第六章文书的整理与归档.ppt

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1、第六章,文书的整理与归档,知道文书整理的含义、整理归档的条件范围和质量要求，了解文书整理与归档的重要意义。 熟悉文书整理工作的改革的内容和具体要求理解文书整理的原则及文书工作改革的意义，认识和区分文书“件”和“卷”、“案盒”、与“案卷”的区别。 掌握文书整理与归档的方法和步骤。 掌握分类方案编制要求，会编制文书整理分类。 掌握文书系统整理的方法要求，会对案盒内文件进行排列、编号，会填写文件目录、备考表等。,3,2,1,文书整理与归档的本质是： 便于保管和查找利用。,第一节 文书整理归档及 意义,第二节 文书整理归档的 范围和原则要求,第三节 文书整理归档的 方法和步骤,第一节 文书整理归档及意

2、义,一、文书整理归档的含义,二、文书整理归档的意义,三、文书整理归档工作的改革,一、文书整理归档的含义,文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，进行装订、分类整理，并进行装盒、归档，使之有序化的过程。,文 书,文件盒,档案馆,所谓“办理完毕”，并不是说文书内容所涉及的事情已经全办完，而是指文书处理程序上已经办理完毕。确定各类不同文书的整理归档时间时应把握以下四点：,（一）归整的文书，必须是办理完毕,文书整理不能“有文必档”，没有查考利用价值的文书材料可以不整理归档。,（二）归整的文书，有查考利用价值,有查考利用

3、价值的文书材料,归整文书材料是指各种纸质文件材料，特殊性文书如音像、录音等不属此整理范围。,（三）归整文书材料的介质,文件材料,文件盒,图 书,归整的文书，必须按照它们在形成过程中的自然联系分类整理。应把有密切联的文件材料以“件”为单位进行分类整理。,（四）归整文书的分类整理,一份文件,文件分类归档,一组文件,归整的文书，应进行装盒（即档盒），以便于保管和利用，同时将归整装盒的文书向档案部门进行移交，即归档。,（五）归整文书的保管,各种档案盒,国家行政机关公文处理办法规定：公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理、归档，以保证档案的齐全完整，能正确反映本机关的主要工

4、作情况，便于保管和利用。这就说明了文书整理的法律依据和意义。,二、文书整理归档的意义,文书整理工作长期以来主要是指文书的立卷工作。立卷的方式及文件整理分类的方式主要是采取按“六个特征”进行立卷。,三、文书整理归档工作改革,调整 定卷,卷内 文件 排列,拟写 案卷 题名,卷内 文件 编号,传统文书立卷的程序,填写 文件 目录,填卷 内备 考表,填写 案卷 封面,装订 案卷,编制 案卷 目录,传统的立卷方法的局限性,1、立卷方法繁锁、复杂，主观随意性较大，立卷缺乏的客观标准，归档文件整理工作质量难以得到保证。 2、传统立卷方法下，文件的查找利用已不适应办公自动化的要求，尤其是文档人员专职少、流动性

5、强。,新方法的优越性,国家档案局2000年12月6日下发归档文件整理规则（中华人民共和国行业标准DA/T222000，简称“规则”），作为改革传统立卷方式的一个新标准，其核心在于适应办公现代化条件下计算机管理文档的新形势,比传统的方法有如下优点：,归档文件整理规则是我国文书档案工作特别是文书整理工作改革的一项重大举措，主要包括以下内容。,归档文件整理十步骤（适用于纸质文书档案）,第一步：确定归档和不归档范围 第二步：分年度 第三步：确定分类法 第四步：划分保管期限 第五步：归档文件的排列（按事由原则进行排列） 第六步：盖归档章及填写其项目 第七步：装订 第八步：编目（归档文件目录） 第九步：装

