04244-质量管理体系认证-二级文件-程序-QSP-014-采购控制程序.pdf

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1、东莞冠万音响有限公司东莞冠万音响有限公司 页次: 1/13 名称: 采购控制程序 制订部门 物料部 保管部门 文控中心 分类: 程序 登录 NO: QSP-014 版本 生效日期 2004/03/29 B/4 修订日期 2004/03/27 制 作 检检查 核 准 东莞冠万音响有限公司东莞冠万音响有限公司 页次: 2/13 名称: 采购控制程序 制订部门 物料部 保管部门 文控中心 分类: 程序 登录 NO: QSP-014 版本 生效日期 2004/03/29 B/4 修订日期 2004/03/27 FACTURE CHECK AUTHORIZE 状态状态 修订日期修订日期 修订章节修订章节

2、 修订内容修订内容 批准人批准人 生效日期生效日期 备注备注 A/0 首次发行 邹玉娣 2002/8/1 A/1 2002/8/25 / ISO14001 环境体系文件整合 邹玉娣 2002/9/1 东莞冠万音响有限公司东莞冠万音响有限公司 页次: 3/13 名称: 采购控制程序 制订部门 物料部 保管部门 文控中心 分类: 程序 登录 NO: QSP-014 版本 生效日期 2004/03/29 B/4 修订日期 2004/03/27 A/2 2002/10/5 删除 6.2.1.C 条 邹玉娣 2002/10/7 B/0 2002/12/25 3,4,5,6 部门变更 B/1 2003/0

3、3/25 部分内容与实际操作不符 2003/04/1 B/2 2003/07/2 界定供货商交期管理的方式 2003/07/2 B/3 2003/09/5 架构变更 2003/09/10 B/4 2004/03/27 架构变更 2004/3/29 1.0. 目的 东莞冠万音响有限公司东莞冠万音响有限公司 页次: 4/13 名称: 采购控制程序 制订部门 物料部 保管部门 文控中心 分类: 程序 登录 NO: QSP-014 版本 生效日期 2004/03/29 B/4 修订日期 2004/03/27 为使本公司采购作业运作流畅,达到适质、适量、适价的采购职能,确保采购物料符合本公 司质量要求,

4、价格合理,适时满足本公司生产需要。 2.0. 适用范围 适用原物料、生产辅料、仪器、设备、办公用品、劳保用品等有形物之采购及承运等。 3.0.3.0. 参考文件 3.1. QSP-010样件与试产控制程序 3.2. QSP-013文件与数据控制程序 3.3. QSP-019模/治/工具控制程序 3.4. QSP-022生产设备、设施维护控制程序 3.5. QSP-023检验与试验控制程序 3.6. QSP-028不合格控制程序 3.7. QSP-029纠正和预防控制程序 3.8. WI-025 低毒物品管理规范 4.0.4.0. 定义定义 4.1. 物料:构成产品的所有材料及辅助材料。 4.2

5、. 供货商: 提供产品物料及设备、仪规、模治具、运输、服务之厂商。 4.3. 采购协议:公司与供货商共同签定的明确表明双方在相关业务往来时所享受的权力及 东莞冠万音响有限公司东莞冠万音响有限公司 页次: 5/13 名称: 采购控制程序 制订部门 物料部 保管部门 文控中心 分类: 程序 登录 NO: QSP-014 版本 生效日期 2004/03/29 B/4 修订日期 2004/03/27 应尽的义务的一种书面协义,与供货商交易的具有法律效力的订购合同,物料部经理及 总经理批核的订购单。 4.4. 正常采购:是指在采购周期之内下订单到认可供货商的采购行为。 4.5. 非正常采购:物料在采购周

6、期之外以及紧急采购的行为称为非正常采购。 4.6. 环境材料:指制造、使用、回收、处理等过程中对环境有影响的材料。 4.7. LOA:订购单下达前的采购基础数据,此数据由项目开发部授权的物料采购数据,其体现 的内容如:物料号码,物料规格,单位,单价,币别,供货商等。 4.8. 变更通知书:当需修改采购已执行的 LOA 相关内容时,项目开发部发出于采购科的书面 变更通知数据。 5.0.5.0. 权责权责 5.1. 生管科:提供所需生产的产品具体数据,如机种、规格、数量、生产日期,出货日期等。 5.2. 项目管理开发部: 新物料和新供货商的开发样品的确认,质量要求数据的提供。 对本厂 采购物料的成

