64801船舶工业档案管理规则 党群、行政 标准 CB 3495.5-1992.pdf

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1、中华人民共和国船舶行业标准 C 8349 5 . 5 一9 2 船舶工业档案管理规则 党群、 行政 分 类号 U o l 1 主皿内容与适用范围 本标准规定了党群档案、 行政管理档案的管理原则、 方法和要求。 本标准适用于船舶行业企事业单位党群档案、 行政管理档案的管理. 2 引用标准 G B379 25 档案著录规则 G B9 7 QS文书档案案卷格式 G B3495. 1 船舶工业档案管理规则 分类大纲及编号 3 术语 31党群档案4 企、 事业单位党委、 工会、 团委、 科协等组织团 体在各项活动中 形成的， 办理完毕的， 具有保 存价值的文字、 图表、 声像等文件材料。 3 . 2 行

2、政管理档案 企、 事业单位在行政管理活动中 形成的， 办理完毕的. 具有保存价值的文字、 图表、 声像等 文件材料。 4 党群档案、 行政答理挡案的管理原则 4 . 1 党群档案、 行政管理档案应由档案部门实行集中统一管理， 不得由任何承办部门和个人 分散保存。 4 ， 2 档案部门必须对业务部门形成的各种文件材料的收集、 整理、 立卷和归档工作进行监督 和指导。 5 文件材料的形成与归档 5 . 1 文件材料的形成 党群工作、 行政管理工作形成的文件材料， 经过文书处理程序后及有关单位直接传下来的 有 关 文件材 料经 承办后， 由 各 职能部 门按其业 务范 围、 指 定有关人员负 责积累

3、、 整理后 立卷归 档。 中国粉柏工业总公司 1 9 9 2 一 1 1 一 03批准1 9 9 3 一 0 5 一 0 1实施 C B349 5 . 5 一， 2 5 ， 2 文件材料归档范围和保管期限 文件材料归档范围和保管期限见表1 。 表 1 类别序号归档范围 保管期限 党 群 工 作 类 党 务 l 上 级 有 关 党 委 工 作的 指示、 决 定、 决议、 纪 要、 通知长期 2 上 级有 关 纪检 工 作计 划、 规定、 通 知 长期 3 上级有关政治、 组织、 宜传统战工作的计划、 决定、 决议、 规 定、 通知 4 本 单位 觉 委年 度 工作 计 划、 总 结 水久 5 本

4、 单位 竟 代 会 形 成的 文 件( 全套 ) 6 本单位党委会议、 党委扩大会、 纪委会、 民主 生活 会议记 录、 纪要、 决定 7 本单位总 支、 支部书记会议记录、 纪要 长 期 8 本 单位 党 委一定 时 期的中 心工 作 所形 成 的 文件 g 本单位纪检工作计划、 总结、 请示及上级的批复 水久 l 0 本单位纪位 工作 年度统计 报表 1 1 本 单位有 关申 诉、 检举、 揭发 及调查材料长期 1 2 本 单位 党员 违纪影 响 大的、 问 题严重的 处理 报告、 上 级批 复、 通知、 决定 永久 1 3 党 员 统 计 报 表 l 4 本单位有关政治、 组织、 宣传、

5、 统战工作的计划、 总结、 简 报、 报告、 通知、 请示 及上级批复 长期 l 5 党 务干部任免、 落实 政策等方面 的决 议、 决定、 通知等 水久 1 6 党员入党、 转正、 延期、 退党、 取消预 备期等决议、 决定、 通 知及新觉员名 单等 1 7 竟员组 织关系 介绍信 存根 长期 l 8 党费收据存根 1 9 本单位整党方面的材料、 民主评议党员 党员里新登记 及 争先创 优材料 2 O 党员名册 永久 2 l 本单位 党群 机 构设置、 调整 人员 编制等 方面 的决 议、 决 定、 通知等 工 会 l 上级有 关工会 工作的 规定、 通知 长期或短期 2 本 单位 工会 职