6、盒 第十步：档案排列上架,新的规则以“简化整理，深化检索”为宗旨，即以“件”为单位进行整理，取代以“卷”为单位进行整理。,（一）以“件”取代“卷”,整理的文书以“案盒”取代“案卷”，看起来只是形式问题，实质上具有重要的意义。,（二）以“案盒”取代“案卷”,第二节 文书整理归档的范围 和原则,一、文书整理归档的范围,二、文书整理归档的基本 原则和质量要求,文书整理的范围是指机关在工作中 形成的可以归档的文书材料。,一、文书整理归档的范围,应该整理归档 的文件材料,无需整理归档 的文件材料,你认为校园网上这些 文书哪些需要整理归 档？为什么？,你认为校园网上这些 文书哪些需要整理归 档？为什么？,

7、（一）应该整理归档的文件材料,（二）无需整理归档的文件材料,案例分析：,刚参加工作的小王，在对文书进行归档整理时,认为文书整理归档的重点应该是以本机关单位直接产生的文书为主，而上级的批复和下级的请示都不是本机关的文件，因此都不属于归档范围，所以就没有对这些档案进行整理，归档时也没向档案室移交。 问题：你认为小王的做法正确吗？为什么？,文书整理归档的基本原则是：遵循文件形成的客观规律，保持文件之间的有机联系，区分文书的不同价值，便于保管和查找利用。,二、文书整理归档的基本 原则和质量要求,1. 遵循文件形成的客观规律。 文书是机关工作活动的客观、自然的反映。,2. 保持文件之间的有机联系。 机关

8、内部之间联系各个部门，每个机关都有自己的工作职能在整个国家机构的组织体系中处于一定的地位。,一个机关不是孤立地进行活动的，就算是机关内部之间也是有联系的。,机 关 内 部 之 间 联 系,活动和工作过程中的联系，决定了文件之间自然的、历史的联系。,3. 区分文书的不同价值。,文书的区分,文书的归档,文书的销毁,4. 便于保管和查找利用。 文书整理的根本目的，是便于保管和利用。所以，文书整理归档时，除了要保持完整、系统外，还要考虑保管和利用的方便。,（二）文书整理归档的质量要求,1. 整理归档的文书应齐全完整。,2. 整理归档的文书要符合档案保护的要求，主要指整理归档的文书材料所使用的书写材料、

9、纸张、装订材料等要符合经久、耐用等要求，以利于能够妥善的保管。 3. 整理归档的文书材料的保管期限应界定，根据文书档案保管期限的规定，文书的保管期限分为永久、长期、短期三种。,第三节 文书整理归档的方法 和步骤,二、初步整理,一、编制分类方案类目,四、归档,三、系统整理,公司文书归档工作程序,分类方案类目是指在一年的实际文书没有形成之前，事先根据机关工作活动的规律，在研究机关的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成的文书，按照文书整理的原则，拟制出来的归档文书的类别和条目。,一、编制分类方案类目,（一）按保管期限分类,保管期限一般分为三种。,第六条 机关文书档案

10、的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 第七条 永久保管的文书档案主要包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料； (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料； (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,

11、第八条 定期保管的文书档案主要包括： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题

12、报告等文件材料。 第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。,按保管期限分类注意事项,(1) 原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。 (2) 应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。 (3) 一个问题的文件，有保管期限不完全相同的情况，为了保持问题的完整性，可本着就高不就低的原则。,（二）按年度分类,年度分类符合整理归档的时间规律，便于查找。 年度以年为单位，归档文书按保管期限分开后，再考虑按年度分开，如：2005年、2006年等。,纸质档案归档文件整理工作步骤 （某高校）,3.文

13、件有多个时间特征 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。,4.跨年度形成的文件 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。如： 跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年； 跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年； 跨年度

14、的请示与批复，统一归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明； 回顾纪念性文件，归入定稿或发表年； 法规性文件，归入公布的年度； 跨年度的计划归开始年； 跨年度的总结归最后一年，等等。,5.几份文件作为一件时，“件”的日期 按照规定，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说， 正本与定稿为一件，以正本为准； 正文与附件为一件，以正文为准； 转发文与被转发文为一件，以转发文为准； 来文与复文为一件，以复文为准； 多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍材料等）作为一件的，可标起止时间。,6

