个字概括出整个邮件的容，便于收件人衡邮件 的重急，分处理。 1 一定不要空白，是最失礼的。 2 要短，不宜冗长，不要 o u t l o o k 用才 能示完你的。 3 最好上自 * 公司的邮件，以便方一目了然又便于留存，间可以不用注明，因一般的邮箱会自动生成，了 反而累。 4. 要能真反映文章的容和重要性，切忌使用含义不清的，如 “王先生收”。也不要用胡无实 际容的主，例如： “ 嘿！ ” 或是 “ 收着！ ” 5 一封信可能只一个主 ，不在一封信及多件事情，以便于日后整理 6 可适用使用大字母或 特殊字符（如“ * !
2、 ” 等）突出，引起收件人注意，但适度，特是不要随便就用“急”之类的字眼。 7 回复方邮件，根据回 复容需要更改，不要 RE RE 一大串。 8 、最最重要的一点，主千 万不 可出字和不通之处，切莫只查正文却在发出前忘查主。主是人的第一印象，一定要慎之又慎。 于呼与候 1 恰地呼收件者，拿捏尺度 邮件的头要呼收件人。 既得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其出必要的回 ；在多个收件人的情况下可以呼大家、 ALL 。 如果方有务，按务尊方，如“ x 经理”；如果不 清楚务，按通常的“ x 先 生”、“ x 小 姐”呼，但要 把性先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接呼英文名，高于自己的人也
3、不宜呼英文名。呼全名也是 不礼貌的，不要逮都用个“ De a r x x x ”，得很熟。 于格式，呼是第一行格。 2 Em a i l 头尾最好要 有候 最 的头一个 “ HI ”， 中文的个”你好”或者“您好”，头候是呼行空两格。 尾常见的个 Be s t Re g a r d s ，中 文的个”祝您利”之类的也就可以了，若是尊长使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的合完全使用信件准格式，“祝”和“此 致” 接上一行尾或行头空两格，而“利”和“敬礼”再行格。 俗得好，“礼多 人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，方也能平的看待 正 文 1. Em a i l 正文要明扼 要，
4、行文通 若方不你，第一件明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必通 的以示方的尊重，点名身份洁扼要，最好是和本邮件以及方有，主要功能是了收件人能够利地理解邮件意。不 可头就是正事，人不 知道你是得拉到最后看。但也不可多，有些联系方式之类与正文无的信息在名中表明。 Em a i l 正 文明扼要的清楚事情；如果具体容确实很多，正文只作摘要介，然后个文件作附 件行描述。 正文行文通，多用和短句，准确清晰的表达，不要出人晦懂的 句。最好不要人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 2. 注意 Em a i l 的述气 根据收件人与自己的熟程 度、等 系；邮件是是外性的不同，恰的气行述，以免
5、引起方不适。 尊重方，、 之类的句要经常出。 电子邮件可易地他人，因此人意见的必慎而客 。 “邮件门” 就是深刻的教！ 3. Em a i l 正文多用 1234 之类的列表，以清晰明 确。 如 果事情复，最好 1 、 2 、 3 、 4 的列几个段落行清晰明确 的 明。保持你的每个段落短不冗长，人有间仔看你分段的长篇大。 4. 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相信息全 部清楚，准确。不要两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正” 之类的邮件，会人很反感。 5. 可能避免拼和 字，注意使用拼查 是人的尊重，也是自己度的体。如果是英文 Em a i l ，最好把拼查功能打 ; 如果是中文
6、 Em a i l ，注意拼 音输入法你的弱智同音字。 在邮件发送之前，务必自己仔一遍，查行文是否通 ，拼是否有。 6. 合理提示重要信息 不要动不动就用大字母、粗体斜体、色字体、加大 字号等手段一些信息行提示。合理的提示是必要 的，但多的提示会人抓不住重点，影响度。 7. 合理利用片，表格等形式 助述 于很多有技介或性的邮件，以文字形式很描述清楚。如果配合表加以述，收件 人一定会表你的体。 8. 不要动不动使用 :) 之类的笑字符，在商 务信函里面样得比佻 Bu s i n e s s Em a i l 不是你的情，所以 :) 之类的最好慎用。只 用在某些你确实需要强出一定的松气氛的合，比如
7、在 :) 附 件 1. 如果邮件有附件，在正文里面提示收件人查看附件 2. 附件文件按有意义的名字 命名，最好能够概括附件的容，方便收件人下后管理 3. 正文中附件容做 要明，特是有多个附件 4. 附件目不宜超 4 个，目多打包 成一个文件 5. 如果附件是特殊格式文 件，因在正文中明打方式，以免影响使用 6. 如果附件大（不宜超 2MB ）， 分割成几个小文件分发送， 言的和汉字 1. 只在必要的候才使用英文 邮件 英文邮件只 是交流的工具，而不是用炫耀和炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，使用英文邮 件交流；如果收件人是其他国家和地的华人，也采用英文交流，由于存在中文的，你的中文邮件在其