6、工 代 表大 会 形 成的 文 件( 全 套 )永久 3 本单位工会 年度工作计划、 总结、 报告、 统计报表长期 C B349 5 . 5 一9 2 续表 1 类别序号归档范围保管期限 党 群 工 作 类 工 会 4 本单位工会委员 会记 录长 期 5 工会 有关劳 保福 利、 女 工工作、 组织工作、 职工教 育、 思想 政治 工 作 计刘、 安排、 总 结 短期 6 劳动竞 赛方案、 标准及其什划、 总结、 统计报表 长期 7 劳 动 竞 赛 先进 集体、 先 进 工作 者 材料 8 本单 位 有关立 功奖肺 工作 情 况、 登记 裘及 上 级决 定、 批复 水久 9 民主管 理、 干部

7、评议材料 长期 1 0 组织建设 1 l 工会 财 务 工作 有 关材 料 共 青 l 上级 有 关团 的 工作 计 刘、 规定、 通知 长 期 2 本 单位 团 代会 议 文件( 全 套 3 本 单位团委年度工作计划、 总结、 报告、 统计报表 4 团 委会、 团委扩大会议的 记录、 决议 5 团员管理、 组织建设奖惩方面的材料 6 本 单位 团 员 违 纪处 理 报告、 上 级 批 复、 通 知 决 定 7 有 关 青少 年 工作的 文 件 材 料 科 协 群 众 团 体 1 上级有关科协等群众团体工作的指示、 决定、 决议、 纪要、 通知 枪期 盆衍助 一 ， ， 一一 2 本单 位科

8、协等群 众团 体工作的 计划、 总 结、 经费使 用管 理 等文件材料 短 期 3 本单 位科协等群众团 休有关代表大会的报 告 纪要、 决定 长期 4本单 位 科 协 等群众 团 体活 动中 产生 的 个人 论著 5 本单 位 有关 报纸、 刊 物等 出 版 物 行 政 管 理 类 行 政 事 务 1 上 级 工 作计 划 会议 ! 要文 件 、 领导 重 要 讲话长期 Z 本单 位年度工作计划、 总 结 水久 3 本单位厂 院、 校、 所) 务会议记录、 纪要 4 本 单位 有 关综 合 性调 研 形 成的 文 件长期 5 本 单位 重要 来信、 来 访 及处 理材 科 长期 6 上级有关

9、文秘工作的 计划、 规定、 通知 7 本单位有关文秘工作的报告、 总结、 规定及启用印章的通 知 8 本 单位 重 大纪 念、 庆 祝 活动 及中 央 领导 视察 形成的 文件 材 料 C B3 刁 筋 5 一9 2 续表 1 类别序号归档范画 保管期限 行 政 管 理 类 行 政 攀 务 9 上 级 有 关 外 事、 外贸 工 作的 规定、 通 知 长期 l O 本单 位 有 关外 事、 外贸 工作 的 计 划、 报告、 请示 及上级 的批 友 1 l有 关 接待、 车 辆 管 理 方面的 文 件 材料短期 1 2 有关 法律工 作方 面的 规定 、 通知 计 划、 总 结、 请示 及批复

10、等文件材 料 长期 l 3 有 关 机 要、 保密 工作 方面的 规定、 通知、 计划 、 总 结， 请 示 及 批复娜文 件材料 长期 后 助 福 利 1 上级有关职工福利、 住房标准的规定、 通知 长 期 2 本单位 有关职工福 利、 住房 、 食堂、 商店、 幼儿园 、 农牧副 业、 第 兰 产 业 等方 面 的 规定 、 通 知 等文 件 材 料 3本单位有关防 灾救灾、 绿化等工 作的 年度 计划、 总 结、 规定短 期 人 事 劳 资 l上 级 有 关 人事 、 劳 资工 作的 规定、 计刘 、 通 知 长期 2 上 级 有 关 技 术职 务的 评定 、 琦用 的 规 定 3上 级

11、 有 关 职 工离 ， 退 休 及生 活 待 遇的 规 定、 通知 4上级有关职工 奖金、 福利待 遇的 规定 、 通知 5 上级 下达本单位 劳动 工资 年度 计划 水久 6 上级 有关组织体 制的 决定、 规定、 通知 长期 ? 本单 位 有 关 组 织机 构调 整、 更 改名称 、 级 别、 隶 属关系的 谓 示 及上 级的 批复 永久 8 本 单 位 有关 人 事 、 劳 资 工作 的 很 告、 请 示 及 上 级 批 复 长期 g 本 单位 有 关干 部的 任 免、 晋 级 的 请示 及上 级 对 本 单位干 部 任免的通知 水久 1 0本 单 位 有关 评 定 专 业 技术 职 务