15、.无落日期的文件要标注日期 此类情况见于内部文件（也叫白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。 7.专门年度的分类方法 如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件，就按照专门年度进行分类。如：2002-2003学年的计划归入起始年；2002-2003学年的教学工作总结归入办结年。,8.临时机构（如“三讲办”、“普查办”等），存在时间不长（即两年以内），文件材料又比较少，工作虽然跨年度，形成的文件可以不分年度，放在工作结束年度归档，如果每年文

16、件数量较多，亦可分散在各个年度内归档。,按组织机构分类，即按机关部门名称划分，可采用各个组织机构的名称作为类名。每类可以编制一定的条目，每类形成的文件如果不多，也可不编条目。组织机构可分为多种。,（三）按组织机构分类,这种分类方法能客观地反映立档单位及其各个组织机构分工活动的状况，较好地保持全宗内文件之间来源方面固有的联系，便于从职能活动方面历史地研究问题;也能保持文件之间在内容上的主要联系,在一定程度上有助于利用者按照某方面的专题查找和利用档案。 按组织机构分类，在类目的设置和文件的归类方面有比较明显的客观标准，可以避免或减少因认识水平不同而产生分类不一致的缺点。 它是简便易行的一种经常采用

17、的档案分类法。,按组织机构分类举例,按问题分类即按工作性质及有关事项的不同进行划分。,（四）按问题分类,按问题分类举例,成都生物研究所 综合管理类、 综合统计类、 规章制度类、 党群纪检类、 人事教育类、 科研管理类、 外事管理类、 技术基建后勤管理类、 安全保密类、 公司管理类。,工业企业档案分类试行规则 （1991年7月4日国家档案局发布） 工业企业档案分类设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。 特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述10大类目时，可根据实际需要增设

18、一级类目。,按组织机构分类和按问题分类两种法，各机关可视具体情况进行选定。,技能训练,1. 某公司是一家老牌制药企业。三年前，公司进行改制，改制后公司除设有行政部、人力资源部、财务部等职能部门外，还有第一生产分公司、第二生产分公司和供应部、销售部等生产经营部门。目前，公司各部门职责分明、机构稳定，需要对改制后形成的文件材料进行系统整理，请你为公司设计至少两种科学合理的分类方法。 2某市某局每年的收文和发文数量都很大，该局对本机关的收发文采用文号、级别分类排列的方法，将本机关的收文全部都按照发文顺序，单份装订，按发文号依次排列。你认为这种分类方法是否合适？为什么？,3.某局使用“年代机构保管期限

19、”进行文件分类，但同时又单独设计了“统计报表类”，将本局编制或报送的各类人员、工资等基本数据报表等归档文件归入其中，这种做法是否正确？ 4. 某公司一个案件的处理工作从1998年开始至2003年结束，前后整整持续了5年，为了遵守归档制度，办案人员每年6月以前都向综合档案室移交该案件前一年形成的档案文件，这样做是否正确？为什么？,5.凌海公司是一小型新建公司，其档案管理由办公室秘书麦彦一人负责。麦彦最初采用组织机构年度保管期限分类方案。公司常会做一些部门调整，由最初的6个变为9个，后来又变为7个。5年后的某天，公司老总要查找4年前的一份文件。麦彦只知道老总所需文件是属于市场调查方面的，但它属于4

20、年前的哪个部门却记不得了。于是，她东找西翻，几乎把4年前的档案都翻了一遍，才找到老总需要的那份文件。 分析以上案例，回答问题： (1)麦彦在档案管理过程中存在什么问题？ (2)假如让你来对凌海公司的档案进行整理，你将采用什么样的分类方法？ (3)这个案例说明了什么问题？,江夏学院（筹）教学档案管理实施细则（试行）,宝能集团档案分类方案,一、编制说明 1、本方案依据中国档案分类法、工业企业档案分类规则并结合宝能集团文件材料形成的实际情况编制而成。 2、分类号码的组号采用字母数字混合制的标记符号与层累制的标记方式。 3、本方案适用于宝能投资集团有限公司各部门及所属二级公司的档案分类。 二、 分类方