7、本、质量、安全、和环境特性等进行开发前期的评定必要时需与供就 商签订 “质量/安全/纳期保证合同书”,对物料使用前、使用中和使用后的环境表现进 行安全性及环境特性评定。 5.3. 采购科:制作物料需求计划、物料的采购作业、物料的到厂跟进及物料异常处理,协助项 目开发部对新物料及新供货商的开发和评估,负责认可供货商的管理。 5.4. 仓储科:对供货商的来料进行点收与不良品的退货。 5.5. I Q C :来料检验、来料质量处理、协同采购对认可供货商的管理。 带带格式格式的的 带带格式格式的的 带带格式格式的的: : 项目符号和编号 带带格式格式的的 带带格式格式的的 带带格式格式的的 带带格式格

8、式的的 带带格式格式的的 带带格式格式的的 带带格式格式的的 东莞冠万音响有限公司东莞冠万音响有限公司 页次: 6/13 名称: 采购控制程序 制订部门 物料部 保管部门 文控中心 分类: 程序 登录 NO: QSP-014 版本 生效日期 2004/03/29 B/4 修订日期 2004/03/27 5.6. 总经理或项目开发部经理:LOA、变更通知单及认可供货商的核准。 5.7. 总经理及物料部经理:采购协议的批核。 6.0. 作业内容 6.1. 流程,见流程图示. 6.2. 样品的采购. 6.2.1 当进行新项目开发需要采购样品时： a）申购样品如已有认可供货商,项目开发部物料开发员直接

9、通知供货商送样及报价,由 技朮员根据项目组工程师做的物料样品检测项目要求进行检测并做出样品确认书 交给项目组工程师审核,组长或部门经理审批。 b)申购样品如须开发新供货商,项目开发部物料开发员应收集供货商信息并择优进 行初步评估,向合格供货商发出打样要求,将样品或相关工程技术数据转交于供货商, 并确认其已全理解打样的要求,物料开发员需跟进样品的交付及确认情况。 c)新产品所需要的刀具、模具、治具、仪器、仪表和设备等,则发出 “申购单”经相关权 责人批核后进行采购,需下达订购单的物品,将相关采购资料汇总并经权责人批核后 传达采购科下达订购单,物品的跟进由物料开发员负责。 6.2.2 样品确认.

10、a)样品送到后,项目开发部对样品进行相关确认,并确认所需要生产使用的合格样品分 发相关部门不合格则要求再次送样或取消打此样资格。 东莞冠万音响有限公司东莞冠万音响有限公司 页次: 7/13 名称: 采购控制程序 制订部门 物料部 保管部门 文控中心 分类: 程序 登录 NO: QSP-014 版本 生效日期 2004/03/29 B/4 修订日期 2004/03/27 b)有关设备、仪规、模治具等类物品,参照生产设备、设施维护控制程序 检验与 试验设备控制程序 模/治/工具控制程序进行验收检测。 c) “样品确认书”的发放：对符合要求的样品,项目开发部需发放“样品确认书”于各相关 部门，并传给

11、供货商；特殊情况可在物料上生产前发放。 6.2.3.价格的确认. 样品确认合格后,物料开发员要求供货商对样品进行报价,同时,项目开发部应搜集有 关同类产品的价格行情,或是对样品的直接材料进行评估以估出一个合理的价格,物 料开发员将其相关资料汇总成 LOA 经批准后交采购科,采购科依此数据进行采购作 业。 6.3 .物料的申购. 6.3.1 需求部门在查库存不能满足需求的情况下,视情况先填写下两者之一窗体: a)“申购单”和“套料申购单”,须由相关权责部门负责人签字后方可采购,签字后需求部 门须到采购科统一编号登录,方可将之分发相关部门。 c)特殊的如仪器,设备等物料,申购部门必须提供样品或尺寸

12、规格、图样、质量要求等相 关数据方可进行采购。 6.4.物料的采购. 6.4.1 正常采购. 如若该物料暂时没有认可的供货商,则先由项目开发部进行认可供货商的 开发,然后进行采购作业;如若该物料有认可供货商且交期在采购周期范围内,则依其 数据直接采购作业。 东莞冠万音响有限公司东莞冠万音响有限公司 页次: 8/13 名称: 采购控制程序 制订部门 物料部 保管部门 文控中心 分类: 程序 登录 NO: QSP-014 版本 生效日期 2004/03/29 B/4 修订日期 2004/03/27 6.4.2 非正常采购. 如若申购单据中有不符合正常采购程序项,则须视情况进行如下采购: a) 紧急