12、 的报 告 、 请 示 及 上 级 批 友 1 1本 单 位 有 关工 资、 调资 计划 、 总 结、 统 汁 报 表 及 调 资 名 册 1 2 本单位干部年度统计报表 1 3职工名册 “ 1 本单位 有 关干部 、 工人 转正 、 定 级、 调动 、 离 职， 离 休、 退休 的决定、 通知长 期 l 5 本 单 位 职 工 死 亡 及 其 家 ， 的 有 关 待 遇 、规 定 、。 知 1 6 本 单 位 有 关 考助 、 考 核、 奖 金、 定 娜 工作 的 规 定 通 知 短期 3 3 C B3 4 9 5 . 5 一9 2 续表 1 类别序号归档范困保普期限 行 政 管 理 类 人

13、 事 劳 资 1 7 本 单位 被评为国 家、 部级各项 先进集体、 先 进个人及著名 人物名单、 通 知和主 要事迹材料 永久 1 8 本单位有关立 功奖励工作 情况报告、 登记表及上级的评功 决定、 批复 长 期 监 察 审 计 1 上 级 有 关监 察、 审计 工作的 计幼 、 规定、 通知 长期 2 本单位 有关 监察、 审 计工作 计划 、 总 结、 规定 、 决定、 报告、 请示及批复 3 本单位 有关人 员 违纪 处理( 行 政、 列事) 的报告、 上级和有 关部门的批复、 通知、 决定 武 装 保 卫 1 上级有关人武、 民兵、 保卫、 消防 工作的 规定、 通知 长 期 2

14、本单位有关人武、 民 兵、 保卫、 消防 工作的计刘、 总结、 报 告、 通知、 请示 、 批复 医 疗 卫 生 1 上级有关计划生育、 医 疗、 卫生等管理工作的规定、 通知 短期 2 本单 位有 关 计划 生 育、 医 疗、 卫生等 管理工作 的 年度计划、 总结、 规定、 通知、 请示及上级批复 长 期 教育 工作 1 上级有 关教育 工作的 方针政策、 规定、 通知等 长期 2 本 单位 有 关教 育 工作 的 规 划、 计 划、 总 结等 材料 5 . 3 不归档的文件材料范围 不归 档的 文件 材料包括: . ， 上级机关及有关单位制发的各种规定、 制度、 标准等征求意见稿; b

15、. 上级机关及有关单位普发的各种计划、 简报、 通报、 报表( 不反映本单位情况的) ; c . 上级机 关及有 关单位召 开的一 般会 议和无查 考价 值的 文件; d . 上级机关任免、 奖惩非本单位工作人员的文件; e . 非针对本单位的一般性的领导讲话和经验交流、 先进人物材料; r ， 未经领导签发的文电 草稿， 一般性文件的历次修改稿、 铅印 大样等; 9 ，无 查 考利 用 价 值的 事 务 性、 临 时 性 的 文件( 如 节、 假日 、 纪 念 活 动 安 排、 作息 时间 调 整、 爱国卫生、 国库券认购通知、 一般性会议通知等) ; . . 一 般性宣传 教育 提纲、 形

16、势 学习 计划、 非 本单 位招生计划、 推 荐学生函 等; : 机关之间、 单位内部互相抄送的不需办理的文件; j . 下属 单位报送一 般性的 通报、 一 般性备案文件， k .越 级和 非 隶属 关系 抄 送的 不 需 办 理 的 文 件材 料; : 为 参考目 的 从 各方面收集的 文件材料、 资料等。 5 . 4 归档时间 党群档案、 行政管理档案在次年六月底以前将上一年度的文件材料， 经分类整理立卷后归 档。 3 4 C B3 4 9 5 . 5 一9 2 5 . 5 归档要求 5 . 5 . 1 归档的文件材料应完整、 齐全. 5 . 52 公文的格式、 拟稿、 核稿、 签发、

