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1、第 1 页 销售跟单文员的工作计划1 特征码 QGcMYoyMNOapVbUibkhK 如果我能有幸进入欣龙公司，我认为要展开好一名销售跟单文 员的工作，真正的大展拳脚，促进公司订单的顺利完成，应该 遵循以下几点逐步进入角色： 一7 天之内了解工厂生产的产品。包括它的外观，质地，特 性，优点，缺点，用途。虽然跟单文员不属于工程技术人员， 似乎不需要对产品有更多的了解。其实不然。首先，在与客户 沟通时，如果你对产品只一知半解，那么客户对你的信任度会 大打折扣，甚至会怀疑你的工作能力。当客户向你咨询时，你 也只能支支吾吾，或者老是去向技术人员打听，客户不可能放 心的把订单交给你去做。也没有任何优势
2、吸引客户向你下单。 跟单人员的虽然不是官，但是他的门禁权限却很广，他可以进 出多个部门，这就给我们学习新产品提供了便利的渠道，只要 你不怕苦，不怕累，勤下车间，不耻下问，没有学不会的东西。 纺粘无纺布，熔喷无纺布等，相信很快会被我熟知并熟练的运 用。 二.在最短的时间内弄懂生产过程及工艺。刚开始，一般人会认 第 2 页 为跟单文员只需知道生产订单的进度就可以了，好像白领一样， 坐在办公室，打着电话，发着 email 就可以掌控一切。一个优 秀的跟单人员，会非常熟悉产品的工艺流程，生产一定数量的 产品所需要的生产时间。会亲自进车间察看大货的进度。当积 累经验久了，无论是工艺还是货期你都可以直接回
3、复客户。 三.熟悉各部门的工作流程，按照公司的规定来办事。每一个公 司都有自己的工作模式。如果每个人都按照自己的流程来进行 工作，那么将会导致公司秩序的混乱，各个部门的工作也会受 阻。严重的会导致公司蒙受经济及名誉上的损失。比如说，公 司规定收到客户订单需要经理部门签名确定。有一天，跟单员 张三收到编号为 a-001 产品的订单，当时经理部门正在讨论产 品调价的问题。下面的文员还没得到具体的通知。这时，张三， 直接将订单发给生产线，催促生产。没有给经理确认，而此时， a-001 的产品因为原材料涨价的问题需要涨价。但大货已经在 生产了，张三跟客户多次协商价格都调不上来。如果这时停止 生产，那么
4、那些半成品都会变为废品。如果让大货完成而不运 送给客户，那你就违了约，且失去了信誉。最后只能亏本卖给 了客户。这样就直接造成了公司亏损。 四.了解货物的运输。出国的货物一般通过船和飞机，国内的货 物通过公司安排汽车或者安排物流公司运送。在订单完成之前， 跟单文员要认真选择运输公司，并考察他的信誉度，是否有能 力运送此批货物。欣龙公司货物的运送主要通过物流来完成， 第 3 页 我会尽快熟悉这些物流公司。经常与物流工作人员沟通，保证 货物安全准时到达目的地。 五.熟悉了解客户。对于客户的订购产品的习性要有足够的了解。 当出现异常情况时，可以做出果断的处理。比如说，客户订购 的产品，在外观或者包装上
5、有一点微小的瑕疵，新来的跟单员 可能会请示上级领导或者跟客户协商是否能接受这种不达标的 产品，如果是一位老跟单员，可以自己做出判断。不必劳烦他 人。 六.正确对待客户服务。跟单文员实际上是公司和客户之间的一 个窗口。首先，你是公司的雇员，你得对公司绝对忠诚，事事 站在公司立场上，为公司着想。在客户那边，你必须坚持“客 户是上帝”的原则。要让客户感觉到他是客户，正在享受星级 的服务。客户不会理会公司其他部门是怎么运作，也不想知道 更多，他只会与你联系，了解他的订单，了解他的货期。所以 要做一个明亮清晰的窗口，要看清事实，冷静处理。我记得在 东莞工作期间有一位同事，她总是盲目的满足客户的一切要求，
6、 从来不敢说“no” ，根据工厂实际生产情况，订单的货期根本不 能按照客户的时间交货，这位同事会说“ok” 。后来只好安排订 单外包出去，结果货期和质量都达不到要求。有时，客户给她 一个新开发项目，所有人都晓得这个产品以我们现在的工艺无 法完成，可这位同事总说：no problem！一个新项目来来去去 搞了两三个月，既浪费了时间，又得罪了客户，最后又丢给客 第 4 页 户自己去找其它厂商。这时客户时常打电话抱怨公司的服务不 好，销售人员不好。慢慢的这位客户的订单越来越少，最后换 了供应商。 七.加强与生产线的沟通，与车间工作人员保持良好的人际关系。 跟单人员最关健的工作是沟通，跟催。如果与车间
7、相关工作人 员关系处理不好，那么跟单工作很难展开，根本无法促进生产， 保证订单的顺利完成。 八.努力学习中华人民共和国合同法相关条款。在以往的工 作中，很少接触到法律，因为全是国外订单。公司都会由专业 人士起草一份谨密的固定合同格式。所有的销售员都采用统一 的格式，只是修改一下客户名，货名，价格，货期，付款方式， 备注等等。遇到的经济纠纷较少。遇到不付款的客户，在发电 子邮件或打电话催款无效的情况下，有时是派国外追债公司或 者公司驻外工作人员上 上门请款。在跟单过程中，只要重视与客户交流时的书面证据， 一般都不会有问题。我记得有一次，一个法国的客户给我下了 一张订单，他们的订单是法文，没有其它英文描述。也没有以 往的英文货物编号。我通过数量和单价判断是一个装戒指的戒 第 5 页 指棉，我查出该客户以往的订货记录，找出当时出货的照片， 电邮给了客户，问他是否是需要这个产品。客户在电邮中回答 yes。 出货后的几个月，收到客户的投诉，说我们做错货，要求我们 赔。我立即找出当时的电子邮件，客户只好承认是他们那边没 有沟通好。然后重新下了一张订单。当时，生产部门也很高兴， 因为上一单的货很容易生产，而且单价高，现在又来一张类似 的订单，要知道，产量和销售额是与工人的奖金挂钩的。在国 内，如果法律学得好，就可以避免可以很多不必要的麻烦，避 免合同有漏洞，别人有机可趁，造成公司受损。