13、采购. 当生产急需,需到市场上或到非认可供货商处进行采购时,由项目开发部 物料开发员主导现场(或相关技术人员)对其质量保证进行评估确认合格后再进行采 购。 b)申请交期在采购周期之外.所申购之物料有认可供货商但申请交期在采购周期之外, 则先下达单后协商交期,跟进供货商该批物料的交期,如果同意则按期交货;如果不同 意则与需求部门协商对策或是寻找替代品,或将问题反应到上级,直至问题解决。 6.4.3 采购订单的下达. a)需采购物料,如项目开发部和顾客已有指定的供货商,则必须下达订单到该供货商。 b)对于其它经常采购和已分发确认书之物料,采购不需向供货商提供相关的工程认可 数据,可直接下达订单到该

14、供货商。 c)采购订单的编写. 采购订购单的内容必须清楚标明订单号码、物料编号、物料名称、 规格、订购数量、价格、交货期、付款方式等。 d)需要工程文件或样板作说明的采购订单,必须连同工程文件或样板一起提供给供货 商。 6.4.4采购订单的批核. 采购订单必须由物料部经理及总经理批核后方可传于供货商进行采 购作业。 6.4.5 对于需到市场采购的物料,采购可适当安排现金直接采购。 6.5 采购订单的管理. 东莞冠万音响有限公司东莞冠万音响有限公司 页次: 9/13 名称: 采购控制程序 制订部门 物料部 保管部门 文控中心 分类: 程序 登录 NO: QSP-014 版本 生效日期 2004/

15、03/29 B/4 修订日期 2004/03/27 6.5.1 采购订单的分发与登录. 订购单批核后会计联送财务部以做核对付款用,采购科联作 留底存档并及时登录保存。 6.5.2 采购订单要求的跟进.在正式订单下达后,采购应与供货商进行沟通,以确认其了解并 能满足其订单要求： a)确认物料规格. 进行采购时,必须确认供货商已了解并能满足该产品的规格要求。 b)确认价格. 进行采购时,必须确认产品的价格要求。 c)确认交期. 进行采购时,必须确认供货商能满足采购产品的交期需求,要求供货商以 书面形式回复(辅料可电话回复)。 6.5.3 采购订单进料的跟进. a)国内采购的订单跟进. 1) 连续二

16、个月交期未出现异常的供货商可采取“订单欠数跟进明细”的方式进行跟 进:每周采购生成“订单欠数跟进明细”传给供货商,要求供货商确认回复。采购每 天依据需求跟进来料情况,使来料能确保生产之正常运作。 2) 在二个月内交期出现过异常且对象较为大件的供货商采取“交货排期表”的方式 进行跟进: 由采购制定出“交货排期”传给供货商,并跟进来料情况,使来料能确保生产之正 常运作。 3) JIT 走货计划跟进.对较大件物品应与供货商达成协议实施 JIT 计划。由采购员制 东莞冠万音响有限公司东莞冠万音响有限公司 页次: 10/13 名称: 采购控制程序 制订部门 物料部 保管部门 文控中心 分类: 程序 登录

17、 NO: QSP-014 版本 生效日期 2004/03/29 B/4 修订日期 2004/03/27 定 JIT 出货单,在供货商收到 JIT 后,以要求规定的时间送货到我司。 4)每月初按物料预测计划,生成相关供货商的物料预测以及采购计划。 b)海外采购的订单跟进. 采购知会香港冠万公司对所有在海外采购物料之交期给于协助跟进。从香港或港口 直接到厂的物料则由香港冠万及关务员将上柜日期,物料名称,数量等相关的数据知 会采购,货仓,再由关务跟进确切到厂日期。 6.5.4采购订单的更改. 订购单发出后,若因需要更改采购订单的某些内容时(除交期变更外), 采购需在更改的订购单上盖有 “REVISE