17、塔饮等应符合国务院办公厅颁发的 国家行政机关公文 处理办法 、 签署、 印章手续完备. 553 凡有单位领导签发的文件底稿， 应同正文一起归档， 在归档的文件中， 应将每份文件的 正文与附件、 正本与定稿、 请示与批复。 转发件与原件放在一起. 5 . 5 . 4 拟稿和签发， 宇迹必须清晰、 工整， 不得用圆珠笔、 铅笔、 红墨水和纯蓝水笔书写。 55 . 5 文件材料归档时. 应办理归档手续， 交接双方必须在移交清单上签字盖章. 6 档案的盆理 6 . 1 分类编号 6 . 1，党群档案、 行政管理 档案按照c B34朽 1 进行分类、 编号. 6 . 1 . 2 编制案卷档号， 档号由案

18、卷目 录号、 分类号和案卷号组成. 6 . 2 组卷原则与组卷方法 6 . 2 . 1 组卷必须遵循文件材料的形成规律和特点， 保持文件之间的有机联系， 区别不同价值， 便于保管和利用. 6 . 2 . 2 组卷方法 6 . 2 ， 2 . 1 组 卷一般应以 问 题为 主， 适当 分级， 区 别 价值， 兼 顾数量 和其它特征的原 则将文件组 成案卷。 6 . 2 . 2 ， 2 机关管理工作和业务活动形成的条例、 法规、 制度、 业务文件、 调研材料等， 一般按单 一间题组卷。 6 . 22 . 3 会议文件， 按照会议的名称、 届次等单独组卷， 根据文件的多少， 可以组成一卷或数 卷。

19、6 . 2 . 2 ， 4 党组 委) 会、 办公例会会议记录单独组卷， 如果会议有纪要或讨论件， 可将会议纪 要、 记录、 讨论件组成一卷或数卷 6 . 2 . 2 . 5 62 . 26 卷或数卷。 6 . 2 . 2 . 7 乐2 . 2 . 8 6 . 2 . 2 . 9 6 . 2 . 2 . 1 0 62 。 2 . 1 1 工作计划、 总结等文件， 一般可按作者结合名称时间 组卷. 统计表、 名册等文件， 一般按同一格式、 名称或地区组合， 根据文件的数蚤可组成一 非诉讼案件材料. 按立案问越或人头组卷， 可以一案一卷或一案数卷. 人民来信可按来信所反映的何题或信件作者， 或信件

20、的处理 形式组卷， 简报、 刊物可按照期号顺序组卷， 可一期一卷或数期一卷。 同一问题的 文件、 信件、 电报、 电传、 传真、 电话记录应合并组卷。 其他文件材料可根据具体情况进行组卷。 6 . 2 . 3 卷内文件的排列 6 . 2 . 3 . 1 会议文件的排列为 a . 工作会议按会 议通知、 议程、 日 程、 工作报告、 领导讲话、 会议发的文件、 会议总结、 简 报、 会议记录顺序排列; b . 代表大会( 代表会议) 按会议通知、 代表名单、 议程、 开幕词、 大会报告、 决议、 领导讲 话 、 大 会 发 的 文件、 选 举 结果、 提 案、 会 议总 结、 闭 幕 词、 会

21、议 简 报、 会 议 记 录 顺序 排 列; c . 党 委会 议、 常 委会 议、 扩 夭会 议、 办 公会 议、 碰头 会议记 录按 开会 次序或 时间 顺序排 3 5 C B3 4 g s ， 5 一9 2 列。 6 . 2 . 32 非诉讼案件材料按结论、 决定、 判决性的文件材料在前， 依 据性材料在后的顺序排 列. 6 . 2 . 33 一个作者， 几个问题组成的案卷可先排问题， 后按时间顺序排列。 6 . 2 . 3 . 4 多作者、 多向题组成的案卷可以采取先排问 题. 再按作者排列。 6 . 2 . 3 . 5 请示与批复， 批复在前， 请示在后. 623 . 6 正件与附件

22、， 正件在前， 附件在后。 6 . 2 . 3 . 7 印件与定稿， 印件在前， 定稿在后。 6 . 2 . 3 . 8 转发和批转的文件， 转发批转件在前， 原件在后. 62 . 3 . 9 重要法规性文件的历次修改稿， 要依次排列在定稿之后. 6 . 2 . 3 . 1 0 其它文件材料按时间顺序排列. 6 . 3 编目 6 . 3 . 1 编写卷内文件的页号和件号 6 . 3 . 1 . 1装订的案卷， 均应在 有书 写内 容的 正面的右上角， 背 面的 左上 角编写页 号， 空白 面不 编页号， 编号采用阿拉伯数字顺序标注。 6 . 3 . 1 . 2 不装订的案卷， 应在卷内每份文件