21、案大类说明 A类行政管理类；B类人力资源管理、企业文化类；C类财务及审计类；D类法律事务类 ；E类工程项目类 ；F类物流管理类 ；G类实物管理类,宝能集团档案分类方案,一、编制说明 1、本方案依据中国档案分类法、工业企业档案分类规则并结合宝能集团文件材料形成的实际情况编制而成。 2、分类号码的组号采用字母数字混合制的标记符号与层累制的标记方式。 3、本方案适用于宝能投资集团有限公司各部门及所属二级公司的档案分类。 二、 分类方案大类说明 A类行政管理类；B类人力资源管理、企业文化类；C类财务及审计类；D类法律事务类 ；E类工程项目类 ；F类物流管理类 ；G类实物管理类,A类行政管理类： 包括机

22、构组建、撤并等涉及资产产权变动方面的材料；股东会、董事会、监事会、高层会议等形成的会议纪要、重大决策类材料；公司规章制度、通知、报告等；上级下达的有关批复、决定或各部门上报的材料；公司与外部交流合作形成的来函类、发函类文件材料；公司各类资格证书、资质证书；房地产证书；楼宇商铺预售、买卖、租赁合同。 B类人力资源管理、企业文化类： 包括人员聘任、解聘、薪资、福利、奖励惩处等人力资源管理工作的计划、实施、总结报告、考核培训等各类文件材料；在离职员工人事档案；人事任免材料；人事统计报表；企业形象设计、理念宣传、企业文化特色、内部活动、对外宣传报道、企业荣誉材料、企业领导人讲话及文章等材料。,C类财务

23、及审计类： 包括公司资金管理、成本管理、经济核算材料、年度预决算及各类财务统计报表，审计资料及相关制度文件。 D类法律事务类： 包括各类经济诉讼案件、法律公文等相关资料。 E类工程项目类： 包括可行性研究文件、设计基础材料文件、各类设计文件、工程管理文件、各类批文、意见书等施工文件；工程往来信函文件、工程竣工文件；市场营销方案、宣传方案等经营类文件及工程其他相关资料。 F类物流管理类： 包括设备仪器等物料的购置报批文件、采购合同、随机文件、使用、维修、转让、报废、更新等改造过程中形成的材料，库存管理记录、物品统计资料； G类实物管理类：包括光盘、声像、磁盘、书刊、报纸等各类实物。,A类行政管理

24、类： 包括机构组建、撤并等涉及资产产权变动方面的材料；股东会、董事会、监事会、高层会议等形成的会议纪要、重大决策类材料；公司规章制度、通知、报告等；上级下达的有关批复、决定或各部门上报的材料；公司与外部交流合作形成的来函类、发函类文件材料；公司各类资格证书、资质证书；房地产证书；楼宇商铺预售、买卖、租赁合同。 B类人力资源管理、企业文化类： 包括人员聘任、解聘、薪资、福利、奖励惩处等人力资源管理工作的计划、实施、总结报告、考核培训等各类文件材料；在离职员工人事档案；人事任免材料；人事统计报表；企业形象设计、理念宣传、企业文化特色、内部活动、对外宣传报道、企业荣誉材料、企业领导人讲话及文章等材料

25、。,C类财务及审计类： 包括公司资金管理、成本管理、经济核算材料、年度预决算及各类财务统计报表，审计资料及相关制度文件。 D类法律事务类： 包括各类经济诉讼案件、法律公文等相关资料。 E类工程项目类： 包括可行性研究文件、设计基础材料文件、各类设计文件、工程管理文件、各类批文、意见书等施工文件；工程往来信函文件、工程竣工文件；市场营销方案、宣传方案等经营类文件及工程其他相关资料。 F类物流管理类： 包括设备仪器等物料的购置报批文件、采购合同、随机文件、使用、维修、转让、报废、更新等改造过程中形成的材料，库存管理记录、物品统计资料； G类实物管理类：包括光盘、声像、磁盘、书刊、报纸等各类实物。,