18、D”章,经物料部经理及总经理批核后传真于 供货商,并知会供货商要求其确认回传。 6.5.5 采购订单的取消. 订购单发出后,若因需要须取消时,采购需在该单上盖有 “CANCELLED” 印章后传真给供货商,并知会供货商要求其确认回传。有必要时,重 新发出一份订购单,把原来取消的和更新后的订购单分别传真给供货商,并要求供货 商确认回传。 6.5.6 对于已交货后补订单或后需修改订单的情况,供货商可不作回传。 6.6.采购物料的验收. 6.6.1 仓储科收料人员对供货商来料品名及数量进行初步核对及收货工作,在验收过程中,如 有数量短缺现象,收货人员在 “来料质量检验报告” 注明实收数和差异数,并实

19、时通知 采购,由采购与供货商沟通解决。 东莞冠万音响有限公司东莞冠万音响有限公司 页次: 11/13 名称: 采购控制程序 制订部门 物料部 保管部门 文控中心 分类: 程序 登录 NO: QSP-014 版本 生效日期 2004/03/29 B/4 修订日期 2004/03/27 6.6.2 有关设备、仪规、模治具等技术方面之产品由项目开开部项目工程师或品管部工程师 进行验收。 6.6.3 出现来料不良,则按不合格控制程序处理。 6.7 物料退货 6.7.1 需退货的物料,采购根据 “来料质量检验报告”,“来料全检报告” 和“退仓单”的不良数, 开出 “退货/扣账单” 并统一编号后,通知供货

20、商取回退货。 供货商确认并收回退货后, 货仓返回“退货/扣账单”采购留底并将财务联分发于财务科。 6.7.2 根据“退货/扣账单”采购依实际情况要求供货商需补回退货或不需补回退货。 6.7.3 如果退货数量及金额较少,则由采购主管签核是否直接作扣款处理,但此数据必须传达 于供货商。 6.8. 记录保存按 7.0 表格及记录 7.1. F-014 “申购单” 7.2. F-015 “订购单” 7.3. F-016 “退货/扣账单” 7.4. F-017 “认可供货商数据表” 7.5. F-134 “订单欠数跟进明细表” 7.6. F-155 “套料申购单” 东莞冠万音响有限公司东莞冠万音响有限公

21、司 页次: 12/13 名称: 采购控制程序 制订部门 物料部 保管部门 文控中心 分类: 程序 登录 NO: QSP-014 版本 生效日期 2004/03/29 B/4 修订日期 2004/03/27 7.7. F-095 “样品确认书” 7.8. F197A “LOA” 7.9. F198A “采购变更通知书” 东莞冠万音响有限公司东莞冠万音响有限公司 页次: 13/13 名称: 采购控制程序 制订部门 物料部 保管部门 文控中心 分类: 程序 登录 NO: QSP-014 版本 生效日期 2004/03/29 B/4 修订日期 2004/03/27 采采 购购 流流 程程 图图 新供商

22、開發 流程 權責說明 評鑒考核 合格登錄 打樣 評估確認 登入認可供應商 資料表 物料申購 審核 選擇認可供應商 填寫訂購單 審核 訂購單分發及登錄 訂購單的跟進 入倉全檢 退供應商 NOYES 供應商的評估及管理 OK NG OK OK NG NG 項目開發部 項目開發部主導 項目開發部 項目開發部 NG 項目開發部 項目開發部 相關部門 相關部門/物料部經 理或總經理 採購科 總經理及物料 部經理 採購科 收貨組/IQC或需求 部門 倉儲科 採購科 市場採購 物料部/物料開發員 進行新供應商開發評估與認可 對新供應商就組織架構,品質管理體系,生 產能力,制程控制能力等給予評估 項目組直接填

23、寫“申購單“由物料開發員 負責採購作業的跟進 技朮員進行檢測工程師確認,物 料開發員收集LOA資料匯總 資料留底 相關部門填寫申購所需求物料 對“申購單“或“套料申購單“的批核 1.申購物料進行選擇供應商並下達需求 2.直接市場採購物料 訂購單的批核(包括供應商,貨品,單 價,交易方式,需求日等作出審批) 訂單分發後登錄並及時跟進交期 對供應商來料進行初步的點收和檢驗 來料數量的點核 根據IQC檢驗報告不合格結果的要求給予 補回或直接扣款處理 採購科主導對供應商的評估及管 理,物料開發員協助異常的處理 來料驗收 NG 採購科/倉儲科退料處理 OK NG 扣款 補回 財務科根據資料扣款處理 物料開發員根據LOA相關資料更 新,經權責人批核後發於採購科