23、材料的右上方加盖档号章， 内容应符合G B9 7 05 的规定， 并逐份编件号， 编号采用阿拉伯数字顺序标注. 6 . 3 . 2 案卷封面、 卷内文件目 录、 卷内备考表按G B9 7 O S 规定填写. 63 . 3 案卷的装订 6 . 3 . 3 . 1 案卷装订前要拆除金属物， 对残缺破损， 小于或大于卷面的材料和字迹偏左， 装订后 影响阅卷的材料， 要进行修补、 裱糊和折叠. 6 . 3 . 32 字迹不清的重要文件， 应进行复制， 并与原件一起立卷， 复制件在前， 原件在后。 63 . 3 . 3 案卷一般以50至1 50页为宜。 6 . 3 . 3 . 4 硬卷皮的案卷， 应按G

24、 B9 7 o 5 采用成卷三孔一线的细线装订， 位置在文件左侧中 部， 距订口 边I O m m， 装订长度16O m m. 6 . 3 . 3 . 5 软卷皮的案卷应按G B9705. 采用按件三孔一线的方法装订， 位置在案卷左侧中部 距订口边 I O m m， 装订长度 1 6 O m m为宜. 7 档案的保管 了 . 1 存放档案必须有专用柜架， 排架方法要科学和便于查找. 了2 要定期进行库藏档案的清理核对工作， 做到帐物相符， 对破损或载体变质的档案， 要及时 进行修补和复制。库藏档案因移交、 销毁、 遗失注销帐卡时， 要注明原因， 保存依据性材料. 了 . 3 档案库房要有良 好

25、的通风密闭条件， 应有防盗、 防火、 防潮、 防光、 防尘、 防有害生物和防 污染、 防高温等安全措施。 8 档案的统计 8 . 1 档案部门应及时、 准确地对档案的收进、 移出、 保管、 提高利用、 库房设备等方面的数量进 行统计. 8 . 2 建立年度统计报表制度， 统计的内容、 格式和要求按国家档案局的规定执行. 3 6 C B3 4 9 5 . 5 一9 2 9 档案信息的开发利用 91 党群档案、 行政管理档案 应编制案卷目 录、 案卷文件目 录汇集、 专题目 录或专题卡片等检 索工具。 9 . 2 根据需 要有计划地 对档案 进行加 工整 理、 汇编 各种专 题资料， 一 般有组

26、织机构沿革、 全 宗 介绍、 基础数字汇编、 专题概要等. 9 . 3 编制著录卡应按G B3 7 9 2 . 5 . 9 . 4 档案开发与提供利用， 必须严格执行保密制度。 ，5 应制定档案借阅制度， 对珍贵档案原件一般不得外借， 档案借出要采取必要的保护措施. 并及时收回， 复制档案， 必须办理批准手续。 9 . 6 档案部门应及时了解档案利用效果， 并建立相应的登记制度. 1 0 档案鉴定 1 0 . 1 三至五年对已 期满的 党群档案、 行政管理档案进行鉴定。 1 0 . 2 应成立由单位主管领导、 职能部门领导、 专业人员和档案管理人员参加的鉴定小组， 制 定鉴定计划。 1 0 .

27、 3 鉴定 档案 应以 案卷为 单位， 要 从文件内 容和相互之间的联系去 分折它们 的保存 价值对 贵任者、 时间、 有效性、 形式等方面进行全面审阅。 1 0 . 4 对一时难以确定是保存和销毁的档案， 可暂不销毁， 对孤本和形成年代久远的档案应充 分考 虑其使用 价值， 一般 不 予销 毁. 1 0 ， 5 鉴定工作结束后， 应编写 鉴定 报 告， 鉴定报告内 容包括: 鉴定时间、 鉴定内 容、 对鉴定档 案的处理意见等， 并由 鉴定小组签署. 对需要销毁的档案， 要编制档案销毁清册一式两份报主 管领导审查批准后， 由两人监销. 附加说明: 本标准由中国船舶工业总公司办公厅提出并归口 本 标准由 大连船 舶工 业 公司 ( 集团 ) 负 责 起 草 本标准主要起草人孙克兰、 刘 兵、 明 志、 薛玉玺、 徐松林