26、初步整理就是平时整理，即机关的文书部门把机关一年在工作中逐步形成的应当归档的文书整理工作放在平时有计划地进行。,二、初步整理,文书人员要养成及时将处理完毕的文件归整的习惯，并应积极主动地经常催促承办人清退办理完毕的文件，一般有三种情况。,（一）及时的收集已经处理完毕 的文书材料,（二）细心装订,装订文件应按归档要求，对收集来的文件，以件为单位细心装订，不符合装订要求的要重新装订。,在平时归整过程中，还应定期进行检查，通过检查熟悉归整的情况，纠正把文件归错类别的现象。如发现有的类别内文件数量已经很多，预计可能还会产生相当数量的文件时，可增添一定数量的档案盒并根据条目编写新号。,（三）定期检查,三

27、、系统整理,确定案盒内文书是指在平时归整的基 础上，详细检查每个案盒内积累的文件，按照文书整理归档的原则和要求进行调整，并进行案盒内文件的排列、编号，最后确定案盒内归档文书。,（一）确定案盒内文书,1. 检查调整。 确定案盒内归档文书前要做好调整工作。发现不合理的地方，就要进行调整和补充。 检查归类的文件是否齐全，剔除重份的、不需要归档的和没有保存价值的文件； 检查该案盒内的文件是否符合保管期限； 检查归类是否合理，是否将相同事由的文件集中排列； 检查是否以“件”为单位；检查盒内文件数量是否适宜等。,思考题,某大学召开第三届教代会，在整理会议文件时，将此次会议文件形成的若干文件作为会议决议的附

28、件来处理，集中装订成为一“件”，以保持同一事由文件的联系性。这样做可以吗？为什么？,2. 案盒内文件的排列。 应在分类方案的最低一级类目即条款和条目内以“件”为单位进行排列，具体排列有四种方式。,3. 案盒内归档文件的编号。 案盒内文件经过系统排列后，应以分类方案和排列顺序逐件编号，用以固定位置，统计数量，并便于保护文件和方便查找利用。文件编号以归档章的形式在每件文件首页上端注明。,归档章式样,归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处都可以，但在整个案盒文件中，其位置应一致。,归档章设置的必备项目及填写方法,纸质档案归档文件整理工作步骤 （高校）,第一步 分类 我校十大类档案中，党群、行政

29、类档案按机构分类法，教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类等按类目分类法。 我校原则上采用：年度机构或项目保管期限分类法。 模式：年度机构保管期限分类法 示例：2003年，校长办公室，永久、长期、短期 模式：年度类目保管期限 示例：a、2003年，教学类研究生教育中的学位，永、长、短 b、2003年，基建类第18项工程，永、长、短,纸质档案归档文件整理工作步骤 （高校）,A、档号模式和标识： 1. 2003DQ13Y10 2003年党群类组织永久第10件 2. 2003XZ12C17 2003年行政类人事、师资长期第17件 3. 2003JX132C8 2003年教学类全日制本、专科

30、招生长期第8件 4. 2003KY123Y6 2003年科研类社会科学省级项目永久第6件 5. 2003SB18C20 2003年设备类第18号仪器设备长期第20件 6. 2003JJ17Y16 2003年基建类第17项工程永久第16件 7. 2003CP14D3 2003年产品类第14号产品项目短期第3件 8. 2003CB15D2 2003年出版类第15号出版物短期第2件 9. 2003WS12C9 2003年外事类出国长期第9件 10. 2003CK14D89 2003年财会类凭证短期第89件,B、各类档案归档章示例 ：,（二）填写案盒事项,1. 填写案盒内文件目录表。 盒内文件排列完毕

31、后，需要另行制作盒内文件目录，用于介绍盒内文件的成分和内容。 件号。件号，即每件编一个号，填写室编件号来文与复文作为、一件，只对复文进行编号。 责任者。填文件的署者或发文机关，责任者名称过长，可写通用的简称。 文号。填写制发机关的发文字号，文号一般由机关代字、年度（用六角括号“” 括入）、顺序号三部分组成。,文件标题。填写文件标题，对于原无标题的文件应根据内容补拟后填写，自拟标题外加方括号，以示同其他文件标题的区别。 日期。文件日期即文件制发日期，日期用8位阿拉伯数字来标注年月日，如20030909，此号的含义即为2003年9月9日。 页数。填写每一件文件的总页数，文件中有图文的为一页，空白页

