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1、第 1 页 档案年度工作计划表格式 特征码 MzUkybBpIMjpPmfXepID 一、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经 理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件 材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行 政部收集。 二、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、 典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会 议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书
2、等文件材料。 5、本公司职工的个人档案、劳动合同、工资、福利方面的 文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、 录音、录像等。 第 2 页 三、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保 持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐 全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印 件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不 得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结 放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5
3、、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文 件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前， 附件在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间 的密切联系并进行系统的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清 晰。 四、档案管理人员职责 1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档 等工作。 2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案 的完整与安全。 第 3 页 4、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整 (公文上的各种附件一律不准抽存)。 5、结案后及时归档。工作变动或因故离职时
4、应将经办的文 件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 五、档案的利用 1、公司档案借阅。 (1)公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写机密文件借 阅单 ，报主管人员批准后，方可借阅。其中非受控文档的借阅 要由部门经理签字批准;受控文档的借阅要由总经理签字批准。 (2)外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准 后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意 且审核后方能带出。 2、档案借阅的最长期限为一周;对借出档案，档案管理人 员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告， 报总经理处理。 3、公司档案只有公司内部人员可以复制，复制者都要填写 机密文件复制单 ，
5、报主管人员批准后，方可复制。其中非受 控文档的借阅要由部门经理签字批准;受控文档的借阅要由总经 理签字批准。 4、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必 须及时汇报，追究当事人责任。 5、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等; 第 4 页 不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经总经理批 准才能摘抄或复制。 6、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划 线或作记号等。 7、不准转借，必须专人专用。 8、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理 人员另行办理续借手续。 六、档案销毁管理 1、对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导 共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。 2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留 价值时，再行销毁，以免误毁。 3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件 销毁后，监销人应在销毁注册上签字。