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2、特点、作用、主要工作内容及管理方法，旨在为该中心档案的发展提供参考。关键词 农产品；档案管理；规范化中图分类号 C939 文献标识码A文章编号1007-5739（2008）16-0304-02农业部农产品质量监督检验测试中心（沈阳）（以下简称“中心”）于1996年筹建，1997年9月经农业部批准正式挂牌。中心的主要任务是承担农产品（包括农业投入品、农业生产环境）质量监督检验工作； 承担国家和各地、各部门下达的农产品质量安全例行监测、监督抽查、质量普查及产品质量认证和市场准入等检验工作。而农业部农产品质量监督检验测试中心（沈阳）档案（以下简称中心档案）正是在筹建和发展过程中形成的，它完整、系统地
3、记录了“中心”从筹建到发展档案形成和利用的全过程。中心档案随着中心的发展建立了完整、规范的档案管理体系，具有保存价值的数据、文字、图表以及各种形式载体的文件材料。现根据从事中心档案的工作体会，浅谈中心档案的规范化管理。1中心档案的特点1.1涉及面广1.1.1文书档案。文书档案记录了各级部门的来文（函）、中心发文（函）、重要会议资料、中心建制批文、人员任命文件、工作计划及总结等。1.1.2行政档案。行政档案记录了“中心”认证情况、质量手册及相关文件、中心质量控制记录及人员考核与培训等。1.1.3技术档案。技术档案包括仪器档案、标准档案、原始记录档案。具体内容如下：（1）仪器档案。“中心”拥有原子
4、吸收光谱、气相色谱、液相色谱、质谱等仪器设备50台件（套）。仪器档案记录了“中心”仪器设备的型号、主要功能、技术指标、使用说明及验收、安装、调试及检定情况；记录了仪器运转情况及使用中遇到的问题；记录了仪器承检的项目、采用的方法及仪器运行条件。建立仪器设备档案，可以对仪器的性能状态和所做的检测项目结果做出科学判断与评价。只有充分利用仪器设备档案，才能在对外服务、拓宽研究领域等方面充分发挥质检中心大型仪器的作用。（2）标准档案。标准按级别分为国家标准、行业标准、地方标准；按类别分为产品质量标准、产品卫生标准和检验方法标准。在收集标准时，按照中心承检范围和承检参数收集相应标准，主要以国家标准为主，没
5、有国家标准的，则收集行业标准或地方标准。“中心”承担检验农产品、饲料、肥料、水产品等四大类产品。每一种产品对应的检测项目都有其相应的标准对应。标准档案中共收集国家标准、行业标准和地方标准1 682件，其中产品质量标准705件，卫生标准119件，检验方法标准778件，引用标准80件，并按其类别分别归档。每一档都有电子版目录，并随时对其进行跟踪查新，一旦有新标准发布实施，立即取替旧标准。采用的标准是判定检测数据可靠性和产品合格与否的法律依据，因此，标准档案是中心档案的重要内容之一。（3）原始记录档案。“中心”每承接一个样品都有送检样品登记单、检测任务通知单、检验项目原始记录和检验报告。这些记录，按
6、其产品类别及样品编号顺序分别立卷归档，从而形成了原始记录档案。它是“中心”规范化管理的具体体现，是为农业科研、生产提供可靠数据的凭证，是检测活动的真实记录。“中心”保存近5年的原始记录档案。1.2专业性强测试分析是一门严密而且技术性很强的工作。因此要求档案的建立必须具有系统性、完整性和严密性。不但要记载上述档案内容，还要收集与专业有关的其他内容。如记录质检中心承检能力、业务范围及检测人员业务水平；记录质检中心完成科研课题、获得科研成果情况；记录质检中心承担国家、行业和地方标准制定、修订及验证工作；记录质检中心开展检测技术、质量安全及风险评估等研究情况；记录质检中心承担农产品质量安全重大事故、纠
7、纷的调查、鉴定和评价，委托检验和仲裁检验工作情况；记录质检中心同有关企业建立合作关系，进行技术监督情况；记录质检中心开展国内外农产品质量安全技术交流、培训、指导、服务及咨询情况；记录质检中心对农作物新品种（品系）审定、新产品鉴定及科研成果鉴定检验情况。中心档案的专业性，决定了中心档案的开发利用要采取积极科学的态度，充分发挥质检中心检测技术优势。2中心档案的作用2.1中心档案是提供分析方法、判定产品质量的依据“中心”每承接一个样品，其检测项目都要按照标准执行。可以说，没有标准档案，测试分析工作就难以按标准化、规范化进行。如承接1个肥料样品，首先根据该样品的检测项目确定检验方法。如果需要判定，则需