32、不计数。 备注。填写文件的变化和要说明的情况及问题。,文件目录应装订成册，一般一年一本，并编制 封面。,1指出下列归档文件目录中项目填写的不规范之处，并予以改正。 2.小李是某公司文件归档人员，公司某次重要会议后，他在将会议文件作为成套文件归档后，简化了整理环节，没有逐一填写归档文件目录。他这种做法是否正确？为什么？ 3某机关编制归档文件目录时，习惯将项目中的“责任者”一栏填入承办部门的名称，这种做法是否正确？,思考题,2. 填写备考表。 案盒的备考表放在案盒文件最后，说明盒内文件的状况，如该盒内文件缺损、补充以及其他需要说明的问题等。 并填写登记日期及归档文件整理完毕的日期、整理人、检查人。

33、整理人，即负责整理文件的人员姓名；检查人，即负责检查归档文件整理质量的人员姓名。,备 考 表 式 样,3. 填写案盒封面、盒脊。 调整后的文件按档案室编件号顺序装入档案盒，并需要填写档案盒封面、盒脊。,档案盒,归档就是指文书部门将系统整理后的案盒文件向档案室进行移交以便集中保管。国家档案局发布的机关档案室工作业务规范具体规定了文书的归档制度。,四、归档,归档范围即文书整理的范围，凡属整理归档范围的文件，一律归档；不属于文书整理归档范围的文件，不需归档。不归档的文件可按制度销毁。,（一）归档范围,文书部门或相关的业务部门，一般应在第二年的上半年向档案室移交全部案盒档案，对一些专门性的文书或驻地比

34、较分散的个别业务单位的文书，为便于日常查找和利用，也可根据实际情况商定适当的归档时间。,（二）归档时间,（三）归档质量要求,归档质量要求应归档的文件材收集全、完整。 按照文件之间的有机联系和保存价值，科学地整理归档。 归档的案盒应符合文书整理归档的各项质量要求。 编制移交目录，至少一式两份；交接双方经过清点案盒，履行签字手续。,思考题：,1.文件为何失踪？ 大海公司总经理要求办公室李主任找出去年给锻接车间的“批复”件中要求他们减少生产WWH-6组件的具体数字。李主任吩咐文档室小焦查找。结果小焦查遍了去年所有的文件也没找到，只查到锻接车间“要求减少生产WWH-6组件”的请示。经小焦回忆，当时移交

35、文书时，就曾提出过未见“批复”件的问题，但时间一长就不了了之。因该文件最后一直未能查到，有关人员包括办公室主任均受到严厉的批评。 分析以上案例，回答问题： (1)上述文件失踪，问题出在哪一环节？ (2)如何防范此类问题的出现？,2.某局为贯彻归档文件整理规则，于2001年3月18号召开了由办公室张主任主持、各部门专兼职档案人员参加的全局档案工作会议，会上由档案室的业务人员讲授了新规则的新做法，并要求各个部门将自身形成积累的文件分为永久、长期、短期三个期限，按照新规则要求整理2000年的文书档案。会后，宣传处兼职档案员小文按照以下的方法整理其归档文件： （1）按件装订文件，并给每一份文件加封面和封底，以便保护文件。 （2）将其全部归档文件分为永久、长期、短期三个期限。 （3）将三个期限的文件分别按照本部门、上级领导指导单位、下级单位、平级单位的文件，依次分类排列。 （4）按照排列顺序，在文件首页的右下角逐件对文件编制件号。 （5）填写一式二份的归档文件目录，一份装订成册，另一份放入档案盒中作为盒内文件目录。 （6）将归档文件按件号顺序装入档案盒。 请问，该局归档文件采用什么分类方法？宣传处小文整理归档文件的方法是否符合规范？如有不规范的地方，请指出并予以改正。,