8、他地可能示成天 。 2. 尊重方的，不主动发起英文邮件 如果方 与你的邮件往是采用中文，不要自作明的发送英文邮件他；如果方发英文邮件你，也不要老土的用中文回复。 3. 于一些信息量丰富或 重要的邮件，建使用中文。你很保你的英文表达水平或收件人中某人的英文理 解水平存在，而影响邮件所涉及的解决。 4. 便于度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英 文就用 Ve r d a n a 或 Ar i a l 字型，字号用 五号 或 10 号 字即可。是经研究明最适合在度的字号和字体。 不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信，特公务邮件。 不要突出容而字号设置 大，拉滚动条是很麻的事情；也不要小
9、，神又眼睛。 尾名 每封邮件在尾都名，样方可以清楚的知道 发件人信息。然你的朋友可能从发件人中出你，但不要你的朋友设样的工作。 1. 名信息不宜多 电子邮件消息末尾加上名是必要的。名可包括姓名、 务、公司、电、真、地址等信息，但信 息不宜行多，一般不超 4 行。你 只需一些必要信息放在上面，方如果需要更的信息，自然会与你联系。 引用一个短作你的名的一部分是可行的，比如你的座右，或 公司的宣口号。但是要分清收件人 象与合，切一定要得体。 2. 不要只用一个名 、私、熟悉的客户等群体的邮件往，名 行化。于正式的名会与方得疏 。你可以在 OUTLOOK 中 设置多个名，灵活用。 3. 名文字与正文文
10、字匹配，体、繁体或英 文，以免成出。字号一般比正文字体小一些。 回复技巧 1. 及回复 Em a i l 收到他人的重要电 子邮件后，即刻回复方一下，往往是必不可少的 , 是他人的尊重，理想的回复间是 2 小，特是一些急重 要的邮件。 每一份邮件都立即处理是很占 用间的，于一些 优先低的邮件可集中在一特定间处理，但一般不要超 24 小。 如果事情复， 你无法及确切回复，那至少及的回复”收到了，我正在处理，一旦有果就会及回复，云云”。不要方苦苦等待，住： 及作出响，哪怕只 是确一下收到了。 如果你正在出差或休 假，设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。 2. 行性回复 回件答复的候，最好把
11、相的抄到回件中，然后附上答 案。不要用的，那样太生硬了，行必要的述，方一次性理解，避免再反复交流，浪源。 3. 回复不得少于 10 个字 方你发一 大段邮件，你确只回复“是的”、“”、“”、“已知道”等字眼，是非常不礼貌的。怎么着也要凑够 10 个字，示出 你的尊重。 4. 不要就同一多次回复 ，不要盖高 如果收发双方就同一的 交流回复超 3 次， 只能明交流不，不清楚。此采用电沟通等其他方式行交流后再做判。电子邮件有 并不是最好的交流方式。 于复的 ，多个收件人繁回复，发表看法，把邮件越 RE 越高，致邮件于冗长笨拙而不可。此即是之前的 果行小，删减瘦身，突出有 用信息。 5 要分 Re p
12、 l y 和 Re p l y Al l （分 回 复和回复全体） 如果只需要一个人知道 的事，回复他一个人就行了如果你发件人提 出的要求作出响， r e p l a y a l l ，大家都知道；不要方帮你完成件事情 。 如果你发件人的提出的不清楚，或有不同的意见，与 发件人沟通，不要着所有人的面，不 停的 RERE 去，与发件人。你 好了再告大家。不要向上司繁发送有确定果的邮件。 点“回复全部”前，要三思而 行！ 6. 主动控制邮件的往 避免无的回复，浪源，可在文中指定部分收件人出回复，或 在文末添上以下句：“全部 妥”、“无需行动”、“供参考，无需回复”。 正 确使用发送，抄送，密送 要
13、分 To 和 CC 有 BCC （分收件人、抄送 人、秘送人） 1 To 的人是要受理封邮件所涉及的主要的，理邮件 予以回复响。 2 而 CC 的人只是需要知道回 事， CC 的 人有义务邮件予以响，然如果 CC 的人有建，然可以回 Em a i l 。 3 而 BCC 是秘送，即收信人是不 知道你发了 BCC 的 人了的。个可能用在非常合。 4 TO ， CC 中的各收件人的排列遵循 一定的。比如按部门排列；按位等从高到低或从低到高都可以。适的 有助于提升你的形象 ! 5 只需要信息的人发送邮 件，不要占用他人的源 6 、发邮件要突出信息 在你发消息之 前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，发敏感或者机密信息要小心慎，不要把部消息发外部人或者未经授的接收 人。 如果有需要 发邮件的容行修改和整理，以 突出信息。不要 RE 了几 十的邮件 发他人，人摸不着头。 不发送垃圾邮 件或者附加特殊接。