8、要根据该样品对应的产品质量标准确定该产品的质量级别。这样的检测结果才具有公正性、权威性和可靠性。如不按标准方法检测，其结果就失去法律依据。2.2中心档案是仲裁、解决纠纷的凭证中心档案保存了各大型仪器检定证书，承检范围内的最新标准及近5年的原始记录。这些档案都是检测能力和提供准确数据的凭证，对于仲裁和解决纠纷都具有法律效力。2.3中心档案是进行学术交流的资料宝库中心档案不仅记载了“中心”的业务活动，而且记录了老专家、老同志的宝贵经验和工作中遇到的问题及解决方法，它是新同志的宝贵教材，也是进行调研、学习交流的重要参考资料。2.4中心档案是建立部级质检中心的必要条件之一“中心”自1997年通过了农业
9、部专家评审组的评审成立以来，又通过了2002年、2007年农业部专家评审组的复查评审。中心档案是农业部专家评审组的必审材料。除了进行现场考核之外，评审组主要是通过查阅中心档案对“中心”的质量手册、程序文件和作业指导书等文件，标准有效性确认、计量等管理性文件，仪器设备、记录与报告进行审查；同时，对“中心”5年来的检测能力、业务水平及质量体系的运行情况等进行全面、细致、严格的评审。通过评审，农业部专家评审组对“中心”的机构与人员、质量体系、仪器设备与检验工作、记录与报告、设施与环境等各方面硬、软件给予了充分肯定。可以说，中心档案在部级质检中心建立与复查中起着重要的作用。3中心档案的主要工作内容中心
10、档案是检测工作的重要组成部分，也是检测活动的重要环节，其工作的主要内容包括以下几个方面：收集：就是把分散形成的、但有保存和利用价值的资料接收过来，立卷归档，集中保存在档案室，以利于有关人员查阅。整理：就是把分散收集来的有关资料，按规定程序，将其分门别类、系统排列和科学编目，便于安全保管；更重要的是满足对档案利用的方便和需要。保密：就是采取一定的措施，保护好中心档案的完整与安全，对于原始记录要及时归档并保守秘密，未经“中心”主任允许不得查阅。编目与检查：由于中心档案的特点，所以按照”中心”程序文件整理编目和保管。挑选那些需要定期或永久保存的档案，以及销毁那些无需保存的部分，以变更目录的形式提示档
11、案的内容和成分，方便档案的查找和利用。4中心档案的管理4.1搞好中心档案的管理，领导是关键“中心”建立了档案工作领导小组和档案管理组织，把中心档案列入“中心”工作的议事日程，使档案工作有领导、有组织、有管理地开展，为通过部级质检中心的审查验收奠定了基础。4.2制订制度，明确职责制订档案管理各项规章制度，是搞好档案管理工作的关键，是规范管理行为的主要手段。因此，“中心”制定了档案管理制度、档案管理人员岗位责任制、档案保管保密制度和档案借阅制度等，进一步明确了档案管理人员的职责。4.3加强培训，掌握技能档案管理人员要经常学习掌握有关法律法规和档案知识，提高建立档案的实际操作技能，掌握计算机的应用技
12、术，不断提高管理者的业务水平。4.4规范管理，开发利用中心档案有统一的管理制度，统一分类，统一编目等，使档案管理规范化、标准化。同时，积极开发中心档案管理计算机软件，利用档案的信息源，发挥它在检测中的价值和效益，更好地为农业科研服务。其他参考文献Baker, Sheridan. The Practical Stylist. 6th ed. New York: Harper & Row, 1985.Flesch, Rudolf. The Art of Plain Talk. New York: Harper & Brothers, 1946.Gowers, Ernest. The Complet
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